Порядок осуществления контрольных мероприятий в отношении сохранности мягкого инвентаря

51
Контроль сохранности мягкого инвентаря представляет собой целый комплекс мероприятий, осуществляемых в целях предотвращения недостач и хищений. О процедуре проверки - в статье.

Что проверяют

В первую очередь проверяются:

•          состояние складского хозяйства (в т. ч. обменного фонда);

•          ведение первичной учетной документации.

В соответствии с установленными правилами учет мягкого инвентаря на складе ведется по видам (с учетом размера предмета и качества материала) и по количеству предметов, а обмундирования и обуви – по наименованиям, артикулам, размерам, ценам и по количеству. При этом должны быть оборудованы отвечающие условиям сохранности, в т. ч. пожарной безопасности, места хранения. Немаловажным является соблюдение режима работы складских помещений. Доступ к ним должны иметь только лица, заведующие складами, материальная ответственность которых закреплена в соответствующих договорах. Информацию о наличии договоров о материальной ответственности следует зафиксировать.

Важное место в организации сохранности мягкого инвентаря отводится системе его отпуска на нужды обеспечиваемых, своевременности и точности отражения таких операций в первичных и сводных документах. Практика показывает, что основными нарушениями в ведении складского учета являются:

•          наличие отрицательных переходящих остатков по видам материальных ценностей;

•          отсутствие записей поступления мягкого инвентаря по отдельным приходным документам;

•          расхождения между данными складского и бухгалтерского учета;

•          неправильный подсчет остатков;

•          отсутствие маркировки (штампов с названием учреждения и датой выдачи в эксплуатацию), пересортица.

С2017 года  одежда и обувь для воспитанников организаций для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, не маркируется.

Книга складского учета

Поэтому неотъемлемой частью проверки складского хозяйства является проверка книг складского учета, в которых завскладом и кастелянша ведут учет мягкого инвентаря. Здесь проверяется своевременность отражения операций по приходу и расходу, правильность выведенных остатков и соответствие их данным бухгалтерского учета. Факты проверки книг складского учета следует фиксировать на их оборотной стороне за подписью контролирующего лица.

При организации учета мягкого инвентаря наряду с положениями инструкций по учету государственных (муниципальных) учреждений (в части, им не противоречащей) можно руководствоваться Инструкцией по учету белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви в учреждениях социального обеспечения, состоящих на государственном бюджете, утвержденной приказом Министерства социального обеспечения РСФСР от 13.06.1975 № 73 (далее – Инструкция № 73).

В соответствии с пунктом 118 Инструкции № 157н предметы мягкого инвентаря маркируются материально ответственным лицом в присутствии руководителя учреждения или его заместителя и работника бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования учреждения, а при выдаче предметов в эксплуатацию производится дополнительная маркировка с указанием года и месяца выдачи их со склада. Одежда и обувь для воспитанников организаций для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, не маркируется. Маркировочные штампы должны храниться у руководителя учреждения или его заместителя. Правила клеймения установлены Инструкцией № 73, например, клеймение простыней, пододеяльников, полотенец, одеял, скатертей, салфеток производится на концах углов (по диагонали); наволочки подушечные клеймятся на внутренней стороне (в углу).

По причине многочисленных стирок маркировка предметов мягкого инвентаря находящегося в обменном фонде может потускнеть и при проверке ввести в заблуждение комиссию. Она в свою очередь может провести расследование и на основании данных бухгалтерского учета определить, что в установленную дату выдача мягкого инвентаря со склада не производилась. Здесь напрашивается вывод о том, что или произошла пересортица, или материально ответственное лицо допустило недостачу и собственными силами произвело возмещение в натуральной форме.

С целью контроля сохранности маркировки руководитель учреждения может издать приказ о создании комиссии по контролю за обновлением маркировки. В ее состав могут входить кастелянша, прачка (рабочий по стирке и ремонту белья), бухгалтерский работник и другие участники. Кроме того, приказом учреждения может быть предусмотрено участие такой комиссии на штамповке мягкого инвентаря при оприходовании его на склад (в момент поставки (получения)).

Проверку сохранности мягкого инвентаря следует закрепить в плане мероприятий внутреннего контроля. Наиболее рациональной периодичностью проведения таких мероприятий, по мнению бухгалтеров, будет поквартальная. Проверяющей комиссией могут контролироваться и вопросы, в отношении которых есть информация о возможных нарушениях и злоупотреблениях. В таких случаях проверка будет внеплановой.

Проверка сохранности

Проверку сохранности мягкого инвентаря следует начинать с формирования Оборотной ведомости (ф. 0504035) в разрезе материально ответственных лиц (завскладом, кастелянша). На дату проверки все первичные документы по приходу и расходу мягкого инвентаря должны быть приняты к учету, т. е. информация должна быть актуальной.

Завскладом в присутствии всех членов комиссии осуществляет пересчет предметов мягкого инвентаря и показывает наличие штампов с наименованием учреждения.

В обменном фонде также производится пересчет предметов мягкого инвентаря, просматривается маркировка. Однако здесь комиссия может столкнуться с некоторыми сложностями. Во-первых, одежда и белье могут находиться в стирке. Для подсчета следует провести сверку данных по журналу приема и выдачи белья в прачечной и сверить с фактическим наличием. Во-вторых, следует учесть, что воспитанники учреждений могут находиться в школе, больнице, работники, обеспечиваемые спецодеждой, – в отпуске, в другой смене. Чтобы подсчитать количество одежды и обуви, которое было им выдано, нужно изучить арматурные карточки по каждому человеку, состоящему на довольствии. Эти данные должны соответствовать фактическим.

Белье, принадлежащее конкретным воспитанникам учреждений социального обслуживания (социальных приютов, детских домов, интернатов, реабилитационных центров и др.), должно содержать индивидуальные метки.

Спецодежда, выданная в индивидуальное пользование отдельным работникам, числится кастеляншей за этими лицами по их распискам в получении с указанием наименования и количества.

Работникам сквозных профессий и должностей всех отраслей экономики специальная одежда, специальная обувь и другие средства индивидуальной защиты выдаются в соответствии с типовыми нормами независимо от организационно-правовых форм и форм собственности работодателя, а также наличия этих профессий и должностей в иных типовых нормах (приказ Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н «Об утверждении Межотраслевых правил обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты»). Выдача работникам и сдача ими СИЗ фиксируются записью в личной карточке учета выдачи СИЗ, форма которой приведена в приложении к указанным Межотраслевым правилам. Кроме того приказом Минфина России от 30.03.2015 г. предусмотрена карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206).

Белье, выданное в столовую, на кухню, в другие подразделения учреждения, должно учитываться кастеляншей за соответствующими должностными лицами (шеф-поваром, заведующим производством и т. п.) в описях, с распиской в получении предметов.

Выдача со склада мягкого инвентаря производится по Требованию-накладной (ф. 0504204) на основании заявки, которая оформляется кастеляншей с указанием потребности конкретного лица. Эти документы также подлежат сверке на соответствие данных с арматурными карточками, личными карточками. Даты выдачи белья, одежды и обуви в эксплуатацию должны соответствовать проставленной штамповке.

В ходе подсчета предметов мягкого инвентаря комиссии следует также оценить и степень его износа. Белье, одежда и обувь, не подлежащие дальнейшей эксплуатации по истечении сроков носкости, подлежат списанию. Если эти сроки уже вышли, но материальные ценности находятся в хорошем состоянии, они могут продолжать находиться в обменном фонде и выдаваться взамен сданных в стирку (ремонт).

Категорически запрещается списывать с баланса и ликвидировать те предметы мягкого инвентаря, которые могут быть отремонтированы или переданы другим учреждениям, нуждающимся в них в силу недостаточного финансирования.

В случае преждевременного износа мягкого инвентаря, его порчи устанавливаются причины и виновные лица, которые будут нести материальную ответственность. В этом случае замена белья производится с разрешения руководителя учреждения.

С целью поддержания белья в годном состоянии на более длительный срок, оно подвергается необходимому ремонту. Мелкий ремонт белья производится непосредственно в бельевой кладовой.

Списание мягкого инвентаря производится актом после проверки комиссией оснований для списания. Комиссия тщательно осматривает и проверяет все предъявленные к списанию предметы белья, устанавливает их фактический износ, сопоставляет фактический срок носки с установленными нормами.

После такого анализа у перечисленных в Акте о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143) ветхих и непригодных для эксплуатации предметов белья кастелянша в присутствии комиссии вырезает и уничтожает маркировочные штампы на белье, отбирает и взвешивает ветошь, которая может быть использована на хозяйственные нужды. Об этом на акте делается соответствующая отметка за подписями членов комиссии.

Определяя эффективность использования материальных запасов учреждением, необходимо проанализировать остатки Оборотной ведомости (ф. 0504035) на наличие вещей, которые длительное время лежат на складе, причины их хранения и (или) невостребованности, меры, которые были приняты к их высвобождению (передаче другим учреждениям, реализации).

Результаты проверки мягкого инвентаря на складе, в обменном фонде следует оформлять в инвентаризационных описях, в т. ч. если проверка осуществляется выборочно, в двух экземплярах: один экземпляр для материально ответственного лица, другой – для бухгалтерии.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 25%
  • Над составлением бюджетной сметы 25%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 50%
  • Над налоговой отчетностью 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль