Как заверить копии документов для подачи в налоговую

834
Рогова Татьяна Юрьевна
юрист компании «Морское бюро», член Палаты налоговых консультантов
Фискалы в ходе налоговой проверки могут запросить у учреждения документы, связанные с начислением и уплатой налогов. О том, как заверяются копии таких бумажных документов, рассказано в письме ФНС России.

Письмо ФНС России от 2 октября 2012 г. №АС-4-2/16459.

Учреждение получило требование

По общему правилу инспекторы должны ознакомиться с подлинниками документов проверяемого налогоплательщика только на его территории, то есть в помещениях учреждения. Исключение делается для случаев, когда проверка проводится по местонахождению налогового органа или если принято решение о выемке. На наличие данной особенности указал Минфин России в письме от 31 августа 2012 г. № 03-02-07/1-209.

Также следует знать, что если проверка будет проходить в инспекции, то туда необходимо представить документы за проверяемый период. С другой стороны, у учреждения всегда будет время между получением запроса налогового органа и представлением документов проверяющим.

Налогоплательщики не всегда обязаны представлять по запросу налоговиков заверенные копии документов. Это необходимо учитывать при представлении документов во время выездной налоговой проверки.

Рассмотрим, когда документы можно не представлять.

Форма запроса

Требование о представлении документов составляется по форме Приложения № 5 к приказу ФНС России от 31 мая 2007 г. № ММ-3-06/338@.

При этом в полученном требовании должны быть указаны наименования, реквизиты и иные индивидуализирующие признаки истребуемых документов, а также период, к которому они относятся. Аналогичное разъяснение дал Минфин России в письме от 25 июня 2007 г. № 03-02-07/2-106.

Форма требования о представлении документов не предусматривает подписи руководителя (заместителя руководителя), а также оттиска печати налогового органа в качестве обязательных реквизитов. На эту особенность финансисты указали в письме от 22 марта 2010 г. № 03-02-07/1-122.

Передать требование налоговые органы могут лично под расписку или в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Если ни одним из этих способов требование передать невозможно, то оно направляется по почте заказным письмом.

В случае если требование составлено общими фразами, например, в нем содержится указание на необходимость представить «все договоры поставки за сентябрь 2012 года», а документы в требовании не индивидуализированы и отдельно не перечислены, то привлечение к ответственности за их непредставление по пункту 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ можно будет оспорить в судебном порядке.

Данное обстоятельство основывается на том, что штраф за несвоевременное представление документов по пункту 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ назначается из расчета 200 руб. за каждый истребованный, но непредставленный документ. Если документы обозначены в требовании группой, рассчитать штраф невозможно. Справедливость данного подхода подтверждена в постановлениях ФАС Московского округа от 4 августа 2011 г. № КА-А40/8424-11, ФАС Северо-Западного округа от 27 января 2010 г. № А56-60357/2008, Президиума ВАС РФ от 8 апреля 2008 г. № 15333/07.

Если проверка приостановлена

Необходимо отметить, что на период приостановления проведения выездной налоговой проверки приостанавливаются и действия налогового органа по истребованию документов у налогоплательщика.

В подобном случае учреждению должны вернуть все подлинники, истребованные при проведении проверки, за исключением документов, полученных в ходе выемки.

Также приостанавливаются действия налогового органа на территории (в помещениях) налогоплательщика, связанные с данной проверкой.

Такая особенность прописана в пункте 9 статьи 89 Налогового кодекса РФ. На необходимость соблюдения норм данной статьи неоднократно указывали и суды (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 12 октября 2010 г. № А03-15683/2009, ФАС Московского округа от 22 марта 2010 г. № КА-А40/989-10).

Статьей 93 Налогового кодекса РФ установлен запрет на повторное истребование у налогоплательщика документов, которые ранее уже представлялись в налоговые органы при проведении камеральных и выездных налоговых проверок.

Исключений из правила два. Так, налоговики смогут вновь потребовать документы, если:

  • учреждение представляло документы только в виде подлинников, которые налоговый орган затем вернул;
  • налоговый орган утратил представленные документы вследствие непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обстоятельств.

При оценке законности требования необходимо учитывать, что в силу положений пункта 12 статьи 89, пункта 1 статьи 93 Налогового кодекса РФ запрашиваемые документы должны непосредственно касаться тех налогов, в отношении которых идет проверка, и относиться к проверяемым периодам.

Истребованные проверяющими в ходе выездной проверки документы налогоплательщик должен представить в течение 10 рабочих дней с даты получения соответствующего требования.

Заверяем копии

При представлении копий документов необходимо учитывать следующее. Налоговые органы настаивают, что заверять требуется копию каждого документа, а не подшивку копий в целом. Так, ФНС России в письме от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459 указала, что в соответствии с положениями статьи 93 Налогового кодекса РФ заверена должна быть каждая копия документа, а не их подшивка (подборка).

Согласно пункту 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись с расшифровкой (инициалы, фамилию), дату заверения.

Если представить документы в срок невозможно

Если учреждение не может представить в указанный срок документы, то необходимо в течение первого рабочего дня, следующего за днем получения требования о представлении документов, направить в налоговый орган уведомление о невозможности их своевременного представления. Этот срок прямо определен в абзаце 2 пункта 3 статьи 93 Налогового кодекса РФ. В уведомлении необходимо указать причины, по которым представление документов в срок невозможно, а также срок, в течение которого учреждение сможет их представить.

При подаче такого уведомления нужно быть готовым, что даже при его своевременном направлении учреждению не гарантируется предоставление отсрочки.

Налоговый орган при рассмотрении вопроса о продлении срока будет руководствоваться письмом Минфина России от 5 августа 2008 г. № 03-02-07/1-336. При этом учитываются:

  • причины, по которым налогоплательщик не может вовремя представить документы;
  • объем истребованных документов;
  • факт частичной передачи документов;
  • сроки, в которые учреждение сможет представить документы.

Решение о продлении срока (или отказе в нем) выносится в течение двух рабочих дней с даты получения уведомления от налогоплательщика (п. 3 ст. 93 Налогового кодекса РФ).

Тот факт, что инспекция не дала ответа на просьбу учреждения продлить срок представления документов, может быть основанием для освобождения от ответственности за несвоевременное их представление по требованию налогового органа только при наличии веских аргументов, подтверждающих, что успеть в установленный срок невозможно. Но даже в этом случае факт своевременной подачи уведомления поможет снизить размер ответственности или даже полностью освободиться от нее. Это подтверждают постановления ФАС Северо-Западного округа от 22 апреля 2011 г. № А56-40217/2010, ФАС Северо-Западного округа от 29 октября 2009 г. № А05-1221/2009, ФАС Дальневосточного округа от 19 декабря 2007 г. № Ф03-А51/07-2/5682.

Важно запомнить

Если учреждение не может представить по требованию налоговиков документы в указанный срок, то следует направить им уведомление об этом.

Статья опубликована в журнале «Учет в бюджетных учреждениях», 2012, № 12



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 33.33%
  • Над составлением бюджетной сметы 10%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 70%
  • Над налоговой отчетностью 20%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль