День Сурка. Несколько советов для победы над рутиной

2308
День Сурка. Несколько советов для победы над рутиной
"День сурка" - популярный фильм, в котором герой снова и снова про­сыпается под звон будильника, и оказывается, что это один день из его жиз­ни, в котором он "застрял" События повторяются до тех пор, пока герой не находит ту единственно правильную форму поведения, которая позволит ему выйти победителем из сложившейся ситуации. Многим бухгалтерам и финансистам знакомы подобные ощущения. Эффект дежавю, когда кажется, что вы со­всем недавно были в той же самой ситуации, говорили те же самые слова, видели перед собой те же самые цифры, может возникать у бухгалтера с за­видным постоянством. Рутина становится главным врагом продуктивной работы. Подобно герою фильма попробуем найти способы разнообразить свою повседневную жизнь и раскрасить ее новыми красками.

Источник: "Финансовый справочник бюджетной организации", № 11-2010

Самоорганизуйтесь

Одна из основных причин стресса — перегрузка, необходимость сделать в короткое время больше работы, чем это реально возможно. У большинства бухгалтеров перегрузки возникают регулярно и, как правило, в одни и те же периоды — перед сдачей отчетности.

Прекрасный способ успокоиться, снизить вероятность возникнове­ния ошибок и сделать работу более планомерной — отметить на специ­альной схеме, в календаре, ежедневнике, в компьютере и т. д. все клю­чевые даты и описать те действия, которые должны быть выполнены до их наступления. Такое описание называется планограммой.

Работу можно условно разделить на планируемую и внеплановую. Однако если проанализировать, что вы делаете в течение рабочего дня, месяца и года, то даже внеплановая работа в 80% случаев окажет­ся вполне предсказуемой: общение с другими людьми, телефонные переговоры, решение срочных вопросов, исправление ошибок, поездки в налоговую инспекцию и т. д.

Одна из теорий тайм-менеджмента рекомендует планировать только 60% времени, 20% времени резервировать на коллективные дела (например, совещания, общение с людьми), а 20% — на непредвиденные. Возможно, лично ваше соотношение того, как наиболее правильно распределять время, будет несколько иным.

Самое главное - приучить себя планировать не только "здесь и сейчас" (как делают не­которые люди), но и заглядывать за горизонт, предвидя заранее то, что готовит вам следующий рабочий день и период.

Вот несколько простых рекомендаций:

1. Создавайте себе заделы на будущее. Когда у вас возникает зати­шье, посмотрите, можете ли вы сделать какие-то дела, которые отло­жили на потом.

2. Осваивайте по мере необходимости новые бухгалтерские и прочие программы. Это даст вам новую информацию и, возможно, позволит автоматизировать действия, которые до этого вы делали вручную. Даже если вас пока полностью устраивает та программа, в которой вы сейчас работаете, будет полезным поинтересоваться, не появилась ли новая, более совершенная версия. Экономия в 1—2 секунды на одной часто повторяющейся операции в течение года может обернуться вы­игрышем недели рабочего времени!

3. Обучайте сотрудников доводить свою работу до четко определен­ных стандартов. Тогда вам не придется переделывать ее за них. Стан­дартизируйте порядок представления специалистами необходимых документов. Чтобы обучить их, составляйте детальные и понятные каждому образцы и инструкции. Требуйте четкого соблюдения установленных вами правил. При необходимости помогайте, но только один раз. Во второй раз сотрудники должны делать то, чему их научили, самостоятельно.

Не берите на себя выполнение работы других людей. Лучше найдите время, чтобы по­мочь им сделать ее самостоятельно, как бы велико ни было искушение ускорить про­цесс и все сделать самому.

4. Наведите порядок. Пусть у каждой бумаги будет только одно ме­сто, которое легко найти, исходя из общей логики и поясняющих надписей. Не держите информацию в голове, фиксируйте ее на мате­риальных носителях — если что-то забудете, информацию можно бу­дет легко восстановить. Обеспечьте своевременное резервное копи­рование. Создайте такой распорядок дня, который позволяет вам вы­полнять самые главные дела в периоды максимальной работоспособ­ности, а все второстепенные дела — в другое время.

5. Установите "приемные часы". Всех, кто приходит к вам с второ­степенными вопросами, не требующими срочного реагирования, приучите делать это в определенное время. Еще лучше — перевести часть вопросов в электронный вид, т. е. отвечать на них по электрон­ной почте. Вы можете делать это тогда, когда вам удобно, а не тогда, когда это удобно другим людям.

Внесите разнообразие в свою профессиональную жизнь

Не рекомендуется переходить к этому шагу, пока не будет полно­стью отработан предыдущий (самоорганизация). Работа бухгалтера отличается от многих других профессий тем, что малейшая ошибка может повлечь различные санкции как для самого бухгалтера, так и для организации. Сначала научитесь работать, как швейцарские часы. Когда это будет достигнуто хотя бы на 80%, можно переходить к следующим действиям.

Придумайте себе развлечения

Может показаться, что желание получать удовольствие несовместимо с понятием "хорошая работа". Однако те люди, которые получают наслаждение от своего труда, обычно выполняют даже простые действия с большим качеством, чем те, кто страдает в ожидании конца рабочего дня. Какие развлечения может позволить себе бухгалтер или финансист? Самые безобидные.

Недолгая беседа о жизни. Обычно ее ведут либо с сотрудниками, либо по телефону, если есть свободная минутка. Важно, чтобы эта беседа была действительно кратковременной (от 3 до 7 минут), т. к. длительные разговоры скорее утомляют, чем дают эмоциональную разрядку. Можно совмещать общение с чаепитием, но не с перекуром. Хотя курение и снимает стресс, вред здоровью от него намного больше, чем польза.

Производственная гимнастика на рабочем месте. Это старая, но вполне заслуживающая возрождения традиция. Работа бухгалтера в основном сидячая, что грозит возникновением ряда профессио­нальных заболеваний. Прекрасно помогает изометрическая гимна­стика: вы можете напрягать и расслаблять те группы мышц, в кото­рых склонно накапливаться напряжение, обычно это мышцы плеч, спины, рук. Чтобы сохранить свое зрение и слегка отдохнуть, полез­но делать гимнастику для глаз (раз в час рекомендуется на минуту-другую отрываться от бумаг или компьютера и водить глазами в раз­ные стороны).

Прогулка. Если у вас есть вопрос, который вы предпочитаете решить с человеком лично, а не по телефону или по электронной почте, то вы можете одновременно отвлечься от рутины и сделать полезное дело. Если речь идет об общении с коллегой, то иногда выгоднее подзывать к себе другого сотрудника, а иногда, наоборот, лучше идти к его рабо­чему месту. Что выбрать в каждом конкретном случае — решайте сами.

Комплимент. Умение говорить что-то приятное собеседнику — очень полезный навык, который нужно отрабатывать. Он редко у кого встречается от рождения. Комплименты надо не только уметь гово­рить, но также и принимать, и отвечать на них.

Превратите работу в соревнование

Что делать, если рутина не вызывает у вас никаких приятных эмо­ций? Вспомните историю про то, как Том Сойер красил забор. По­нятно, что вам все равно придется самостоятельно выполнять много монотонной и скучной работы, но даже в этом случае можно изме­нить свое отношение к ней.

Поставьте себе реально обозримую цель. Если у вас на столе стопка документов в полметра высотой, возьмите ее часть, например, 1/10, засеките время, которое ушло на их обработку. На основании этого можно приблизительно спрогнозировать, сколько времени уйдет на

выполнение всей работы. Поставьте себе за­дачу — каждую следующую порцию обраба­тывать чуть быстрее, при этом обеспечивая надлежащее качество. Включитесь в эту игру — возможно, вам понравится.

Совершенствуйте методику работы. Напри­мер, если вы очень часто сталкиваетесь с од­ними и теми же документами, подумайте, как можно было бы сократить время на их обра­ботку (разумеется, не в ущерб качеству). У хо­рошего бухгалтера папки всегда аккуратно подписаны, любой документ мгновенно нахо­дится. Смотреть на его рабочее место приятно. Бывают и другие бухгалтеры, которые лю­бят, чтобы вокруг был творческий беспорядок. Если вы заметили в себе склонность к хаосу, попробуйте найти новые подходы к организа­ции работы. Возможно, вам просто не хватает каких-либо офисных принадлежностей: па­пок, скоросшивателей, органайзера на столе, специального вкладыша для визиток и т. д.

Если есть какие-либо специальные приспособления, облегчаю­щие вам жизнь, — подумайте, может ли ваша организация позволить себе их приобрести, целесообразно ли это. Посмотрите, нет ли не­обходимости заменить сломавшийся дырокол, всегда ли в наличии есть файлы для бумаг, удобно ли устроено хранение документов и т. д. Другие способы борьбы с рутиной на страницах журнала.

И.Н. Иголкина,

психолог, бизнес-тренер

На страницах журнала "Финансовый справочник бюджетной организации" опубликованы рекомендации специалистов по ведению учета в бюджетных учреждениях. Тема номера 11-2010 "Администрирование доходов бюджетов". Ознакомиться с содержанием номера, а также оформить подписку на 2011 год.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 34.38%
  • Над составлением бюджетной сметы 9.38%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 68.75%
  • Над налоговой отчетностью 18.75%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль