Первичные и сводные учетные документы государственного (муниципального) учреждения

709
Бюджетные учреждения составляют регистры бухгалтерского учета на основе унифицированных форм первичных документов, которые перечислены в Указаниях, утвержденных Минфином России. Для учета отдельных хозяйственных операций бюджетное учреждение также может использовать и другие унифицированные первичные документы, которые в Указаниях не упомянуты. Расскажем об обязательных реквизитах и о регистрах первичных документов.

Бюджетные учреждения составляют регистры бухгалтерского учета на основе унифицированных форм первичных документов, которые перечислены в Указаниях, утвержденных Минфином России. Для учета отдельных хозяйственных операций бюджетное учреждение также может использовать и другие унифицированные первичные документы, которые в Указаниях не упомянуты. Расскажем об обязательных реквизитах и о регистрах первичных документов.

Обязательные реквизиты первичных документов

Пункт 7 Инструкции № 157н определяет, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным согласно законодательству РФ правовыми актами уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать следующие обязателвьные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование субъекта учета, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину натурального (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • информацию, необходимую для представления субъектом учета (администратором доходов бюджетов бюджетной системы Российской Федерации) в Государственную информационную систему о государственных и муниципальных платежах в соответствии с порядком, установленным Федеральном законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
  • подписи лиц, предусмотренных в абзаце девятом пункта 7 Инструкции
  • № 157н, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

На заметку

Распространенной ошибкой при самостоятельном формировании первичных документов неунифицированной формы является отсутствие наименования учреждения и его идентификационных кодов.

Важно запомнить!

Приказом Минфина РФ от 30 марта 2015 г. № 52н утверждены формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета, используемых государственными (муниципальными) учреждениями, а также Методические указания по их применению.

Перечень унифицированных первичных документов, применяемых государственными (муниципальными) учреждениями различных типов, приводится в соответствующих инструкциях по применению плана счетов.

Сводные учетные документы

На основании первичных учетных документов путем обобщения информации составляется сводный учетный документ (п. 7 Инструкции № 157н).

К форме сводного учетного документа предъявляются те же требования, что и к форме первичного учетного документа:

  • сводные учетные документы составляются по формам, утвержденным Минфином России в установленном порядке;
  • если форма соответствующего сводного учетного документа не установлена учетными стандартами, ее следует разработать субъекту учета в рамках учетной политики с учетом требований к обязательным реквизитам, установленным в абзаце втором пункта 11 Инструкции № 157н:
  • наименование регистра;
  • наименование субъекта учета, составившего регистр;
  • даты начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
  • хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
  • величина денежного и (или) натурального измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
  • наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
  • подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В соответствии со статьей 9 Закона о бухгалтерском учете и пунктами 8, 9 Инструкции № 157н первичные учетные документы должны составляться в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Принятие к учету документов производится исходя из предположения их надлежащего составления ответственными лицами.

На заметку

Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг (соглашение о передаче полномочий) по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета, не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни (пункт 9 Инструкции № 157н).

Исходя из указанных положений Закона о бухгалтерском учете и Инструкции № 157н, при формировании графика документооборота к учетной политике учреждения необходимо в обязательном порядке установить круг лиц, ответственных за оформление первичных документов, т. е. отражения в них реально произошедших фактов хозяйственной жизни.

Ответственность

С 1 сентября 2014 г. вступили в силу новые положения статьи 53.1 ГК РФ, предусматривающие ответственность лица, уполномоченного выступать от имени юридического лица. Указанное лицо по требованию юридического лица обязано возместить понесенные убытки, если будет доказано, что при исполнении своих обязанностей оно действовало недобросовестно или неразумно.

Постановлением Пленума ВАС РФ от 30 июля 2013 г. № 62 «О некоторых вопросах возмещения убытков лицами, входящими в состав органов юридического лица» расшифровано понятие «неразумность действий». Например, неразумность действий (бездействия) директора считается доказанной, в частности, когда директор:

  • принял решение без учета известной ему информации, имеющей значение в данной ситуации;
  • до принятия решения не предпринял действий, направленных на получение необходимой и достаточной для его принятия информации;
  • совершил сделку без соблюдения требующихся и (или) принятых данным юридическим лицом внутренних процедур по аналогичным сделкам, например, без согласования с юридическим отделом, бухгалтерией и т. п.

С целью минимизации риска возложения ответственности на должностных лиц, не отвечающих за обеспечение фактического осуществления хозяйственной операции, целесообразно предусмотреть, чтобы постановка подписи, штампа или надписи фиксировала именно тот факт, удостоверением которого они служат. Например, сотрудник экономической службы при согласовании договора может проставить визу или штамп с содержанием «Обязательства обеспечены выделенными ассигнованиями».

В соответствии с положениями пункта 2 статьи 10 Закона о бухгалтерском учете не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах учета. При этом под пропуском в регистрации факта хозяйственной жизни понимается неотражение в регистре полученного документа, под изъятием факта хозяйственной жизни неотражение обязательства в регистре учета или отчетности, например исключение из регистра или отчетности кредиторской задолженности.

При наличии факта, в соответствии с которым первичный документ не принимается к учету, например недолжное его оформление, для пресечения претензий о наличии пропуска в регистрации на документе следует проставить отметку о причине непринятия его к учету.

Вид документов

Первичные и сводные учетные документы составляются в бумажном виде. Согласно пункту 11 Инструкции № 157н при наличии технической возможности первичные и сводные учетные документы могут быть составлены в электронном виде с применением технологии электронной подписи. Субъект учета должен обеспечить вывод электронных документов на бумажный носитель для других участников хозяйственной операции, а также по требованию контролирующих органов.

В сводные документы, сформированные на основании унифицированных форм, также допускается внесение дополнительных реквизитов, изменение их пропорций, ширины, высоты, ориентации по листу, внесение дополнительных пустых строк к уже имеющимся и добавление вкладных листов. Не допускается удаление реквизитов, предусмотренных унифицированными формами.

Изменение пропорций форм первичных и сводных учетных документов, добавление дополнительных показателей может иметь место помимо воли субъекта учета ввиду особенностей применяемого для автоматизации учета программного обеспечения. Такого рода изменения носят систематический характер (присутствуют во всех документах соответствующего вида), их следует отразить в учетной политике.

Не допускается принятие к учету первичных и сводных учетных документов в отношении наличных или безналичных денежных средств с исправлениями. Иные первичные и сводные учетные документы могут быть приняты к учету с исправлениями, только если исправления внесены по согласованию с лицами, ответственными за составление соответствующих документов. Такие исправления выполняются путем зачеркивания и надписывания исправленных данных с отметкой «Исправлено», указанием даты исправления и подписью лица, вносившего исправления.

Поступившие в бухгалтерию учреждения первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Запрещается принимать к оформлению и исполнению первичные учетные документы по операциям, которые противоречат законодательству РФ и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, нефинансовых и иных активов. Такие документы должны быть переданы главным бухгалтером руководителю учреждения для принятия решения по ним.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования (при ручной обработке, например, проставляется дата записи в учетный регистр).

Копии документов (за исключением заверенных в установленном законодательством РФ порядке), включая факсимильные и другие документы, к исполнению и бухгалтерскому учету не принимаются. Соответствующие должностные лица должны принять меры по представлению в бухгалтерию учреждения оригиналов первичных учетных документов или заверенных в установленном порядке их копий.

По истечении каждого отчетного периода (месяца, квартала, года) первичные (сводные) учетные документы, сформированные на бумажном носителе, относящиеся к соответствующим журналам операций, иным регистрам бухгалтерского учета, хронологически подбираются и сброшюровываются. На обложке указываются:

  • наименование субъекта учета;
  • наименование главного распорядителя средств бюджета, полномочия которого исполняет субъект учета – организация, осуществляющая полномочия получателя бюджетных средств;
  • название и порядковый номер папки (дела);
  • период (дата), за который сформирован регистр бухгалтерского учета (журнал операций), с указанием года и месяца (числа);
  • наименование регистра бухгалтерского учета (журнала операций) с указанием при наличии его номера;
  • количество листов в папке (деле).

Учетные регистры

Учетные регистры служат для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных (сводных) учетных документах, для оперативного контроля за остатком имущества, средств, наличия дебиторской и кредиторской задолженности, состоянием планово-финансовых показателей. Учетные регистры можно условно разделить на две категории:

  • первичные учетные регистры;
  • накопительные учетные регистры.

Первичные учетные регистры служат для регистрации в хронологическом порядке хозяйственных операций по счету, аналитическому объекту или группе однородных объектов. Типичными видами первичных учетных регистров можно назвать:

  • журналы операций;
  • журнал учета принятых обязательств;
  • карточку учета материальных ценностей.

Накопительные учетные регистры содержат данные об остатках по счетам, аналитическим объектам учета и итоговые обороты за период. Как правило, накопительные учетные регистры формируются путем переноса итоговых показателей из первичных учетных регистров. Типичными видами накопительных учетных регистров можно назвать:

  • оборотную ведомость по нефинансовым активам;
  • главную книгу.

В пункте 11 Инструкции № 157н определено, что учетные регистры могут быть сформированы:

  • в виде книг;
  • в виде журналов;
  • в виде карточек;
  • при наличии технической возможности – на машинном носителе в виде электронного документа (регистра).

В пункте 19 Инструкции № 157н указано, что при комплексной автоматизации бюджетного учета информация об объектах учета формируется в базах данных используемого программного комплекса и соответственно формирование регистров бюджетного учета должно осуществляться в электронной форме. На бумажном носителе регистры формируются лишь при отсутствии технической возможности.

При отсутствии электронной подписи и (или) необходимости обеспечения их хранения на бумажном носителе формирование учетных регистров осуществляется с периодичностью, установленной в рамках формирования учетной политики субъектом учета, но не реже периодичности, установленной для составления и представления субъектом учета бухгалтерской (финансовой) отчетности, формируемой на основании данных соответствующих регистров бухгалтерского учета.

При выведении регистров бухгалтерского учета на бумажные носители (формировании машинограмм регистров бухгалтерского учета) допускается отличие выходной формы документа (машинограммы) от утвержденной при условии, что реквизиты и показатели выходной формы документа (машинограммы) содержат обязательные реквизиты и показатели соответствующих регистров бухгалтерского учета.

Субъект учета может устанавливать в рамках своей учетной политики дополнительные учетные регистры (иные регистры бухгалтерского учета).

Отражение исправлений в электронном регистре бухгалтерского учета осуществляется лицами, ответственными за ведение регистра, в порядке, предусмотренном положениями пункта 18 Инструкции № 157н.

Виды учетных регистров для каждого из счетов Единого плана счетов и порядок ведения аналитического учета определены в Инструкции № 157н. Для иных счетов формы учетных регистров должны быть утверждены в рамках учетной политики субъекта учета.

Первичные учетные документы и регистры учета могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль