Что делать, если цейтнот вызывает стресс, – практические рекомендации главному бухгалтеру

3153
Если спросить у бухгалтеров, чего им не хватает в жизни, то в рейтинге ответов первое место займет ответ: “Времени!” Так ли уж безнадежно это положение вещей? Есть же специалисты, которым удается выполнять должностные обязанности, организовывать пространство, время и быть довольными. Попробуем разобраться, что же лежит в основе их успеха, какие действия нужно предпринять, чтобы стать хозяином положения и эффективно управлять своим временем.

Отношение ко времени и рабочим обязанностям

Руководитель финансовой службы, главный бухгалтер — одна из ключевых фигур учреждения, на него возложена большая ответственность, в его работе возникает много стрессовых ситуаций, особенно когда грядет проверка, близится срок сдачи отчетности, при этом текущие дела тоже никто не отменял. Возникает понимание того, что времени не хватает. Серьезные задачи с хорошо осознаваемым грузом напряженных ситуаций тянут и не дают расслабиться. В этой ситуации качественно справиться со своими обязанностями способны далеко не все.

Стресс — это дым, который не бывает без огня. Природа стресса — сдерживаемая, подавляемая энергия, а огонь — это постоянный страх чего-то не успеть. Огонь разгорается в самых уязвимых местах: на проектах с напряженным рабочим графиком, в коллективах с нездоровой атмосферой.

Даже в наиболее прогрессивной и хорошо управляемой организации существуют ситуации, которые вызывают стресс. К примеру, руководитель испытывает стресс, так как у него не хватает времени для выполнения всего объема запланированных работ. Как следствие, нарастает чувство беспокойства, ситуация выходит из-под контроля, срочные вопросы остаются без решений.

Обобщенные данные исследований показывают, что наиболее частой причиной стрессовых ситуаций у главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб является стиль поведения, который характеризуется следующими признаками:

  • нехватка времени: слишком много нужно сделать за данный отрезок времени;
  • беспокойство по поводу потенциально неприятных наступающих событий;
  • трудности в том, чтобы просто хорошо провести время, расслабиться и насладиться какой-нибудь кратковременной работой;
  • восприятие жизни как серьезной, трудной ситуации;
  • тяжесть в преодолении стрессовых межличностных отношений;
  • восприятие тяжелых или стрессовых ситуаций пассивно;
  • неумение вести дела, планировать время,расставлять приоритеты;
  • неверное отношение к результатам и возлагаемым обязанностям.

Мудрый совет!

Стресс - обычное и часто встречающееся явление. Как отмечает доктор Карл Альбрехт, автор книги "Стресс и менеджер", "стресс - это естественная часть человеческого существования... Мы должны научиться различать допустимую степень стресса и слишком большой стресс... нулевой стресс невозможен". Разница между уровнями стресса заключается в умении контролировать это состояние, понимать его источник и применять профилактические меры для снижения в рамках выполняемых обязанностей. Чтобы одержать победу в борьбе со стрессом, сделайте тайное - явным, непонятное - понятным, неопределенное - определенным.

Вот и получается, что главные бухгалтеры, финансисты, умеющие работать без напряжения, встречаются крайне редко, гораздо чаще их можно видеть изможденными, нервными, перерабатывающими, сидящими допоздна. В большинстве ситуаций все идет по накатанной схеме увеличения объема задач, должностных обязанностей и стресса, который в дальнейшем может привести к профессиональному выгоранию, снижению работоспособности и увеличению сложностей в работе с коллективом, руководством.

Причиной такого положения вещей является культуральное представление о рабочем поведении в организациях. Как говорил капитан Врунгель в известном мультфильме, "как вы яхту назовете, так она и поплывет". Применительно к трудовой деятельности это означает, что именно представление о труде, привычные установки влияют на поведение сотрудников, на модель работы и выбираемые методы поведения.

Специалисты с низкострессовым стилем поведения способны управлять своим психологическим и физическим состоянием, поскольку обладают определенными навыками и умениями. В их числе можно назвать:

  • навык, позволяющий временно отстраняться и тем самым расслабляться, смотреть на происходящее со стороны;
  • умение отстаивать свои права и потребности;
  • коммуникативный навык поддержания отношений;
  • умение видеть в своей работе позитивное, радоваться и быть благодарным за то, что она дает;
  • навык оптимального соотношения стимулирующей рабочей нагрузки и периодов передышки;
  • умение ставить цели и видеть в них пользу для себя (самомотивация);
  • наличие помимо работы иных интересов, которые приносят чувство удовлетворения;
  • умение изменять напряженные ситуации;
  • умение пересматривать невозможные для выполнения сроки;
  • умение избегать ненужных, напряженных ситуаций;
  • умение эффективно распределять время.

Напрашивается вывод, что методы личной эффективности существуют, но используются далеко не всеми. В одних и тех же условиях и ограниченном количестве времени разные специалисты ведут себя совершенно по-разному.

Если у вас бывают периоды, когда вы берете на себя весь объем работы, и он постоянно расширяется; когда сроки отчетов катастрофически приближаются, а текучка не дает возможности сосредоточиться только на одном деле; когда завершить задачу получается в последний момент, вы остаетесь на работе дольше отведенного времени, сильно перегружены и после определенной проделанной работы нуждаетесь в отпуске или больничном, - вам есть что менять.

Что же делать

Эффективное управление временем является одним из основных средств для приближения специалиста к низкострессовому стилю поведения и улучшения качества его жизни и работы. Естественно, что организационные навыки и управление стрессом не приходят сами собой, они, как и любой новый навык, требуют вложения времени, внимания. Для этого необходимо провести над собой эксперимент, попробовать различные стратегии и методы, которые в конечном итоге приведут к результату.

Чтобы сохранять спокойствие и понимать рабочие цели и задачи, важно планировать день и расставлять приоритеты, предварительно поработав со списком дел. Свою эффективность продемонстрировала матрица Эйзенхауэра. Ее суть заключается в том, что каждая задача записывается в одну из групп:

  • важное и срочное;
  • важное, но не срочное;
  • срочное, но не важное;
  • не срочное и не важное.

Важное и срочное. К важным и срочным задачам относятся дела, которые должны быть осуществлены немедленно, а в случае их невыполнения отбросят вас назад в достижении поставленных целей и могут повлиять на здоровье. Дела, попавшие в эту категорию, можно предупреждать и выполнять заранее, чтобы не попадать в излишне нервозную ситуацию и не выполнять в последний момент. В любом случае такие дела приходится делать в первую очередь и обращать на них пристальное внимание. Есть прекрасная притча, отражающая эту группу дел.

Поучительная история

Одна женщина принесла домой мешок абрикосов. Перед тем как спустить мешок в подвал, она решила перебрать их, ведь по дороге некоторые абрикосы могли помяться. Мятые абрикосы быстро портятся, а порченые заражают остальные. Она отобрала миску мятых абрикосов, а поскольку они еще были вполне пригодны для еды - съела их. На следующий день она перебрала оставшиеся абрикосы - отобрала те, что были уже перезрелыми и могли вот-вот совсем испортиться, и тоже их съела. Так она поступала каждый день, пока абрикосы не кончились. Съев этот мешок абрикосов, женщина так и не смогла почувствовать изумительный вкус и аромат по-настоящему отличных фруктов...

Мудрый совет

Чтобы увидеть источник поглощения времени и разобраться в рабочем пространстве, проанализируйте:

1) что обычно мешает достигать целей;

2) что вы обычно делаете вместо необходимых дел, почему затягиваете работу. Оцените свое время с помощью дневника, отражая в нем события рабочего дня.В течение двух-трех дней каждые 15 минут отмечайте, что делали. Это поможет выявить поглотителей времени,которые, проанализировав, можно заменить или убрать из рабочего режима. После проделанной работы вы найдете ответы на вопросы:

  • как можно переформулировать цель работы, чтобы делатьее быстрее (хорошая цель должна мотивировать);
  • как можно изменить способ выполнения работы и энергетические затраты на ее выполнение, чтобы делать ее быстрее при сохранении необходимого качества;
  • как можно избавиться от помех, замедляющих работу.

Важное, но не срочное. К этой группе дел относятся задачи, которые приближают нас к намеченным целям, выполняются в удобном режиме без стрессов и негатива и дают на выходе максимальную отдачу для самомотивации, развития, роста. Здесь мы осуществляем долгосрочное планирование, расставляем приоритеты, проводим профилактические мероприятия, расширяем свои знания. Примерами таких задач могут служить участие в семинаре, правильное питание и пр. Бывает, что на эту группу дел обращают мало внимания, но именно они улучшают качество жизни и работы. Увеличение времени, затрачиваемого на эти дела, повышает нашу дееспособность, в том числе профессиональную.

Срочное, но не важное. К этой группе дел относятся задачи, которые не помогают добиваться цели. Они срочные, но совершенно не приносят пользы и не способствуют развитию личности. Зуд срочности порождает иллюзию важности. Но на самом деле эти вопросы, если и важны, то для кого-то другого. Это телефонные звонки, визиты случайных посетителей, просьбы сотрудников других отделов, которые не обратились к вам заблаговременно, неожиданные требования руководства к 18.00 представить управленческий отчет и т. д. и т. п.

Такие дела по степени приоритетности ошибочно ставят на второе место, хотя их стоит отложить на потом, сосредоточившись на решении задач из двух предыдущих групп, делегировать или разбить на подзадачи и выполнять в 10—15-минутные перерывы и отдых, а возможно, совсем отказаться от выполнения.

Не срочное и не важное. Такие дела бывают самыми приятными, но малополезными, они не несут никакого результата, например, просмотр клипов на компьютере, переход с сайта на сайт без определенной цели и пр. Такие задачи нужно вычеркивать либо выделять на них минимум времени.

Важным в матрице Эйзенхауэра является навык оценивать дела с точки зрения их важности. Ведь чашка чая, выпитая с сотрудницей из соседнего отдела, может оказаться очень важной для поддержания атмосферы взаимопонимания в организации, может оказаться даже срочной, если у вас уже болят от компьютера глаза и плавится мозг, а может быть и простой тратой времени. В каждой конкретной ситуации — это ваше видение и ваше умение расставить приоритеты.

Практические рекомендации по управлению временем

Для успешной и эффективной работы руководителям финансовых служб, главным бухгалтерам важно осознать необходимость постоянного самосовершенствования, анализа привычного поведения и привнесения изменений в управление временем. Приведем несколько действенных рекомендаций.

1. Планируйте свой рабочий день. Лучше это сделать накануне. Выделите перед завершением рабочего дня 10—15 минут и составьте план на следующий день, утром это придаст вам больше спокойствия и собранности.

2. Делегируйте. Если вы можете передать выполнение работы своему подчиненному, сделайте это.

3. Хвалите себя. Если вы не склонны замечать плоды своей работы и не всегда удовлетворительно относитесь к тому, что выполнили, записывайте и выделяйте те результаты, которые были сделаны сегодня, хвалите себя за проделанную работу. Через некоторое время вы заметите, что такой подход улучшает ваше настроение, уменьшает напряжение от рабочего дня и увеличивает продуктивность вашей работы.

4. Расставляйте приоритеты. Используйте методику Эйзенхауэра и оценивайте дела по их важности.

5. Говорите "нет". Расставив приоритеты, приучите себя идти по задуманному плану. Если возникают внешние задачи и просьбы, которые раньше вы стали бы сразу выполнять, жертвуя более срочными делами, внесите их в очередь приоритетов и действуйте в соответствии с вашим представлением о важности дел. При этом, чтобы сохранить комфортную обстановку и не вызвать конфликт, вы можете сделать следующее: объясните, что понимаете важность задачи, которую вас просят выполнить; опишите конкретные приоритеты, которые стоят в настоящее время, и время, когда сможете решить эту задачу.

6. Сосредоточивайтесь на одном деле. Опыт проводимых экспериментов показывает, что у некоторых сотрудников возникает впечатление, будто дела идут быстрее, если делать их одновременно, переходя от одного к другому и периодически возвращаясь к незавершенному процессу. На самом же деле, когда сотрудник берется сразу за несколько дел, много времени уходит на то, чтобы переключиться на иную деятельность и сосредоточиться на ней.

7. Проверяйте важность и нужность того, что вы делаете. Когда вы задаете себе вопросы о важности и нужности дел, вы можете выявить те из них, которые съедают ваше время, являются привычными, но совершенно не ведут к результативной работе. К примеру, изучая необходимые изменения в законодательстве, вы начинаете дополнительно читать документы, которые не относятся к поставленной перед вами в настоящее время задаче, но являются интересными. Если вы будете периодически задавать себе такие вопросы, то быстро поймете, какие действия являются лишними.

8. Делайте работу с удовольствием. Настроение и отношение к делу можно и нужно корректировать, находя в нем позитив и удовольствие. Если вы с трудом заставляете себя начать выполнять поставленную задачу или откладываете то, что для вас важно сделать в первую очередь, то стоит задать себе вопрос: "Что меня в этом напрягает? Почему я не хочу браться за это?" Вы можете столкнуться с неприятными воспоминаниями о проделываемой ранее работе, с пониманием серьезности и ответственности и пр. Найдя источник негатива, займитесь поиском нового отношения к данной ситуации. Выделив время на изменение отношения, вы сэкономите массу времени, которое уходит на откладывание дела, отвлечение на более приятные, но бесполезные задачи.

9. Отдыхайте. Найдите время для отключения и отдыха. Хотя бы на несколько минут полностью расслабьтесь и выбросите работу из головы. Таким образом вы поможете себе настроиться на рабочий день, на продуктивность и энергичную работу. Периодически обращайтесь к приятным мыслям или образам, чтобы освежить мозг. Уходите время от времени с рабочего места, чтобы сменить обстановку или ход мыслей. Не обедайте на рабочем месте и не задерживайтесь подолгу после того, как вам следовало бы уже идти домой.

Это интересно

Известные высказывания и афоризмы о времени:

Ирландская пословица: "Когда Бог создавал время, он создал его достаточно".

Людвиг Андреас Фейербах: "Ничем не может человек распорядиться в большей степени, чем временем".

Ян Амос Коменский: "Мудрое распределение времени есть основа для деятельности".

Иоганн Вольфганг Гете: "Порядок учит сберегать время".

Бенджамин Франклин: "Если хочешь иметь досуг, не теряй времени даром".

Фрэнсис Бэкон: "Выбрать время - значит сберечь время, а что сделано несвоевременно, сделано понапрасну".

Уильям Шекспир: "Излишняя торопливость, точно так же, как и медлительность, ведет к печальному концу".

Артур Шопенгауэр: "Средний человек озабочен тем, как бы ему убить время, человек же талантливый стремится его использовать".

Жан Гюйо: "Потерянный день - тот, на протяжении которого вы ни разу не засмеялись".



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль