Когда печать можно заменить электронной подписью

65
Традиционным способом заверения документов считается проставление печати. Но с каждым годом этот способ уходит все дальше на второй план.

Татьяна Бахтина, эксперт «МЦФЭР Госфинансы»

Председатель Правительства РФ Дмитрий Медведев еще в 2014 г. назвал печать «наследием прошлого», добавив, что сейчас она не имеет того значения, которое придавалось ей в дореволюционный, советский и постсоветский периоды. Такой подход можно понять, ведь сегодня печать с любыми реквизитами можно заказать едва ли не на каждом углу. При этом никаких документов у заказчика требовать не станут. А раз так, то и подлинность бумаг, заверенных печатями, оказывается под вопросом. В то же время все более распространенными становятся современные способы идентификации, и, в первую очередь, электронная подпись.

Старая добрая печать

Обязанность учреждений иметь печать закреплена в п. 4 ст. 3 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях». Там сказано, что некоммерческая организация имеет печать, в которой содержится ее полное наименование на русском языке.
Однако коммерческие компании — ООО и АО — могут работать без печати. Такая возможность появилась у них совсем недавно — с 7 апреля 2015 г., когда вступил в силу Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». Поэтому не стоит удивляться, если контрагент — коммерческая компания будет присылать учреждению документы без печати. Однако во избежание спорных ситуаций мы рекомендуем запросить у такого контрагента копию устава.
Отсутствие печати должно быть обязательно оговорено в этом документе (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Устав контрагента может понадобиться, например, при налоговой проверке, если документы без печатей вызовут подозрения у инспекторов

На первичке.

В большинстве утвержденных форм первичной учетной документации такой реквизит, как печать, отсутствует. И это вполне оправдано, ведь унифицированные формы относятся к категории внутренних документов, поэтому проставление на них печати лишено смысла.
Впрочем, на некоторых унифицированных формах учреждение все же обязано проставлять печать. К числу таких форм относятся:

ЗАПОМНИТЬ
На бланках строгой отчетности печать должна быть не типографская, а «живая» (письмо ФНС России от 10.09.2012 № АС-4-2/14961@ «О направлении разъяснений»).

  • Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73, утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Здесь реквизит «М. П." предусмотрен для заверения подписи руководителя.
  • Товарная накладная (форма № ТОРГ-12, утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132). Печать на накладной необходима для заверения подписей грузоотправителя и грузополучателя. Отсутствие печати может грозить «снятием» налоговых расходов и отказом в вычете по НДС.
  • Кассовая книга (ф. 0504514), утверждена Приказом № 52н.
  • Путевые листы (п. 12 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).
  • Квитанция (ф. 0504510), утверждена Приказом № 52н;
  • Приходные и расходные ордера (ф. № КО-1 и КО-2), утвержденные постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.
  • Бланки строгой отчетности (за исключением утвержденных законодательно), выдаваемые взамен чека контрольно-кассовой техники (ККТ) при оказании услуг населению (п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359).

В трудовых книжках.

Заверение записей в трудовой книжке печатью работодателя является обязательным. Такой вывод следует из п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Здесь сказано, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в организации, заверяются подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек), печатью и подписью самого работника.

На налоговой отчетности.

Учреждение, которое сдает отчетность в бумажном виде, обязано проставить на ней печать. Объясняется этот тем, что все формы налоговой отчетности содержат реквизит «М. П." на титульном листе. Кроме того, требование о заверении подписи руководителя (представителя) организации печатью содержится в утвержденных порядках заполнения деклараций.

ЗАПОМНИТЬ
Напомним, что по общему правилу сдавать отчетность в бумажном виде могут организации, у которых среднесписочная численность работников за предшествующий год не превышает 100 человек (п. 3 ст. 80 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ)).

В то же время законодательство не требует, чтобы печати были проставлены на других документах, представляемых в налоговую инспекцию (сопроводительных письмах, объяснениях и т. п.). Тем не менее, в подобных случаях отказываться от печати не стоит. Это позволит избежать разногласий с инспекторами (см., например, постановление ФАС от 27.03.2012 по делу № А40-3634/11-90-16).

На доверенностях.

Прошло уже больше двух лет с того момента, как проставление печати на доверенностях по общему правилу стало не обязательным (см. Федеральный закон от 07.05.2013 № 100-ФЗ «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации»).
В пункте 4 ст. 185.1 Гражданского кодекса РФ (далее — ГК РФ) предусмотрено, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).
Вместе с тем на некоторых видах доверенностей должны стоять и подпись, и печать. Речь идет, в первую очередь, о доверенностях, выдаваемых для представления интересов организации в суде (ч. 6 ст. 57 Кодекса административного судопроизводства РФ, ч. 3 ст. 53 Гражданского процессуального кодекса РФ, ч. 5 ст. 61 Арбитражного процессуального кодекса РФ).

На договорах.

Здесь, как и в случае с доверенностями, проставление печати не обязательно. Дело в том, что в законодательстве ни слова не сказано о печатях на договорах. На это же указывают и суды (см., например, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 05.12.2012 № А32-37081/2011, ФАС Волго-Вятского округа от 26.04.2012 № А29-4435/2011, ФАС Северо-Западного округа от 10.01.2008 № А56-37116/2006, ФАС Уральского округа от 15.04.2003 № Ф09-825/03-ГК по делу № А76-24179/01).
Однако отказываться от печатей на договорах (как и от печатей на доверенностях) мы не рекомендуем. Во-первых, все давно привыкли к тому, что печати на договорах есть, и их отсутствие вызывает недоверие сторон. Во-вторых, заверение подписи представителя контрагента опять же не будет лишним.
В то же время без подписей сторон договор, составленный в виде единого документа, будет считаться незаключенным. В силу п. 1 ст. 160 ГК РФ сделка, совершенная путем составления документа, должна быть подписана теми, кто ее совершает, или иными уполномоченными лицами. Кроме того, в п. 2 ст. 424 ГК РФ сказано, что договор может быть заключен несколькими способами, один из которых — составление единого документа, подписанного сторонами.
Не обязательно ставить печать и на трудовых договорах. В списке обязательных реквизитов трудового договора (ст. 57 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ)) о печати ничего не сказано. Однако на практике, по уже упомянутым соображениям, печати на трудовых договорах, как правило, ставятся.

ЭЛЕКТРОННАЯ ПОДПИСЬ НЕ ПОМОЖЕТ
Если какой-либо нормативный акт предусматривает составление документа исключительно на бумажном носителе, то сформировать его электронно, пусть даже с использованием квалифицированной подписи, нельзя. Так, ТК РФ предусматривает составление большинства кадровых документов (за исключением некоторых бумаг, которые оформляются с дистанционными работниками) только на бумажном носителе.

Электронная подпись

Этот вид заверения, по сути, заменяет собой «дуэт» собственноручной подписи и печати (если она необходима), проставляемый на бумажных документах. Впрочем, электронные подписи бывают разные. В статье 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ) предусмотрено два вида подписей: простая и усиленная. Последняя может быть квалифицированной и неквалифицированной.
Простая подпись не дает никаких гарантий того, что после подписания в документ не будут внесены изменения. Алгоритм работы простой подписи довольно примитивен: пользователь вводит пароль, а информационная система идентифицирует его.
Усиленная подпись работает по другому принципу. Здесь данные о подписанте шифруются при помощи специальной программы. Внести изменения в документ с усиленной подписью уже невозможно.
Неквалифицированная усиленная электронная подпись получается с использованием специального ключа, защищенного паролем.
В ситуации с квалифицированной усиленной подписью такие ключи выдают специальные аккредитованные удостоверяющие центры (их перечень есть на сайте Минкомсвязи России). И только эта подпись в любых случаях равнозначна собственноручной (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).
А вот простая и неквалифицированная усиленная подписи будут иметь юридическую силу только тогда, когда их использование напрямую предусмотрено законодательством.

ПРИМЕР
Использовать документы, содержащие простую электронную подпись, можно при обращении за получением государственной (муниципальной) услуги (ч. 3 ст. 21.2 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»).

На первичке.

В силу ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичка составляется либо на бумаге, либо в виде документа, подписанного электронной подписью. Какая именно электронная подпись (простая, квалифицированная или неквалифицированная) здесь имеется в виду — загадка.
Ясность вносит анализ Методических указаний по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями (приложение № 5 к Приказу № 52н). Там сказано, что составленные в электронном виде первичные документы и регистры учета должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью.

На налоговых документах.

До недавнего времени специалисты Минфина России считали, что налоговые расходы можно подтверждать электронными документами, только если они подписаны квалифицированной электронной подписью (письма от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920, от 12.04.2013 № 03-03-07/12250, от 11.01.2012 № 03-02-07/1–2). Свою позицию они обосновывали тем, что НК РФ не содержит положений о равнозначности собственноручной и неквалифицированной электронной подписей. Поэтому должно применяться общее правило, в соответствии с которым равнозначными являются собственноручная и усиленная квалифицированная подписи (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

ЗАПОМНИТЬ
Первичные и сводные учетные документы могут составляться: на бумажных носителях; на машинных носителях в виде электронного документа (согласно приложению № 5 к Приказу № 52н данный способ является приоритетным — на бумажном носителе документы формируются только в случае отсутствия возможности хранения в электронном виде или в силу прямого требования правовых актов).

Однако в 2015 г. Минфин России изменил свою точку зрения. В письме от 05.05.2015 № 07-01-06/25701 чиновники сообщили, что участники электронного взаимодействия могут использовать электронную подпись любого вида. Аналогичное мнение высказано в письмах Минфина России от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232 (применительно к удостоверению авансового отчета по командировочным расходам) и ФНС России от 17.01.2014 № ПА-4-6/489. Вместе с тем НК РФ предусмотрен ряд случаев, когда можно использовать только усиленную квалифицированную электронную подпись. Она должна стоять:

  1. на сообщениях о(об) (п. 7 ст. 23 НК РФ):
    • участии в российских организациях (ф. № С-09-2);
    • создании на территории РФ обособленных подразделений (за исключением филиалов и представительств) российской организации и об изменениях в ранее сообщенные сведения о таких обособленных подразделениях (ф. № С-09-3-1);
    • обособленных подразделениях российской организации на территории Российской Федерации, через которые прекращается деятельность организации (которые закрываются организацией) (ф. № С-09-3-2);
  2. заявлении о зачете суммы излишне уплаченного (взысканного) налога (сбора, пени, штрафа) (п. 4 ст. 78 НК РФ);
  3. заявлении о возврате суммы излишне уплаченного налога (сбора, пени, штрафа) (п. 6 ст. 78 НК РФ);
  4. налоговой отчетности (п. 1 ст. 80 НК РФ);
  5. заявлении о постановке на учет (снятии с учета) в налоговом органе (п. 5.1 ст. 84 НК РФ);
  6. счетах-фактурах (п. 6 ст. 169 НК РФ).

На договорах.

Зачастую организации используют электронные документы во взаимоотношениях не только с контролирующими органами, но и между собой. Через обмен электронными документами контрагенты могут, например, составлять акты, выставлять заказы, обмениваться иными юридически значимыми документами.
Если речь идет о документах, оформляемых в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», то вопросов о виде электронной подписи возникать не должно: использовать можно усиленную неквалифицированную электронную подпись. Другое дело, если заключается обычный договор.
В принципе законодательство позволяет заключать, изменять или расторгать договоры посредством обмена электронными документами. Главное условие — возможность достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (п. 2 ст. 434 ГК РФ).
Схожее правило закреплено в ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Там говорится, что в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений допускается обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью. На необходимости такой подписи настаивают суды (см., например, постановления ФАС Дальневосточного округа от 05.05.2011 № Ф03-1589/2011 по делу № А59-3639/2010, Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.07.2012 № 09АП-14511/2012-ГК по делу № А40-924/12-158-7, Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 26.11.2010 № 17АП-11456/2010-ГК, решение Арбитражного суда Хабаровского края от 26.03.2010 № А73-233/2010).
Но какая именно подпись (простая, квалифицированная или неквалифицированная) должна быть на электронном сообщении или документе — не ясно. Очевидно, в случае возникновения спора между сторонами суд должен принять в качестве доказательства документ с любой электронной подписью. Впрочем, стороны при заключении соглашения могут сами установить, какой вид электронной подписи они признают легитимным. И тогда документы, заверенные менее надежными подписями (например, простой вместо усиленной неквалифицированной), не будут иметь юридической силы.

МНЕНИЕ СПЕЦИАЛИСТА
Наталья Богданова, начальник управления (банковских расчетов) федерального казенного учреждения «Единый расчетный центр Минобороны России»

Основные проблемы перевода документооборота в электронный вид связаны с необходимостью заверения каждого документа усиленной квалифицированной электронной подписью сотрудника (УКЭП), его подписавшего. То есть необходимо завести УКЭП всем сотрудникам, оформляющим документы в электронном виде. Например, табель учета рабочего времени должен быть подписан двумя сотрудниками (исполнитель и ответственный исполнитель), расчетная ведомость — бухгалтером. Поэтому табель и расчетная ведомость вполне могут составляться исключительно в электронном виде. А что касается документов, связанных с выплатами сотрудникам, например, расчетно-платежной ведомости, то составлять их исключительно в электронном виде можно только в том случае, если каждый работник учреждения, получающий заработную плату, подпишет их своей УКЭП. Учитывая, что получение УКЭП является платной услугой, чаще всего нецелесообразно обеспечивать каждого сотрудника электронной подписью. Кроме того, выплатить зарплату гораздо проще на банковские карты, оформленные в рамках «зарплатных» проектов, или другие личные карты работников. В связи с этим документы на выплату зарплаты из кассы составляются, как правило, на бумаге.

Оформите подписку в декабре со скидкой 2017 руб.. Читайте в следующем номере:
• Как безопасно принять пожертвование
• Рекламируйте медицинские услуги без нарушений
• 6 советов, которые помогут не сорваться на подчиненных

Перейти к подписке


Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Наш портал содержит материалы об организации платной деятельности в учреждении

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль