Инвентаризация: о чем важно не забыть во время проверки

775
Все учреждения госсектора инвентаризируют имущество и обязательства. В каких случаях проводить проверки, какие документы составить и как оформить результаты - в презентации вебинара "Инвентаризация: о чем важно не забыть во время проверки". Лектор - Елена Кедрова, эксперт по бюджетному чету.

Когда проводить обязательную инвентаризацию

Здравствуйте, коллеги!

Есть ряд случаев, когда учреждение должно провести обязательную инвентаризацию. Прежде всего перед годовой бухгалтерской отчетностью инвентаризируйте имущество и обязательства. Делайте это с 1 октября по 31 декабря. Причем инвентаризацию основных средств проводите не реже одного раза в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет. Конкретные сроки и периодичность закрепите в учетной политике.

Инвентаризация: о чем важно не забыть во время проверки

Еще обязательную инвентаризацию проводите:

  • когда учреждение передает имущество в аренду и если арендатор его выкупает;
  • учреждение продает имущество;
  • при смене материально ответственных сотрудников. Например, кассира или кладовщика. А при коллективной (бригадной) ответственности инвентаризацию проводите, когда меняется руководитель коллектива (бригадир) или выбывают больше 50 процентов членов коллектива;
  • когда выявлена кража, злоупотребление или порча имущества;
  • после стихийных бедствий, пожара, других чрезвычайных ситуаций;
  • если реорганизуют или ликвидируют учреждение, перед тем как составить ликвидационный (разделительный) баланс.

Такие случаи установлены в пунктах 1.5, 1.6 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Также обязательно проводите инвентаризация дебиторской задолженности. Главные распорядители средств федерального бюджета и подведомственные им ПБС (в т. ч. казенные учреждения) ежеквартально инвентаризируют дебиторку по расходам. Как проводить такую инвентаризацию, разъяснили в Методических рекомендациях (доведены письмом от 10 декабря 2015 г. Минфина России № 02-07-07/73609 и Казначейства России № 07-04-05/02-848).

Добровольная инвентаризация

В каких случаях проводить инвентаризации, помимо обязательной, закрепите в учетной политике. Порядок обязательной и добровольной инвентаризации закрепите в учетной политике. Для этого оформите приложение к приказу об учетной политике.

В Порядке пропишите:

  • график инвентаризаций в отчетном году. В частности, установите даты для ежегодной инвентаризации перед годовой отчетностью;
  • сроки инвентаризаций;
  • перечень имущества и обязательств для проверки.

Подготовка к инвентаризации

Инвентаризацию проводит постоянно действующая комиссия. Если объем работ большой, дополнительно создайте и рабочую комиссию. А когда работы не много, инвентаризационную комиссию можно не создавать. Проверить имущество может ревизионная комиссия, если она есть в учреждении. Это установлено пунктом 2.2 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

В состав инвентаризационной комиссии включите минимум двух человек. Состав утверждает руководитель учреждения приказом. В комиссию можно включить:

  • представителей администрации;
  • сотрудников бухгалтерии, служб внутреннего контроля или аудита;
  • независимого консультанта. Например, заключите договор с аудитором;
  • специалистов других служб и отделов учреждения: инженера, экономиста, техника.

Инвентаризация: о чем важно не забыть во время проверки

Когда инвентаризируете финансовые активы и обязательства, обязательно включите бухгалтера в состав комиссии. А участвовать в инвентаризации нефинансовых активов бухгалтеру не обязательно. В этом случае он должен предоставить информацию для инвентаризации и составить инвентаризационные описи.

Инвентаризация: о чем важно не забыть во время проверки

Одни и те же сотрудники могут одновременно входить в несколько комиссий учреждения. К примеру, быть членом инвентаризационной комиссии и комиссии по поступлению и выбытию активов.

Инвентаризация: о чем важно не забыть во время проверки

Если инвентаризацию проводят в связи с реорганизацией в форме присоединения, в состав комиссии целесообразно включить представителей учреждения-правопреемника (письмо Минфина России от 22 августа 2013 г. № 03-01-11/34511).

Инвентаризация: о чем важно не забыть во время проверки

Материально ответственные сотрудники участвуют в инвентаризации вверенного им имущества (п. 2.8 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49). Обязанность присутствовать при инвентаризации включите в условия договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

Проведение инветаризации

До начала инвентаризации руководитель издает приказ. После этого комиссия собирает приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денег, а бухгалтер формирует инвентаризационные описи.

Непосредственно перед проверкой у сотрудника, он дает расписку, что сдал все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии, все ценности оприходованы или списаны. Расписку делают на бланке инвентаризационной описи в части «РАСПИСКА».

Инвентаризация: о чем важно не забыть во время проверки

Приказ о проведении инвентаризации издайте в произвольной форме или используйте типовую форму, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

В приказе укажите причину инвентаризации, состав комиссии, какое имущество и обязательства проверяете, даты начала и конца инвентаризации. Утверждает приказ руководитель.

Инвентаризационную опись по имуществу, в том числе БСО и денежным документам, составляйте по каждому материально ответственному лицу. Делайте два экземпляра описи – для бухгалтерии и для ответственного сотрудника. В описи укажите место, где проводите инвентаризацию. Наименование и количество объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, которые приняты в учете.

Если допустили ошибку и исправляете ее, неверные записи зачеркните, над ними напишите правильные. Правки заверяют все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные сотрудники.

Инвентаризация: о чем важно не забыть во время проверки

Опись подписывают все члены инвентаризационной комиссии. Материально ответственный сотрудник на первой странице описи дает расписку. В ней он подтверждает, что у него нет претензий к членам комиссии и инвентаризация проведена в его присутствии.

Результаты инвентаризации сначала фиксируйте в инвентаризационных описях. На титульной странице напишите заключение комиссии о недостачах или излишках, которые выявлены. Если же все в порядке, сделайте запись, что остатки на счетах бухучета соответствуют фактическим данным. Опись подписывают все, кто участвовал в инвентаризации.

Инвентаризация: о чем важно не забыть во время проверки

После того как проверите все объекты и закроете описи, составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). А если есть излишки и недостача, дополнительно составьте ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Инвентаризация: о чем важно не забыть во время проверки

Такой порядок установлен в пункте 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

Если во время инвентаризации в учреждение поступят товары, оформите их отдельной описью. На сопроводительных документах сделайте отметку «после инвентаризации» и укажите реквизиты описи

Инвентаризация: о чем важно не забыть во время проверки

Как отразить излишки и недостачи

Если в результате инвентаризации выявлены излишки или недостача, оформите ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Составьте ее только для имущества, по которому есть отклонения от учетных данных.

Инвентаризация: о чем важно не забыть во время проверки

Указывайте только расхождения по излишкам или недостачам, которые выявлены при инвентаризации. Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Инвентаризация: о чем важно не забыть во время проверки

Как накажут за несвоевременную инвентаризацию

Если инвентаризацию провели не по правилам или ее результаты оформили с нарушениями, то данные бухотчетности могут признать недостоверными. За это учреждение и ответственных сотрудников оштрафуют.

Обнаружить нарушения могут в ходе сторонней проверки. Какие ошибки допускают при инвентаризации и когда оформляют ее результаты, смотрите в таблице.

ИФНС России не может оштрафовать учреждение за то, что оно не провело обязательную инвентаризацию. Проводить такие проверки в интересах самого учреждения. Так проверяют достоверность данных об имуществе и обязательствах. Без регулярных инвентаризаций отчетность может оказаться неправильной. А это уже чревато штрафами и дисквалификацией.

Инвентаризация: о чем важно не забыть во время проверки

Инвентаризация: о чем важно не забыть во время проверки



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 20%
  • Нет 20%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходами 60%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×