Особенности проведения инвентаризации в централизованных бухгалтериях

10
Согласно статье 7 Закона о бухгалтерском учете организация ведения бухгалтерского учета осуществляется руководителем экономического субъекта. При этом Закон вменяет ему в обязанность возложить функции ведения бухгалтерского учета на главного бухгалтера или заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

Особенности процедуры

Единоличную ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта, финансового результата и движения денежных средств за отчетный период несет его руководитель.
Особенности порядка организации и ведения бухгалтерского учета для организаций государственного сектора, к которым относятся, в частности, государственные органы власти (государственные органы), органы местного самоуправления, государственные (муниципальные) учреждения, установлены бюджетным законодательством РФ.
Право руководителя передать ведение бухгалтерского учета и составление на его основе отчетности по соглашению (договору) другому муниципальному (государственному) учреждению (организации) – централизованной бухгалтерии, регламентировано пунктом 5 Инструкции № 157н.
Право передачи казенным учреждением полномочий по ведению бюджетного учета и формированию бюджетной отчетности иной организации (централизованной бухгалтерии) установлено пунктами 10.1, 11 статьи 161, статьей 162 БК РФ.
Право передачи бюджетным учреждением полномочий по ведению бухгалтерского учета и составлению на его основе отчетности по договору (соглашению) другому государственному (муниципальному) учреждению, организации (централизованной бухгалтерии) предусмотрено в пункте 5 Инструкции № 33н.
Законом о бухгалтерском учете введено определение учетной политики, однако состав ее обязательных разделов (рабочий план счетов, правила документооборота, правила инвентаризации и т. д.) не регламентирован. В соответствии со статьями 8, 11, 21 Закона о бухгалтерском учете требования к учетной политике организаций государственного сектора, в т. ч. к порядку проведения инвентаризации, определяют федеральные и отраслевые стандарты. В связи с этим при определении состава и структуры учетной политики, в т. ч. порядка проведения инвентаризации государственными (муниципальными) учреждениями, следует руководствоваться положениями Инструкций № 157н, № 33н, № 191н.
Согласно Инструкции № 157н государственные (муниципальные) учреждения, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете и нормативными актами, регулирующими бухгалтерский учет, формируют свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей и выполняемых ими в соответствии с законодательством РФ полномочий.
Актами учреждения, устанавливающими в целях организации и ведения бухгалтерского учета учетную политику согласно пункту 6 Инструкции № 157н, утверждаются:

  • рабочий план счетов;
  • методы оценки отдельных видов имущества и обязательств;
  • порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств;
  • правила документооборота и технология обработки учетной информации, в т. ч. порядок и сроки передачи первичных (сводных) учетных документов в соответствии с утвержденным графиком документооборота;
  • формы первичных (сводных) учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым законодательством РФ не установлены обязательные для их оформления формы документов. При этом утвержденные субъектом учета формы документов должны содержать обязательные реквизиты;
  • порядок организации и обеспечения (осуществления) субъектом учета внутреннего финансового контроля;
  • иные решения, необходимые для организации и ведения бухгалтерского учета.

В рамках переданных полномочий по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета государственных (муниципальных) учреждений централизованные бухгалтерии осуществляют инвентаризацию зданий, сооружений, имущества, основных средств, расчетов обслуживаемых учреждений.
Как правило, централизованные бухгалтерии обслуживают несколько учреждений. С целью унификации порядка проведения контрольных мероприятий, инвентаризации, предъявления ко всем участникам учетного процесса равных требований к ее подготовке руководитель централизованной бухгалтерии совместно с главным бухгалтером издают соответствующие приказы (распоряжения). Данные акты должны быть доведены до руководства обслуживаемых учреждений заблаговременно. В соответствии с пунктом 1.5 Методических указаний (утверждены приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49) обязательная годовая инвентаризация может быть проведена не ранее 1 октября текущего года. То есть к установленной учетной политикой дате начала проведения инвентаризации (например, 1 ноября) руководство обслуживаемых учреждений должно ознакомиться с распорядительными актами централизованной бухгалтерии и издать свой локальный акт об инвентаризации.

Порядок проведения

В целях эффективной организации контрольных процессов и минимизации затрат при проведении инвентаризации целесообразно в составе локальных актов предусмотреть графики ее проведения по каждому учреждению, структурным подразделениям, объектам контроля, материально ответственным лицам.
В приказе (распоряжении) указываются сроки проведения инвентаризации, инвентаризируемые объекты учета, утверждается персональный список инвентаризационной комиссии. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.
Рекомендуется создать отдельный локальный акт (например, положение) о комиссии по проведению инвентаризаций в учреждении, который будет являться приложением к учетной политике.
Обычно учреждения при подготовке своего положения руководствуются положением централизованной бухгалтерии.
При разработке локального акта об инвентаризации следует иметь в виду, что комиссия должна выполнять комплекс работ, который может включать следующие элементы:

  • выявление фактического наличия имущества организации;
  • проверка документального подтверждения размеров и сроков обязательств организации;
  • сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
  • документальное оформление фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям (характеристикам), предусмотренным в договорах (поставки, купли-продажи) и других аналогичных документах;
  • документальное оформление актов сверки взаиморасчетов с дебиторами и кредиторами организации;
  • определение причин списания имущества и возможности использования материалов от такого списания;
  • определение причин возникновения просроченной кредиторской и дебиторской задолженности;
  • установление сумм стоимости излишков имущества и размера недостач;
  • выявление неиспользуемого оборудования и материалов. В пояснительной записке к годовому отчету необходимо сообщить причины наличия неиспользованного оборудования;
  • ответственность за несвоевременную сдачу инвентаризационных описей в централизованной бухгалтерии при проведении инвентаризаций и проверок;
  • подготовка распорядительного документа о взыскании сумм недостач с виновных лиц или организации либо о списании сумм недостач;
  • разработка мероприятий, предупреждающих в будущем возникновение расхождений между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием.

В состав инвентаризационной комиссии в обязательном порядке должны быть включены работники централизованной бухгалтерии. Обычно – это тот бухгалтер, который непосредственно ведет бухгалтерский учет в учреждении.

Проверка фактического наличия имущества

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Руководитель учреждения заранее должен известить сотрудников о проведении инвентаризации, ознакомив с утвержденными графиками под расписку.
Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную. На практике заполнение учетных сведений об имуществе и финансовых обязательствах выполняется в автоматическом режиме при формировании документа с последующей его распечаткой на бумажный носитель и заполнением ручным способом фактических сведений на месте проведения инвентаризации.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи, оформляемые не менее чем в двух экземплярах (пункт 2.5 Методических указаний).
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует осуществлять с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок оформляются соответствующим актом. Как правило, в контрольных проверках дополнительно участвуют работники централизованной бухгалтерии.
Основными обязанностями централизованных бухгалтерий при проведении инвентаризаций, проверок и обработке их результатов являются:

  • осуществление контроля своевременности и полноты проведения инвентаризаций. Выполнение данной функции достигается включением соответствующих мероприятий в планы работы централизованной бухгалтерии на очередной период;
  • требование сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу. Для этого при разработке распорядительного документа о проведении соответствующей инвентаризации или проверки необходимо указать сроки, в течение которых результаты проверки должны быть представлены в бухгалтерию, и возможные меры ответственности за нарушение сроков;
  • отслеживание своевременности завершения инвентаризаций и документального оформления их результатов;
  • отражение на счетах бухгалтерского учета выявленных при инвентаризации расхождений между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

По окончанию инвентаризации работники централизованной бухгалтерии из числа инвентаризационной комиссии составляют протоколы. В них отражается информация о:

  • причинах возникновения недостач, которые образовались не по вине материально ответственных лиц;
  • выявленных нарушениях и мерах по их устранению;
  • рекомендациях по осуществлению оперативной работы по выявлению и списанию непригодных к дальнейшей эксплуатации основных средств и прочих материальных ценностей;
  • методической работе, проведенной с материально ответственными лицами, по вопросам обеспечения сохранности материальных ценностей и т. д.

Указанные протоколы передаются для ознакомления руководству учреждения. На их основании принимаются совместные с централизованной бухгалтерией решения о мерах по недопущению недостатков в хранении и учете имущества и активов, возмещению материального ущерба, организации учета и должного документооборота.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 20%
  • Нет 20%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходами 60%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×