Аутсорсинг в бюджетном учреждении

3104
консультант по бюджетному учету и налогам
В последнее время тема аутсорсинга становится все более популярной. И если раньше термин «аутсорсинг» использовался преимущественно среди представителей коммерческих компаний, то сейчас этот термин все чаще звучит и при обсуждении работы государственных учреждений, а, в частности, образовательных учреждений. Причиной этому может служить все активнее развивающийся тренд по оптимизации работы государственных учреждений и сокращения расходов на обеспечение внутренних функций. (Особенно актуально в условиях курса Правительства РФ, направленного на эффективное расходование бюджетных средств и соблюдение бюджетных ограничений – Майские Указы Президента РФ)

Алевтина Кочкина, руководитель департамента по аутсорсингу бюджетных учреждений компании Интеркомп

История «аутсорсинг» как модели организации внутренних функций учреждения

Сам термин «аутсорсинг» происходит от сокращения англоязычной фразы «outside resource using», что в переводе «использование внешних ресурсов» и подразумевает привлечение для выполнения каких-либо работ в учреждении внешнего исполнителя,  не сотрудников учреждения, а профессиональной организации. Существует несколько версий появления такого явления как «аутсорсинг», одна из которых гласит, что первым использовать аутсорсинг стал Генри Форд в США в 40х годах двадцатого столетия при производстве своих знаменитых автомобилей. Однако, даже история СССР показывает, что практику привлечения подрядчиков фактически стали использовать на много лет раньше, в том числе и в СССР. Примером может служить предоставление коллективным колхозным хозяйствам услуг по обработке земли специализированными транспортными хозяйствами, которые были образованы из-за недостатка в то время тракторной техники, так необходимой для сельского хозяйства. Другим примером являются расчетные центры для крупных промышленных предприятий, которые организовывались для расчета заработной платы сотрудникам предприятий и сбора статистики по выполненным трудовым нормам.

Однако в первые годы современной истории России привлечение подрядчиков или, как теперь модно называть практику «передачи на аутсорсинг процессов» в государственных учреждениях большого распространения не получило. Большинство бюджетных учреждений постаралось обеспечить все свои процессы силами собственных сотрудников, привлекая внешние организации для выполнения работ разве что в единичных  случаев, например для проведения ремонта.

В последние несколько лет ситуация кардинально поменялась. Модель аутсорсинга, прекрасно зарекомендовавшая себя в работе коммерческих компаний, стала активно внедряться в государственном секторе и в учреждениях образования в частности.

На сегодняшний день, наиболее активное распространение получило несколько основных направлений аутсорсинга: аутсорсинг хозяйственных функций, аутсорсинг в области информационных технологий и аутсорсинг учетных функций.

Аутсорсинг хозяйственных функций

К аутсорсингу хозяйственных функций, как правило, относят передачу внешним подрядчикам таких процессов как: уборка помещений, ремонт и работы по благоустройству прилегающих территорий, питание сотрудников и учащихся, охрану и прочих необходимых работ для учреждения,  но не являющихся основной деятельностью учреждения.

Данная практика стала уже обыденной для большинства учреждений и она не вызывает каких либо опасений или сомнений в умах руководителей, так как в большинстве случаев привлечение внешних исполнителей экономически оправдано и существенно сокращает нагрузку на руководителей по контролю состояния хозяйственных  процессов.

Аутсорсинг в области информационных технологий

Аутсорсинг в области информатизации и информационных технологий в образовательных учреждения начал очень динамично развиваться в последние 5 лет. Активное развитие проектов электронного правительства серьезно затронуло вопросы по внедрению современных технологий в большинство государственных институтов и сфера образования была одной из первых, где начли реализовываться различные масштабные проекты. Сегодня практически не осталось учебных заведений, до которых не дотянулись линии глобальной сети Интернет и не используется современная компьютерная техника. Быстрыми темпами развиваются различные облачные информационные ресурсы и внедрение единой информационной платформы на базе 1С. В связи с этим, существенно выросла потребность образовательных учреждений в ИТ специалистах высокой квалификации для внедрения информационных систем и поддержания корректной работы информационных баз и оборудования. Именно эту задачу с успехом решают профессиональные ИТ провайдеры. Практика показала, что как правило в небольших учреждениях постоянно держать собственного ИТ специалиста экономически не целесообразно, так как универсальные специалисты с высокой квалификацией, способные обеспечивать выполнение задач в очень широком диапазоне, имеют достаточно высокие зарплатные ожидания, реализовать которые в бюджетном учреждении достаточно сложно из-за ограниченного бюджета, а привлечение специалистов с низкой квалификацией неоправданно, так как он не способен выполнить все требуемые задачи в оптимальный срок. В данный момент количество предложений сервисных компаний в области информационных технологий достаточно велико и руководитель достаточно легко может найти удовлетворяющего по цене и качеству провайдера.

Аутсорсинг учетных процессов и административных функций

Аутсорсинг учетных процессов в бюджетных учреждениях является наиболее активно развивающимся направлением последних лет. Данное направления аутсорсинга охватывает такие критически важные процессы учреждений как обеспечение бухгалтерского и кадрового учета с учетом требований законодательства в области бюджетного учета и поддержание планово-экономической деятельности, расчет заработной платы для сотрудников и стипендий для учащихся, юридическое сопровождение деятельности учреждения, обеспечение закупочной деятельности, инвентаризация имущества учреждения, поддержка работ в единых информационных системах и многое другое. Толчком к развитию аутсорсинга учетных функций в образовательных учреждениях стала реализация пилотного проекта Департамента образования г.Москвы (далее – ДОгМ), итоги которого были признаны успешными на уровне ГКУ Дирекции ДОгМ ( см приложение). В рамках проекта несколько десятков образовательных учреждений, имеющих недостатки в процессах обеспечения учетных функций, были переданы на облуживание профессиональной сервисной компании, которая провела проверку состояния бухгалтерского и кадрового учета, восстановление недостающей документации и отладила все процессы обработки учетной документации и сдачи отчетности. Реализованный пилотный проект перерос в масштабную компанию по передачи учетных процессов аутсорсинг провайдерам.

Оценка эффективности привлечения аутсорсинг провайдера

В случае привлечения аутсорсинг провайдера, одними из ключевых вопросов стоящих перед руководителем учреждения являются: определение целесообразности привлечения провайдера и оценка эффективности работы подрядчика.

Определение целесообразности привлечения провайдера можно провести путем оценки передаваемого процесса по нескольким критериям:

Во-первых,    это формализуемость процедур передаваемого процесса: возможность точной постановки задачи перед подрядчиком и формализованность требований по качеству, срокам исполнения и процедурам передаваемого процесса. 

Во-вторых, возможность реализации данного процесса аутсорсинг провайдером. В данном случае необходимо обратить внимание на ресурсную базу потенциального подрядчика: наличие у него необходимых технических средств для выполнения работ, достаточность и квалификация персонала, который будет задействован на выполнении работ по договору, наличие опыта при обслуживании по передаваемым процессам у схожих учреждений.

В-третьих, экономическая целесообразность, а именно сопоставление стоимости контракта с затратами учреждения при самостоятельной реализации процесса силами собственных сотрудников. В данном случае необходимо учитывать не только  ФОТ сотрудников, но и налоговые отчисления, а также косвенные затраты  которые неизбежно возникнут в процессе выполнения работ. Также необходимо учесть время руководителя, которое тратится на контроль собственных сотрудников. В случае привлечения провайдера как правило контрольные процедуры отнимают существенно меньше времени руководителя организация, контролируется только результат выполненных работ. 

Врезка: Политика ДОгМ предусматривает соблюдение правила: затраты на реализацию функции по ведению бухгалтерского учета не должны превышать 1% от общего объема финансирования. 

В-четвертых, отсутствие юридических ограничений по привлечению подрядчика: требований по лицензированию деятельности и наличию соотвествующих лицензий у подрядчика, ограничений по доступу к документации или данным, которые могут быть использованы в процессе работы с подрядчиком и т.д.

Важным моментом в сотрудничестве с провайдером, как и с любым другим подрядчиком, является условия договора обслуживания, в котором обязательно необходимо отразить детальный состав работ и расценки, по которым будут тарифицироваться услуги специалистов ИТ компании, а также сроки выполнения работ с момента направления заявки от учреждения. Кроме того, необходимо учесть требования соблюдения прав конечных потребителей, ответственность за несоблюдение условий договора. ​

Разъяснения ведомств – использование аутсорсинга

На примере аутсорсинга учетных функций:

Правовые основы привлечения внешней бухгалтерской компании установлены

  • п. 3 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который позволяет руководителю организации заключать договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета
  • Раздел 5 Приказа № 53 от 21.01.2011 Департамента финансов города Москвы, об утверждении порядка открытия и закрытия лицевых счетов финансовым органом г. Москвы: В случае если ведение бухгалтерского учета передано в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, третьим лицам, им также может быть предоставлено право второй подписи на основании распорядительного акта руководителя клиента.
  • Получено официальное подтверждение от Комитета по бюджету и налогам Государственной думы РФ об отсутствии информации о внесении изменений в законодательство РФ, содержащей запрет либо ограничения на использование государственными учреждениями аутсорсинга. (см приложение)
  • В след за ДОгМ пилотные проекты по использованию аутсорсинга учетных функций были запущены в Департаменте культуры г. Москвы и Департаменте здравоохранения г. Москвы. Проекты были запущены в 2015 году, эффективность/успешность/результат возможно будет оценить не ранее 2016 года.
  • На одном из семинаров-совещаний ГКУ Дирекции ДОгМ по вопросам финансово-хозяйственной деятельности образовательных организаций, был озвучен Перечень унифицированных объектов закупок для образовательных организаций и иных учреждений, подведомственных ДОгМ на 2016 год.

В первой десятке перечня (всего 58 объектов в списке):

  1. Услуги по ведению бухгалтерского учета
  2. Услуги по техническому обслуживанию систем оповещения
  3. Услуги по обслуживанию инженерных систем
  4. Услуги по очистке и дезинфекции вентиляции
  5. Услуги по разработке проектно-сметной документации
  6. Услуги по вывозу ТБО и ГКМ
  7. Услуги по уборке внутренних помещений
  8. Услуги по уборке прилегающей территории
  9. Услуги по мойке окон с применением промышленного альпинизма
  10. Услуги по дезинсекции и дератизации

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Опрос

Сложно ли Вам проводить ежеквартальные сверки с контрагентами?

  • Да 39.58%
  • Нет 25%
  • Зависит от количества контрагентов 35.42%
Другие опросы

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-58476 от 04.07.2014.


  • Мы в соцсетях
Наш сайт для тех, кто рассчитывает зарплату в учреждениях госсектора

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×