Расчет отпускных: учитываемые выплаты и документальное оформление

2826
 Гейц И.В.
Главный редактор журнала «Заработная плата. Расчеты, учет, налоги», автор книг и публикаций по вопросам заработной платы, учета, отчетности и налогообложения бюджетных организаций
Мы продолжаем знакомить читателей с нюансами расчета отпускных. В данном материале будут рассмотрены виды выплат, учитываемых при расчете среднего заработка для оплаты отпуска, порядок предоставления и оформления отпусков.

Выплаты, учитываемые в расчете

В общем случае при исчислении среднего заработка должны учитываться все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, поименованные в п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение об исчислении среднего заработка).

К учитываемым при расчете среднего заработка выплатам можно отнести суммы среднего заработка, сохраняемого в соответствии со статьей 258 ТК РФ на время перерывов для кормления ребенка (см. подп. "а" п. 5 Положения об исчислении среднего заработка), а также предусмотренные положениями об оплате (премировании) работников организации единовременные и разовые премии (см. письмо Роструда от 05.02.2007 № 274-6-0).

Для того чтобы соответствующие выплаты учитывались при расчете среднего заработка, необходимо чтобы они были начислены за выполнение трудовых обязанностей и чтобы они были предусмотрены действующими в организации коллективным договором, локальными нормативными актами (положением по оплате труда, положением о премировании и т. п.) и (или) непосредственно заключенным с работником трудовым договором.

Не учитываются при исчислении среднего заработка те выплаты, которые не относятся к оплате труда. При этом отдельные из них определены непосредственно в п. 3 Положения об исчислении среднего заработка:

  • материальная помощь;
  • оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха;
  • другие выплаты, не относящиеся к оплате труда.

Также не должны включаться в учитываемые при исчислении средней заработной платы следующие выплаты:

  • премии, выплачиваемые вне рамок системы оплаты труда (разовые премии), в том числе к юбилейным датам, праздникам, за выполнение срочной работы вне должностных обязанностей и т. п. (см. письмо Роструда от 23.10.2007 № 4319-6-1);
  • исчисленные в соответствии с законодательством Российской Федерации суммы среднего заработка, за исключением сумм оплаты перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации (п. 5 Положения об исчислении среднего заработка);
  • суммы пособия по временной нетрудоспособности или пособия по беременности и родам (п. 5 Положения об исчислении среднего заработка);
  • суммы, выплаченные работнику в связи с невозможностью его работы по причине простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника (п. 5 Положения об исчислении среднего заработка);
  • суммы, выплаченные работнику в связи с вынужденным прогулом за период проведения в организации забастовки (п. 5 Положения об исчислении среднего заработка);
  • суммы, выплаченные за предоставленные работнику дополнительные выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства (п. 5 Положения об исчислении среднего заработка);
  • суммы, выплаченные работнику в других случаях освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации (п. 5 Положения об исчислении среднего заработка);
  • предусмотренная ст. 236 ТК РФ денежная компенсация за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику (данная компенсация не является выплатой по оплате труда);
  • суммы оплаты в размере среднего заработка по прежней работе (для периодов временного перевода работника на другую работу в соответствии с частями второй и третьей ст. 72.2 ТК РФ);
  • суммы полевого довольствия;
  • суммы надбавки за вахтовый метод работы (данная выплата является компенсацией и согласно ст. 302 ТК РФ выплачивается взамен суточных; см. также решение Верховного Суда Российской Федерации от 20.03.2003 № ГКПИ 2003-195);
  • суммы оплаты периодов приостановки работы сотрудниками на основании ст. 142 ТК РФ в связи с задержкой на срок более 15 дней выплаты заработной платы.

Учет премий при расчете среднего заработка

В особом порядке при расчете среднего заработка учитываются премии и вознаграждения, что оговорено в п. 15 Положения об исчислении среднего заработка.

Премии за месяц

Ежемесячные премии и вознаграждения учитываются при оплате отпусков исходя из того, начислены ли они в расчетном периоде, и при условии не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода.

Тот факт, начислены премии за месяцы расчетного периода или нет, значения не имеет. Учитываются премии, начисленные в расчетном периоде (а не за расчетный период). При этом в любом случае за общепринятый расчетный период в 12 месяцев нельзя учесть более 12 ежемесячных премий за одни и те же показатели.

Если ежемесячные премии выплачиваются с задержкой (не в текущем месяце за прошедший), не следует обращать внимание, за какой месяц та или иная премия начислена. К расчету принимаются премии, начисленные в месяцах расчетного периода (а не за месяцы расчетного периода).

Пример 1

Предположим, что работнику учреждения с 22 июня 2010 г. предоставлена часть ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней.

Исчисление среднего заработка за отпуск должно производиться за расчетный период в 12 календарных месяцев, непосредственно предшествующих июню 2010 г., а именно за период с 1 июня 2009 г. по 31 мая 2010 г.

Работнику учреждения ежемесячно выплачиваются премии по итогам работы.

При расчете отпускных должны быть учтены ежемесячные премии, начисленные в месяцах расчетного периода, а не за месяцы расчетного периода.

В частности, если премии выплачиваются с задержкой в один месяц (в составе заработка июня 2009 г. за май 2009 г, в составе заработка июля 2009 г. за июнь и т. п.), то учитывать при расчете среднего заработка должны премии, включенные в состав заработка тех месяцев, которые включены в расчетный период (с июня 2009 г. по май 2010 г.).

Премии за квартал и год

Премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц, учитываются при расчете среднего заработка также исходя из того, начислены ли они в расчетном периоде (а не за расчетный период).

Если при этом премии и вознаграждения за одни и те же показатели суммарно начислены за период, превышающий продолжительность расчетного периода, то они должны учитывать в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода. В частности, если в 12-месячном расчетном периоде начислено 5 квартальных премий за один и тот же показатель, то суммарный период начисления данной премии составляет 15 месяцев (5 премий х 3 месяца в каждом квартале), что превышает продолжительность расчетного периода. В данном случае к расчету необходимо принять 4 квартальных премии, отбросив наименьшую премию.

Пример 2

Воспользуемся условиями примера 1 и предположим, что работнику в расчетном периоде с 1 июня 2009 г. по 31 мая 2010 г. начислено 4 квартальные премии по итогам работы, в том числе в июне 2009 г. по итогам работы за 1-й квартал 2009 г. в размере 5200 руб., в октябре 2009 г. по итогам работы за 3-й квартал 2009 г. в размере 4700 руб., в январе 2010 г. по итогам работы за 4-й квартал 2009 г. в размере 5700 руб., и в апреле 2010 г. по итогам работы за 1-й квартал 2010 г. в размере 6200 руб.

Всего в расчетном периоде работнику начислено 4 квартальные премии за одни и те же показатели, и при этом суммарный период, за который они были начислены, не превышает продолжительности расчетного периода (4 премии х 3 месяца в каждом из кварталов). При этом тот факт, что в расчетном периоде была начислена премия за 1 -й квартал 2009 г., который не включен в расчетный, значения не имеет.

По вышеприведенным правилам рекомендуем учитывать и годовые премии (но не годовые вознаграждения).

Пример 3

Воспользуемся условиями примеров 1 и 2 и предположим, что работнику в январе 2010 г. начислена годовая премия по итогам работы за 2009 г.

Так как годовая премия начислена в расчетном периоде, и период, за который она начислена, не превышает продолжительности расчетного периода, она должна учитываться при исчислении среднего заработка за отпуск.

Суммы вознаграждения по итогам работы за год и единовременного вознаграждения за выслугу лет (стаж работы), а также иные вознаграждения по итогам работы за год, в соответствии с п. 15 Положения об исчислении среднего заработка учитываются при оплате отпусков исходя из того, начислены ли они за предшествующий событию календарный год. При этом время начисления вознаграждения значения не имеет. Главное, чтобы оно было начислено за календарный год, предшествующий текущему. Соответственно если на дату расчета среднего заработка вознаграждение не начислено, а будет начислено уже после расчета средней заработной платы, должен быть произведен перерасчет.

Пример 4

Предположим, что работнику учреждения с 12 января 2010 г. предоставлена часть ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 10 календарных дней. Расчет среднего заработка должен быть произведен за расчетный период в 12 календарных месяцев, предшествующих январю 2010 г., а именно за период с 1 января по 31 декабря 2009 г. В январе 2009 г. работнику было начислено вознаграждение по итогам работы за 2008 г. в размере 15 600 руб. Однако данное вознаграждение учитываться при расчете среднего заработка за отпуск в январе 2010 г. не должно, несмотря на то, что начислено оно было в расчетном периоде. Объясняется это тем, что начислено вознаграждение было за 2008 г., а расчет среднего заработка производится в январе 2010 г. и учитываться может только вознаграждение, начисленное за год, предшествующий 2010 г., а именно за 2009 г.

Таким образом, при предоставлении отпуска в январе 2010 г. расчет отпускных должен быть произведен без учета вознаграждений по итогам работы за год. Однако как только вознаграждение по итогам работы за 2009 г. будет начислено в январе 2010 г., в феврале 2010 г. или впоследствии, необходимо будет произвести перерасчет средней заработной платы и соответствующую разницу доплатить.

Допустим, что расчетный период работник отработал полностью, а сумма учитываемых выплат (без учета вознаграждения по итогам работы за 2008 год) составила 198 700 руб. Величина среднего дневного заработка для оплаты отпуска составит 563 руб. 21 коп. (198 700 руб. : 12 месяцев : 29,4), а сумма среднего заработка за отпуск - 5632 руб. 10 коп. (563 руб. 21 коп. х 10 календарных дней).

После этого в феврале 2010 г. работнику было начислено вознаграждение по итогам работы за 2009 г. в размере 24 000 руб. Соответственно сумма среднего заработка за отпуск при перерасчете составит 6312 руб. 36 коп. ((198 700 руб. + 24 000 руб.): 12 месяцев: 29,4 х 10 календарных дней отпуска), а сумма доплаты - 680 руб. 26 коп. (6312 руб. 36 коп. - 5632 руб. 10 коп.). Величина доплаты может быть также исчислена следующим образом: 24 000 руб. : 12 мес. : 29,4 х 10 календарных дней отпуска = 680 руб. 27 коп.

Разница в порядке учета при расчете среднего заработка вознаграждений по итогам работы за год и годовых премий обусловлена п. 15 Положения об исчислении среднего заработка. Годовые премии относятся к премиям за период работы, превышающий один месяц. Отнести их к вознаграждениям по итогам работы за год невозможно.

Средний заработок за период, отработанный не полностью

В случае если расчетный период отработан не полностью, то учитываемые премии и вознаграждения должны быть перерасчитаны пропорционально времени, отработанному в расчетном периоде. Исключение составляют премии, изначально начисленные за фактически отработанное время. При этом тот факт, что премия начислена именно за фактически отработанное время, должен найти свое отражение в приказе руководителя учреждения и (или) в локальных нормативных актах, определяющих порядок выплаты соответствующих премий.

Выплачиваемые работнику вознаграждения в любом случае должны перерасчитываться пропорционально отработанному времени.

Соответствующие перерасчеты должны производиться в целом за расчетный период. При перерасчете необходимо сумму подлежащих уточнению премий и вознаграждений разделить на продолжительность расчетного периода в рабочих днях (согласно принятому в учреждении графику 5-дневной или 6-дневной рабочей недели) и умножить на количество фактически отработанных в расчетном периоде рабочих дней (опять же согласно принятому в учреждении графику 5-дневной или 6-дневной рабочей недели). Именно такая методика "корректировки " премиальных выплат была предложена в письме Минздравсоцразвития России от 26.06.2008 № 2337-17.

Пример 5

Предположим, что работнику учреждения с 13 июля 2010 г. предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчет среднего заработка должен быть произведен за расчетный период с 1 июля 2009 г. по 30 июня 2010 г. В указанном расчетном периоде работнику начислено 12 ежемесячных премий на сумму 52 300 руб., 4 квартальных премии на сумму 28 200 руб. и вознаграждение по итогам работы за 2009 г. в размере 15 000 руб.

Тот факт, что указанные премии начислены за фактически отработанное время, в приказе и в положении по оплате труда не отражен. В связи с этим они подлежат пересчету пропорционально отработанному в расчетном периоде времени. В таком же порядке пересчи-тывается и сумма вознаграждения по итогам работы за год.

График работы организации - 5-дневная рабочая неделя. Согласно производственному табелю-календарю на расчетный период приходится 249 рабочих дней по графику 5-дневной рабочей недели. Всего работник в расчетном периоде отработал 220 рабочих дней. Сумма учитываемых при оплате отпуска премий и вознаграждения составит 84 377 руб. 51 коп. ((52 300 руб. + 28 200 руб. + 15 000 руб.): 249 рабочих дней по графику х 220 фактически отработанных дней).

Пример 6

Воспользуемся условиями примера 5 и предположим, что ежемесячные премии были начислены за фактически отработанное время, на что указано в приказах о премировании. Следовательно, они перерасчету не подлежат.

Сумма учитываемых при оплате отпуска премий и вознаграждения составит 90 468 руб. 67 коп. (52 300 руб. + ((28 200 руб. + 15 000 руб.): 249 рабочих дней по графику х 220 фактически отработанных дней)).

Расчет среднего заработка при отпуске с последующим увольнением

Следует учесть!

Работодателю необходимо учитывать, что предоставление работнику неиспользованного отпуска с последующим увольнением является его правом, а не обязанностью. Это следует как из положений статьи 127 ТК РФ, так и подтверждено сложившейся судебной практикой (см. определение Конституционного Суда Российской Федерации от 25.01.2007 № 131 -О-О) и разъяснениями уполномоченных органов (см. письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1).

Если на дату увольнения работник не использовал своего право на оплачиваемые отпуска, они могут быть предоставлены ему с последующим увольнением. Такая возможность оговорена в статье 127 ТК РФ и в последнее время получает все большее практическое применение.

Таким образом, работник вправе обратиться с письменным заявлением на имя работодателя с просьбой о предоставлении ему оплачиваемого отпуска с дальнейшим увольнением. В свою очередь, администрация организации может отказать работнику в предоставлении отпуска при увольнении, реализовав его право на оплачиваемые отпуска выплатой компенсации. Однако отпуск с последующим увольнением не может быть предоставлен в случае увольнения работника за виновные действия. В такой ситуации работнику выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск.

Как при предоставлении отпуска, так и при выплате компенсации отпуск, причитающийся работнику, определяется пропорционально отработанному на день увольнения времени в текущем рабочем году. Эта норма была подтверждена определением Верховного Суда Российской Федерации от 15.02.2005 № КАС05-14.

Важный нюанс

Как было отмечено в письме Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1, изъявив желание получить отпуск с последующим увольнением, работник тем самым выразил и желание прекратить трудовые отношения с работодателем (при увольнении по собственному желанию) или согласился с правомерностью их прекращения (при увольнении по другим основаниям). В связи с этим можно полагать, что с момента начала предоставленного с последующим увольнением отпуска работодатель не несет обязательств перед работником в части продления ежегодного оплачиваемого отпуска в случае болезни. За время болезни в период отпуска с последующим увольнением работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Однако в отличие от общих правил отпуск на число дней болезни не продлевается.

В случае предоставления оплачиваемого отпуска при увольнении работника бухгалтерией должен производиться расчет среднего заработка за предоставленные при увольнении оплачиваемые дни отпуска. Днем увольнения при этом согласно статье 127 ТК РФ должен считаться последний день отпуска. Однако изначально стаж работы и продолжительность отпуска определяются не на дату увольнения (последний день предоставленного отпуска), а по состоянию на последний день работы (первоначальную дату увольнения). После этого в стаж работы необходимо включить время предоставленного отпуска при увольнении, и в случае необходимости уточнить продолжительность предоставленного работнику отпуска.

Пример 7

Предположим, что работник организации увольняется с 17 августа 2010 г. по п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ "по соглашению сторон".

Согласно представленному работником письменному заявлению и на основании решения работодателя ему при увольнении предоставляется неиспользованный за текущий год оплачиваемый отпуск. В связи с этим дата 17 августа 2010 г. является не днем увольнения, а днем, предшествующим началу предоставленного при увольнении отпуска. Работник пользуется правом на основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, а также на дополнительный оплачиваемый отпуск за работу в режиме ненормированного рабочего дня продолжительностью 14 календарных дней. Всего продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 42 календарных дня. В текущем году оплачиваемый отпуск предоставляется работнику в период с 8 января 2010 г. по 7 января 2011 г.

По состоянию на день увольнения работник отработал в текущем рабочем году, то есть в период с 8 января 2010 г. по 17августа 2010 г., 7месяцев 10 дней, или, по правилам округления, 7 месяцев. Исходя из данных расчетов работнику должен быть предоставлен оплачиваемый отпуск продолжительностью 25 календарных дней (24,5 календарного дня = 42 календарных дня отпуска : 12 месяцев х 7 месяцев, или, при округлении до полного календарного дня, -25 календарных дней).

Отпуск предоставляется работнику в период с 18 августа по 11 сентября 2010 г. Именно 11 сентября 2010 г. является днем увольнения работника, в связи с чем именно период до 11 сентября 2010 г. должен быть учтен в стаже работы, дающем право на оплачиваемый отпуск. На период с начала рабочего года, т. е. с 8 января 2010 г. и по день увольнения, т. е. по 11 сентября 2010 г., приходится 8 месяцев 5 дней, или, по правилам округления, 8 месяцев. С учетом включения в стаж работы периода предоставленного работнику отпуска ему должен быть предоставлен оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (42 календарных дня: 12 месяцев х 8 месяцев).

Соответственно, отпуск должен быть предоставлен за период с 18 августа по 14 сентября 2010 г. По итогам данных расчетов в стаж работы должны быть включены еще 3 календарных дня отпуска (28 календарных дней отпуска - 25 календарных дней отпуска по ранее произведенным расчетам на дату, предшествующую дню начала отпуска). Соответственно стаж работы составит 8 месяцев 8 дней, или, по правилам округления, 8 месяцев, за которые отпускуже исчислен.

Предположим, что в расчетном периоде с 1 августа 2009 г. по 31 июля 2010 г., который отработан работником полностью, ему начислено учитываемой при расчете среднего заработка заработной платы в размере 156 000 руб.

Размер среднедневного заработка составит 442 руб. 18 коп. (156 000 руб.: 12 мес.: 29,4), а сумма среднего заработка за отпуск - 12 381 руб. 04 коп. (442 руб. 18 коп. х 28 календарных дней отпуска).

Наряду с изложенным необходимо также учитывать, что фактически трудовые отношения с работником, которому предоставлен отпуск с последующим увольнением, прекращаются с момента начала отпуска.

Распределение среднего заработка при выплатах из разных источников

В соответствии со ст. 139 ТК РФ при расчете среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат независимо от их источников.

В первую очередь бюджетные учреждения должны распределять исчисленные суммы среднего заработка исходя из источников оплаты учитываемых выплат (средства бюджетного финансирования, внебюджетные средства), а в части бюджетных источников — исходя из кодификации расходов по оплате труда по соответствующим статьям (подстатьям) классификации расходов.

Если финансирование учитываемых выплат производится из различных источников, то и суммы среднего заработка для их оплаты должны быть распределены исходя из тех источников, из которых были профинансированы учитываемые выплаты.

Пример 8

Предположим, что работнику бюджетного учреждения с 14 июня 2010 г. предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период отработан полностью. За него работнику начислено 145 000 руб. Все выплаты учитываются при расчете среднего заработка. Выплаты производились из следующих источников:

  • за счет бюджетных средств по одной статье КОСГУ - 110 000 руб.,
  • за счет бюджетных средств по другой статье КОСГУ - 10 000 руб.;
  • за счет средств от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности -25 000 руб.

Сумма отпускных составит 11 507 руб. 94 коп. (145 000 руб.: 12 мес.: 29,4 х 28 дней отпуска).

Исчисленная сумма должна быть профинансирована из следующих источников:

  • за счет бюджетных ассигнований, выделяемых по первой статье КОСГУ, - 8730 руб. 16 коп. (110 000 руб. : 12 мес. : 29,4 х 28 дней отпуска);
  • за счет бюджетных ассигнований, выделяемых по второй статье КОСГУ, - 793 руб. 65 коп. (10 000 руб.: 12 мес.: 29,4 х 28 дней отпуска);
  • за счет внебюджетных средств - 1984 руб. 13 коп. (25 000 руб.: 12 мес.: 29,4 х 28 дней отпуска).

Таким образом, учреждения, доплачивающие работникам из внебюджетных источников, должны учитывать, что в дальнейшем при расчете среднего заработка такие выплаты повлекут за собой увеличение средней заработной платы работников. Значит, придется изыскивать внебюджетные средства для покрытия части суммы отпускных. Для этого лучше заранее резервировать средства, полученные от приносящей доход деятельности или из прочих внебюджетных источников.

Бюджетные учреждения, уплачивающие налог на прибыль, должны дополнительно распределять суммы исчисленного среднего заработка в зависимости от того, отнесены учитываемые выплаты к расходам, уменьшающим налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, или нет. Это объясняется положениями ст. 252 НК РФ. В ней сказано, что расходы, признаваемые в целях налогообложения прибыли, должны быть обоснованными, т. е. экономически оправданными.

Кроме того, если какие-либо учитываемые при расчете средней заработной платы выплаты были оплачены из средств целевого финансирования, то и исчисленная из таких выплат часть среднего заработка также должна быть покрыта за счет тех же средств. Если их не имеется или недостаточно, учреждению придется задействовать средства чистой прибыли.

Пример 9

Предположим, что работнику бюджетного учреждения с 14 июня 2010 г. предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период отработан полностью. За него работнику начислено 245 000 руб. Все выплаты учитываются при расчете среднего заработка. Выплаты производились из следующих источников:

  • средства бюджетного финансирования - 180 000 руб.;
  • расходы, признаваемые в целях налогообложения прибыли, - 40 000 руб.;
  • средства целевого финансирования (выделенные вышестоящим распорядителем средства из внебюджетных источников, предназначенные на материальное стимулирование работников) - 25 000 руб.

Сумма отпускных составит 19 444 руб. 44 коп. (245 000 руб.: 12 мес.: 29,4 х 28 календарных дней отпуска). Исчисленная сумма должна быть профинансирована из следующих источников:

  • за счет средств бюджетного финансирования - 14 285 руб. 71 коп. (180 000 руб.: 12 мес.: 29,4 х х 28 дней отпуска);
  • за счет средств, признаваемых в целях налогообложения прибыли - 3174 руб. 60 коп. (40 000 руб.: 12 мес.: 29,4 х 28 календарных дней отпуска);
  • за счет чистой прибыли организации - 1984 руб. 13 коп. (25 000 руб.: 12 мес.:29,4 х 28 календарных дней отпуска).

Особенности расчета среднего заработка федеральных государственных гражданских служащих

За период нахождения государственного гражданского служащего в оплачиваемых отпусках за ним сохраняются следующие выплаты:

  • оклад денежного содержания;
  • ежемесячная надбавка к должностному окладу за выслугу лет на гражданской службе;
  • ежемесячная надбавка к должностному окладу за особые условия гражданской службы;
  • ежемесячная процентная надбавка к должностному окладу за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;
  • ежемесячное денежное поощрение;
  • премии за выполнение особо важных и сложных заданий в размере 1/12 каждой из фактически начисленных выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих дню ухода в ежегодный оплачиваемый отпуск;
  • материальная помощь в размере 1/12 каждой из фактически начисленных выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих дню ухода в ежегодный оплачиваемый отпуск.

Сложив воедино перечисленные суммы получается условное месячное содержание гражданского служащего, учитываемое при расчете отпускных. Непосредственно размер денежного содержания на период нахождения гражданского служащего в оплачиваемом отпуске определяется путем деления исчисленного денежного содержания на 29,4 (среднемесячное количество календарных дней) и умножения на число календарных дней отпуска.

Пример 10

Допустим, что федеральному государственному гражданскому служащему с 15 июня 2010 г. предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 35 календарных дней. За период с 1 по 14 июня 2010 г. сотруднику должно быть выплачено денежное содержание согласно установленным ему выплатам. А в период с 15 июня 2010 г. - денежное содержание за отпуск. При этом суммы отпускных должны быть выплачены одновременно с денежным содержанием за фактически отработанные в июне дни.

Допустим, что сумма денежного содержания за фактически отработанные в июне дни составит 14 426 руб., в том числе:

  • из расчета должностного оклада - 2385 руб. (5563 руб.: 21 день по графику 5-дневной рабочей недели в июне 2010 г. х 9 фактически отработанных дней за период с 1 по 14 июня 2010 г.);
  • из расчета оклада за классный чин - 678 руб. (1580 руб.: 21 день х 9 дней);
  • из расчета ежемесячного денежного поощрения - 5963 руб. (2385 руб. х 2,5);
  • из расчета ежемесячной надбавки к должностному окладу за выслугу лет - 477 руб. (2385 руб. х 20%);
  • из расчета ежемесячной надбавки к должностному окладу за особые условия гражданской службы - 3339 руб. (2385 руб. х 140%);
  • из расчета ежемесячной надбавки за работу со сведениями, имеющими степень секретности "секретно" - 358 руб. (2385 руб. х 15%);
  • из расчета премии за выполнение особо важных и сложных заданий - 1226 руб. (2385 руб. + 678 руб.) х 40%).

Для исчисления денежного содержания за отпуск необходимо:
1) определить сумму денежного содержания из расчета постоянных выплат, установленных государственному служащему - 30788 руб. (5563 руб. + 1580 руб. + 13 908 руб. + 1113 руб. + 7789 руб. + 835 руб.; соответственно - суммы должностного оклада, оклада за классный чин, ежемесячного денежного поощрения, ежемесячной надбавки за выслугу лет, ежемесячной надбавки за особые условия гражданской службы, ежемесячной надбавки за работы со сведениями, составляющими государственную тайну);
2) определить сумму начисленных за 12 календарных месяцев, предшествующих дню ухода в ежегодный отпуск (с 15.06.2009 по 14.06.2010) премий за выполнение особо важных и сложных заданий и материальной помощи - предположим, данная величина составила 45 890 руб.;
3) исчислить 1/12 от всех начисленных в 12-месячном периоде премий и материальной помощи - 3825 руб. (45890 руб.: 12);

4) исчислить сумму "условного" месячного денежного содержания, учитываемого при расчете отпускных, - 34 613 руб. (30 788 руб. + 3825 руб.);
5) определить сумму денежного содержания за отпуск - 41206 руб. (34 613 руб.: 29,4 х 35 календарных дней отпуска).

Премии и материальная помощь при исчислении денежного содержания за отпуск учитываются исходя из того, были ли они начислены в течение 12-месячного периода, предшествующего непосредственно дню ухода в отпуск.

При этом не имеет значения, отработан указанный 12-месячный период полностью или нет, а также состоял ли государственный служащий на гражданской службе полный данный период или только принят на службу. В любом случае суммы премий и материальной помощи не корректируются и всегда делятся на 12.

Если в течение 12 календарных месяцев, предшествующих дню ухода в ежегодный оплачиваемый отпуск, гражданскому служащему были начислены две и более материальные помощи, они все учитываются при исчислении денежного содержания за отпуск.

Также при исчислении денежного содержания за отпуск учитываются и суммы материальной помощи, выплачиваемой в особых случаях, предусмотренных ведомственными нормативными правовыми актами. Это объясняется тем, что любая из выплачиваемой материальной помощи носит социальный характер, поскольку направлена на оказание поддержки в трудных жизненных ситуациях. На это, в частности, указано в п. 7 письма Минздравсоцразвития России от 15.11.2007 № 3495-17 и п. 4 письма Минздравсоцразвития России от 19.11.2007 № 3515-17.

Так как материальная помощь к текущему отпуску в любом случае подлежит начислению до первого дня предоставленного отпуска, она также должна учитываться при исчислении денежного содержания за отпуск.

Не включается в исчисление размера денежного содержания за период нахождения гражданского служащего в ежегодном оплачиваемом отпуске единовременная выплата к отпуску.

Предоставление отпуска совместителю

Совместителям ежегодные оплачиваемые отпуска в соответствии со ст. 286 ТК РФ должны предоставляться одновременно с отпуском по основной работе. Это касается в том числе и внешнего совместительства. При предоставлении работником справки с основного места работы о периоде использования отпуска другой работодатель также обязан предоставить работнику оплачиваемый отпуск. При этом, если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется ему авансом. Если же на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работникам меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника должен предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Пример 11

Предположим, что работник принят на работу на условиях внешнего штатного совместительства. По указанному месту работы он пользуется правом на ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней.

В июне 2010 г. им представлена справка с основного места работы о том, что в период с 18 июня по 21 июля 2010 г. ему по основному месту работы предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней и дополнительный отпуск за особый режим работы продолжительностью 6 календарных дней.

В данной ситуации учреждение, в котором работник занят на условиях внешнего совместительства, должно предоставить ему в период с 18 июня по 21 июля 2010 г. основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней и отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 6 календарных дней.

Документальное оформление оплачиваемых отпусков

В соответствии с требованиями ст. 123 ТК РФ администрация учреждения должна уведомить каждого из работников о начале предусмотренного графиком отпуска (части отпуска) под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Такого рода уведомление может быть оформлено как в виде отдельного документа, так и на бланке типовой формы приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска.

Виды и продолжительность предоставляемых работникам отпусков указываются в оформляемом "Приказе (распоряжении) о предоставлении отпуска работнику" (форма № Т-6, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты").

Если в один из дней очередной отпуск (или его часть) предоставляется группе работников, может оформляться единая форма № Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам", утвержденная тем же постановлением Госкомстата России.

Приведенные формы составляются работниками кадровой службы или иными уполномоченными лицами учреждения, подписываются руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) и в обязательном порядке объявляются под роспись работнику.

Оформленный приказ передается в бухгалтерию в срок, определенный графиком документооборота учреждения. На его основании бухгалтер производит расчет причитающегося работнику среднего заработка за отпуск. Такой расчет оформляется на бланке "Записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях" (ф. 0504425), утвержденном приказом Минфина России от 30.12.2008 № 148н.

Оформление указанных выше форм первичных документов является обязательным в силу требований ст. 9 Федерального закона Щ от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Так как средний заработок за отпуск выплачивается не позднее чем за три дня (госслужащим — за 10 календарных дней) до его начала (ст. 136 ТК РФ), то приказы о предоставлении отпусков должны оформляться и предоставляться в бухгалтерию учреждения заблагоВ временно до указанной даты. Записка-расчет должна быть оформлена не позднее дня выплаты среднего заработка.

Следует учитывать, что форма Записки-расчета предназначена не только для расчета сумм среднего заработка за отпуск, но также и для расчета сумм заработной платы за отработанные дни в месяце ухода в отпуск, материальной помощи при уходе в отпуск, а также других выплат в пользу работника.

Выплата сумм среднего заработка и иных сумм в пользу уходящего в отпуск работника осуществляется по Платежной ведомости (ф. 0504403) или по Расходному кассовому ордеру (ф. № КО-2). Реквизиты первичного документа, по которому были выплачены суммы уходящему в отпуск работнику, отражаются на оборотной стороне Записки-расчета.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 25%
  • Над составлением бюджетной сметы 9.09%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 68.18%
  • Над налоговой отчетностью 22.73%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль