Первичные документы бюджетных учреждений

34902
Шестакова Екатерина Владимировна
генеральный директор ООО «Актуальный менеджмент», к. ю. н.
Первичные документы для целей бухгалтерского и налогового учета постоянно меняются. Принять во внимание все особенности поможет статья.

Первичные учетные документы

Для всех организаций в Российской Федерации действуют единые правила оформления документов. Согласно ч. 1, 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом с обязательными реквизитами. Однако первичка для целей бухгалтерского и налогового учета постоянно претерпевают изменения. Так, вместо кода ОКАТО с 2014 года в документах необходимо указывать код ОКТМО. Организациям рекомендовано использовать универсальный передаточный документ. Кроме того, вызывает вопросы применение для оформления хозяйственных операций собственных форм, разработанных учреждением или его контрагентами. В2016 году вступили в силу очередные измения.

Изменения в первичных документах в статье "Первичные документы в 2016 году"

Все о первичных документах для целей бухгалтерского и налогового учета T1M36S Первичные документы бюджетных учреждений

Первичные документы бюджетных учреждений

Заполнение платежных документов

Всем бюджетным учреждениям необходимо перечислять денежные средства в бюджеты различных уровней, уплачивать налоги и государственные пошлины, погашать задолженность прошлых лет. Платежи оформляются с помощью платежного поручения.  Правила заполнения платежных поручений на перечисление платежей в бюджетную систему РФ, в том числе налогов и страховых взносов в ПФР, ФСС и ФФОМС, определены Приложением 2 к Приказу Минфина России от 12.11.2013 N 107н.
В 2016 году произошли очередные измнения в порядок заполнения платежных поручений.

С 28.03.2016 вступили  в силу еще одни измнения в пордок платежных поручений на перечисление денежных средств, внесенные Приказами   Минфина России от 23.09.2015 № 148н,   и указаниам Банка России от 06.11.2016 № 3844-У.

В первую очередь нужно  обратить  внимание на заполнение реквизитов ИНН и КПП. Порядок их заполнения приведен в Приложении  к Приказу Минфина России N 107н. Значение ИНН в распоряжении о переводе денежных средств указывается в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. Значение реквизита "ИНН" плательщика и получаталя  не может начинаться с двух нулей (00). Аналогичное требование установлено для заполнения КПП. Значение данного реквизита должно состоять из 9 цифр. Обратите внимание, что первые два знака "КПП" плательщиуа "КПП" получателя  средств не могут одновременно принимать значение ноль (0).

В платежных документах появился новый код УИН, который вносится в графу 22. Заявка на кассовый расход с 31 марта 2014 года заполняется по форме 0531801.

Идентификатор УИН указывается в разделе 2 «Реквизиты документа-основания», при этом:

  • в графе 1 «Вид» указывается текст «УИН»;
  • в графу 2 «Номер» вносится запись со значением УИН;
  • графа 3 не заполняется;
  • в графе 4 «Предмет» указывается значение «-».

Идентификатор УИН указывается в разделе 1 «Реквизиты документа», при этом:

  • в поле «наименование документа-основания» указывается текст «УИН»;
  • в поле «Номер» вносится запись со значением УИН.

Идентификатор УИН может указываться перед текстовым назначением платежа в графе 7 «Назначение платежа (примечание)» раздела 1 «Реквизиты документа». При этом для выделения идентификатора УИН после него в записи нужно указать символы «///». Например: УИН12345678901234567890/// (письмо Казначейства России от 20 декабря 2013 г. № 42-7.4-05/5.3-836).

В случае отсутствия УИН в реквизите  "Код" распоряжения о переводе денежных средств указывается значение ноль (0). Заметим, что ранее данная информация была доведена до учреждений Письмом  ФСС РФ от 21.02.2014 N 17-03-11/14-2337, Разъяснениями   ФНС России "О порядке указания УИН при заполнении распоряжений о переводе денежных средств в счет уплаты налогов (сборов) в бюджетную систему Российской Федерации". Остальные реквизиты платежного получения оставлены без изменений.

Образцы заполнения платежных поручений доступны в разделе «Формы» электронного журнала. Также рекомендуем статью «Заполнение платежек по налогам и взносам по новым правилам».

Универсальный передаточный документ

В соответствии со ст. 143 Налогового кодекса РФ все организации признаются плательщиками НДС. Исключения для бюджетных учреждений в законодательстве отсутствуют. Эта позиция подтверждается и судебной практикой (постановление ФАС Северо-Западного округа от 28 октября 2008 г. по делу № А42-2619/2006). А поскольку бюджетные учреждения считаются плательщиками НДС, на них распространяются новые нормы в отношении применения универсального передаточного документа. Этот документ сочетает в себе признаки счета-фактуры и накладной. Любой хозяйствующий субъект с 2013 года, не нарушая законодательство, может объединить информацию ранее обязательных для применения форм передачи материальных ценностей (ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел формы № 1-Т) с дублирующими по большинству позиций реквизитами и информацию счетов-фактур, выписываемых в целях исполнения законодательства по налогам и сборам. Такое объединение при соблюдении требований Закона № 402-ФЗ и главы 21 НК РФ позволяет организации и учесть оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, и реализовать право на налоговый вычет по НДС, и подтвердить затраты в целях исчисления налога на прибыль организаций и других налогов (письмо ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@).

Бюджетные учреждения могут использовать универсальный передаточный документ как в бумажном виде, так и в форме электронного документа (письмо ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984@). Однако форма УПД носит рекомендательный характер.

по вопросц примнения УПД органами местного самоуправленя разъяснения даны Минфином России в Письме от 17.02.2015 N 02-06-05/7320. По мнению финансового ведомтсва, орган местного самоуправления) вправе принять к бюджетному учету любой документ, представленный поставщиком товара, если иное не предусмотрено условиями заключенного контракта (договора) поставки товара, в том числе и УПД, при условии соответствия указанного документа требованиям по составу обязательных реквизитов, установленнымп. 7  Инструкции N 157н.

Собственные формы первичных документов

Бюджетные учреждения, как и другие юридические лица, с 2013 года свободны в составлении документов. Обязательные реквизиты первичного учетного документа таковы (ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи уполномоченных лиц.

При соблюдении требований к реквизитам бюджетное учреждение может использовать собственные формы первички. Например, законодательство не запрещает оформлять двуязычные первичные документы (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402@). Утвержденная форма внешнего первичного учетного документа может подлежать уточнению (видоизменению) с соблюдением требований ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ в рамках конкретной сделки по результатам согласования с каждым конкретным контрагентом.

Если контрагент учреждения применяет формы собственной разработки и они содержат все обязательные реквизиты, бюджетное учреждение может принять такую «первичку». Налоговые органы не вправе отказать в учете расходов на основании документа, составленного контрагентом по разработанной им форме.

Расшифровка подписей

В Законе № 402-ФЗ не говорится об обязательной расшифровке подписей. Однако бюджетным учреждениям следует внимательно относиться к наличию такой расшифровки, поскольку она предусмотрена ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Расшифровка подписей отнесена к обязательным реквизитам первичного учетного документа в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

Судебная практика по этому вопросу складывается неоднозначно. В некоторых случаях арбитры указывают, что документы без расшифровок подписей не могут подтверждать произведенные организацией расходы (постановления ФАС Уральского округа от 13 августа 2012 г. № Ф09-7003/12, ФАС Поволжского округа от 31.01.2012 № А55-3382/2011). В других решениях судьи поддерживают налогоплательщиков (постановления ФАС Центрального округа от 19 июня 2013 г. № А54-3390/2012, ФАС Московского округа от 24 июня 2011 г. № КА-А40/5868-11). Во избежание судебных споров с проверяющими органами рекомендуется отслеживать наличие расшифровки подписей.

Регистры учета бюджетных учреждений

Обязательное условие исполнения норм ст. 10 Закона № 402-ФЗ – утверждение с 2013 года как минимум двух регистров бухгалтерского учета:

  • хронологического (журнал хозяйственных операций и (или) журнал проводок);
  • сводного (главная книга и (или) оборотно-сальдовая ведомость).

Кроме того, бюджетные учреждения формируют иные регистры учета. Так, в процессе проведения инвентаризации активов и обязательств учреждения формируются регистры бюджетного учета в соответствии с Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н 0504081 по 0504089, 0504091, 0504092, 0504835). Исходя из ч. 1 ст. 7 и ст. 10 Закона № 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав регистров бухгалтерского учета, применяемых для регистрации и накопления данных, содержащихся в первичке экономического субъекта. Таким образом, бюджетному учреждению нужно сформировать собственные регистры учета в соответствии с требованиями законодательства.

В силу Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н, ответственность за организацию хранения первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель субъекта учета (пункт 14). Следовательно, руководитель бюджетного учреждения своим распоряжением устанавливает в 2014 году регистры учета.

Документы в адрес нескольких контрагентов

Рассмотрим спорную ситуацию, когда контрагент бюджетного учреждения выставляет первичный документ в адрес нескольких организаций. В этом случае неясно, какие реквизиты указывать в нем. Ответ на этот вопрос можно найти в письме Минфина России от 14 марта 2014 г. № 03-07-15/11221 (направлено письмом ФНС России от 18 апреля 2014 г. № ГД-4-3/7473@). Чиновники сообщили о возможности выставления счетов-фактур нескольким принципалам.

Агент вместе со счетом-фактурой, выставленным принципалу, предоставляет принципалу заверенную копию счета-фактуры, выставленного агенту продавцом. Таким образом, при наличии нескольких контрагентов-принципалов можно предоставить им заверенную копию . Такая ситуация не будет препятствием для вычета по НДС.

Контроль первичных документов 

Налоговые органы с 2014 года могут и проверять первичку в рамках выездных налоговых проверок, и запрашивать ее в рамках камеральных проверок. Поэтому бюджетным учреждениям нужно усилить контроль их содержания. В том числе, стоит вести тщательную проверку на наличие ошибок, своевременное исправление которых убережет учреждение от проблем. В рамках камеральных проверок налоговые органы вправе инспектировать:

  • первичные и иные документы, подтверждающие изменение сведений в соответствующих показателях налоговой декларации (расчета), – при проведении камеральной налоговой проверке на основе уточненной налоговой декларации, в которой уменьшена сумма налога, подлежащая уплате в бюджет, или увеличена сумма полученного убытка, по сравнению с ранее представленной декларацией;
  • аналитические регистры налогового учета, на основании которых сформированы вышеописанные показатели, до и после их изменений;
  • любые документы-основания для исчисления и уплаты налогов, связанных с использованием природных ресурсов (п. 9 ст. 88 НК РФ).

С 1 января 2015 года испекторв могут потребовать счета-фактуры, и иные документы, относящиеся к декларациям по НДС, если сведения в этих декларациях будут противоречить информации, имеющейся у налоговиков.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль