Обязательные реквизиты электронных документов

2664
В условиях стремительного развития Интернета мы все чаще пользуемся электронной почтой, читаем электронные газеты и журналы и т. п. Даже в такой консервативной среде, как финансы, использование документов в электронном виде приобрело самое широкое применение.

В этой статье мы расскажем о том, в каких случаях электронный документ обладает юридической силой, каковы законодательные нормы его применения и в каких сферах хозяйственной деятельности он применяется.

Юридическая сила электронного документа

Общеизвестно, что не всякий бумажный носитель являетсядокументом, обладающим юридической силой. Особые требования предъявляются дляпервичных документов, используемых для отражения хозяйственных операций.

Другими словами, чтобы документ имел юридическую силу,он должен содержать как минимум следующие обязательные реквизиты:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование организации, отимени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственнойоперации;
  • измерители хозяйственнойоперации в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц,ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ееоформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Об этом сказано в ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ "Обухгалтерском учете"
В наш век информационных технологий скорость обменаинформацией приобретает все большее значение. При этом обмен документами набумажных носителях зачастую становится лишь формальностью, отданием данимноговековой традиции. В то же время отправленный по электронным каналам связидокумент зачастую теряет необходимые реквизиты и, следовательно, утрачиваетсвою юридическую силу.

Накопленный за последние годы в разных странах опыт поиспользованию документов, полученных по электронным каналам связи, сталоснованием для введения в различные международные и российские нормативныеакты норм, которые определяют понятие электронных документов и условияпридания им юридической силы.

Важнейшими документами, устанавливающими нормымеждународного права по использованию информации, полученной по электронным ииным каналам связи, являются:

  • Конвенция ООН об использованииэлектронных сообщений в международных договорах от 23.11.05 (принятаРезолюцией ООН № A/Res/60/21от 09.12.05);
  • Резолюция ГенеральнойАссамблеи ООН № ООН А/51/628 от 16.12.96 "Типовой закон об электроннойторговле, принятый Комиссией Организации Объединенных Наций по правумеждународной торговли" (ЮНСИТРАЛ).

Заметим, что в указанных источниках отсутствует четкоеопределение термина "документ" или "электронный документ"Тем не менее, в них дается определение понятия "сообщение данных", атакже устанавливаются правила признания юридической силы такого сообщения.

Согласно нормам международного права сообщение данных -это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощьюэлектронных, оптических или аналогичных средств, включая электронный обменданными (ЭДИ), электронную почту, телеграмму, телекс или телефакс (далее -сообщение данных). При этом отмечается, что передаваемая по соответствующимканалам связи информация не может быть лишена юридической силы, действительностиили исковой силы на том лишь основании, что она составлена в форме сообщенияданных.

Кроме того, международным правом установлено, что вслучае, если согласно обычаю делового оборота сообщение данных должно бытьподписано каким-либо должностным лицом, то должны соблюдаться следующиеусловия:

  • в сообщении данных долженсодержаться определенный способ для идентификации лица, подписавшего документ;
  • должно быть указание на то,что данное лицо согласно с информацией, содержащейся в сообщении данных;
  • примененный способ сообщенияданных передающей и получающей стороной признается как надежным, так исоответствующим цели, для которой оно было подготовлено или передано, с учетомвсех обстоятельств, включая любые соответствующие договоренности.

Международными нормами установлено, что еслизаконодательство какого-либо государства требует, чтобы информацияпредставлялась или сохранялась в ее подлинной форме, то это требование считаетсявыполненным с помощью сообщения данных в том случае, если: а) партнеры имеютнадежные доказательства целостности информации с момента, когда она была впервые подготовлена, а также в ее окончательной форме в виде сообщения данных или в каком-либо ином виде; б) принеобходимости предъявления информации она может быть продемонстрирована лицу, которому она должна быть предъявлена.

В отличие от международной практики, в российскомзаконодательстве используется более понятный термин "электронныйдокумент". Согласно ст. 11 Федерального закона от 27.07.06 № 149-ФЗ"Об информации, информационных технологиях и о защите информации"(далее - Закон № 149-ФЗ) электронным документом, равнозначным документу,подписанному собственноручной подписью, признается электронное сообщение,которое подписано электронной цифровой подписью или иным аналогомсобственноручной подписи.

Закон № 149-ФЗ устанавливает критерий равнозначностиписьменного и электронного документов. Таким критерием является наличие вэлектронном документе электронно-цифровой подписи.

Таким образом, можно выделить следующие обязательныесвойства электронного документа, которые установлены действующим российскимзаконодательством:

  • электронная форма информации;
  • наличие электронной подписи.

Электронная цифровая подпись

Необходимость широкого использованияэлектронно-цифровой подписи (далее - ЭЦП) отмечалось еще в постановленииПравительства РФ от 28.01.02 № 65 «О федеральной целевой программе"Электронная Россия (2002-2010 годы)"», которое было принято с учетомположений Федерального закона от 10.01.02 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи"(далее - Закон № 1-ФЗ).

Согласно ст. 3 Закона № 1-ФЗ электронная цифроваяподпись - реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты отподделки, полученный в результате криптографического преобразования информациис использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельцасертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения инфор­мациив электронном документе.

Для признания ЭЦП в электронном документе равнозначнойсобственноручной подписи в документе на бумажном носителе необходимоодновременное соблюдение ряда условий, а именно:

  • сертификат ключа подписи,относящийся к этой ЭЦП, не утратил силу (действует) на момент проверки или намомент подписания электронного документа при наличии доказательств,определяющих момент подписания;
  • подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе.

ЭЦП используется в соответствии со сведениями,указанными в сертификате ключа подписи.

В свою очередь, сертификат ключа ЭЦП должен содержатьопределенные сведения. Например, такие как:

  • уникальный регистрационный номер сертификата ключаподписи, даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи,находящегося в реестре удостоверяющего центра;
  • фамилию, имя и отчество владельца сертификата ключаподписи или псевдоним владельца;
  • наименование средств ЭЦП, с которыми используетсяданный открытый ключ электронной цифровой подписи;
  • сведения об отношениях, при осуществлении которыхэлектронный документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическоезначение, и др.

Очевидно, что все указанные сведения необходимы дляобеспечения конфиденциальности информации, а также для ее защиты отнесанкционированного использования.

Область применения электронных документов

В настоящее время электронные документы используются всфере размещения заказов.

Так, при подаче заявки на участие в размещениигосударственного или муниципального заказа могут представляться документы какв письменной форме, так и в форме электронного документа.

Федеральным законом от 21.07.05 № 94-ФЗ"0размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг длягосударственных и муниципальных нужд" предусмотрено представлениеэлектронных документов в следующих случаях:

  • при подаче заявок на участие в конкурсе (ст. 25);
  • при подаче заявок на участие в аукционе (ст. 35);
  • при подаче заявки в случае размещения заказу путемзапроса котировок (ст. 43).

Кроме того, сейчас активно развивается обмендокументами через Интернет. Пользователи Всемирной сети могут купить что-либочерез электронный магазин, а посредством электронной почты возможен обмендокументами между партнерами. Возможно, что в ближайшем будущем станетвозможным и реализация гражданами России своего права на участие в выборах.

Все это вызывает необходимость должным образомподтверждать факт передачи и подлинность передаваемой информации.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль