Что делать, если цейтнот вызывает стресс, - практические рекомендации главному бухгалтеру

3825
Что делать, если цейтнот вызывает стресс, - практические рекомендации главному бухгалтеру
Если спросить у бухгалтеров, чего им не хватает в жизни, то в рейтинге ответов первое место займет ответ: "Времени!" Так ли уж безнадежно это положение вещей?Есть же специалисты, которым удается выполнять должностные обязанности, организовывать пространство, время и быть довольными. Попробуем разобраться, что же лежит в основе их успеха, какие действия нужно предпринять, чтобы стать хозяином положения и эффективно управлять своим временем.

Источник: "Финансовый справочник бюджетной организации", № 10-2010

Отношение ко времени и рабочим обязанностям

Руководитель финансовой службы, главный бухгалтер - одна из ключевых фигур учреждения, на него возложена большая ответствен­ность, в его работе возникает много стрессовых ситуаций, особенно когда грядет проверка, близится срок сдачи отчетности, при этом те­кущие дела тоже никто не отменял. Возникает понимание того, что времени не хватает. Серьезные задачи с хорошо осознаваемым грузом напряженных ситуаций тянут и не дают расслабиться. В этой ситуа­ции качественно справиться со своими обязанностями способны да­леко не все.

Стресс - это дым, который не бывает без огня. Природа стресса - сдерживаемая, подавляемая энергия, а огонь - это постоянный страх чего-то не успеть. Огонь разгорается в самых уязвимых местах: на проектах с напряженным рабочим графиком, в коллективах с нездо­ровой атмосферой.

Даже в наиболее прогрессивной и хорошо управляемой организа­ции существуют ситуации, которые вызывают стресс. К примеру, ру­ководитель испытывает стресс, так как у него не хватает времени для выполнения всего объема запланированных работ. Как следствие, нарастает чувство беспокойства, ситуация выходит из-под контроля, срочные вопросы остаются без решений.

Вот и получается, что главные бухгалте­ры, финансисты, умеющие работать без на­пряжения, встречаются крайне редко, го­раздо чаще их можно видеть изможденны­ми, нервными, перерабатывающими, сидя­щими допоздна. В большинстве ситуаций все идет по накатанной схеме увеличения объема задач, должностных обязанностей и стресса, который в дальнейшем может привести к профессиональному выгоранию, снижению работоспособности и увеличению сложностей в работе с коллективом, руко­водством.

Причиной такого положения вещей явля­ется культуральное представление о рабочем поведении в организациях. Как говорил ка­питан Врунгель в известном мультфильме, "как вы яхту назовете, так она и поплывет". Применительно к трудовой деятельности это означает, что именно представление о труде, привычные уста­новки влияют на поведение сотрудников, на модель работы и вы­бираемые методы поведения.

В одних и тех же условиях и ограниченном количестве времени разные специалисты ведут себя совершенно по-разному.

Если у вас бывают периоды, когда вы берете на себя весь объем работы, и он постоян­но расширяется; когда сроки отчетов катастрофически приближаются, а текучка не дает возможности сосредоточиться только на одном деле; когда завершить задачу получается в последний момент, вы остаетесь на работе дольше отведенного времени, сильно перегружены и после определенной проделанной работы нуждаетесь в отпу­ске или больничном, - вам есть что менять.

Что же делать?

Эффективное управление временем является одним из основных средств для приближения специалиста к низкострессовому стилю по­ведения и улучшения качества его жизни и работы. Естественно, что организационные навыки и управление стрессом не приходят сами собой, они, как и любой новый навык, требуют вложения времени, внимания. Для этого необходимо провести над собой эксперимент, попробовать различные стратегии и методы, которые в конечном итоге приведут к результату.

Чтобы сохранять спокойствие и понимать рабочие цели и задачи, важно планировать день и расставлять приоритеты, предварительно поработав со списком дел. Свою эффективность продемонстрирова­ла матрица Эйзенхауэра. Ее суть заключается в том, что каждая задача записывается в одну из групп:

  • важное и срочное;
  • важное, но не срочное;
  • срочное, но не важное;
  • не срочное и не важное.

Важное и срочное. К важным и срочным задачам относятся дела, которые должны быть осуществлены немедленно, а в случае их не­выполнения отбросят вас назад в достижении поставленных целей и могут повлиять на здоровье. Дела, попавшие в эту категорию, можно предупреждать и выполнять заранее, чтобы не попадать в из­лишне нервозную ситуацию и не выполнять в последний момент. В любом случае такие дела приходится делать в первую очередь и об­ращать на них пристальное внимание.

Важное, но не срочное. К этой группе дел относятся задачи, которые приближают нас к намеченным целям, выполняются в удобном режиме без стрессов и негатива и дают на выходе максимальную отдачу для са­момотивации, развития, роста. Здесь мы осуществляем долгосрочное планирование, расставляем приоритеты, проводим профилактические мероприятия, расширяем свои знания. Примерами таких задач могут служить участие в семинаре, правильное питание и пр. Бывает, что на эту группу дел обращают мало внимания, но именно они улучшают ка­чество жизни и работы. Увеличение времени, затрачиваемого на эти дела, повышает нашу дееспособность, в том числе профессиональную. Срочное, но не важное. К этой группе дел относятся задачи, которые не помогают до­биваться цели. Они срочные, но совершен­но не приносят пользы и не способствуют развитию личности. Зуд срочности порож­дает иллюзию важности. Но на самом деле эти вопросы, если и важны, то для кого-то другого. Это телефонные звонки, визиты случайных посетителей, просьбы сотрудни­ков других отделов, которые не обратились к вам заблаговременно, неожиданные тре­бования руководства к 18.00 представить управленческий отчет и т. д. и т. п.

Такие дела по степени приоритетности ошибочно ставят на второе место, хотя их стоит отложить на потом, сосредоточившись на решении задач из двух предыдущих групп, делегировать или разбить на подзадачи и вы­полнять в 10-15-минутные перерывы и от­дых, а возможно, совсем отказаться от выпол­нения.

Не срочное и не важное. Такие дела быва­ют самыми приятными, но малополезны­ми, они не несут никакого результата, на­пример, просмотр клипов на компьютере, переход с сайта на сайт без определенной цели и пр. Такие задачи нужно вычеркивать либо выделять на них минимум времени.

Важным в матрице Эйзенхауэра является навык оценивать дела с точки зрения их важ­ности. Ведь чашка чая, выпитая с сотрудни­цей из соседнего отдела, может оказаться очень важной для поддер­жания атмосферы взаимопонимания в организации, может оказаться даже срочной, если у вас уже болят от компьютера глаза и плавится мозг, а может быть и простой тратой времени. В каждой конкретной ситуации — это ваше видение и ваше умение расставить приоритеты.

Практические рекомендации по управлению временем

Для успешной и эффективной работы руководителям финансовых служб, главным бухгалтерам важно осознать необходимость постоян­ного самосовершенствования, анализа привычного поведения и привнесения изменений в управление временем. Приведем несколько действенных рекомендаций.

1. Планируйте свой рабочий день. Лучше это сделать накануне. Вы­делите перед завершением рабочего дня 10—15 минут и составьте план на следующий день, утром это придаст вам больше спокойствия и со­бранности.

2. Делегируйте. Если вы можете передать выполнение работы свое­му подчиненному, сделайте это.

3. Хвалите себя. Если вы не склонны замечать плоды своей работы и не всегда удовлетворительно относитесь к тому, что выполнили, записывайте и выделяйте те результаты, которые были сделаны се­годня, хвалите себя за проделанную работу. Через некоторое время вы заметите, что такой подход улучшает ваше настроение, уменьшает напряжение от рабочего дня и увеличивает продуктивность вашей работы.

4. Расставляйте приоритеты. Используйте методику Эйзенхауэра и оценивайте дела по их важности.

5. Говорите "нет". Расставив приоритеты, приучите себя идти по задуманному плану. Если возникают внешние задачи и просьбы, ко­торые раньше вы стали бы сразу выполнять, жертвуя более срочны­ми делами, внесите их в очередь приоритетов и действуйте в соответ­ствии с вашим представлением о важности дел. При этом, чтобы со­хранить комфортную обстановку и не вызвать конфликт, вы можете сделать следующее: объясните, что понимаете важность задачи, ко­торую вас просят выполнить; опишите конкретные приоритеты, ко­торые стоят в настоящее время, и время, когда сможете решить эту задачу.

6. Сосредоточивайтесь на одном деле. Опыт проводимых экспери­ментов показывает, что у некоторых сотрудников возникает впечат­ление, будто дела идут быстрее, если делать их одновременно, пере­ходя от одного к другому и периодически возвращаясь к незавершен­ному процессу. На самом же деле, когда сотрудник берется сразу за несколько дел, много времени уходит на то, чтобы переключиться на иную деятельность и сосредоточиться на ней.

7. Проверяйте важность и нужность того, что вы делаете. Когда вы задаете себе вопросы о важности и нужности дел, вы можете выявить те из них, которые съедают ваше время, являются привычными, но совершенно не ведут к результативной работе. К примеру, изучая не­обходимые изменения в законодательстве, вы начинаете дополни­тельно читать документы, которые не относятся к поставленной пе­ред вами в настоящее время задаче, но являются интересными. Если вы будете периодически задавать себе такие вопросы, то быстро пой­мете, какие действия являются лишними.

В.А. Завадски, психолог,
консультант по управлению персоналом


Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль