Как установить порядок возмещения затрат при разъездной работе

86
Егоров Вадим Викторович
консультант по вопросам начисления зарплаты, социальных пособий и их налогообложения
Хотя действующим законодательством определено, что работникам, чей труд связан с разъездами, компенсируются соответствующие расходы, нормативные акты не уточняют, какую работу считать разъездной*. Чтобы возмещение затрат было обоснованным, нужно прописать его порядок и размеры. Расскажем, как при этом не допустить типичных ошибок.

* Письмо Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ.

В.В. Егоров, консультант по вопросам начисления зарплаты, социальных пособий и их налогообложения

Что считается разъездной работой

Разъездной характер работы имеет одно весомое преимущество по сравнению с командировкой: поездка по служебным делам для лица с разъездным характером работы командировкой не является ( ст. 166 Трудового кодекса РФ), поэтому за эти дни работнику начисляется обычная заработная плата, а не сохраняется средний заработок. Это удобно как бухгалтерии, так и работнику.
Однако сложность заключается в том, что четкого определения разъездной работы законодательство не содержит. Это подтвердил и Роструд в письме от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ. Тем не менее в письме сообщено, что, как правило, разъездной считается работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации.
Отметим, что статья 57 Трудового кодекса РФ предусматривает в качестве обязательного условия для включения в трудовой договор характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы).
Поэтому условие о том, что работнику установлен разъездной характер работы, должно быть отражено в трудовом договоре.
Таким образом, если трудовая функция работника предполагает постоянную работу в разъездах, работодатель вправе установить такому работнику разъездной характер работы с возмещением ему соответствующих расходов.
Может сложиться и такая ситуация. При приеме на работу сотрудника планируется, что он будет часто ездить по делам учреждения.
Но впоследствии может оказаться, что потребность в этом отпала. Однако, если условия трудового договора при этом не изменятся, он по-прежнему будет считаться работником с разъездным характером работы.
Таким образом, работа считается разъездной, если это записано в трудовом договоре работника. К примеру, ФАС Центрального округа в постановлении от 19 февраля 2003 г. № А09-7875/02-12 решил, что разъездной характер носит даже работа бухгалтера и кассира предприятия. Поскольку это следовало из их должностных инструкций и трудовых договоров.

Порядок возмещения расходов

Статья 168.1 Трудового кодекса РФ требует от работодателя возмещать сотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, связанные со служебными поездками расходы по проезду, иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Размеры и порядок возмещения этих расходов целесообразнее всего установить локальными нормативными актами. А можно прописать это и в трудовом договоре.
Минфин России ( письмо от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182) разъяснил, что выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками сотрудников организации, чья работа носит разъездной характер, не облагаются НДФЛ в размерах, установленных трудовым (коллективным) договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Обратите внимание: в статье 168.1 Трудового кодекса РФ нет упоминания о компенсации за разъездной характер работы. Следовательно, с этой выплаты НДФЛ придется удержать.
Так, организация ежемесячно производила выплаты сотрудникам, работа которых носит разъездной характер. Размер выплат был установлен в зависимости от занимаемой должности и рассчитывался пропорционально отработанному времени.
Между тем организация не представила документы, указывающие на то, какие именно расходы несли работники, не было и локального нормативного акта, устанавливающего перечень расходов работников, подлежащих компенсации. Поэтому ВАС РФ в определении от 7 ноября 2013 г. № ВАС-14952/13 решил, что подобные выплаты являются составной частью заработной платы и подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов.
Кроме того, организацию обязали исчислить и уплатить с указанных сумм НДФЛ.
В другом случае общество оплачивало своим сотрудникам с разъездным характером работы служебные поездки в городском общественном транспорте в размере 2000 руб. за полный рабочий месяц на основании дополнительного соглашения к трудовому договору.
ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 1 ноября 2013 г. № А45-29823/2012 решил, что фиксированную сумму нельзя рассматривать как компенсационную выплату, поскольку сотруднику не возмещаются фактически понесенные им расходы.
Аналогичное решение вынес ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 23 августа 2012 г. № А03-18762/2011.
А еще в одном случае распоряжением директора организации были установлены нормы возмещения расходов работникам, имеющим разъездной характер работы. Водителям и экспедиторам производилась оплата ночных в пути (без предъявления документов) в размере 600 руб.
При этом были оформлены приказы о направлении работников в служебные поездки, командировочные удостоверения, отчеты о выполненных заданиях.
ФАС Волго-Вятского округа в постановлении от 5 августа 2011 г. № А31-4556/2010 указал, что 600 руб., выплачиваемые работникам в качестве оплаты ночных в пути, фактически являются компенсацией затрат работников, вынужденных находиться ночью в автотранспортных средствах. Следовательно, оснований для доначисления страховых взносов и НДФЛ нет.

Выплата суточных

Вместо компенсации за разъездной характер работы Трудовой кодекс РФ требует выплачивать суточные (возмещать иные расходы). Это можно делать даже при поездках, которые длятся меньше 24 часов.
Президиум ВАС РФ заявил, что выплата так называемых суточных не обусловлена конкретным количеством часов, в течение которых работник находится вне места своего постоянного жительства ( постановление от 11 сентября 2012 г. № 4357/12). Поэтому, если работодатель все же выплатил суточные при поездке, длящейся менее 24 часов, НДФЛ с этой выплаты удерживать не следует.
Суточные представляют собой компенсационную выплату по возмещению расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Суд решил, что суточные при однодневных поездках не облагаются налогом, даже если работник вернулся обратно в тот же день и в месте выполнения задания не ночевал.
Но стоит предупредить желающих расширить перечень лиц с разъездным характером работы о том, что выдача командировочного удостоверения при их поездках – дело совсем не лишнее. Ведь отметки о времени нахождения работника в месте выполнения задания документально подтвердят, где он был. Да и обязанностей по составлению должностных инструкций для таких работников никто с работодателей не снимал (всем читателям электронного журнала доступен сервис «Формы», который включает в себя формы документов и образцы их заполнения)



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль