Командировочные расходы: важные уточнения

608
 Юрьева Ю.В.
эксперт Международного центра финансово-экономического развития
Поездки в командировки – неотъемлемая часть работы многих сотрудников. По дороге и в месте командирования работники вынуждены тратить значительные средства на проезд, проживание, питание и т. п. А бухгалтеру приходится вникать в тонкости налогообложения средств, выплачиваемых работникам. Напомним, в каких случаях нужно удержать НДФЛ, начислить страховые взносы и какие затраты можно учесть при налогообложении прибыли.

Общие правила

Отметим, что далеко не все служебные поездки можно считать командировками. Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ)). Поэтому служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути (например, водителей) или имеет разъездной характер, командировками не признаются. В то же время считается командировкой:

  • служебная поездка сотрудника в обособленное подразделение учреждения, находящееся вне места постоянной работы (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749));
  • служебные поездки дистанционных работников (письмо Минфина России от 08.08.2013 № 03-03-06/1/31945) и надомников (письмо Минфина России от 20.03.2012 № 03-03-06/1/135), в т. ч. в место нахождения работодателя.

На организацию, которая направляет сотрудника в командировку, возлагается ряд финансовых обязанностей. Работнику надо возместить (ст. 168 ТК РФ): суточные; расходы на проезд и по найму жилого помещения; иные затраты, произведенные с разрешения или ведома организации.

В статье 168 ТК РФ с 2014 г. закреплен порядок компенсации командировочных расходов в федеральных государственных учреждениях, госорганах и внебюджетных фондах. Для этих категорий работников порядок и размеры компенсации установлены актами Правительства РФ:

  • при командировках по территории России – Постановлением № 729;
  • суточные при зарубежных командировках – Постановлением № 812.

Далее рассмотрим налогообложение командировочных расходов.

Суточные

Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства называют суточными. Суточные работникам федеральных госорганов, государственных внебюджетных фондов, федеральных госучреждений выплачиваются в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке (Постановление № 729). Впрочем, ведомственными актами суточные обычно повышаются со 100 до 300 руб. (см., например, приказ МЧС России от 23.05.2013 № 337, приказ Спецстроя России от 24.05.2012 № 196, приказ Министра обороны РФ от 06.03.2012 № 450).

Расходы, превышающие указанные размеры, возмещаются за счет экономии средств, сложившейся в процессе исполнения бюджетной сметы получателя средств федерального бюджета, средств бюджетов государственных внебюджетных фондов, а также плана финансово-хозяйственной деятельности федерального госучреждения.

Размеры суточных, выплачиваемых работникам федеральных госорганов, государственных внебюджетных фондов, федеральных госучреждений при служебных командировках на территории иностранных государств приведены в приложении № 1 к Постановлению № 812. Их размер зависит от страны, куда едет сотрудник.

Запомнить

Порядок компенсации командировочных расходов для учреждений субъектов РФ и муниципальных учреждений определяется соответственно нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (ст. 168 ТК РФ).

НДФЛ. В доход работника, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплаченные в следующих размерах (абзац десятый п. 3 ст. 217 НК РФ): 700 руб. в день – при командировках по России; 2500 руб. в день – при заграничной командировке.

Однако организации могут выплачивать суточные в больших размерах. С сумм, превышающих установленные лимиты, надо удержать налог. При этом датой получения дохода с 1 января 2016 г. будет считаться последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ). Введен Федеральным законом от 02.05.2015 № 113-ФЗ). Если руководствоваться действующими разъяснениями Минфина и ФНС России, то датой получения дохода следует считать день утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 27.03.2015 № 03-04-07/17023, ФНС России от 07.04.2015 № БС-4-11/5737).

Запомнить

Документально подтверждать расходование суточных сотрудник не обязан. На это указано в разъяснениях Минфина России (письма от 05.03.2013 № 03-04-06/6472, от 04.03.2013 № 03-04-06/6394), ФНС России (письмо от 26.03.2013 № ЕД-4-3/5200@) и судебных актах (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 17.12.2014 № Ф01-5247/2014 по делу № А29-1324/2013).

Налог на прибыль. Выплаченные сотруднику суточные учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (абзац четвертый подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом законодательство не предусматривает никаких лимитов по суммам, которые могут быть учтены при налогообложении прибыли. Однако надо иметь в виду, что расходами признаются только обоснованные и документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Поэтому у учреждения в обязательном порядке должны быть: приказ о направлении в командировку; проездные документы, а при зарубежной командировке – ксерокопия загранпаспорта (страницы с отметками о пересечении границы); платежка или «расходник», подтверждающие выплату суточных.

В то же время Минфин России подчеркивает, что в НК РФ нет перечня документов или мероприятий, подтверждающих производственный характер командировки (письма Минфина России от 26.05.2015 № 03-03-05/30168 и от 27.04.2015 № 03-03-06/2/24237).

Поэтому для подтверждения подойдут любые первичные документы. Страховые взносы. Вся сумма выплаченных суточных освобождается от обложения страховыми взносами.

Об этом сказано в ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее – Закон № 212-ФЗ).

Проживание

Сразу скажем, что для отдельных категорий сотрудников предусмотрены предельные нормы возмещения расходов по найму жилья. Речь идет о работниках федеральных госорганов, государственных внебюджетных фондов, федеральных госучреждений. Нормы возмещения при заграничных командировках для них утверждены приказом Минфина России от 02.08.2004 № 64н. Размер компенсации зависит от страны, в которую уезжает командированный работник. Для командировок по России возмещение не может превышать (Постановление № 729):

  • 550 руб. в сутки (при наличии подтверждающих документов);
  • 12 руб. в сутки (если подтверждающие документы отсутствуют).

НДФЛ. В соответствии с абзацем десятым п. 3 ст. 217 НК РФ расходы по найму жилого помещения НДФЛ не облагаются. Однако работник должен документально подтвердить затраты.

Для этого потребуется один из следующих документов:

  • чек контрольно-кассовой техники (далее – ККТ);
  • бланк строгой отчетности, выданный гостиницей (если она не применяет ККТ, п. 2 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Формы бланков гостиницы разрабатывают самостоятельно (информационное письмо Минфина России от 22.08.2008 (без номера) «О порядке утверждения форм бланков строгой отчетности»);
  • отрывная часть «приходника» (постановление ФАС Московского округа от 28.01.2010 № КА-А40/15468-09);
  • документ (например, договор найма), составленным нанимателем и наймодателем в произвольной форме, если работник снимает частное жилье (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.10.2007 № А56-8092/2007).

Если работник не подтвердит расходы на наем жилья, то организация будет вынуждена принять законодательно установленные нормы. В силу абзаца десятого п. 3 ст. 217 НК РФ расходы на наем жилья не включаются в налоговую базу в тех же размерах, что и суточные: 700 руб. в день – при командировках по России, 2500 руб. в день – за границу.

Налог на прибыль. В силу абзаца третьего подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ затраты на наем жилого помещения признаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Страховые взносы. Расходы по найму жилого помещения не включаются в базу для начисления страховых взносов при условии их документального подтверждения (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Если документы будут отсутствовать, то страховые взносы придется начислить (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ, п. 1 письма Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19).

Проезд

Несмотря на то, что согласно ст. 168 ТК РФ организация обязана возмещать расходы на проезд, для ряда категорий командированных работников предусмотрены ограничения. Так, расходы на проезд работников федеральных госорганов, государственных внебюджетных фондов, федеральных госучреждений возмещаются в размере не выше стоимости проезда (подп. «в» п. 1 Постановления № 729):

  • железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием, в каюте II категории речного судна, в каюте I категории парома;
  • воздушным транспортом – в салоне экономкласса;
  • автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, – в размере минимальной стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием, в каюте III категории речного судна;
автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

НДФЛ. В абзаце десятом п. 3 ст. 217 НК РФ сказано, что не подлежат налогообложению фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на:

  • проезд до места командирования и обратно;
  • проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок (даже если аэропорт или вокзал находится за чертой населенного пункта – письмо Минфина России от 29.01.2015 № 03-04-06/3305);
  • провоз багажа.
Если подтверждающие документы отсутствуют, то, по мнению Минфина России, с возмещения затрат на проезд следует удержать налог (письма Минфина от 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918). Впрочем, в случае потери проездных документов расходы можно подтвердить (письмо Минфина России от 05.02.2010 № 03-03-05/18):
  • дубликатом проездного документа;
  • копией экземпляра билета, оставшегося у перевозчика;
  • справкой транспортной организации, из которой можно установить физическое лицо, маршрут проезда, стоимость билета и дату поездки.

Если работник отправляется в командировку на личном автомобиле, ему придется составить служебную записку (в свободной форме), в которой указать срок поездки (письма Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28292, от 24.04.2015 № 03-03-06/1/23680). Расходы на проезд можно подтвердить путевым листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и другими первичными документами (письма Минфина России от 07.05.2015 № 03-03-06/1/26489 и от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Налог на прибыль. Расходы на проезд к месту командировки и обратно (к месту постоянной работы) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (абзац второй подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Главное, чтобы организация располагала подтверждающими документами (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Страховые взносы. Возмещение расходов на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, а также на провоз багажа не облагается страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ). Но если организация возмещает расходы на проезд при отсутствии документов, то взносы придется начислить (п. 7 письма Минздравсоцразвития России от 05.08.2010 № 2519-19, письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

Объемы расходов надо зафиксировать

В части командировочных расходов, оплачиваемых в рамках приносящей доход деятельности, бюджетному и автономному учреждению целесообразно разработать расшифровку «лимитов» – размеров возмещения командировочных расходов, в т. ч. превышающих установленные Постановлением № 729. Подобная расшифровка может являться дополнением к Положению учреждения о командировках.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль