Хранение бухгалтерских документов

84638
Аршулик Василий Анатольевич
эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях»
Срок хранения большинства бухгалтерских документов ограничен. Возможно, по некоторым из них он уже истек и их пора уничтожить, соблюдая установленную процедуру. А какие-то бумаги придется хранить еще долго, не забывая при этом и о специальных правилах.

Из статьи вы узнаете:

  1. Какие бывают документы
  2. Сколько времени хранить документы
  3. Как уничтожить документы, и какие бумаги оформить при этом 

Внимание! Внизу таблица со сроками 

Документы учреждения

Рассмотрим порядок хранения документов строгой отчетности. Бумаги, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

  • документы налогового учета и отчетности;
  • документы бухгалтерского учета и отчетности.
Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов T1M36S Хранение бухгалтерских документов

Хранение бухгалтерских документов

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры. Сюда же можно отнести и бумаги, служащие основанием для расчетов по НДС (счета-фактуры, книги покупок и продаж). Документы бухгалтерского учета и отчетности делятся на три основные группы:

  • формы бухгалтерской отчетности;
  • регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера и т. п.);
  • первичные документы, фиксирующие факт хозяйственных операций.

Кроме того, к документам бухгалтерского учета и отчетности относятся и иные бумаги, не включенные в указанные группы: доверенности на получение денег и ценностей, бухгалтерские справки, переписка о дебиторской и кредиторской задолженности, лицевые счета работников и т. п.

Срок хранения отчетности

Рассмотрим, сколько должны храниться  документы бухгалтерского учета и отчетности, а также налогового учета и отчетности.

Налоговая отчетность

Обратимся к статье 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Здесь сказано, что срок хранения первичных учетных документов, сроки хранения регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, срок хранения бумаг в учетной политики (включая рабочий план счетов) – не менее пяти лет.

Налоговое законодательство (подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ) требует в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (в том числе бумаг, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату и удержание налогов).

Как видим, сроки хранения документации, установленные бухгалтерским и налоговым законодательством, не совпадают. Кроме того, в каждом конкретном случае сроки хранения нужно определять в соответствии с Перечнем, утвержденным приказом Росархива от 6 октября 2000 г. (далее – Перечень).

Однако не все сроки хранения отчетности, установленные в нем, соответствуют требованиям законодательства. Например, предусмотренный срок хранения месячной бухгалтерской отчетности составляет не менее одного года (ст. 135 Перечня).

Какими же сроками хранения документов следует руководствоваться учреждению? По мнению автора, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных законодательством, надо хранить документы:

  • не менее пяти лет, если Перечнем установлены меньшие сроки хранения бухгалтерских бемаг;
  • в течение сроков хранения, установленных Перечнем, если он предусматривает период хранения, превышающий пять лет.

Ответственность за нарушение порядка и сроков хранения

За организацию хранения регистров бухгалтерского учета и отчетности отвечает руководитель учреждения. А их сохранность, оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер.

За нарушение порядка и сроков хранения бухгалтерской документации предусмотрена административная ответственность – штраф для должностных лиц составит от 2000 руб. до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

Есть условия, при которых санкций за нарушение правил ведения бухучета можно избежать.

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухучета считается налоговым правонарушением. Ответственность за него предусмотрена статьей 120 Налогового кодекса РФ. Минимальный штраф по этой статье составляет 5000 руб.

Срок хранения бухгалтерской и налоговой отчетности

Согласно статье 170 Перечня, срок хранения годовой налоговой отчетности – постоянный. Квартальные отчеты по налогам хранят пять лет, а при отсутствии годовых (например, по налогу на добавленную стоимость) – постоянно. Срок хранения ежемесячных налоговых деклараций (расчетов) составляет пять лет. Сводные годовые и годовые отчеты об исполнении сметы расходов также хранят постоянно (ст. 140 Перечня). Квартальные – в течение пяти лет, а при отсутствии годовых – постоянно.

Постоянный срок хранения бухгалтерских регистров установлен и для сводной годовой, и для годовой бухгалтерской отчетности (ст. 135 Перечня). Срок хранения отчетности за квартал и за месяц – пять лет, а при отсутствии годовых (квартальных) отчетов действуют постоянные сроки хранения этих документов.

Обратите внимание: учреждения, которые не считаются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока не менее 10 лет (п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня). Исключение из этого порядка составляет, в частности, сводная годовая бухгалтерская отчетность. Ее положено хранить до момента ликвидации организации.

Первичка, регистры и прочие документы

По закону срок хранения бухгалтерских бумаг составляет пять лет, в частности, для:

  • бухгалтерских учетных регистров (главная книга, журналы-ордера, оборотные ведомости и т. п.);
  • первички, служащей основанием для бухгалтерских проводок (накладные, акты, кассовые и банковские документы и т. п.).

Отметим также, что пятилетний срок хранения бкмаг бухгалтерского учета установлен и для счетов-фактур. Основание – пункт 150 Перечня.

Лицевые счета работников положено хранить в течение 75 лет (п. 153 Перечня). Срок хранения расчетно-платежных ведомостей на выдачу зарплаты составляет пять лет (п. 155 Перечня). Однако при отсутствии лицевых счетов такие ведомости следует хранить в течение 75 лет.

Исчисление сроков хранения

По общему правилу началом срока хранения документов считают 1 января года, следующего за годом, в котором они закончены делопроизводством (п. 2.9 Указаний по применению Перечня). Однако срок хранения для некоторых рестров начинает исчисляться в порядке, отличном от общего. Так, например, исключение из общего правила составляют книга покупок и книга продаж. Начало срока их хранения (пять лет) определяют с даты последней записи (а не с 1 января следующего года). Об этом сказано в пунктах 15 и 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Особый порядок исчисления сроков хранения бумаг предусмотрен и в самом Перечне. В частности, пятилетний период хранения начинается:

  • для договоров (на оказание аудиторских услуг, кредитных, хозяйственных, имущественного страхования) – с момента истечения срока действия;
  • для договора о материальной ответственности – с момента увольнения материально ответственного лица;
  • для свидетельств о постановке на учет в налоговой инспекции – с момента снятия организации с налогового учета.

Сроки хранения документов в организации в 2016 году

Вид документа Срок хранения
Документы о финансировании
Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов 5 лет
Договоры банковского счета 5 лет после истечения срока действия договора
Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств 5 лет после полного исполнения обязательств
Учет и отчетность
Бухгалтерская отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): а) сводная годовая (консолидированная); б) годовая; в) квартальная; г) месячная

Не менее 10 лет

Не менее 10 лет

5 лет (при отсутствии годовых — не менее 10 лет)

1 год (при отсутствии квартальных, годовых — не менее 10 лет)

Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) 5 лет
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.) 5 лет при условии проведения проверки
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей 5 лет при условии проведения проверки
Счета-фактуры 4 года
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности 5 лет
Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах Не менее 10 лет
Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним 5 лет
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам 5 лет

Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: а) годовые;

б) квартальные

Не менее 10 лет

6 лет (при отсутствии годовых и нарастающим итогом за IV квартал — постоянно)

Налоговые декларации по всем видам налогов 5 лет
Таможенные декларации 5 лет при условии проведения проверки

Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование

Не менее 10 лет

6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты, а также годовые — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Сведения о доходах физических лиц

5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Реестры сведений о доходах физических лиц 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН Не менее 10 лет
Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях 5 лет

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:

а) по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности;

б) по трудовым договорам, договорам подряда

в) по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям

5 лет после истечения срока действия договора

5 лет (при отсутствии лицевых счетов — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

5 лет после истечения срока действия договора

Кадровый документооборот
Коллективные договоры Не менее 10 лет (присланные для сведения — до минования надобности)
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Документы о премировании 5 лет
Штатные расписания и изменения к ним: а) по месту разработки и/или утверждения; б) в других организациях

Не менее 10 лет

3 года

Личные дела: а) руководителей

б) работников

Не менее 10 лет

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Личные карточки работников

50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востребования (невостребованные — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)

Командировочные удостоверения 5 лет после возвращения из командировки (для командированных в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников 5 лет (для долгосрочных зарубежных командировок — 10 лет)
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним 3 года
Графики предоставления отпусков 1 год

Обеспечение условий хранения 

Для хранения учреждение должно оборудовать специальные помещения, сейфы или шкафы.

В частности, для хранения бумаг строгой отчетности нужны сейфы, металлические шкафы или специальные помещения, позволяющие обеспечить сохранность бланков строгой отчетности (п. 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Документы с грифом «коммерческая тайна» держат в сейфах.

Остальные бумаги хранят в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Передача в архив

Чтобы обеспечить условия для хранения бухгалтерских документов, учреждение может организовать архив (п. 2 ст. 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

В архив передают документы постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Остальные бумаги (срок временного хранения до 10 лет включительно) содержатся в бухгалтерии до их уничтожения. Основание – пункты 3.3.1 и 3.3.2 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Порядок списания (уничтожения)

Уничтожению бумаг с истекшим сроком хранения предшествует их экспертиза, на которой выделяют документы постоянного, временного хранения и подлежащие уничтожению. Указанные мероприятия в учреждении осуществляет экспертная комиссия, назначенная приказом руководителя.

Уничтожить документы можно двумя способами.

Уничтожение с помощью специализированной организации

В таком случае передача на уничтожение оформляется приемосдаточным актом или накладной, где указываются дата их передачи, количество сдаваемых дел и их вес. Передача бумаг на утилизацию должна проходить под контролем работника, ответственного за обеспечение их сохранности.

Уничтожение самостоятельно

К примеру, путем сожжения либо с использованием уничтожителя бумаг. В этом случае факт уничтожения устаревших документов зафиксирует экспертная комиссия, составив соответствующий акт. В связи с отсутствием унифицированной формы указанного акта он составляется в произвольной форме.

Акт об уничтожении документов. Образец



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...



Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 17.39%
  • Нет 43.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходами 39.13%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях