Учет оргтехники и расходных материалов

20821
Стенечкина Анна Константиновна
эксперт по бюджетному учету
Бухгалтерия любого современного учреждения ведет учет оргтехники, как и учет расходных материалов к ней. Особенности оприходования и списания этих видов нефинансовых активов раскрывает эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

От принятия к учету до списания активов

Бухгалтерия любого современного учреждения ведет учет оргтехники, как и учет расходных материалов к ней. Прежде чем произвести оприходование оргтехники, необходимо отнести ее либо в состав основных средств, либо к материальным запасам. Также при постановке на учет важно правильно классифицировать имущество для корректного начисления амортизации. Есть особенности и в принятии к учету расходных материалов. В частности, важно правильно определить статью КОСГУ при классификации расходов.

Списание оргтехники также может вызвать вопросы у бухгалтера, особенно если дело касается учета драгметаллов, содержащихся в составе объекта нефинансовых активов. При списании расходных материалов сложности могут возникнуть с утилизацией отходов. Решить насущные проблемы в учете оргтехники и расходных материалов поможет эксперт журнала «Учет в учреждении».

Журнал «Учет в учреждении» регулярно публикует разъяснения экспертов по особенностям учета различных видов имущества. Не забудьте подписаться на выгодных условиях!

Автоматизация учета оргтехники

Активная информатизация бюджетной сферы привела к тому, что в настоящее время для учета оргтехники и расходных материалов некоторым учреждениям не хватает возможностей стандартных бухгалтерских программ, и приходится приобретать дополнительные системы или дорабатывать существующие программы. Любая бухгалтерская программа справится с учетными задачами по:

  • закупке оргтехники и расходу материалов;
  • постановке на баланс и списание с формированием соответствующих актов;
  • перемещениям оргтетехники между подразделениями учреждения.

Как правило, с помощью дополнительных систем можно отслеживать правомерность плановых ремонтов, замены частей и профилактики учитываемой оргтехники, смену картриджей на принтерах, ксероксах и другом печатающем оборудовании, а также количество их заправок. Прежде чем приобретать дополнительные учетные системы, нужно убедиться, что заложенная в них нормативная документация актуальна и ее можно обновлять и расширять при дальнейшем использовании в зависимости от изменений законодательства, документации производителя, локальных нормативных актов учреждения.

Классификация основных средств для начисления амортизации

Оргтехника согласно Общероссийскому классификатору видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) ОК 004-93 именуется канцелярской (код 3000000), а именно:

  • оборудование канцелярское фотокопировальное, копировально-множительное (коды 3010210 – 3010282);
  • оборудование канцелярское прочее (коды 3010300 – 3010460);
  • детали и принадлежности, включая расходные материалы для средств автоматизации управленческого и инженерно-технического труда (коды 3010480 – 3010542);
  • приборы и инструменты математические (коды 3010150 – 3010197).

Срок полезного использования объектов нефинансовых активов в целях принятия к учету в составе основных средств и начисления амортизации должен определяется согласно Классификации объектов основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, а также в соответствии с рекомендациями производителя. Такие рекомендации содержатся в документах, входящих в комплектацию объекта имущества. Если норм, устанавливающих сроки полезного использования соответствующего имущества в целях начисления амортизации, нет ни в законодательстве РФ, ни в документах производителя, порядок амортизации определяется на основании решения комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов. Такое решение принимается с учетом ожидаемого срока использования и физического износа объекта, гарантийного срока, ограничений использования объекта.

Учет драгметаллов в оргтехнике

Большинство видов современной оргтехники содержит золото, серебро и другие драгоценные металлы. При этом методика определения их содержания, например, в оргтехнике зарубежного производства не разработана. В случае неопределенности сведения заносятся в учетную документацию комиссионно, на основе аналогов. Об этом сказано в пункте 6.3 Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной приказом Минфина России от 29 августа 2001 г. № 68н.

Об учете драгметаллов после списания оргтехники рассказывает статья «Учет драгоценных металлов».

Бюджетная классификация: оргтехника и расходные материалы

В зависимости от экономического смысла производимых затрат оргтехника и расходные материалы могут оплачиваться за счет разных статей КОСГУ. Порядок применения КОСГУ установлен Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными приказом Минфина России от 1 июля 2013 г. № 65н.

Классификация расходов на оргтехнику

Критерии отнесения оргтехники к основным средствам (КОСГУ 310) или материальным запасам (КОСГУ 340) установлены пунктами 38 и 99 Инструкции № 157н. Согласно этим положениям, ключевой критерий – это срок полезного использования:

  • менее 12 месяцев – для материальных запасов;
  • 12 месяцев и более – для основных средств.

Порядок определения срока полезного использования объекта основных средств приведен в п. 44 Инструкции № 157 н. Чаще всего к основным средствам относят принтеры, сканеры, копиры, калькуляторы.

Если оргтехника приобретена в качестве подарка, то ни к основным средствам, ни к материальным запасам она отнесена быть не может. Для подобных случаев Указаниями № 65н предусмотрена статья КОСГУ 290 «Прочие расходы».

КОСГУ: расходные материалы

Расходные материалы для оргтехники могут приобретаться учреждением не только для повседневных нужд, но и для проведения различных мероприятий, таких как выставки, семинары и конференции. Если материальные запасы закуплены для подобных целей самостоятельно, то они классифицируются как нефинансовые активы соответствующего вида и списываются на общих основаниях. Если учреждение поручает сторонней организации, организацию мероприятия, включая обеспечение расходными материалами, то стоимость таких материалов относится к затратам на организацию мероприятия. В соответствии с Указаниями № 65н оплата расходов на проведение соответствующих мероприятий производится по подстатье 226 КОСГУ «Прочие работы, услуги». В учете операция отражается так:
Дебет счета 0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»
или Дебет счета 0 40120 226 «Расходы на прочие работы, услуги»
Кредит счета 0 30226 000 «Расчеты по прочим работам, услугам».

Оприходование оргтехники и расходных материалов

Оргтехника, отвечающая признакам основных средств, учитывается на счетах 0 101Х4 000 «Машины и оборудование» и 0 101Х8 000 «Прочие основные средства». Проблемы с оприходованием чаще всего возникают в отношении оргтехники и расходных материалов, отвечающих признакам материальных запасов и, соответственно, учитываемых на счете 0 10536 000 «Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения» (п. 118 Инструкции № 157н).

Подробнее об учете компьютеров и другой оргтехники в составе основных средств читайте в статье «Учет основных средств».
Правила учета материалов напоминает статья «Учет материальных запасов».

Еще одна типичная проблема, увеличивающая трудозатраты бухгалтера, – принцип наименования номенклатурных единиц. Точный перенос наименования из накладной поставщика с переходом с русского на латинский шрифт (например, «Картридж лазерный ProMEGA print CE285») занимает много времени. Кроме того, подобное наименование затруднит в дальнейшем поиск слова «картридж» в выпадающем списке программы бухгалтерского учета, так как объект вполне может быть внесен на латинскую, а не на русскую букву «К». Однако отражение объектов без детализации также может осложнить поиски необходимой номенклатурной единицы. В этом случае в перечне номенклатуры можно увидеть десятки безымянных «картриджей», «тонеров», «бумаги» и прочего, что приводит к расходованию лишнего времени на поиск информации и устранение ошибок. Эту проблему решает утверждение в рамках учетной политики Порядка отражения в учете наименований канцелярских принадлежностей. Для установления соответствия наименований в документах поставщика наименованиям в учете учреждения к каждому документу поступления канцелярских принадлежностей можно составлять соответствующий приходный ордер (форма М-4).

Списание расходных материалов

Способ определения цены

Выбытие (отпуск) материальных запасов производится по фактической стоимости каждой единицы либо по средней фактической стоимости (п. 108 Инструкции № 157н). При этом выбранный учреждением способ определения цены фиксируется в учетной политике. Для различных товарных групп цена может определяться по-разному, то есть способ оценки расходных материалов может отличаться от способа оценки оборудования, предназначенного для монтажа. В течение года для товарной группы последовательно применяется один и тот же выбранный способ определения цены.

Списание по фактической цене помогает избежать арифметических ошибок, но нередко приводит к громоздким номенклатурным спискам расходных материалов, поскольку даже при закупках у одного постоянного поставщика в каждой новой накладной может быть новая цена. В использовании этого способа списания разумно установить некоторые рамки. Например, нет смысла выделять в отдельные номенклатурные позиции одинаковые расходные материалы при отклонении цены от поставки к поставке в пределах нескольких копеек.

Способ списания по усредненной цене хорош тем, что не ведет к раздуванию списка номенклатуры. Однако усреднять цену можно только по одинаковым товарам. Недопустимо, скажем, усреднять картриджи с разбросом цен в десять раз, поскольку это может привести к неправильным данным инвентаризации. Кроме того, применение метода затруднено ситуациями, когда бухгалтер вынужден отражать в учете документы задним числом.

Пример списания по усредненной цене

По состоянию на 1 сентября 2014 года в учреждении числился остаток бумаги в количестве 10 пачек по цене 150 руб. на общую сумму 1500 руб.
Спустя несколько дней было приобретено еще 10 пачек бумаги, но уже по 170 руб. за пачку на общую сумму 1700 руб.
10 сентября 2014 года в бухгалтерию были представлены документы о расходовании 15 пачек бумаги.

Бухгалтер отразил в учете списание бумаги по усредненной цене 160 руб. за пачку на общую сумму 2400 руб. Позднее в бухгалтерию поступил не проведенный ранее документ о расходовании 5 пачек бумаги, датированный 29 августа 2014 года. Бухгалтер отразил его в учете, так как квартал не был закрыт. Поскольку по состоянию на 29 августа 2014 года бумага числилась по цене 150 руб. за пачку, бухгалтерская программа произвела списание в тот же день на сумму 750 руб. (5 х 150 руб.).
В итоге в количественном учете вся бумага оказалась списанной, а сумма 50 руб. осталась на балансе: 1500 + 1700 = 3200; 3200 - (2400 + 750) = 50.
Для исправления ситуации необходимо переоформить документ о списании на дату 10 сентября  2014 года.

Утилизация отходов

В отличие от бумаги, картриджи, тонеры и некоторые другие виды расходных материалов не оседают в архивах учреждения. При их списании необходимо руководствоваться не только бухгалтерским законодательством, но и Федеральным законом от 24 июня1998 г. № 89-ФЗ об отходах производства и потребления. Как правило, расходные материалы для оргтехники, потерявшие свои потребительские свойства, относятся к третьему классу опасности (умеренно опасные отходы). Такие отходы для утилизации можно передавать лишь компаниям с соответствующей лицензией. В случае несоблюдения законодательства учреждению грозит штраф согласно статье 8.2 КоАП РФ.

Общие правила и особенности списания различных видов имущества раскрывает статья «Списание имущества».

Списание и утилизация оргтехники

Основная проблема утилизации оргтехники, отнесенной к основным средствам, – присутствие в ней в небольшом количестве золота, серебра и других драгоценных металлов. В соответствии с пунктом 3.2 Инструкции № 68н учреждение может:

  • самостоятельно обрабатывать (перерабатывать) собранный лом, содержащий драгоценные металлы;
  • реализовывать лом, содержащий драгоценные металлы;
  • передавать его для дальнейшего производства и аффинажа на давальческой основе аффинажным организациям или организациям, занимающимся заготовкой лома и отходов, первичной обработкой и переработкой.

Пример списания оргтехники с содержанием драгметаллов

Учреждение произвело списание морально устаревшей и физически полностью изношенной импортной автоматической телефонной станции (АТС), приобретенной за счет средств от приносящей доход деятельности (остаточная стоимость – 7000 руб.).
Силами учреждения основное средство было демонтировано. После демонтажа были извлечены детали, содержащие драгоценные металлы. В чистом виде их масса составила 40 г на сумму 8000 руб.
Оформлен акт приема-передачи деталей (узлов) аффинажной организации. После завершения работ в представленном паспорте указано содержание драгоценных металлов – 30 г на сумму 6000 руб.

Расхождение, указанное в примере, довольно часто встречается на практике. Такие ситуации урегулированы в примечании к пункту 6.3 Инструкции № 68н. Иногда комиссионно определить содержание драгоценных металлов в импортном оборудовании невозможно из-за отсутствия данных о наличии драгоценных металлов или аналогов. В подобных случаях рекомендуется отметить в учетных документах, что в данном оборудовании могут находиться драгоценные металлы, содержание которых будет определено после списания и утилизации.

Также смотрите:
– Изменения в Инструкции № 157н
– Сдача в аренду имущества учреждения
– Налог на имущество 2014
– Декларация по налогу на имущество организаций

Чтобы читать свежие материалы журнала «Учет в учреждении», авторизуйтесь как подписчик, оформите демодоступ или подпишитесь на журнал.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль