ЭЦП в электронном документообороте в деятельности учреждения

3957
Источник: «Финансовый справочник бюджетной организации» № 2 за 2010 г. С развитием информационных технологий в деятельности практически любой организации растет доля электронного документооборота. Важнейшими вопросами при этом являются придание юридической силы документам, составленным на машинных носителях для внутренних информационных систем и систем общего пользования, а также защита таких документов.

В настоящее время обмен электронными документами с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) может осуществляться при представлении налоговой и бюджетной отчетности, при совершении сделок, обработке персональных данных, а также в иных случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации. Расширению возможностей использования электронных документов способствует формирование обширной правовой базы, направленной на регулирование условий и порядка применения аналога собственноручной подписи – ЭЦП. Однако на сегодняшний день в законодательстве имеются нераскрытые нюансы, а российская правовая практика уступает мировому опыту в определении статуса электронных документов и их составных частей.

Электронный документ или документ в электронной форме

Основы электронного документооборота устанавливают Федеральные законы от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (далее – Закон № 149-ФЗ) и от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее – Закон № 1-ФЗ).

Статья 3 Закона № 1-ФЗ определяет электронный документ как документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Указанное определение представляется крайне неудачным.

Дело в том, что набор информации, представленной в электронно-цифровой форме, остается всего лишь набором информации. Такая точка зрения подтверждена определением, содержащимся в Типовом законе ЮНСИТРАЛ об электронной торговле, принятом Комиссией ООН по праву международной торговли (далее – Типовой закон). В подп. "а", ст. 2 Типового закона говорится, что сообщение данных (информация в форме сообщения данных) – это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, оптических или аналогичных средств, включая электронный обмен данными, электронную почту, телеграмму, телекс или телефакс, но не ограничиваясь ими.

Здесь следует вспомнить, что такое документ вообще. Еще Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" в ст. 1 установил, что документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. Таким образом, документ имеет определенные реквизиты, которые позволяют его опознавать. Аналогичные положения содержит Закон № 149-ФЗ.

Состав реквизитов документов, как правило, устанавливается законом (например, п. 5 ст. 169 "Счет-фактура" Налогового кодекса РФ), актом исполнительного органа государственной власти (например, Актом о результатах инвентаризации учреждения бюджетного учета, утвержденным Инструкцией № 148н) или инструкциями по делопроизводству в организации, утвержденными локальными нормативными актами.

С учетом вышеизложенного, более предпочтительным является определение электронного документа, данное в п. 3 ст. 11 Закона № 149-ФЗ. Из него следует, что электронный документ, равнозначный документу, подписанному собственноручной подписью, – это электронное сообщение, подписанное ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи.

Отсюда можно сделать вывод, что основным реквизитом электронного документа, придающим ему юридическую силу и подтверждающим его подлинность, является ЭЦП либо иной аналог собственноручной подписи (например, PIN-код).

Также необходимо обратить внимание на то, что в ряде случаев законодатель пытается разграничить понятия "электронный документ" и "документ в электронной форме (в электронном виде)". Действующее законодательство Российской Федерации рассматривает понятия “электронный документ” и “документ в электронной форме” как синонимы. Например, о документе в электронной форме см. п. 4 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", о документе в электронном виде см. Приказ МНС РФ от 02.04.2002 № БГ-3-32/169 "Об утверждении Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи".

С учетом вышесказанного правильнее будет разграничить понятия "информация, представленная в электронно-цифровой форме" и "электронный документ / документ в электронной форме" (при наличии установленных законодательством реквизитов и в случаях, предусмотренных законом).

М.А. Козлов,
начальник юридического отдела,
член Ассоциации юристов России, г. Москва

Об основных понятиях, раскрывающих процедуру ЭЦП, и путях реализации возможностей электронного документооборота в бюджетном учете, в налоговой отчетности, а также о других случаях применения ЭЦП читайте в «Финансовом справочнике бюджетной организации» № 2/2010.

___________________________________________

Также Вы можете узнать о том, как подписать документ ЭЦП, сферах применения ЭЦП и использования ЭЦП, процедуре получения ЭЦП на сайте pro-goszakaz.ru.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 29.73%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.11%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 64.86%
  • Над налоговой отчетностью 24.32%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль