Как выдать деньги под отчет сотруднику учреждения, у которого есть задолженность

99
В пункте 214 Инструкции № 157н установлено, что недопустимо выдавать под отчет денежные средства, если за сотрудником есть дебиторская задолженность по подотчетным суммам, по которым уже наступил срок отчета.

По материалам вебинара "Сложности и ошибки бухгалтера госучреждения в расчетах с подотчетными лицами"

Правовые основы

До введения в действие приказа Минфина России от 29 августа 2014 г. № 89н требование о запрете было более строгим. Вообще не допускалась выдача денежных средств под отчет, пака есть задолженность по предыдущим авансам.
В 2014 году это ограничение было смягчено. Но только в Инструкции № 157н. В пункте 105 Инструкции № 174н осталось такое же строгое требование. Там указано, что деньги  можно выдать толь при условии полного его отчета по ранее выданному авансу.
В пункте 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У на это счет есть еще одно требование: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. Это указание регламентирует только выдачу под отчет наличных денежных средств.

Таблица №1. Требование нормативных документов

Нормативно-правовой акт

Запрещает выдавать под отчет

Не регламентирует

П.105 Инструкции № 174н

Наличными и перечислением при наличии любой задолженности по подотчетным денежным средствам

Выдачу под отчет с использованием расчетных (дебетовых) карт учреждения

П.6.3 Указаний № 3210-У

Наличными при наличии любой задолженности по подотчетным денежным средствам

Выдачу под отчет с использованием расчетных (дебетовых) карт учреждения, перечисление под отчет на личную банковскую карту

П.214 Инструкции № 157н

Любым способом при наличии задолженности по подотчетным средствам, по которой наступил срок отчета

Что делать

Покажем на примере, в чем разница между требованиями пункта 214 Инструкции № 157н, пункта 105 Инструкции № 174н.
Допустим, 15 июня водителю были выданы под отчет наличные денежные средства на приобретение мелких запасных частей на срок до 20 июля. А 18 июля вдруг водитель вспоминает, что ему срочно надо произвести технический осмотр автомобиля и для этого опять нужны наличные денежные средства.
Если следовать более строгим требованиям п.105 Инструкции № 174н, водителю следовало бы сдать в кассу тот остаток денежных средств, который у него остался на 18 июля, отчитаться по всем закупкам, которые он успел произвести, закрыть Авансовый отчет, написать заявление на подотчет для продолжения закупки запчастей и еще одно на услуги по техническому осмотру.
Или такой вариант. 15 июля сотрудник получил под отчет наличные денежные средства на командировку, в которую он должен отправиться 19 июля. Были выданы суточные и средства на проживание из расчета 3 дня командировки. 18 июля было принято решение об увеличении срока командировки на 1 день, в связи с чем возникла необходимость выдать дополнительную сумму.
В отношении командируемого сотрудника согласно требованиям п.105 Инструкции № 174н сотруднику следовало бы вернуть в кассу всю сумму командировочных, закрыть Авансовый отчет, затем написать новое заявление и получить увеличенную сумму согласно новому расчету.
Если руководствоваться более мягкими требованиями п.214 Инструкции № 157н, тогда в обоих случаях достаточно было бы написать новое заявление.
На первый взгляд, оба эти варианта отличаются только сложностью документального оформления. С этой точки зрения более мягкий вариант предпочтителен.
Но на самом деле отличия более глубокие. Более строгий вариант подразумевает более строгую финансовую дисциплину. А более мягкий вариант поощряет безответственность.
В первом примере к необходимости выдавать сотруднику деньги под отчет при наличии у него неизрасходованных денег привело отсутствие планирования технического обслуживания автомобиля. Потратив один раз дополнительные усилия на лишние процедуры по оформлению документов, возможно, водитель в следующий раз будет планировать расходы заранее.
Во втором примере к накладке привело то, что сотруднику были выданы командировочные слишком рано, когда они ему еще фактически не нужны. А также плохое планирование командировок.
Если проанализировать практику учреждений, производящих закупки через подотчетных лиц, можно увидеть прямую связь: чем больше мелких закупок делается через подотчетных лиц, тем хуже в учреждении обстоят дела с текущим планированием расходов, с исполнительской и финансовой дисциплиной.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль