Документальное оформление поступления материальных запасов в учреждении

8
Приобретение материальных запасов (снабжение материальными запасами) должно осуществляться в пределах норм обеспечения, предусмотренных действующим законодательством, внутриведомственными нормативными правовыми актами и иными документами.

Основание для учета

Материальные запасы принимаются к учету на основании сопроводительных документов поставщика (накладных, товарно-транспортных накладных, счетов и т. п.), которые должны быть оформлены с соблюдением требований действующего законодательства и иметь все предусмотренные обязательные реквизиты.
В ряде случаев, кроме документов поставщика, может потребоваться оформить Приходный ордер (ф. 0315003):

  • когда наименование материальных ценностей указано в документах поставщика с грамматическими ошибками, например «подшибник»;
  • когда наименование материальных ценностей в документах поставщика указано недостаточно подробно, например «тормозные колодки» без указания передние или задние и марки автомобиля;
  • когда требуется произвести перерасчет количества. Например, цемент в  мешках пересчитать в килограммы.

Это не противоречит действующему законодательству. Необходимость оформления приходных ордеров рекомендуется закреплять положениями ведомственных нормативных правовых актов, учетной политикой и (или) локальными документами учреждения.
Получение материальных ценностей, приобретенных по безналичному расчету у поставщиков собственными силами учреждения (на складе поставщика и т. п.), осуществляется на основании выданных бухгалтерией учреждения в установленном порядке доверенностей. Получатель имущества в установленный срок должен отчитаться в его получении (сдать на склад материальные ценности и сопроводительные документы на них) или сдать неисполненный экземпляр доверенности.

Пример

Между ФКУ «Центр МТО» и ЗАО «Картон» заключен договор на поставку 5000 кг переплетного картона размером 790 х 1000 мм, сорт первый. Согласно условиям договора предусмотрен самовывоз покупателем приобретенного товара. На оплату картона выставлен счет № 165 от 31.05.2013,  который  оплачен ФКУ «Центр МТО» в установленном порядке.
Получение продукции доверено специалисту учреждения Кирееву П.И. Администрацией ФКУ «Центр МТО» выделен транспорт и оформлена доверенность № 23 от 03.06.2013.
В случае приобретения материальных запасов через подотчетных лиц учреждения их оприходование осуществляется на основании товарного чека (накладной) продавца и документов, подтверждающих внесение подотчетным лицом наличных денежных средств в оплату приобретенных материальных ценностей (чек контрольно-кассовой техники). Некоторые сложности с документальным оформлением приобретенных материальных запасов через подотчетное лицо могут возникнуть в связи с отменой обязательного применения контрольно-кассовой техники организациями и индивидуальными предпринимателями, работающими в рамках единого налога на вмененный доход. В этих случаях допустимо использование квитанции к приходному кассовому ордеру.

Покупка у ИП

При покупке материальных ценностей у физических лиц, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей, для их оприходования оформляется торгово-закупочный акт, который в данном случае является первичным документом. Данный документ должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные Законом о бухгалтерском учете, а также подробные сведения о месте жительства физического лица – продавца имущества и реквизитах документа, удостоверяющего его личность.
Закупочный акт № ОП-5 (ф. 0330505) может оформляться по типовой форме, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.
При поступлении материальных ценностей на склад учреждения материально ответственное лицо обязано совместно со сдающим лицом принять ценности по количеству, размерам, наименованиям, внешнему состоянию, а также проверить соответствие поступивших ценностей сопроводительным документам. Работник складского хозяйства обязан незамедлительно доложить руководству о выявленных при приемке недостатках и несоответствиях.
Получение материальных запасов оформляется распиской материально ответственного лица в сопроводительных документах поставщика и (или) иных указанных выше документах.
Указанные документы после отражения записей в книгах (карточках) учета материальных ценностей (с соблюдением сроков, установленных графиком документооборота) сдаются материально ответственными лицами в бухгалтерию учреждения.
Для обеспечения четкого контроля за расходованием материальных запасов в учетной политике учреждения следует утвердить внутренний порядок отражения в учете наименований материальных ценностей с подробным указанием существенных характеристик (марка, сорт, цвет и т. д.). Недопустимо отражать в учете безликие материальные запасы:

  • просто «Краска» без указания марки, цвета;
  • просто «Фильтр» без указания вида (топливный, масляный, воздушный);
  • просто «Ношпа» без указания формы выпуска (таблетки, раствор для инъекций), дозировки и т. д.

Учет в книге ведется по наименованиям, сортам и количеству материалов, мягкого инвентаря, посуды с использованием отдельных страниц по каждому наименованию объекта учета.
Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением и расходованием материальных ценностей, находящихся на складе (в местах хранения), а также производит сверку данных по учету материалов с записями, ведущимися на складе. О результатах проверок должны быть сделаны соответствующие записи на отведенной для этого странице в конце книги.
При ограниченном объеме наименований материальных ценностей учет может вестись в карточках учета материальных ценностей.
Если при приемке материалов обнаружены количественные и качественные расхождения, а также расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, то приемка приостанавливается и продолжается уже в присутствии комиссии, назначенной руководителем учреждения.
По  выявленным расхождениям  составляется Акт о приемке материалов № М-7 (ф. 0315004), который в дальнейшем используется в случае необходимости для предъявления претензии поставщику (отправителю).
Акт о приемке материалов № М-7 составляется также при приемке материалов, поступивших без документов.
Акт о приемке материалов составляется в двух экземплярах членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.
Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе «Другие данные».
После приемки материалов акты с приложением документов (транспортных накладных и т. д.) передают: один экземпляр – в бухгалтерию учреждения для учета движения материалов, другой – в соответствующее подразделение учреждения для направления претензионного письма поставщику.

Пример

Федеральное казенное учреждение «Центр МТО» заключен договор с организацией ОАО «Стройинвест» на поставку керамической плитки. Согласно условиям договора поставку осуществили железнодорожным транспортом на ближайшую к покупателю грузовую станцию.
При приемке продукции выявлена недостача двух ящиков. Вместо планируемых 2000 шт. керамической плитки на сумму 118 000 руб., фактически получено 1960 шт. на сумму 115 640 руб.
По факту выявленной недостачи в учреждении создана специальная комиссия, в обязанности которой вменено оформление Акта о приемке материалов (ф. 0315004) с отражением суммы выявленной недостачи.
В учете оформляются следующие записи:

  • Дебет счета 1 10534 340 – Кредит счета 1 30234 730 – 118 000 руб. – стоимость продукции по документам;
  • Дебет счета 1 40110 172 – Кредит счета 1 10534 440 – 2360 руб. – списана недостача продукции;
  • Дебет счета 1 20974 560 – Кредит счета 1 40110 172 – 2360 руб. – стоимость недопоставленной продукции отнесена на виновное лицо – поставщика.

Материальные ценности, по которым выявлены качественные расхождения, а также расхождения по ассортименту, принимаются учреждениями на ответственное хранение и отражаются на забалансовом счете 02 «Материальные ценности, принятые на хранение».



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 17.39%
  • Нет 43.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходами 39.13%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×