Недостача денежных средств в кассе: действия учреждения

225
Рогова Татьяна Юрьевна
юрист компании «Морское бюро», член Палаты налоговых консультантов
Если перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в кассе бюджетного учреждения выявлена недостача, то нужно соблюсти порядок ее оформления, чтобы можно было без проблем взыскать суммы с виновных лиц или списать их.

Т.Ю. Рогова, юрист, член Палаты налоговых консультантов

Как выявить недостачу

Недостача денежных средств, как правило, устанавливается в результате внутренних контрольных мероприятий (инвентаризации).
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств, в том числе в бюджетном учреждении, определен вМетодических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.
В силу норм части 3 статьи 11 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402ФЗ «О бухгалтерском учете», а также пункта 1.5Методических указаний инвентаризация кассы в обязательном порядке проводится:

  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • в случае хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей;
  • при стихийных бедствиях, пожаре, аварии или в других чрезвычайных ситуациях, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации учреждения.

Порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств утверждаются руководителем учреждения как самостоятельный локальный акт. При этом, конечно, следует ориентироваться на Методические указания.
Наличные денежные средства (в том числе в иностранной валюте) и денежные документы проверяются подсчетом. Также недостача может быть установлена в ходе контрольных мероприятий полноты учета наличной выручки, осуществляемых налоговыми органами. Административный регламент такой проверки утвержден приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 133н.
Обязательное условие проведения инвентаризации – участие в ее процессе материально ответственного лица (заместителя директора по хозяйственной части, завхоза, заведующего складом, кладовщика, кассира), которое несет ответственность за инвентаризируемое имущество.
Также напомним, что с 1 января 2012 года в связи с упразднением действия положения ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П банковские учреждения перестали контролировать соблюдение кассовой дисциплины своих клиентов.

С кого можно взыскать суммы

Случаи наступления материальной ответственности сотрудников регулируются главой 39 Трудового кодекса РФ. Ответственность может быть применена к работнику при наличии одновременно четырех условий:

  • прямого действительного ущерба;
  • противоправности поведения работника;
  • вины работника в причинении ущерба;
  • причинно-следственной связи между противоправным поведением работника (действиями или бездействием) и наступившим ущербом.

Если же работник причинил ущерб при пожаре, наводнении, стихийном бедствии или иных форс-мажорных обстоятельствах, то привлечь его к ответственности и взыскать недостачу учреждению не удастся.
Также, в случае когда учреждение не обеспечило надлежащие условия для хранения денежных средств, ответственность сотрудника за причинение ущерба снимается.
Примерами из судебной практики служат определенияМосковского городского суда от 12 января 2012 г. № 33-373/2012, Оренбургского областного суда от 28 июня 2012 г. № 33-3708/2012.
Не удастся взыскать ущерб и в случае, если учреждение не оформило надлежащим образом передачу денежных средств работнику. Если вина сотрудника не вызывает сомнения, признана работником и/или установлена судебным актом, то учреждение может взыскать с него недостачу.
Следует также помнить, что с сотрудником, непосредственно обслуживающим денежные средства и материальные ценности (их прием, хранение, транспортировку, распределение и т. п.) и причинившим ущерб виновными действиями (бездействием), может быть также расторгнут трудовой договор по основанию «утрата доверия» ( п. 7 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса РФ, п. 45 постановления Пленума ВС РФ от 17 марта 2004 г. № 2). К сотрудникам, с которыми можно расстаться по данному основанию, относятся и кассиры. Полный перечень указанных лиц утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.
Учтите: факт наличия или отсутствия договора о полной материальной ответственности не влияет на возможность увольнения по основанию утраты доверия.
Основное требование – работа сотрудника должна быть связана с обслуживанием материальных ценностей. Причем это должно быть закреплено в трудовом договоре, должностной инструкции и других документах, в которых прописаны обязанности сотрудника. Например, в приказах, распоряжениях, причем последние не могут противоречить должностным обязанностям, установленным трудовым договором, или расширять их.
Напоминаем, заключение договора о полной материальной ответственности с сотрудниками – это право, а не обязанность работодателя ( ст. 244 Трудового кодекса РФ). При этом нельзя забывать, что увольнение в связи с утратой доверия является увольнением по инициативе учреждения, а значит, даже при наличии вины необходимо проверить отсутствие гарантий и ограничений в отношении работника. Так, например, не допускается увольнять по инициативе работодателя беременную женщину, за исключением случаев ликвидации учреждения.

Как отразить списание

Дополнительно отметим, что от юридических тонкостей зависит и списание недостач в бухгалтерском учете учреждения.
Выявленную недостачу денежных средств отражают по дебету счета 0 209 81 000 «Расчеты по недостачам денежных средств» в корреспонденции со счетами по учету наличных денег.

Если недостача была установлена в ходе инвентаризации денежных средств, это должно отражаться в инвентаризационной описи наличных денежных средств ( ф. 0504088), а запись о выявленной недостаче должна быть также и в кассовой книге.

А операции по уменьшению расчетов по ущербу имуществу оформляются следующими бухгалтерскими записями.
Поступление средств от виновных лиц в возмещение причиненного учреждению ущерба отражается по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу имуществу» (в данном случае по счету учета денежных средств 0 209 81 660) и дебету счетов 0 201 11 510 «Поступления денежных средств учреждения на лицевые счета в органе казначейства», 0 201 34 510 «Поступления средств в кассу учреждения».
Возмещение ущерба виновным лицом из заработной платы (иных выплат) на сумму удержаний, произведенных в порядке, предусмотренном законодательством РФ, отражается по кредиту счета 0 209 81 660 и дебету счета 0 304 03 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда».
Если виновные лица не установлены, суммы ущерба списываются по кредиту счета 0 209 81 660 и дебету счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами».
И наконец, если предварительное следствие приостановлено или виновное лицо признано неплатежеспособным, суммы списываются по кредиту счета 0 209 81 660 и дебету счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами».



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль