Депонирование заработной платы

13249
Захарьин Владимир Реонадович
эксперт по бюджетному учету, к.э.н.
Максимальный срок выплаты зарплаты – пять рабочих дней от даты, установленной для ее выдачи, включая день получения денег. Если сотрудник не получил деньги в кассе учреждения вовремя, например, по причине болезни, бухгалтеру придется депонировать заработную плату. При этом храниться в кассе сверх лимита она не может. О том, как отразить в бухгалтерском учете невостребованные деньги, расскажет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Владимир Захарьин, эксперт по бюджетному учету, к.э.н.

Соблюдаем сроки выплаты зарплаты

Учреждение обязано выплачивать работникам заработную плату не реже двух раз в месяц. Причем в конкретный день, определенный правилами внутреннего трудового распорядка, трудовым, коллективным договором. Основание – часть 6 статьи 136 Трудового кодекса РФ. В кодексе трудовой и коллективный договор перечислены через запятую, что подчеркивает их равнозначность. Следовательно, дни выплаты зарплаты могут быть указаны в любом из них (письмо Роструда от 6 марта 2012 г. № ПГ/1004/6-1). Однако наиболее целесообразно включить такую норму в правила внутреннего трудового распорядка. Ведь трудовой договор регулирует отношения с конкретным сотрудником, а коллективного договора в учреждении может и не быть.

Все новации трудового законодательства – в статьях и сервисах журнала «Учет в бюджетных учреждениях». Не забудьте оформить подписку!

Если документом будут установлены не конкретные дни, а периоды, в течение которых может быть выплачена зарплата, то учреждение как работодатель не сможет гарантировать соблюдение нормы трудового законодательства. Такого же мнения придерживается и Минтруд России в письме от 28 ноября 2013 г. № 14-2-242. Оптимальный срок выплаты зарплаты – конкретное число из диапазона дат: с 20 по 25 и с 5 по 10 число месяца. Например, 20 числа выплачивается зарплата за первую половину текущего месяца, а 5 числа – за вторую половину предшествующего. При совпадении дня выплаты заработной платы с выходным или нерабочим праздничным днем выдавать зарплату нужно накануне такого дня (ч. 8 ст. 136 Трудового кодекса РФ). Отметим, что установить срок выплаты один раз в месяц нельзя даже по просьбе самого работника (письмо Роструда от 1 марта 2007 г. № 472-6-0). Что касается отпускных, то их нужно выплатить сотруднику не позднее, чем за три рабочих дня до начала отпуска. Об этом сказано в части 9 статьи 136 Трудового кодекса РФ.

Соответствующие выплаты работник может получить из кассы учреждения, либо они будут перечислены ему в безналичной форме на личный счет в банке (ч. 3 ст. 136 Трудового кодекса РФ). Продолжительность срока выдачи наличных денег из кассы учреждения в отношении заработной платы и других выплат определяет руководитель учреждения. Максимальный период – пять рабочих дней, включая день получения денег в банке (п. 6.5 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами...»; далее – Указание № 3210-У).

Подробнее о правилах наличных расчетов в учреждениях читайте в статье «Наличные расчеты в 2015 году».

Когда зарплата может выдаваться через раздатчиков

Для удобства расчетов с сотрудниками наличными денежными средствами заработную плату им могут выдавать специально уполномоченные на это лица – раздатчики. Их список утверждает руководитель учреждения. Для этого издается соответствующий приказ. Как правило, такой способ выдачи зарплаты практикуется в учреждениях, имеющих обособленные структурные подразделения, отдаленные от головного. Отметим, что раздатчиком может быть только штатный работник учреждения, причем с ним в обязательном порядке нужно заключить договор о полной материальной ответственности.

Раздатчики выдают деньги сотрудникам по расчетно-платежным (платежным) ведомостям. Ведомости, по которым произведены выплаты, сдаются в кассу учреждения не позднее чем через три рабочих дня по истечении срока, на который выданы наличные деньги. Но порой из-за отдаленности структурного подразделения ответственный за выдачу наличных не может вернуть ведомость в кассу в срок. В таком случае денежные средства выдаются раздатчику под отчет. При этом раздатчика нужно поименовать в приказе учреждения как подотчетное лицо.

Действующий порядок расчетов с подотчетными лицами уточните в статье «Выдача денег под отчет».

Ваших коллег сейчас больше всего интересует:
• Как облегчить себе работу над 6-НДФЛ
• Справка для центра занятости: считаем средний заработок
• Исправляем ошибки в расчете пособий по больничным

Советуем оформить подписку на журнал "Зарплата в учреждении" до конца месяца на выгодных условиях.

Депонируем неполученную зарплату

Причин, по которым работник может не явиться за деньгами в установленный срок, может быть немало. Например, служебная командировка, временная нетрудоспособность, отпуск, в том числе без сохранения содержания. По окончании последнего дня срока, на который оформлена ведомость, кассир напротив Ф.И.О. работников, не получивших причитающуюся им заработную плату, делает запись или проставляет оттиск печати (штампа) «Депонировано». Кроме того, при необходимости депонирования заработной платы кассир:

  • подсчитывает и записывает в итоговой строке суммы фактически выданных наличных денег и тех, что подлежат депонированию, а также сверяет их с итоговой суммой в расчетно-платежной (платежной) ведомости;
  • ставит в расчетно-платежной (платежной) ведомости свою подпись;
  • подписывает расчетно-платежную (платежную) ведомость у главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии – у руководителя учреждения;
  • составляет расходный кассовый ордер на сумму фактически выданных денег;
  • на основании расходного ордера вносит запись о выданных наличных деньгах в кассовую книгу (п. 4.6 Указания № 3210-У).

Не выданная задепонированная сумма сдается в банк для зачисления на лицевые счета, открываемые в территориальных органах Казначейства России, финансовом органе субъекта РФ, но только в том случае, если депонированная зарплата превышает лимит остатка наличных денег в кассе учреждения (п. 2 Указания № 3210-У).

Если выплаты работнику производятся через банковскую карту, о депоненте и речи быть не может.

Учет депонированной заработной платы

Схемы бухгалтерских проводок, применяемые при отражении в учете депонированных сумм и их списание, установлены пунктами 137 и 138 Инструкции № 174н. Суммы заработной платы, пособий и иных выплат по оплате труда, не полученные работником в установленный срок, учитываются на счете 304 02 000 «Расчеты с депонентами». Она отражается:

  • по дебету счета 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате» и кредиту счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – если депонирована зарплата;
  • по дебету счета 302 12 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим выплатам» и кредиту счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – если депонированы пособия и компенсации (кроме сумм, выплачиваемых за счет средств государственных внебюджетных фондов);
  • дебет счета 302 13 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по начислениям на выплаты по оплате труда» кредит счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – если депонированы пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и иные аналогичные выплаты;
  • дебет счета 302 62 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по пособиям по социальной помощи населению» и кредит счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – на сумму не полученных в срок пособий по социальной помощи населению;
  • дебет счета 302 63 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по пенсиям, пособиям, выплачиваемых организациями сектора государственного управления» и кредит счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – на сумму депонированных пенсий, пособий, выплачиваемых организациями сектора госуправления;
  • дебет счета 302 91 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по прочим расходам» и кредит счета 304 02 730 «Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами» – на сумму депонированных стипендий.

Выдача депонированной заработной платы

Депонированная зарплата выдается сотрудникам по расходному кассовому ордеру. При этом в соответствующие графы такого документа нужно вписать данные, удостоверяющие личность работника, который получает причитающиеся ему деньги. Если же получателей несколько, то удобнее будет оформить отдельную платежную ведомость.

Операции по получению и выдаче депонированной зарплаты отражаются следующими проводками:

  • дебет счета 304 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»;
  • кредит счета 201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения», 201 11 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства».

Расчеты с подотчетными лицами

Для учета выданных раздатчикам денег применяется Книга учета выданных раздатчикам денег на оплату труда, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504046). Возврат неиспользованного остатка подотчетной суммы в кассу учреждения оформляется приходным кассовым ордером.

Порядок учета бюджетным учреждением подотчетных сумм, выданных для выплаты заработной платы, рассмотрим на примере.

Учет депонированной заработной платы: проводки

Из кассы учреждения подотчетному лицу выдано 400 000 руб. на выплату заработной платы работникам отдаленного структурного подразделения. По истечении срока выплаты зарплаты раздатчик сдал в кассу 50 000 руб. Эта сумма оформлена как депонентская задолженность.

Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.
Выданы из кассы учреждения денежные средства под отчет раздатчику заработной платы
(одновременно производится запись по забалансовому счету 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения»)
208 11 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»
201 34 610
«Выбытия средств из кассы учреждения»
400 000
Выдана зарплата работникам структурного подразделения через раздатчика (подотчетное лицо) 302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
208 11 660
«Уменьшение кредиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»
350 000
Возвращен раздатчиком неиспользованный остаток подотчетной суммы в кассу учреждения
(одновременно производится запись по забалансовому счету 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения» со знаком минус)
201 34 510
«Поступления средств в кассу учреждения»
208 11 660
«Уменьшение кредиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»
50 000
Отражено депонирование неполученной заработной платы 302 11 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
304 02 730
«Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»
50 000

Обратите внимание: если зарплаты выплачивается не из кассы учреждения, а выдается через раздатчиков, то при оформлении депонентской задолженности счет 208 000 00 «Учет расчетов с подотчетными лицами» не используется. Расчеты с подотчетным лицом закрываются до оформления депонента.

Списание депонированной заработной платы

Невостребованные суммы депонентской задолженности подлежат списанию на увеличение чрезвычайных доходов от операций с активами. Отражаются они следующим образом:

  • дебет счета 304 02 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами»;
  • кредит счета 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами» с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 20 «Списанная задолженность, не востребованная кредиторами».

При наличии документов, подтверждающих ликвидацию (смерть) кредитора, а также при отсутствии требований со стороны правопреемников (наследников) списываемую с баланса задолженность отражать на забалансовом счете не нужно.

Реестр депонированной заработной платы не обязателен

Указание № 3210-У не содержит требования о составлении реестра депонированных сумм, в отличие от ранее действовавшего порядка ведения кассовых операций. Однако по желанию кассира такой документ может применяться в учреждении. Он поможет отслеживать, кто из работников не получил зарплату, после каждой ее выдачи.

Аналитический учет депонированных сумм ведется в Книге аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048). Такая книга предназначена для обобщения сведений раздельно по видам выплат, в частности, по оплате труда, денежному довольствию, стипендиям, пособиям. Записи в ней делаются по каждому депоненту (при необходимости с указанием структурного подразделения учреждения).

В группе граф «Отнесено на счет депонентов (кредит)» указываются:

  • месяц и год, в котором образовалась депонентская задолженность;
  • номера расчетно-платежных (платежных) ведомостей;
  • суммы депонированных выплат.

В группе граф «Выплачено (дебет)» против фамилии депонента записывается номер расходного кассового ордера и выплаченная сумма за соответствующий месяц. Если депонированные суммы выдаются несколькими выплатами, то номера ордеров отражаются в графе 7 через запятую.

В конце месяца в Книге подсчитываются итоги по графам «Отнесено на счет депонентов (кредит)» и «Выплачено (дебет)» и выводится кредитовый остаток на начало следующего месяца.

Также смотрите:
– Оплата труда бюджетников в 2015 году
– Премия к празднику: налогообложение и страховые взносы
– Больничные 2015. Больничный лист с нарушениями
– Командировки в 2015 году: оформляем и оплачиваем
– Выдача денег под отчет
– Наличные расчеты в 2015 году

Чтобы читать свежие материалы журнала «Учет в бюджетных учреждениях», авторизуйтесь как подписчик, оформите демодоступ или подпишитесь на журнал.



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Наш сайт для тех, кто рассчитывает зарплату в учреждениях госсектора

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль