Автоматизация кадрового учета на госслужбе

4519
Плотникова Елена
заместитель начальника отдела по вопросам государственной гражданской службы и кадрам Министерства экономического развития, промышленной политики и торговли Оренбургской области
Прохождение государственной гражданской службы отличается рядом специфических особенностей: свой институт права; свои принципы поступления на госслужбу, прохождения службы, продления испытательного срока, увольнения. Для эффективного ведения кадрового делопроизводства в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления тоже требуется учитывать много нюансов.

Елена Плотникова, заместитель начальника отдела по вопросам государственной гражданской службы и кадрам Министерства экономического развития, промышленной политики и торговли Оренбургской области

Кадровый учет на госслужбе: путь к автоматизации

Прохождение государственной гражданской службы отличается рядом специфических особенностей: свой институт права; свои принципы поступления на госслужбу, прохождения службы, продления испытательного срока, увольнения. Для эффективного ведения кадрового делопроизводства в органах исполнительной власти и органах местного самоуправления тоже требуется учитывать много нюансов. О практике автоматизации кадрового учета на госслужбе, включая выбор системы автоматизации, внедрение и опытно-промышленную эксплуатацию, рассказывает этот материал.

Особенности кадрового учета в органах исполнительной власти

В отличие от обычных организаций, в кадровых службах органов исполнительной власти не используются унифицированные формы приказов и отчетов. Кадровики руководствуются определенными правилами и инструкциями, утвержденными нормативными правовыми актами субъекта РФ. Например, все приказы составляются в текстовой форме. У них есть установленный формат и очень четкие требования к используемым шрифтам, до миллиметра обозначены размеры полей. Если формы приказов редактируются на уровне правительства региона, то появляются дополнительные различия. Например, в одном субъекте РФ дата пишется в формате «дд.мм.гггг», а в другом – строго «д.мм.гггг». Подобных моментов очень и очень много.

В кадровой службе Министерства экономического развития, промышленной политики и торговли Оренбургской области формируется множество отчетов. Например, в Росстат по формам 1-ГС («Сведения о составе работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы, по полу, возрасту, стажу государственной службы, образованию») и 2-ГС («Сведения о дополнительном профессиональном образовании федеральных государственных гражданских служащих и государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации»), в Приволжский Федеральный округ (Мониторинг развития государственной, муниципальной службы, реализации наградной политики) и другие.

Выбор системы автоматизации кадрового учета

На практике, несмотря на столь сложную специфику работы, многие кадровики в органах исполнительной власти ведут кадровый учет вручную: создают шаблоны приказов в программе Microsoft Word и подставляют в них необходимые данные. Проблема заключается не только в трудоемкости процесса. Есть опасность утери данных из-за заражения вирусами или поломки жесткого диска, тратится много времени на исправление орфографических ошибок. Рано или поздно кадровик, взвесив все плюсы и минусы, принимает решение вести кадровое делопроизводство с помощью программы, способной облегчить его работу.

К примеру, я одна веду кадровый учет по 104 работникам, среди которых – как государственные гражданские служащие, так и служащие по обеспечению деятельности министерства. Прохождение службы первыми регулируется законодательством о государственной гражданской службе, деятельность вторых – трудовым законодательством. При автоматизации кадрового учета нужно было выбрать систему, функционал которой, прежде всего, позволял бы:

  • автоматически рассчитывать стаж сотрудника на любую дату, рабочие периоды отпусков с учетом всех периодов, не включаемых в стаж для начисления отпуска;
  • отслеживать надбавки и дополнительные дни отпуска в зависимости от стажа государственной гражданской службы сотрудника.

Кроме того, требовался доступ из программы кадрового учета к всевозможным печатным формам, таким как Т-2ГС, аттестационный лист, экзаменационный лист, отчеты по форме 1-ГС, 2-ГС, отчеты в ПФР, по воинскому учету, а также к готовым приказам и справочникам.

Не менее важно для меня быть в курсе любых изменений в кадровом составе министерства: контролировать и планировать профессиональный рост персонала, повышение квалификации, переподготовки, стажировки, аттестации на соответствие должности, своевременность присвоения классных чинов, присвоение наград, юбилейные даты.

Наконец, при выборе системы автоматизации кадрового учета важен критерий «отзывчивости» разработчиков – способность реагировать на пожелания заказчика, идти навстречу. Многие программы не очень эффективны именно из-за невозможности внести какие-то коррективы в систему. Достаточно сложно найти хороших специалистов, способных посредством удаленного доступа быстро и грамотно добавить нужную печатную форму или внести изменения, связанные с законодательством.

Программа, на которой мы остановили выбор, позволяла решить все поставленные задачи. В автоматизации кадрового учета мы стали первопроходцами среди органов исполнительной власти Оренбургской области. Автоматизация кадрового учета – достаточно простой и быстрый процесс, который при правильном подходе реально завершить буквально за три месяца. У нас внедрение программы «Контур-Персонал Госслужба» проходило в четыре этапа.

Диагностика кадрового учета

Специалисты компании-разработчика сначала провели диагностику кадрового учета в нашем министерстве. Мы передали им формы отчетов, приказов, документов, которые хотели бы создавать с помощью внедряемой программы. В свою очередь, разработчики составили техническое задание и оценили объем работы.

Конвертация и сверка данных кадрового учета

Компания-разработчик выполнила загрузку структуры нашего министерства, ввела все виды электронных данных по сотрудникам и штатному расписанию. Конечно, нам пришлось проделать огромную работу – необходимо было внести сведения из трудовых книжек, заполнить все карточки, убедиться, что данные введены правильно, распределить сотрудников по штатному расписанию и добавить недостающую информацию. Но эту работу требуется проделать при внедрении любой программы кадрового учета. Я знаю, что многие кадровики находят массу причин, чтобы этого избежать. По большей части, сотрудники кадровых служб просто не понимают, что сначала нужно поработать на программу, но зато потом она начинает работать на тебя с колоссальной отдачей.

Мы стремились как можно скорее начать пользоваться программой, поэтому сверили данные за месяц.

Настройка программы кадрового учета

Поскольку, как сказано выше, в разных органах исполнительной власти печатные формы, реквизиты, приказы или отчеты могут различаться, базовую версию программы кадрового учета настраивают индивидуально. У нас в основу легли формы, разработанные и утвержденные Аппаратом Губернатора и Правительства Оренбургской области. Например, мы ввели свой реестр гражданских служащих. С его помощью в конце года можно получить статистику по всем параметрам, касающимся повышения квалификации, классных чинов, аттестации, стажа гражданской службы, общего стажа, наличия (получение второго) высшего образования. Одним словом, все, что относится к приему на гражданскую службу, прохождению госслужбы и увольнению, сводится в этот реестр.

Также нам потребовалось дополнить программу формой еще одного очень сложного и важного отчета – мониторинга развития государственной, муниципальной службы, реализации наградной политики. Его требуется сдавать раз в полгода. Если в реестр мы вносим все персональные данные, то в мониторингах выводится качественно-численное и процентное соотношение, что позволяет во всех разрезах проанализировать развитие гражданской службы в органе исполнительной власти и в субъекте РФ в целом.

Опытно-промышленная эксплуатация системы автоматизации кадрового учета

Наконец, на этапе опытно-промышленной эксплуатации мы проверяем:

  • корректность вывода на печать всех приказов и отчетов;
  • своевременность вывода программой предупреждений об изменении надбавок в зависимости от стажа государственной гражданской службы, пересчета дней дополнительного отпуска за выслугу лет;
  • способность программы при включении оповещать кадровика о грядущих событиях: кому необходимо изменить надбавку, кто уходит в отпуск, у кого заканчивается срочный контракт или отпуск по уходу за ребенком до полутора (трех) лет и т.д.

Мне удалось довольно быстро практически полностью освоить программу. Ни на какие спецкурсы записываться не пришлось – специалист компании-разработчика в удаленном доступе показал мне, как и что работает, – и дело пошло! Теперь я веду в полноценном режиме прием, перевод, увольнение, отслеживаю профессиональный рост сотрудников, отпуска и другие параметры.

Кстати, в части кадрового делопроизводства и формировании ряда отчетов программа заменила мне еще одного сотрудника. Кадровая служба в органе исполнительной власти обязана обеспечить ведение Реестра гражданских служащих в министерстве. Сведения, включаемые в Реестр, определены Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе в Российской Федерации». К ним относятся: замещаемая должность гражданской службы, классный чин, дата поступления на гражданскую службу, стаж замещения должностей гражданской службы, а также заслуги и результативность исполнения функций по замещаемой должности. Благодаря разработчикам программы, всю эту информацию я могу извлечь из программы на любую дату, по форме, утвержденной нормативным правовым актом Правительства Оренбургской области.

Также смотрите:
– Эффективный контракт в медицинском учреждении
– Коллективный договор бюджетного учреждения
– Положение о бухгалтерии бюджетного учреждения
– Трудовое законодательство и страховые взносы 2015
– Повышение заработной платы

Чтобы читать свежие материалы журнала «Учет в бюджетных учреждениях», авторизуйтесь как подписчик, оформите демодоступ или подпишитесь на журнал.



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 29.73%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.11%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 64.86%
  • Над налоговой отчетностью 24.32%
результаты

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Наш сайт для тех, кто рассчитывает зарплату в учреждениях госсектора

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль