Инвентаризация имущества и обязательств. Порядок проведения и отражения результатов в бюджетном учете.

8390
 Сергеева Н.В.
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности обязательно проводится инвентаризация имущества и обязательств - сопоставляется фактическое наличие имущества с данными бухгалтерского учета, проверяется полнота отражения в учете обязательств. По сути, инвентаризация - это единственный действенный способ подтвердить достоверность показателей учета и отчетности, поэтому очень важно правильно организовать ее проведение, документальное оформление и отражение результатов в учете. О том, как это сделать, расскажем в данной статье.

Организационные вопросы проведения инвентаризации

Общие положения

Статьей 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее — Закон о бухгалтерском учете) установлена обязанность учреждения проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Согласно п. 7 Инструкции № 148н помимо Закона о бухгалтерском учете проведение инвентаризации в бюджетных учреждениях регламентируется нормативными правовыми актами Минфина России. Основополагающим документом, в котором установлен порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов, являются Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания № 49).

Порядок, сроки, количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем учреждения. Исключение составляют случаи, предусмотренные пп. 1.5 и 1.6 Методических указаний № 49, когда проведение инвентаризации обязательно:

  • при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет;
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки — передачи дел);
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
  • в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при реорганизации или ликвидации организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса;
  • в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Порядок, периодичность и сроки проведения обязательной и добровольной инвентаризации необходимо закрепить в учетной политике учреждения (п. 3 ст. 6 Закона о бухгалтерском учете). Это можно сделать либо непосредственно в тексте приказа об учетной политике (пример 1), либо оформить в виде отдельного приложения к приказу.

Пример 1

Пункт 1. Инвентаризация имущества, обязательств и затрат учреждения проводится в следующие сроки:
п. 1.1. Инвентаризация объектов основных средств и нематериальных активов - один раз в 3 года не ранее 1 октября и не позднее 1 декабря текущего года;
п. 1.2. Инвентаризация прочего имущества, обязательств и затрат - один раз в год перед составлением годовой отчетности не ранее 1 октября и не позднее 1 декабря текущего года; п. 1.3. Инвентаризация наличных денежных средств в кассе и у подотчетных лиц - один раз в месяц внезапно в течение текущего месяца;
п. 1.4. Инвентаризация дебиторской задолженности - ежеквартально перед составлением квартальной бухгалтерской отчетности;
п. 1.5. Инвентаризация расчетов с бюджетом - ежеквартально путем сверки расчетов с ИФНС, не позднее сроков, установленных для сдачи соответствующих форм расчетов (налоговых деклараций);
п. 2. Инвентаризация в указанные выше сроки проводится на основании приказа руководителя учреждения;
п. 3. В случае смены материально ответственных лиц инвентаризация передаваемых материальных ценностей проводится в обязательном порядке.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя учреждения утверждаются состав и функциональные обязанности постоянно действующей инвентаризационной комиссии (пример 2). В нее целесообразно включить представителей административно-управленческого персонала, бухгалтерской службы, специалистов подразделений учреждения, обладающих необходимыми квалификационными знаниями для определения технических, эксплуатационных характеристик и оценки состояния имущества.

Пример 2

ПРИКАЗ

"О создании постоянно действующей инвентаризационной комиссии"
В целях усиления контроля за состоянием расчетов учреждения, сохранностью имущества и определения целесообразности списания (выбытия) материальных ценностей, закрепленных за материально ответственными лицами

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать постоянно действующую комиссию в следующем составе: главный инженер Иванов Н.Н. (председатель комиссии), главный механик Сидоров Т.В., инженер материально-технического обеспечения Корнеев И.И., бухгалтер Петрова И.К.

2. Возложить на комиссию следующие обязанности:

  • проведение инвентаризации в установленные сроки;
  • проведение внеплановой инвентаризации материальных ценностей в случае смены материально ответственного лица;
  • обеспечение полноты и точности внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильности и своевременности оформления материалов инвентаризации;
  • осмотр, подсчет, взвешивание, обмер инвентаризируемого имущества;
  • сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
  • документальное оформление установленных в ходе проверки фактов несоответствия количества, технических параметров, иных характеристик имущества предусмотренным в учетных документах (инвентарных карточках, карточках учета и т. п.);
  • оформление документов по результатам инвентаризации;
  • определение целесообразности списания пришедшего в негодность имущества и возможности использования материалов от списания; D составление актов на списание материальных ценностей;
  • установление сумм стоимости выявленных в ходе проверки излишков и недостачи имущества;
  • подготовка распорядительного документа о мерах по выявленным несоответствиям наличия имущества;
  • разработка мероприятий, предупреждающих возникновение инвентаризационных разниц в будущем.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Михайлову Е.М.

Работники бухгалтерской службы имеют следующие основные обязанности при проведении инвентаризаций и проверок:

  • осуществляют контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций. Выполнение данной функции достигается посредством включения соответствующих мероприятий в планы работы бухгалтерии (бухгалтерской службы) на очередной месяц;
  • требуют сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерскую службу. Для получения права на такое требование в распорядительном документе о проведении соответствующей инвентаризации или проверки указываются сроки, в течение которых результаты инвентаризации или проверки должны быть представлены в бухгалтерию. Если деятельность постоянно действующей комиссии, создаваемой для проведения инвентаризаций и проверок, регулируется специальным положением (или иным аналогичным документом), разработанным в организации, то вышеуказанное требование должно быть в него включено;
  • следят за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов. Эта обязанность является продолжением (развитием) предыдущей обязанности и, следовательно, может быть урегулирована соответствующим распорядительным документом;
  • отражают на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

Организация инвентаризации имущества

Инвентаризации подлежит все имущество учреждения, под которым понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.

Руководитель учреждения должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки: обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

Следует учесть!

Инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.

Организация проведения инвентаризации имущества в учреждении подразумевает ряд последовательных этапов:

1. Издание приказа о проведении инвентаризации. Унифицированная форма № ИНВ-22 "Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации" (ф. 0317018) утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. В приказе указывается причина проведения инвентаризации, состав инвентаризационной комиссии, перечень имущества и обязательств, подлежащих инвентаризации, дата ее начала и окончания. Как правило, такой приказ издается за несколько дней до планируемого начала инвентаризации и утверждается руководителем учреждения.

2. Получение приходных и расходных документов. В день начала инвентаризации комиссии надлежит получить последние на данный момент приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на "____" (дата)». После этого бухгалтерия определяет остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

3. Оформление инвентаризационных описей. Для сопоставления фактического наличия имущества по местонахождению и материально-ответственным лицам с данными бухгалтерского учета бухгалтерия учреждения оформляет инвентаризационные описи по утвержденным формам.

4. Сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета. Завершающим этапом инвентаризации является сопоставление фактического наличия имущества, установленного инвентаризационной комиссией при проверке, с данными бухгалтерского учета. Имущество, по которому выявлены отклонения от учетных данных, вносится в ведомости расхождений по результатам инвентаризации, на основании которых составляется акт о результатах инвентаризации.

Проверка фактического наличия имущества проводится при обязательном участии материально ответственных лиц в присутствии всех членов комиссии, отсутствие хотя бы одного из которых может привести к признанию результатов инвентаризации недействительными.

После окончания инвентаризации до открытия склада, кладовой, секции, где она проводилась, могут осуществляться контрольные проверки правильности ее проведения с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются соответствующим актом.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба, а также по организации бухгалтерского учета и документооборота.

Организация инвентаризации расчетов

Правила проведения инвентаризации расчетов регламентированы пп. 3.44—3.48 Методических указаний № 49. Инвентаризация расчетов с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки состояния расчетов должна установить:

  • верность расчетов с финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями;
  • правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;
  • правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, учитываются при исчислении налога на прибыль:

  • суммы кредиторской задолженности по истечении срока исковой давности относятся к внереализационным доходам (п. 18 ст. 250 НК РФ);
  • суммы безнадежных долгов относятся к внереализационным расходам (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Чтобы не допустить искажения данных при формировании налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и избежать санкций со стороны контролирующих органов, необходимо своевременно производить списание таких сумм.

Помимо обязательного проведения инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности в учетной политике целесообразно предусмотреть ежеквартальную или ежемесячную сверку расчетов с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами. Регулярный мониторинг и проведение инвентаризации расчетов в течение отчетного года являются гарантией полноты и достоверности отражения в учете и отчетности сумм дебиторской и кредиторской задолженности.

Особенности проведения инвентаризации отдельных видов имущества

Порядок проведения инвентаризации отдельных видов имущества регламентирован положениями пп. 3.1—3.43 раздела 3 Методических указаний № 49.

Особенности инвентаризации основных средств

Следует учесть!

В соответствии с п. 3.7 Методических указаний № 49 инвентаризация арендованных основных средств, а также основных средств, находящихся на ответственном хранении, проводится одновременно с инвентаризацией собственных основных средств. В целях инвентаризации такого имущества составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду. Также должно быть проверено наличие и соответствие документов, на основании которых имущество находится в учреждении: договоры аренды, ответственного хранения.

Перед началом инвентаризации основных средств комиссия проверяет:

  • наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
  • наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
  • наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр каждого объекта и заносит в опись данные о полном наименовании, назначении, инвентарном номере и основных технических или эксплуатационных показателях. Процесс проверки объектов недвижимогоимуществавключает также проверку документов, подтверждающих право учреждения владеть, пользоваться и распоряжаться этим имуществом, таких как свидетельство о государственной регистрации права оперативного управления, контракт на право оперативного управления.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты и т. д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием их количества.

В случае если в ходе инвентаризации выявлено отсутствие соответствующих документов на имущество составляется акт по результатам инвентаризации и приказ руководителя учреждения о действиях по устранению выявленных недочетов.

Пример 3

ПРИКАЗ

В связи с окончанием плановой годовой инвентаризации и с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета за 2010 год

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить результаты инвентаризации.
2. Недостающую документацию на имущество, находящееся в учреждении на праве аренды и на ответственном хранении, восстановить в срок до" " ноября 2010 г.
3. Возложить обязанность по устранению недостач документации на начальника административно-хозяйственной части Кириллову Т.С.
4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Последовательность действий, оформление документов и сроки по устранению выявленных недостач и излишков по имуществу, находящемуся в учреждении на праве аренды и на ответственном хранении, необходимо также согласовать с организацией-собственником имущества. Недостачи, скорее всего, придется возмещать в денежном эквиваленте, излишки либо передавать, либо приходовать.

Особенности инвентаризации материальных запасов

Как правило, в первую очередь производится инвентаризация материальных ценностей, хранящихся на складе. Далее последовательно инвентаризируются материальные запасы в эксплуатации по местам их нахождения у материально ответственных лиц.Комиссия в присутствии заведующего складом и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие материальных запасов путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.

В случае хранения материальных запасов в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Материальные запасы вносятся в инвентаризационные описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

При инвентаризации предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с их распиской в описи.

Предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентаризационную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей — накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

В крупных учреждениях при значительном количестве материальных запасов их проверка может занять длительное время. Поскольку материальные запасы востребованы в процессе осуществления хозяйственной деятельности, а проведение инвентаризации не должно повлиять на непрерывность функционирования учреждения, целесообразно создавать рабочие инвентаризационные комиссии.

Важный нюанс

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, помещения, где хранятся материальные ценности, должны быть опечатаны при уходе инвентаризационной комиссии. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Движение материальных запасов в период проведения инвентаризации оформляется отдельными описями на поступление и выбытие. Прием и отпуск материальных запасов осуществляется в обязательном присутствии инвентаризационной комиссии, при этом на отпуск материальных ценностей должно быть оформлено письменное разрешение руководителя учреждения и главного бухгалтера. Одновременно на приходном или расходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "после инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти запасы.

После окончания инвентаризации поступление и выбытие материальных запасов оформляется в регистрах учета на основании описей поступивших и выбывших во время инвентаризации материальных запасов.

Особенности инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности проводится по видам бланков (трудовые книжки, вкладыши к трудовым книжкам, бланки театральных билетов) с учетом их начальных и конечных номеров, а также по местам хранения и материально ответственным лицам.

В условиях инкассаторского обслуживания нередки ситуации, когда дата зачисления наличных денежных средств на лицевой счет органа казначейства в соответствии с выпиской из лицевого счета на несколько дней позже выбытия из кассы учреждения на основании расходного кассового ордера. Возникновение подобного временного интервала связано с тем, что при казначейском исполнении бюджета операции по доставке и инкассированию наличных денежных средств учреждения осуществляет коммерческая кредитная организация, по сути являющаяся посредническим звеном. Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий Инвентаризация денежных средств на лицевых счетах, открытых в органах казначейства, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии учреждения, с данными выписок из лицевых счетов.

Документальное оформление результатов инвентаризации имущества и их отражение в бюджетном учете

Документальное оформление результатов инвентаризации. Согласно п. 2.5 Методических указаний № 49 сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Перечень инвентаризационных описей, которые составляются бюджетными учреждениями в зависимости от вида проверяемого имущества, приведен в приложении 3 к Инструкции № 148н:

Следует учесть!

В приложении 3 к Инструкции № 148н также указаны обязательные реквизиты и показатели, которые должны содержать инвентаризационные описи. Формы инвентаризационных описей, подлежащие применению федеральными органами государственной власти и федеральными учреждениями, утверждены приказом Минфина России от 23.09.2005 № 123н. Для учреждений, финансовое обеспечение которых осуществляется из других бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, формы регистров бюджетного учета, в том числе инвентаризационных описей, утверждаются соответствующим финансовым органом. В случае отсутствия утвержденных форм инвентаризационных описей они должны быть разработаны учреждением самостоятельно с учетом требований Инструкции № 148н и закреплены в учетной политике.

  • инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов;
  • инвентаризационная опись наличных денежных средств;
  • инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов;
  • инвентаризационная опись ценных бумаг;
  • инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств.

Перед началом инвентаризации в оформленных описях материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены с использованием средств вычислительной и другой оргтехники, а также ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указываются прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны. Ошибки исправляются во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах такие строки прочеркиваются.

По окончании проверки инвентаризационная опись подписывается всеми членами комиссии, а материально ответственные лица дают в конце описи расписку, подтверждающую, что проверка материальных ценностей была проведена комиссией в их присутствии, претензий к членам комиссии не имеется и перечисленные в описи объекты принимаются на дальнейшее ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц лицо, принявшее имущество, расписывается в описи в получении, а сдавшее — в сдаче имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Имущество, по которому выявлены отклонения от учетных данных, вносят в ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), на основании которых составляется Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета предоставляются на рассмотрение руководителя организации. На заседании инвентаризационной комиссии утверждается заключительный акт инвентаризации. Приказ руководителя учреждения по результатам годовой инвентаризации служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей заключительными оборотами за декабрь.

Пример 4

ПРИКАЗ

В связи с окончанием плановой годовой инвентаризации и с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета за 2010 год

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить результаты инвентаризации.
2. Излишки, выявленные в машинно-декорационном цехе (материально ответственное лицо - заведующий цехом Тараскин В.М.), оприходовать и поставить на балансовый учет по рыночной стоимости.
3. Недостачу, выявленную в реквизиторском цехе (материально ответственное лицо - заведующий цехом Коровенко З.И.), взыскать согласно заявлению.
4. Данные инвентаризации отразить в отчетности за 2010 г.
5. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера Михайлову Е.М.

Отражение результатов инвентаризации в бюджетном учете*. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бюджетного учета отражаются на счетах бюджетного учета по рыночной стоимости, т. е. по стоимости, которая может быть получена в результате его продажи, на дату проведения инвентаризации.

* Здесь и далее используются следующие сокращения:
КДБ – соответствующие коды главного администратора доходов бюджета, вида, подвида дохода бюджета;
КРБ – соответствующие коды главного распорядителя бюджетных средств, раздела, подраздела, целевой статьи и вида расхода бюджета;
КИФ – соответствующие коды главного администратора источников финансирования дефицита бюджета, группы, подгруппы, статьи и вида источника финансирования дефицита бюджета.
Здесь и далее вместо нулей в разрядах 18, 22–26 номеров счетов бюджетного учета указываются соответствующие коды вида деятельности, аналитического счета и КОСГУ.

Сведения об уровне текущих рыночных цен должны быть подтверждены документально или путем проведения экспертизы. Износ выявленных излишков объектов основных средств определяется по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Поскольку несоответствие фактического наличия учетным данным является серьезным нарушением, инвентаризационная комиссия должна провести тщательное разбирательство обстоятельств и причин возникновения расхождений с обязательным получением от материально ответственного лица письменного объяснения.

Излишки имущества, выявленного в результате инвентаризации, отражаются по дебету счетов учета соответствующих активов в корреспонденции с кредитом счета 0 401 01 180 "Прочие доходы".

Излишки объектов основных средств, выявленных при инвентаризации, в соответствии с положениями п. 21 Инструкции № 148н отражаются в бюджетном учете следующей записью:

  • отражена стоимость выявленного неучтенного объекта основных средств

Дебет КРБ 0101 00 310 Кредит КДБ 0 401 01180.

Излишки материальных запасов, выявленные при инвентаризации, в соответствии с положениями п. 60 Инструкции № 148н отражаются в бюджетном учете следующей записью:

  • отражена стоимость выявленных неучтенных материальных запасов

Дебет КРБ 0105 00 340 Кредит КДБ 0 401 01180.

Недостача имущества, выявленного при инвентаризации, отражается в бюджетном учете двумя операциями: первой имущество списывается с баланса, второй — производится начисление задолженности виновного лица. Исключение из этого порядка составляет только отражение недостачи денежных средств, которое производится одной записью.

Следует учесть!

Бухгалтерское оформление выявленных сумм излишков наличных денежных средств в кассе положениями Инструкции № 148н не предусмотрено, хотя на практике подобные ситуации встречаются.

К примеру, могут быть не оформлены или некорректно оформлены кассовые документы:

  • не оформлен приходный кассовый ордер на возврат неиспользованных сумм от подотчетного лица при фактическом поступлении денежных средств;
  • не произведена или произведена не полностью выплата наличных денежных средств работникам учреждения по заработной плате при оформленном расходном кассовом ордере на общую сумму прилагаемых платежных ведомостей, в которых нет подписей работников, с которыми расчет не произведен.

Недостача основных средств, выявленная в результате инвентаризации, в соответствии с положениями пп. 22, 170 Инструкции № 148н отражается в бюджетном учете следующими записями:

  • списана остаточная стоимость основного средства

Дебет КДБ 0 401 01172 Кредит КРБ 0101 00 410;

  • списана сумма начисленной на основное средство амортизации

Дебет КРБ 0104 00 410Кредит КРБ 0101 00 410;

  • отражена задолженность лица, виновного в недостаче основных средств, в размере текущей рыночной стоимости объекта

Дебет КДБ 0 209 01560 Кредит КДБ 0 401 01172.

Недостача материальных запасов, выявленная в результате инвентаризации, в соответствии с положениями пп. 62, 170 Инструкции № 148н отражается в бюджетном учете следующими записями:

  • списана стоимость материальных запасов

Дебет КДБ 0 401 01172Кредит КРБ 0105 00 440;

  • отражена задолженность лица, виновного в недостаче материалов, в размере их текущей рыночной стоимости

Дебет КДБ 0 209 04 560 Кредит КДБ 0 401 01172.

Недостача денежных средств в кассе, выявленная в результате инвентаризации, в соответствии с положениями п. 172 Инструкции № 148н отражается в бюджетном учете следующей записью:

  • отражена недостача денежных средств в кассе

Дебет КИФ 0 209 05 560Кредит КИФ 0 201 04 610.

Излишки и недостачи имущества отражаются на счетах бюджетного учета по завершении инвентаризации на дату составления акта о результатах инвентаризации, но не позднее 31 декабря отчетного года (абз. 2 п. 5.1, п. 5.5 Методических указаний № 49).

Недостачу имущества, находящегося у учреждения на ответственном хранении, арендованного имущества учреждение обязано возместить организации-собственнику по ценам, установленным в договорах и актах приема-передачи имущества в аренду и на ответственное хранение.

Операции по выявленным недостачам такого имущества отражаются в бюджетном учете следующими записями:

  • отражена недостача арендованного основного средства

Кредит 01;

  • списана стоимость недостач материальных ценностей, принятых на ответственное хранение

Кредит 02;

  • начислена задолженность перед организацией-собственником имущества

Дебет КРБ 0 401 01290

Кредит КРБ 0 302 18 730.

Расхождения по имуществу, находящемуся у учреждения на праве оперативного управления, которое учитывается на забалансовых счетах, в случае обнаружения излишков отражаются по дебету соответствующего забалансового счета, а в случае обнаружения недостач — по кредиту счета.

Порядок проведения инвентаризации расчетов

Особенности инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

При инвентаризации расчетов с подотчетными лицами инвентаризационной комиссией производится проверка обоснованности сумм, числящихся на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами". Для этого представленные в бухгалтерию учреждения авансовые отчеты с приложенными к ним первичными документами анализируются на предмет целевого использования выданных подотчетных сумм, а также соблюдения сроков, на которые они были выданы.

Особое внимание нужно обратить на соблюдение следующих требований п. 11 Порядка ведения кассовых операций:

  • подотчетное лицо обязано предъявить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки и произвести окончательный расчет по ним;
  • бухгалтерия вправе производить выдачу наличных денег под отчет только при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Для соблюдения требований законодательства при осуществлении расчетов с подотчетными лицами учетной политикой и приказами руководителя учреждения должен быть утвержден порядок выдачи денежных средств под отчет и оформления отчетов по их использованию, в том числе:

  • перечень должностных лиц, имеющих право получения наличных денежных средств под отчет;
  • перечень расходов, на которые могут направляться подотчетные суммы;
  • предельный размер подотчетных сумм;
  • сроки, на которые могут выдаваться подотчетные суммы;
  • срок, в течение которого подотчетное лицо обязано представить отчет об использовании денежных средств и возвратить в кассу учреждения неиспользованный остаток.

Особенности инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками

При инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками инвентаризационной комиссией производится проверка обоснованности сумм, числящихся на соответствующих счетах аналитического учета счетов 0 206 00 000 "Расчеты по выданным авансам" и 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам".

Наличие задолженности учреждения или поставщика (подрядчика) в случае предварительной оплаты продукции, работ, услуг должно быть подтверждено:

  • договором (контрактом) с поставщиком (подрядчиком);
  • накладной на отгрузку товаров, актом приемки-передачи выполненных работ, счетами за оказанные услуги;
  • платежными документами на перечисление предварительной оплаты поставщику, оплаты за выполненные работы, оказанные услуги. При этом особое внимание следует обратить на поставщиков, не выполнивших своих обязательств.

Для обеспечения достоверности данных о расчетах с поставщиками и подрядчиками необходимо подтвердить их данными контрагентов. С этой целью составляются акты сверки расчетов по каждому контрагенту (дебитору и кредитору) в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. Отраженные в акте суммы сверяются с данными бюджетного учета.

В актах сверки указываются дата и номер документов на отгрузку (оказание услуг, выполнение работ), стоимость продукции (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов. Акты сверки оформляются по состоянию на отчетную дату. Их форма законодательно не утверждена, поэтому учреждение может ее самостоятельно разработать и утвердить в качестве отдельного приложения к учетной политике. Обязательность оформления направленных актов сверки другой стороной законодательством не предусмотрена. Поэтому в случае отсутствия акта, подписанного контрагентом, учреждение отражает сумму расчетов по данным бюджетного учета.

Особенности инвентаризации расчетов с покупателями в рамках приносящей доход деятельности

При инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками инвентаризационной комиссией производится проверка обоснованности сумм, числящихся на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 205 00 000 "Расчеты по доходам". Для этого на основании первичных бухгалтерских документов, подтверждающих факт оказания платных услуг учреждением (договоры, счета-фактуры, накладные по отгрузке и реализации продукции, акты сдачи-приемки оказанных услуг и т. п.), выявляются остатки сумм, которые учитываются на соответственных счетах.

Особенности инвентаризации расчетов с бюджетом

При инвентаризации расчетов с бюджетом инвентаризационной комиссией производится проверка обоснованности сумм, числящихся на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 303 00 000 "Расчеты по платежам в бюджеты":

  • 0 303 01 000 "Расчеты по налогу на доходы физических лиц";
  • 0 303 03 000 "Расчеты по налогу на прибыль организаций";
  • 0 303 04 000 "Расчеты по налогу на добавленную стоимость";
  • 0 303 05 000 "Расчеты по прочим платежам в бюджет".

Инвентаризация расчетов с бюджетом осуществляется путем проведения совместной сверки расчетов в ИФНС, для чего необходимо направить письменное заявление в ИФНС. При проведении сверки по всем видам налогов в заявлении необходимо конкретизировать только дату, на которую сформировано сальдо расчетов, и способ получения результатов сверки (лично или по почте).

Порядок проведения сверки расчетов налогоплательщика по налогам приведен в разделе 3 Регламента организации работы с налогоплательщиками, плательщиками сборов, страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и налоговыми агентами, утвержденного приказом ФНС России от 09.09.2005 № САЭ-3-01/444@.

Согласно Регламенту срок проведения сверки, формирования и оформления акта сверки расчетов налогоплательщика при отсутствии расхождений данных налогового органа и налогоплательщика не должен превышать 10 рабочих дней. При выявлении расхождений данных налогового органа и налогоплательщика срок проведения сверки расчетов, формирования и оформления акта сверки расчетов налогоплательщика не должен превышать 15 рабочих дней.

Таким образом, после регистрации в ИФНС поступившего от учреждения заявления инспекторы формируют краткий акт сверки расчетов в двух экземплярах, которые направляются учреждению-налогоплательщику. В течение пяти дней учреждением проводится проверка соответствия данных акта данным по начислению и уплате налогов в бюджет согласно сформированной и представленной в ИФНС отчетности.

В случае отсутствия расхождений в акте проставляется пометка "Согласовано без разногласий", при наличии — "Согласовано с разногласиями". Акт утверждается руководителем учреждения либо уполномоченным сотрудником по доверенности.

На основании акта с расхождениями в течение пяти дней должна быть проведена дополнительная совместная сверка расчетов. В подтверждение произведенных начислений и уплаты налогов учреждением должны быть также представлены заверенные копии платежных поручений, расчетов и деклараций.

Особенности инвентаризации расчетов с внебюджетными фондами

При инвентаризации расчетов с внебюджетными фондами инвентаризационной комиссией производится проверка обоснованности сумм, числящихся на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 303 00 000 "Расчеты по платежам в бюджеты":

  • 0 303 02 000 "Расчеты по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством";
  • 0 303 06 000 "Расчеты по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний";
  • 0 303 07 000 "Расчеты по страховым взносам на обязательное медицинское страхование в Федеральный ФОМС";
  • 0 303 08 000 "Расчеты по страховым взносам на обязательное медицинское страхование в территориальный ФОМС";
  • 0 303 09 000 "Расчеты по дополнительным страховым взносам на пенсионное страхование";
  • 0 303 10 000 "Расчеты по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование на выплату страховой части трудовой пенсии";
  • 0 303 11 000 "Расчеты по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование на выплату накопительной части трудовой пенсии".

Инвентаризация расчетов с внебюджетными фондами осуществляется путем проведения совместной сверки расчетов в территориальном отделении фонда. Совместная сверка проводится либо по предложению территориального отделения фонда, либо по инициативе учреждения.

В соответствии с положениями ч. 4 ст. 26 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" результаты сверки оформляются актом.

Для оформления результатов сверки работниками территориальных внебюджетных фондов оформляются акты по следующим формам: D форма 21-ПФР — если сверка расчетов проводилась с территориальным отделением ПФР; D форма 21-ФСС РФ — если сверка проводилась с территориальным отделением ФСС РФ.

Указанные формы актов совместной сверки расчетов по страховым взносам, пеням и штрафам утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.12.2009 № 979н.

Документальное оформление результатов инвентаризации расчетов и их отражение в бюджетном учете

Документальное оформление результатов инвентаризации. Для сопоставления реальных финансовых обязательств данным бухгалтерского учета бухгалтерия учреждения по каждому контрагенту оформляет следующие инвентаризационные описи:

  • инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами;
  • инвентаризационная опись расчетов по доходам.

Перечень обязательных реквизитов, которые должны присутствовать в указанных описях, приведен в приложении 3 к Инструкции № 148н.

В случае наличия просроченной задолженности должностные лица должны представить руководителю учреждения соответствующие письменные объяснения.

Далее оформляется приказ руководителя о списании задолженности.

Решение о списании просроченной задолженности с учета должно быть согласовано с главным распорядителем бюджетных средств.

Отражение в бюджетном учете операции по списанию просроченной задолженности. Списание просроченной задолженности оформляется Справкой (ф. 0504833).

Списание просроченной дебиторской задолженности отражается в бюджетном учете следующими записями:

  • списана просроченная дебиторская задолженность покупателей платных услуг

Дебет КДБ 0 401 01173Кредит КДБ 0 205 00 660;

  • списана просроченная дебиторская задолженность поставщика по перечисленным учреждением авансам

Дебет КРБ 0 401 01273Кредит КРБ 0 206 00 660;

  • отражена на забалансовом счете сумма списанной дебиторской задолженности неплатежеспособных дебиторов

Дебет 04.

Списание просроченной кредиторской задолженности отражается в бюджетном учете следующими записями:

  • списана просроченная кредиторская задолженность

Дебет КРБ 0 302 00 830Кредит КДБ 0 401 01173;

  • отражена на забалансовом счете сумма списанной кредиторской задолженности

Дебет 20.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль