Современный библиотечный фонд: организация и правила учета

27
Главное в статье: 1)Индивидуальный учет библиотечного фонда ведет сам библиотекарь. Поэтому в бухгалтерии количественный учет таких объектов не нужен; 2)Исключая издания из фонда библиотеки, не забывайте о важных ограничениях и правильном доку- ментальном оформлении; 3)Электронные библиотеки удобны не только для пользователей, но и для самих учреждений. В некоторых случаях меньше работы и у бухгалтера;

Елена КЕДРОВА, эксперт журнала «Учет в образовании»

Основы библиотечного дела

Документ
Федеральным законом от 8 июня 2015 г. № 151-ФЗ внесены изменения в Закон о библиотечном деле. Теперь муниципальную сельскую библиотеку нельзя ликвидировать без опроса местного населения

Чтобы сформулировать определение библиотеки для сферы образования, обратимся к статье 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. № 78-ФЗ (далее – Закон о библиотечном деле). Из нее следует, что библиотека образовательного учреждения – это его структурное подразделение, которое предоставляет объекты своего фонда во временное пользование учащимся и сотрудникам.
Библиотечный фонд – это совокупность документов различного назначения и статуса, связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях обслуживания населения. Согласно Порядку учета документов, утвержденному приказом Минкультуры России от 8 октября 2012 г. № 1077 (далее – Порядок № 1077), библиотечный фонд представлен следующими видами изданий: печатные издания и неопубликованные документы, аудиовизуальные документы, документы на микроформах, электронные документы.

Совет
На полученном первичном документе сделайте запись о том, что издания приняты в библиотечный фонд как объекты особо ценного (ОЦДИ) или иного движимого имущества

Библиотечная деятельность в образовании имеет свои особенности, связанные с наличием большого количества одинаковых экземпляров книг. Поэтому образовательные учреждения до сих пор частично руководствуются Методическими рекомендациями, утвержденными приказом Минобразования России от 24 августа 2000 г. № 2488 (далее – Рекомендации № 2488). Хотя они и разработаны по старым правилам, зато отражают отраслевую специфику.

Поступление изданий в библиотечный фонд

Документы поступают в библиотечный фонд в рамках поставки обязательного экземпляра, а также в результате покупки, дарения либо копирования уже имеющихся оригиналов. К учету их принимают согласно первичным документам. Если библиотека купила издание, это подтвердят накладная и акт. Безвозмездное поступление литературы оформите актом о приеме документов. Его же составьте, если читатель принес книгу взамен утерянной. А когда библиотека получает литературу в подарок, с дарителем заключают договор пожертвования.

На заметку

Регистры учета библиотечного фонда в образовании
Все объекты фонда библиотеки подлежат индивидуальному и суммарному учету (п. 1.4 , 1.5 Порядка № 1077). Регистров индивидуального учета два: регистрационная книга и карточка регистрации. Регистры суммарного учета содержат три части: поступление документов, их выбытие, итоги движения на конец отчетного периода.

Пообъектный учет ведут сами библиотекари. Поэтому бухгалтеру достаточно вносить данные о фонде одной строкой в инвентарную карточку группового учета основных средств (ф. 0504032). Инвентарный номер объектам присваивать не надо в силу пункта 46 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н (далее – Инструкция № 157н). Периодические издания учитывают в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).

Важно запомнить!
При передаче изданий от одного материально ответственного лица другому оформляют накладную на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032)

Фонд библиотеки имеет код 19 0001000 ОКОФ и относится к седьмой амортизационной группе со сроком использования от 15 до 20 лет (постановление Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1). На основании этого срока и рассчитывают нормы амортизации для объектов, стоимость которых превышает 40 тыс. руб. На остальные издания амортизацию начисляют в размере 100 процентов балансовой стоимости (п. 92 Инструкции № 157н).

Ваших коллег сейчас больше всего интересует
• Покупки на Новый год должны быть безопасными
• Списываем основное средство: нужно ли его учесть на счете 02
• Длительный отпуск педагога: что учесть бухгалтеру

Советуем оформить подписку на журнал "Учет в образовании" до конца месяца на выгодных условиях.

Исключение изданий из фонда

В соответствии с пунктом 5.1 Порядка № 1077 выбытие объектов из состава библиотечного фонда происходит по причинам физической утраты, ветхости, дефектности, устарелости по содержанию и непрофильности.
Приведу несколько важных правил.
1. Согласно Рекомендациям № 2488, исключение устаревших документов производят не реже одного раза в два года. Но если документ бессрочного хранения есть только в единственном экземпляре, по причине устарелости по содержанию и непрофильности его списать нельзя.

На заметку
Подтверждающие документы и один экземпляр акта передают в бухгалтерию, второй экземпляр остается в подразделении

2. Книжные памятники разрешено списывать лишь в случае их физической утраты. Причем это нужно обязательно отразить в Реестре книжных памятников.
3. Из фондов открытого доступа объекты можно списывать и по неустановленным причинам. Но при этом надо соблюдать следующий норматив: не более 0,1 процента от объема книговыдачи.
Оформляют выбытие актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда по форме 0504144 ОКУД. Утверждает его ректор (проректор) или директор учебного заведения. К акту о списании приложите подтверждающие документы. Например, если издание украли, это будет протокол или заключение уполномоченных органов.

Особенности электронной библиотеки

Электронная библиотека представляет собой информационную базу, которая содержит собрание электронных документов и предназначена для хранения, поиска, использования и передачи информации. Обычно информация систематизирована по каталогам и критериям.
Электронные документы и библиотеки могут быть локальными и удаленными. Локальные – это издания непосредственно на сервере учреждения. Удаленные обычно организуют на открытом ресурсе, и они доступны на период действия заключенного договора.
Преимущества таких библиотек налицо. Во-первых, изнашиваются не сами издания, а только их носители. Во-вторых, для создания электронной библиотеки не придется расширять площади для размещения документов.

Шпаргалка

Какие документы относят к электронным
Согласно пункту 3.4 Порядка № 1077, к электронным документам относятся:
— документы на съемных носителях;
— документы на жестком диске компьютера, доступные через информационно-телекоммуникационные сети;
— документы на автономных рабочих станциях учреждения;
— документы на внешних серверах, получаемые во временное пользование через интернет на условиях заключенного договора.

Электронную библиотеку можно пополнять не только стандартными способами, но и путем конвертации документов на бумажных носителях в электронный формат.

Совет
Электронные библиотеки удобны: несколько читателей могут одновременно получить доступ к изданию, в том числе удаленно. И поиск нужной литературы занимает меньше времени

Списывают электронные локальные издания, а затем и удаляют их из базы на основании акта. Возможные причины – истечение срока хранения, замена на более полное или лучше оформленное издание, низкий уровень читательского спроса, несоответствие техническому или программному обеспечению.
Издания, размещенные на удаленных серверах, спишите, не оформляя дополнительных документов. Основанием в этом случае будет сам договор с истекшим сроком подписки.

Правила бухгалтерского учета

Библиотечный фонд принимают к учету в составе основных средств на счетах 101 27 000 «Библиотечный фонд – особо ценное движимое имущество учреждения» и 101 37 000 «Библиотечный фонд – иное движимое имущество учреждения» (п. 38 Инструкции № 157н). Исключение – периодические издания. Их учитывают за балансом на счете 23 «Периодические издания для пользования» в условной оценке 1 объект = 1 руб.
Расходы на содержание библиотеки отражают следующим образом:

  • по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств» КОСГУ показывают приобретение изданий, в том числе для размещения в электронной библиотеке;
  • по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ оформляют подписку на периодические печатные издания и электронно-библиотечные системы, размещенные в интернете, а также расходы на оплату услуг по конвертации библиотечных фондов в электронный формат.

Корреспонденция счетов – в приложении ниже.

Скачать «Приложение» в формате pdf

Приложение

Корреспонденция счетов по операциям с библиотечным фондом учреждения

Операция

ДЕБЕТ

КРЕДИТ

Поступили издания в качестве основных средств от поставщиков

106 31 310

302 31 730

Принят к учету приобретенный библиотечный фонд

101 37 310

106 31 310

Начислена ежемесячная амортизация библиотечного фонда

401 20 271

104 37 410

Отражено централизованное поступление учебников до момента получения извещения

22

Приняты к учету основные средства после получения извещения

106 31 310101 37 310

304 04 310106 31 310

Списаны полученные объекты с забаланса

22

Поступили книги безвозмездно при межведомственной передаче

101 37 310401 10 180

401 10 180104 37 410

Оплачен аванс за подписку на периодические издания

206 26 560

201 11 610

Отражены затраты на подписку

401 20 226

302 26 730

Поступила периодика

23

Переданы книги другому материально ответственному лицу

101 37 310

101 37 310

Списана стоимость утерянной книги за счет начисленной амортизации

104 37 410

101 37 410

Отражена задолженность читателя за утерю книги

209 71 560

401 10 172

Поступила оплата от читателя взамен утерянной книги

201 34 560

209 71 660

Списана неактуальная литература

104 37 410401 10 172

101 37 410101 37 410

Принята к учету макулатура после списания литературы

105 36 340

401 10 172

Списана макулатура при реализации

401 10 172

105 36 440



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 32.35%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.82%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 64.71%
  • Над налоговой отчетностью 23.53%
результаты

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров образовательных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль