Номенклатура дел учреждения

15006
Иванова Ирина Ивановна
аудитор, эксперт по налоговому учету
Для большинства документов учреждения устанавливается длительный или постоянный срок хранения. Документооборот и хранение документов организуется с применением номенклатуры дел учреждения – систематизированного перечня наименований дел. Как составить и вести номенклатуру дел, уточняет эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Ирина Иванова, аудитор, эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях»

Текущее хранение документов

С момента создания документов и до передачи в архив дела, в котором они сгруппированы, они находятся на текущем хранении. Организация хранения и архивации документов учреждения регламентирована следующими законодательными и нормативными правовыми актами:

Все правила документооборота в учреждении – в статьях журнала «Учет в бюджетных учреждениях». Не забудьте оформить подписку!

Этими нормами учтено, что документы имеют разную значимость и определенный, зависящий от нее, срок хранения. Документы могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Текущее хранение дел ведется по месту их формирования и делится на хранение исполненных документов и тех, которые находятся в процессе исполнения. Подготовка исполненных документов к хранению включает:

  • экспертизу ценности документов;
  • оформление документов, сдаваемых в архив;
  • составление описи документов постоянного и долговременного хранения;
  • обеспечение сохранности дел;
  • передачу дел в архив (ведомственный, а затем государственный).

В свою очередь, документы во время их исполнения находятся у исполнителя, который хранит их в специальных папках. Исполненные документы подшиваются и хранятся в делах в соответствии с номенклатурой дел. Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках.

Скорый поиск документов в ежедневной текущей работе возможен лишь при их четкой классификации – распределении и группировке документов в дела по характерным признакам (одному или нескольким).

Номенклатура дел учреждения

Составление номенклатуры дел – основной вид работы, обеспечивающей систематизацию документов учреждения. Согласно пункту 75 ГОСТ Р51141-98 номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения, с указанием сроков их хранения. На основании номенклатуры дел производится:

  • группировка исполненных документов в дела, которые могут состоять как из одного документа, так и из совокупности документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных под отдельную обложку (п. 71 ГОСТ Р51141-98);
  • систематизация документов внутри дел.

Номенклатура дел – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам). Наличие номенклатуры дел обязательно для всех предприятий и организаций, независимо от специфики их работы или организационно-правовой формы, в том числе и для бюджетных учреждений. Номенклатура дел используется для учета и обеспечения сохранности дел, а также для оперативного поиска документов по их содержанию и видам.

В нее включаются все дела организации и журналы регистрации, за исключением научно-технических документов и печатных изданий. При этом различают:

  • три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную – для конкретной организации;
  • номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения в целом.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций. Такая номенклатура относится к нормативным документам. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве учреждений, на которые она распространяется, с указанием их индексов. Она носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной. Так, в номенклатуру дел учреждения из типовой или примерной номенклатуры дел переносят предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве учреждения. При этом допускается конкретизация заголовков с учетом специфики учреждения. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. Каждое учреждение независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел имеет конкретную номенклатуру дел.

Основные требования к номенклатуре дел

Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста учреждения. Такая работа включает изучение организационной структуры учреждения, а также комплекса документов, на основе которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.

Номенклатура дел учреждения на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года. Основанием для нее служат номенклатуры дел структурных подразделений. Сводную номенклатуру дел учреждения рассматривает и одобряет экспертная комиссия. Дальнейшие действия зависят от того, поступают документы на государственное хранение или нет. В первом случае номенклатура дел визируется архивистом и направляется на согласование в государственный архив. Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, номенклатура дел может согласовываться с экспертной комиссией вышестоящей организации. В любом случае по окончании формирования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения, после чего печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров.

Номенклатура дел ежегодно уточняется, утверждается руководителем учреждения и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года. Номенклатура дел организации пересматривается не менее одного раза в пять лет.

Как правило, номенклатура дел включает следующие реквизиты:

  • наименование учреждения;
  • наименование вида документа;
  • дату и индекс;
  • место составления;
  • гриф утверждения;
  • заголовок к тексту;
  • текст и подпись;
  • гриф согласования (одобрения).

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф:

  • индексы дел;
  • заголовки дел;
  • количество дел (томов, частей);
  • номер статьи по перечню;
  • примечания.

Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. Названиями остальных разделов номенклатуры дел чаще всего выступают названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой учреждения. Если в учреждении нет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. Соответственно, в таком случае названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлениями деятельности учреждения.

На основе номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, она выступает основным учетным документом в делопроизводстве. В архиве учреждения номенклатура используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки исполненных документов.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела может состоять, например, из установленного в учреждении цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: «01-03», где 01 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Например: «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03).

В графу 2 включают заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела четко и в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, таких как «разные материалы» или «общая переписка». Также недопустимы вводные слова и сложные синтаксические обороты. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав заголовка дел образуют следующие элементы:

  • название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т. д.);
  • название учреждения или его структурного подразделения;
  • адресат или корреспондент документа;
  • краткое содержание документов дела;
  • даты (период), к которым относятся документы дела;
  • указание на копийность документов дела.

При этом вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы. Заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя учреждения. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, то в заголовке они не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с исполнителями контрактов». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается:

  • период времени, на который составлены документы;
  • вид документа (план, отчет).

В заголовках дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, указывается вид и автор документа. Если дело содержит документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы». Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В графе 3 указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются:

  • срок хранения дела;
  • номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются, в частности, отметки о:

  • заведении дел;
  • переходящих делах;
  • выделении дел к уничтожению;
  • передаче дел в другую организацию для продолжения.

В номенклатуру дел также включаются справочные карточки, журналы учета документов. При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободные места), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

Номенклатура дел и сроки хранения документов

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-поверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. Для определения сроков хранения управленческих документов используется Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Он включает типовые управленческие архивные документы с указанием сроков хранения, образующиеся при выполнении однотипных управленческих функций в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и государственных (муниципальных) учреждений.

В отдельных случаях используется Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182.

В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 5 лет, 10 лет, 75 лет и постоянно. Срок хранения документов «до минования надобности» означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само учреждение исходя из практической ценности документации, но он не может составлять менее одного года.

Номенклатура дел в конце каждого года уточняется. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего эту отметку, и расшифровки его подписи.

Также смотрите:
– Хранение бухгалтерских документов
– Списание документов
– Первичные документы бюджетных учреждений
– Методология бухгалтерского учета 2015

Чтобы читать свежие материалы журнала «Учет в бюджетных учреждениях», авторизуйтесь как подписчик, оформите демодоступ или подпишитесь на журнал.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль