Что делать, если на закупочный документ нет шаблона

43
В системе госзакупок существуют формы обязательных документов, утвержденные нормативными актами, например план-график, отчет по закупкам у СМП и пр. Но есть целый ряд документов, требования к оформлению которых не установлены ни Законом № 44-ФЗ, ни какими бы то ни было иными нормативными актами. Однако это не означает, что составлять их можно в произвольной форме. Основные принципы нерегламентированного документооборота рассмотрим далее.

Дмитрий Казанцев, канд. юрид. наук, начальник отдела правовой экспертизы B2B-Center

В соответствии с ГОСТом

В качестве ориентира для оформления шаблонов документов и расположения реквизитов можно рекомендовать ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот ГОСТ устанавливает стандарты оформления не только приказов, распоряжений и иных подзаконных и локальных нормативных актов, но и других документов, круг которых довольно широк и включает в себя в т. ч. письма.
ГОСТ регламентирует формат документов, его расположение на странице, порядок расстановки реквизитов. Для организаций с отлаженным документооборотом данные стандартны:

  • герб или эмблема организации;
  • полное официальное наименование организации и ее реквизиты;
  • регистрационный номер документа;
  • место и дата его составления;
  • название документа;
  • сведения об утверждении, в т. ч. подпись утверждающего должностного лица и печать организации.

Кроме того, в отдельных документах (например, письмах и обращениях) указываются адресаты.
Если документ является ответом (например, ответ на запрос), то в нем проставляются также регистрационный номер и дата составления того документа, на который данный ответ дается. Исключением является ответ на запрос разъяснения закупочной документации, публикуемый без указания субъекта запроса.

ЗАПОМНИТЬ
Законодательство о контрактной системе жестких требований к форме значительного числа документов не устанавливает. Но поскольку содержание этих документов обусловлено нормами Закона № 44-ФЗ, они должны соответствовать тем закупочным отношениям, для которых и составляются.

В тексте ГОСТ Р 6.30–2003 описываются требования к проставлению реквизитов, а в приложении «А» дается схема их взаимного расположения. Если документ предназначен исключительно для приобщения к архиву организации, то для его оформления можно рекомендовать бланк, приведенный в приложении «Б.1». Обращения же и иные письма целесообразно оформлять с использованием бланка, образец которого приведен в приложении «Б.2».
Разумеется, все эти требования применяются в первую очередь в традиционном документообороте, т. е. если документ составляется на бумаге
и отправляется в виде бумажного оригинала или скан-копии бумажного документа. При работе на официальном сайте электронной площадки и иных подобных порталах документы формируются путем заполнения полей данных порталов и удостоверяются не подписью и печатью, а электронной подписью.

Содержание документов

При всей важности проставления реквизитов центральным элементом любого документа является содержание. Даже если требования к нему не установлены ни законом, ни подзаконными нормативными актами, можно логически вывести из контекста его использования основные данные, которые должны быть в документ включены. Попробуем сформулировать рекомендации в отношении содержания тех «нерегламентированных» документов, которые чаще других используются в закупочных процедурах.

Форма запроса о предоставлении ценовой информации

(ч. 5 ст. 22 Закона № 44-ФЗ) составляется в произвольной форме, но с учетом методических рекомендаций, утвержденных приказом Минэкономразвития России от 02.10.2013 № 567. В частности, в запросе необходимо указать:

  • наименование заказчика;
  • описание объекта закупки и требований к нему;
  • перечень сведений, необходимых для определения идентичности или однородности товара (работы, услуги);
  • основные условия поставки;
  • количество товара, объем работ (услуг);
  • ориентировочные сроки проведения закупки;
  • сроки предоставления запрашиваемой ценовой информации;
  • информацию о том, что сбор сведений не влечет возникновения каких-либо обязательств заказчика;
  • сведения о том, что из ответа на запрос должны однозначно определяться цена единицы товара (работы, услуги) и общая цена контракта на условиях, указанных в запросе, а также срок действия предлагаемой цены, расчет такой цены с целью предупреждения намеренного завышения или занижения цен.

Извещение о внесении изменений в закупочную документацию

(ч. 6 ст. 50 Закона № 44-ФЗ и аналогичные нормы) должно содержать реквизиты публикации закупки на официальном сайте. Эти реквизиты можно отразить в названии извещения вместе с указанием на предмет закупки и краткой сути изменений (например, «Извещение об уточнении требований к участникам конкурса» или «Извещение о продлении срока приема заявок»).

ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ
Нарушение должностным лицом заказчика, должностным лицом уполномоченного органа, должностным лицом уполномоченного учреждения, специализированной организацией порядка предоставления документации о закупке, порядка разъяснения ее положений влечет административную ответственность, предусмотренную ч. 1.4 ст. 7.30 КоАП.

Если закупочная документация в рамках конкретной закупки является официальным документом, то в тексте извещения о ее корректировке лучше всего использовать стандарты, по которым оформляются изменения в нормативные документы, т. е. указывать целиком новые формулировки (например, «подпункт 12.27 п. 12 конкурсной документации изложить в следующей редакции…" или «дополнить п. 10 аукционной документации подп. 10.11 в следующей редакции…«). При этом необходимо помнить о том, что изменения в закупочную документацию не только направляются участникам закупки в виде извещений, но и обязательно публикуются на официальном сайте.

Уведомление о продлении срока рассмотрения и оценки заявок на участие в конкурсе

(ч. 1 ст. 53 Закона № 44-ФЗ) заказчик имеет право составить лишь при проведении конкурса на поставку товара, выполнение работы либо оказание услуги в сфере науки, культуры или искусства. По этой причине необходимо указать в названии документа предмет закупки, свидетельствующий о его применимости к данному основанию.

Кроме того, в названии следует отразить реквизиты публикации соответствующего конкурса на официальном сайте. В тексте же документа достаточно указания на первоначальный срок окончания рассмотрения конкурсных заявок и на новый срок.

Запрос о согласии участника закупки на заключение контракта

(ч. 5 ст. 54, ч. 14 ст. 70, ч. 17 ст. 83 Закона № 44-ФЗ) может быть ограничен лаконичной констатацией факта уклонения победителя закупки от подписания контракта и приглашением участнику, занявшему второе место, подписать контракт. Для идентификации контракта необходимо лишь развернутое указание реквизитов закупки. С содержанием же закупочной документации и условий поставки такой заказчик знаком априори и подтвердил это фактом подачи заявки, а потому воспроизводить их в запросе нет нужды.

Разъяснение положений закупочной документации

(ч. 7 ст. 50 Закона № 44-ФЗ и иные подобные нормы того же закона), направляемые участнику закупки в письменной форме, должны помимо реквизитов закупки содержать точную формулировку вопроса (при некорректной формулировке заказчик может в начале ответа предложить собственную уточненную), а также развернутый ответ с указанием конкретных пунктов закупочной документации. В течение одного рабочего дня с даты направления разъяснений положений конкурсной документации они должны быть размещены заказчиком на официальном сайте с указанием предмета запроса, но без обозначения лица, от которого запрос поступил.

Извещение об отмене закупки

(ч. 1 ст. 36 Закона № 44-ФЗ) при соблюдении установленных законом сроков также может ограничиваться лаконичной констатацией отмены лота, нескольких лотов или всей закупки целиком с точным указанием на реквизиты закупки, ее предмет, а при необходимости — на номера и предмет отдельных лотов, подлежащих отмене. Как бы то ни было, обосновывать отмену закупки законодательство заказчика не обязывает. Исключение — истечении сроков, указанных в ч. 1 ст. 36 Закона № 44-ФЗ, — в этом случае заказчик обязан развернуто изложить обстоятельства непреодолимой силы, послужившие основанием для отмены закупки.
Не стоит лишь забывать о том, что такое извещение заказчик обязан опубликовать на официальном сайте.

Обращение о согласовании заключения контракта с единственным поставщиком

(пп. 24 и 25 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ) должно соответствовать ст. 93 Закона № 44-ФЗ и содержать указание на несостоявшуюся конкурентную процедуру (в т. ч. дату ее объявления, способ, форму и предмет закупки), а также причину объявления процедуры несостоявшейся и дату подписания соответствующего протокола. Кроме того, в обращении должно быть отражено полное фирменное наименование, реквизиты и контрактные данные поставщика, с которым предполагается заключить контракт.

Запрос о согласии единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) заключить контракт

должен содержать как минимум ту же информацию, что и извещение о проведении закупки. Можно рекомендовать приложить к такому запросу сведения, необходимые для включения в закупочную документацию, в первую очередь проект контракта, во избежание подозрений в отсутствии согласования его условий. При этом в отличие от конкурентной закупки нет нужды указывать такие данные, как форма заявки, порядок сопоставления заявок и т. п.

ЗАПОМНИТЬ
Разъяснения положений конкурсной документации не должны изменять ее суть.

Уведомление о закупке у единственного поставщика

(ч. 2 ст. 93 Закона № 44-ФЗ) должно содержать указание на пункт ч. 1 ст. 93 Закона, на основании которого проводится закупка, сведения о предмете закупки, дате, месте и объемах поставки.
Кроме того, к уведомлению необходимо приложить обоснование ссылки на п. 34 или п. 9 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ — как минимум протокол о признании запроса предложений несостоявшимся либо отчет о невозможности использования иных способов закупки.

Отчет о невозможности использования (нецелесообразности) иных способов определения поставщика

(п. 9 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ) ввиду экстраординарных условий закупки не может быть пространным. Однако в нем как минимум стоит указать на эти самые условия аварии, иных чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера, непреодолимой силы, потребность оказания медицинской помощи в экстренной или неотложной форме.
Кроме того, нужно отразить срок, к которому должна быть поставлена закупаемая продукция (чтобы отсутствие времени на проведение конкурентных процедур было наглядно) и перечень такой продукции.

Положение о приемочной комиссии для приемки поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги

(ч. 6 ст. 94 Закона № 44-ФЗ) является документом, не обязательным для заказчика. Однако в случае создания приемочной комиссии, работающей на постоянной основе, ее деятельность все же должна опираться на соответствующее положение. В нем необходимо прописать численность членов комиссии (указать на должности сотрудников, если это необходимо), основные действия по приемке продукции и ее документальному оформлению, порядок голосования по вопросу о результатах приемки, а также порядок взаимодействия с руководством заказчика, инициатором закупки и поставщиком принимаемой продукции.

Приказ о создании приемочной комиссии

(ч. 6 ст. 94 Закона № 44-ФЗ) помимо стандартных реквизитов должен содержать реквизиты контракта, исполнение которого и проверяется комиссией, сведения о его условиях и сроках исполнения. Кроме того, в приказе поименно указываются члены комиссии и сроки их работы по приемке продукции.

Заключение по результатам экспертизы, проводимой силами заказчика

(ч. 3 ст. 94 Закона № 44-ФЗ), должно содержать реквизиты того контракта, экспертиза результатов которого производится, описание запланированных результатов этого контракта (поставка товара, выполнение работ, указание услуг с перечислением конкретных товаров, работ и услуг), а также вывод эксперта о соответствии, несоответствии или частичном соответствии реальных результатов исполнения контракта запланированным. В последних двух случаях необходимо обоснование такого вывода.

ЗАПОМНИТЬ
Шаблоны закупочных документов могут быть утверждены внутриведомственными правилами документооборота. Когда такого нет, следует применять основные принципы составления документов, в т. ч. установленные ГОСТом.

Наконец, подпись эксперта желательно сопроводить указанием на его должность, ученую степень или ученое звание, которые свидетельствуют о его экспертных навыках в отношении предмета контракта.

Решение о расторжении заказчиком договора в одностороннем порядке

(ч. 9–24 ст. 95 Закона № 44-ФЗ) должно содержать прежде всего указание на норму Закона и при необходимости норму Гражданского кодекса РФ, а также пункт контракта, обосновывающий его расторжение. Перед указанием нормы закона необходимо описать фактические обстоятельства, связанные с исполнением контракта и делающие его расторжение неизбежным. Например, привести выводы экспертизы или сведения о несоответствии поставщика предъявленным к нему в закупочной документации требованиям.

Решение об отмене решения об одностороннем отказе от исполнения контракта

(ч. 14 ст. 95 Закона № 44-ФЗ) должно содержать реквизиты такого решения и реквизиты соответствующего контракта с указанием его предмета. А также сведения о том, что устранено нарушение условий контракта, послужившее основанием для принятия указанного решения, и заказчику компенсированы затраты на проведение экспертизы, с отражением сути нарушений и сроков их устранения.

НАЧАЛИ ДЕЙСТВОВАТЬ ПРАВИЛА О РАЗМЕЩЕНИИ СВЕДЕНИЙ В ЕИС
С 1 января 2016 г. вступили в силу правила размещения в единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС) планов закупок и планов-графиков закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд. Соответствующая норма установлена постановлением Правительства РФ от 29.10.2015 № 1168. Напомним, что согласно Закону № 44-ФЗ требования к форме планов, планов-графиков закупок и порядок размещения их в ЕИС устанавливаются Правительством РФ. План закупок формируется на срок, соответствующий сроку действия федерального закона о федеральном бюджете на очередной финансовый год и плановый период, федеральных законов о бюджетах государственных внебюджетных фондов, региональных и муниципальных актов о местных бюджетах и бюджетах территориальных органов внебюджетных фондов. Планы-графики содержат перечень закупок товаров, работ, услуг на финансовый год и служат основанием для проведения закупок. Планы-графики формируются ежегодно на очередной финансовый год в соответствии с планом закупок. Планы и планы-графики размещаются в ЕИС в течение трех рабочих дней со дня их утверждения или изменения.

Оформите подписку в декабре со скидкой 2017 руб.. Читайте в следующем номере:
• Как безопасно принять пожертвование
• Рекламируйте медицинские услуги без нарушений
• 6 советов, которые помогут не сорваться на подчиненных

Перейти к подписке


Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 0%
  • Над составлением бюджетной сметы 0%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 100%
  • Над налоговой отчетностью 0%
результаты

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Наш портал содержит материалы об организации платной деятельности в учреждении

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль