Списываем просроченную «дебиторку» при потере первичных документов

300
Утка Вадим Викторович
эксперт по бюджетному учету
Если при инвентаризации выявлена просроченная дебиторская задолженность, но подтверждающие ее первичные документы утеряны (например, из-за затопления помещения), списать суммы с баланса непросто. Рассмотрим ситуацию.

В.В. Утка, эксперт по бюджетному учету

Виды просроченной задолженности

Дебиторская задолженность – это имущественные требования учреждения к другим лицам, являющимся его должниками.
Ее возникновение связано с невыполнением договорных обязанностей заказчиками, недоставкой под уплаченный ранее аванс нефинансовых активов, задолженностью подотчетных лиц за выданные им денежные суммы, излишне уплаченными суммами налогов, сборов и пеней и т. д.
Задолженность, не погашенная в установленный договором срок, представляет собой просроченную дебиторскую задолженность.
Сомнительным долгом признается любая задолженность, не погашенная в сроки, установленные договором, и не обеспеченная залогом, поручительством либо банковской гарантией ( п. 1 ст. 266 Налогового кодекса РФ). По истечении срока исковой давности сомнительная дебиторская задолженность переходит в категорию безнадежной задолженности (нереальной к взысканию).
Безнадежными долгами (нереальными к взысканию) признаются те, по которым истек установленный срок исковой давности, а также долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации ( п. 2 ст. 266 Налогового кодекса РФ).
При определении критериев отнесения дебиторской задолженности к безнадежной необходимо ориентироваться на нормы гражданского законодательства.
К таким критериям относятся следующие:

  • истечение срока исковой давности ( ст. 196 Гражданского кодекса РФ);
  • прекращение обязательства вследствие невозможности его исполнения, если она вызвана обстоятельством, за которое ни одна из сторон не отвечает ( ст. 416 Гражданского кодекса РФ) (например, стихийные бедствия, особые природные, социальные, политические и иные условия);
  • прекращение обязательства на основании акта государственного органа, в результате чего исполнение обязательства становится невозможным ( ст. 417 Гражданского кодекса РФ);
  • ликвидация юридического лица (должника), кроме случаев, когда законом или иными правовыми актами исполнение обязательства ликвидированного юридического лица возлагается на другое лицо ( ст. 419 Гражданского кодекса РФ);
  • смерть гражданина ( ст. 418 Гражданского кодекса РФ).

С наступлением перечисленных случаев учреждение вправе списать безнадежную дебиторскую задолженность с балансового учета.

Срок исковой давности

Исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено ( ст. 195 Гражданского кодекса РФ). То есть это время, в течение которого учреждение может востребовать дебиторскую задолженность в судебном порядке.
Общий срок исковой давности установлен статьей 196 Гражданского кодекса РФ и составляет три года.

Для отдельных видов требований, указанных, например, в статьях 725, 797, 966 Гражданского кодекса РФ, могут устанавливаться специальные сроки исковой давности (сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком).

В соответствии со статьей 200 Гражданского кодекса РФ течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права.
По обязательствам с определенным сроком исполнения течение исковой давности начинается по окончании срока исполнения.
Если же в договоре не предусматривался срок его исполнения и не содержались условия, позволяющие установить этот срок, то обязательство должно быть исполнено в разумный срок после его возникновения ( п. 2 ст. 314 Гражданского кодекса РФ).
Обязательство, не выполненное в разумный срок, а равно обязательство, срок выполнения которого определен моментом востребования, должник обязан выполнить в семидневный срок со дня предъявления кредитором требования о его выполнении, если обязанность выполнения в другой срок не вытекает из закона.
Течение срока исковой давности прерывается в случаях совершения должником действий, свидетельствующих о признании долга.

Это может быть:

  • частичная оплата задолженности;
  • обращение к кредитору с просьбой об отсрочке платежа;
  • подписание акта сверки задолженности и др. ( ст. 203 Гражданского кодекса РФ).

В статье 202 Гражданского кодекса РФ также перечислены обстоятельства, при возникновении которых возможно приостановление течения срока исковой давности:

  • предъявлению иска препятствовало чрезвычайное и непредотвратимое при данных условиях обстоятельство (непреодолимая сила);
  • истец или ответчик находился в составе ВС РФ, переведенных на военное положение;
  • отсрочка исполнения обязательств (мораторий) установлена на основании закона Правительством РФ;
  • приостановлено действие закона или иного правового акта, регулирующих соответствующее отношение.

Причем течение срока исковой давности приостанавливается, если указанные обстоятельства возникли или продолжали существовать в последние шесть месяцев срока давности, а если этот срок равен шести месяцам или составляет менее шести месяцев – в течение срока давности. Со дня прекращения обстоятельства, послужившего основанием для приостановления срока давности, его течение продолжается.
Оставшаяся часть срока продлевается до шести месяцев, а если срок исковой давности равен шести месяцам или составляет менее шести месяцев – до срока давности.
После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.

Списание «дебиторки»

Дебиторская задолженность учитывается на соответствующих балансовых счетах бухгалтерского учета.
В случае признания дебиторов неплатежеспособными (с момента признания ее безнадежной, нереальной к взысканию в порядке, установленном законодательством), согласно пункту 339 Инструкции № 157н, задолженность списывается с балансового учета и отражается на забалансовом счете 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Главная цель забалансового учета списанной дебиторской задолженности – наблюдение за возможностью ее взыскания, в частности, в случае изменения имущественного положения должников. Такое наблюдение может происходить в течение пяти лет или иного срока, установленного законодательством.

Отражение в учете

Списание дебиторской задолженности, признанной в установленном порядке нереальной к взысканию, осуществляется исходя из характера ее возникновения.
Так, подобная задолженность, возникшая в рамках доходных операций, списывается в дебет счета 0 401 10 173 «Чрезвычайные доходы от операций с активами».
Рассмотрим это на примере ситуаций, возникающих в учреждениях.
Корреспонденция счетов приведена в соответствии с Инструкцией№ 174н.


ПРИМЕР

В учете бюджетного учреждения на счете 209 71 000 «Расчеты по ущербу основным средствам» числится сумма ущерба, причиненного в результате кражи компьютера, равная 60 000 руб.
Исполнительное производство по взысканию данной задолженности прекращено, что подтверждено документально.
Кроме того, на счете 206 26 000 «Расчеты по авансам по прочим работам, услугам» числится 20 000 руб. аванса, перечисленного ранее учреждением в рамках договора на оказание типографских услуг ООО «Буква» в порядке предоплаты.
Услуги учреждению по данному договору оказаны не были, а срок исковой давности истек.
Руководителем учреждения в установленном порядке принято решение о списании указанных сумм.
В учете могут быть сделаны следующие записи:

Списываем просроченную «дебиторку» при потере первичных документов

* Одновременно списанная с баланса сумма дебиторской задолженности отражена на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов».


Задолженность может списываться со счета 04 также в целях ее восстановления в балансовом учете в случае:

  • поступления средств в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов на лицевой или расчетный счет, в кассу учреждения (на дату зачисления, поступления средств);
  • возобновления процедуры взыскания задолженности (на дату возобновления взыскания).

При этом в балансовом учете должны отражаться проводки, по сути «обратные» тем проводкам, которые применялись при списании дебиторской задолженности с баланса.

Необходимая документация

Нормативные правовые акты не устанавливают единый порядок документального оформления госучреждениями операций по переводу нереальной к взысканию дебиторской задолженности с балансового на забалансовый учет. Данный порядок утверждается в качестве элемента учетной политики с учетом требований учредителей. Такой вывод следует из письма Минфина России от 18 декабря 2012 г. № 02-04-10/5225.
Аналитический учет списанной дебиторской задолженности, учитываемой на забалансовом счете 04, ведется в Карточке учета средств и расчетов ( ф. 0504051) в разрезе видов поступлений (выплат) и дебиторов (должников).
При списании сумм с баланса оформляются следующие документы:
1) инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами ( ф. 0504089) с приложением документов, подтверждающих наличие задолженности («первички») и невозможность ее взыскания (например, постановление об окончании исполнительного производства);
2) решение инвентаризационной комиссии;
3) письменное обоснование решения о списании задолженности;
4) приказ (распоряжение) руководителя учреждения о списании;
5) справка ( ф. 0504833).
По истечении срока наблюдения дебиторская задолженность может быть списана с забалансового учета также на основании приказа (распоряжения) руководителя.

Важно запомнить
Всем, кто оформит подписку на 2014 год на электронный журнал, будут доступны электронные книги: «Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях», «“Казенный учет” по новому Плану счетов», «“Автономный учет” по новому Плану счетов».



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров образовательных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль