ЭЦП в электронном документообороте учреждения

2957
 Козлов М.А.
Начальник юридического отдела, член Ассоциации юристов России, г.Москва
С развитием информационных технологий в организациях растет доля электронного документооборота. Важнейшими вопросами при этом являются придание юридической силы документам, составленным на машинных носителях для внутренних информационных систем и систем общего пользования, а также защита таких документов. Об электронной цифровой подписи (ЭЦП), электронном документе, а также об обмене документами, заверенными ЭЦП, пойдет речь далее.

В настоящее время обмен электронными документами с использованием ЭЦП может осуществляться при представлении налоговой и бюджетной отчетности, при совершении сделок, обработке персональных данных, а также в иных случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации. Расширению возможностей использования электронных документов способствует формирование обширной правовой базы, направленной на регулирование условий и порядка применения аналога собственноручной подписи - ЭЦП. Однако на сегодняшний день в законодательстве имеются нераскрытые нюансы, а российская правовая практика уступает мировому опыту в определении статуса электронных документов и их составных частей.

Электронный документ или документ в электронной форме

Основы электронного документооборота устанавливают Федеральные законы от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (далее - Закон № 149-ФЗ) и от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон № 1-ФЗ).

Статья 3 Закона № 1-ФЗ определяет электронный документ как документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Указанное определение представляется крайне неудачным.

Дело в том, что набор информации, представленной в электронно-цифровой форме, остается всего лишь набором информации. Такая точка зрения подтверждена определением, содержащимся в Типовом законе ЮНСИТРАЛ об электронной торговле, принятом Комиссией ООН по праву международной торговли (далее - Типовой закон). В подп. "а", ст. 2 Типового закона говорится, что сообщение данных (информация в форме сообщения данных) - это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, оптических или аналогичных средств, включая электронный обмен данными, электронную почту, телеграмму, телекс или телефакс, но не ограничиваясь ими.

Здесь следует вспомнить, что такое документ вообще. Еще Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов" в ст. 1 установил, что документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. Таким образом, документ имеет определенные реквизиты, которые позволяют его опознавать. Аналогичные положения содержит Закон № 149-ФЗ.

Состав реквизитов документов, как правило, устанавливается законом (например, п. 5 ст. 169 "Счет-фактура" Налогового кодекса РФ), актом исполнительного органа государственной власти (например, актом о результатах инвентаризации учреждения бюджетного учета, утвержденным Инструкцией № 148н) или инструкциями по делопроизводству в организации, утвержденными локальными нормативными актами.

С учетом вышеизложенного, более предпочтительным является определение электронного документа, данное в п. 3 ст. 11 Закона № 149-ФЗ. Из него следует, что электронный документ, равнозначный документу, подписанному собственноручной подписью, - это электронное сообщение, подписанное ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи.

Отсюда можно сделать вывод, что основным реквизитом электронного документа, придающим ему юридическую силу и подтверждающим его подлинность, является ЭЦП либо иной аналог собственноручной подписи (например, PIN-код).

Также необходимо обратить внимание на то, что в ряде случаев законодатель пытается разграничить понятия "электронный документ" и "документ в электронной форме (в электронном виде)". Действующее законодательство Российской Федерации рассматривает понятия "электронный документ" и "документ в электронной форме" как синонимы. Например, о документе в электронной форме см. п. 4 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", о документе в электронном виде см. приказ МНС РФ от 02.04.2002 № БГ-3-32/169 "Об утверждении Порядка представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи".

Учитывая вышесказанное, правильнее будет разграничить понятия "информация, представленная в электронно-цифровой форме" и "электронный документ / документ в электронной форме" (при наличии установленных законодательством реквизитов и в случаях, предусмотренных законом).

Общие положения об ЭЦП

При участии в электронном документообороте всегда существует риск несанкционированного доступа к информационному обмену. При этом такой доступ может осуществляться в различных целях (для дискредитации участников информационного обмена, извлечения выгоды, из хулиганских побуждений и т. п.). Для защиты участников электронного обмена в документах применяется ЭЦП.

Упоминавшаяся ранее ст. 3 Закона № 1-ФЗ определяет ЭЦП как реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Значит, целями использования ЭЦП являются защита документа от подделки, идентификация владельца ключа подписи (отправителя документа) и установление отсутствия искажений в документе.

Для раскрытия в доступной форме процедуры применения ЭЦП необходимо объяснить еще ряд понятий, содержащихся в ст. 2 Закона № 1-ФЗ:

  • под криптографическим преобразованием следует понимать шифрование информации посредством использования средств ЭЦП, обеспечивающую ее конфиденциальность, возможность однозначной идентификации лица - отправителя информации и исключающую возможность ее несанкционированного изменения;
  • средства ЭЦП - сертифицированные аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций: создание ЭЦП в электронном документе с использованием закрытого ключа ЭЦП, подтверждение подлинности ЭЦП в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей ЭЦП;
  • закрытый ключ ЭЦП - это уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи, предназначенная для создания ЭЦП;
  • открытый ключ ЭЦП - это уникальная последовательность символов, соответствующая закрытому ключу, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для проверки подлинности электронного документа и установления лица, от которого исходит документ;
  • сертификат ключа подписи - документ на бумажном носителе или электронный документ с ЭЦП уполномоченного лица удостоверяющего центра, который включает в себя открытый ключ ЭЦП;
  • удостоверяющий центр - лицензированное юридическое лицо, изготавливающее и выдающее сертификаты ключей подписей, ведущее соответствующие реестры выданных сертификатов, создающее ключи ЭЦП и т. д.;
  • владелец сертификата ключа подписи - физическое лицо, уполномоченное организацией на участие от ее имени в электронном документообороте.

В упрощенном виде процедура использования ЭЦП выглядит следующим образом: передающая сторона изготавливает электронный документ и подписывает его, используя закрытый ключ ЭЦП; адресат получает документ и с использованием открытого ключа ЭЦП проверяет подлинность полученного документа, устанавливает принадлежность ЭЦП автору - владельцу ключа подписи, а также проверяет документ на отсутствие в нем несанкционированных модификаций.

Пути реализации возможностей ЭЦП в электронном документообороте

ЭЦП в бюджетном учете

Основы применения электронных документов в бюджетном учете установлены Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее -Закон № 129-ФЗ). В частности, п. 6 ст. 13 Закона № 129-ФЗ предусматривает, что при наличии технических возможностей и с согласия пользователей бухгалтерской отчетности организация может представлять бухгалтерскую отчетность в электронном виде в соответствии с законодательством РФ.

Бюджетный кодекс РФ (далее - БК РФ) относит к компетенции Минфина России в т. ч. установление единой методологии и стандартов бюджетного учета и бюджетной отчетности (ст. 165, п. 1 ст. 264.1 БК РФ). В развитие указанных положений утверждены Инструкция № 148н и Инструкция № 128н.

В п. 8 Инструкции № 148н предусмотрена возможность автоматизации бюджетного учета, основанная на едином взаимосвязанном технологическом процессе обработки первичных учетных документов и отражения операций по соответствующим разделам Плана счетов бюджетного учета. При этом согласно письму Минфина России от 28.05.2007 № 07-05-06/134 правила документооборота и технология обработки учетной информации вместе с другими решениями, необходимыми для организации бухгалтерского учета, устанавливаются в приложении к учетной политике учреждения.

При ведении бухучета в электронной форме составление и хранение первичных тных документов на машинных носителях информации должны производить-применением ЭЦП, равнозначной собственноручной подписи в документе умажном носителе. Такая точка зрения подтверждается разъяснениями нфина России, например письмом от 19.05.2006 № 02-14-13/1297 "Ведение ухгалтерского учета на электронных носителях"

Согласно подп. 2 и 4 Инструкции № 128н бюджетная отчетность представляется на бумажных носителях и (или) в виде электронного документа, с представлением на электронных носителях или путем передачи по телекоммуникационным каналам связи в порядке, установленном главным распорядителем бюджетных средств, главным администратором доходов бюджета, главным администратором источников финансирования дефицита бюджета, финансовым органом и органом, осуществляющим кассовое обслуживание исполнения бюджета, с обязательным обеспечением защиты информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Появляется все больше правовых норм, предусматривающих возможность представления электронных документов участниками бюджетных отношений. Например, в соответствии с п. 2 приказа Минфина России от 01.09.2008 № 87н "О Порядке санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета" для оплаты денежных обязательств получатели средств федерального бюджета представляют в орган Федерального казначейства по месту их обслуживания Заявку на кассовый расход (код по КФД 0531801) или Заявку на получение наличных денег (код по КФД 0531802). При наличии электронного документооборота заявки получателей представляются в орган Федерального казначейства в электронном виде с применением ЭЦП.

К сожалению, одной из проблем в рассматриваемой нами области является неготовность органов Федерального казначейства к взаимодействию с бюджетными организациями в рамках электронного информационного обмена. При этом такая неготовность не противоречит действующим нормативным правовым актам.

Как мы помним из положений Инструкции № 128н, представление бюджетной отчетности осуществляется в порядке, установленном главным распорядителем бюджетных средств, главным администратором доходов бюджета, главным администратором источников финансирования дефицита бюджета, финансовым органом и органом, осуществляющим кассовое обслуживание исполнения бюджета, т. е. и органами Федерального казначейства тоже.

Согласно положениям приказа Казначейства РФ от 10.10.2008 № 8н "О порядке кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядке осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов", при кассовом обслуживании исполнения бюджетов разных уровней и осуществлении органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов по исполнению соответствующих бюджетов информационный обмен между участниками бюджетного процесса и органами Федерального казначейства осуществляется в электронном виде с применением средств ЭЦП на основании Договора (соглашения) об обмене электронными документами. Если у участника бюджетного процесса или органа Федерального казначейства отсутствует техническая возможность информационного обмена в электронном виде, обмен информацией между ними осуществляется с применением документооборота на бумажных носителях с одновременным представлением документов на машинном носителе.

Таким образом, в настоящее время электронный обмен осуществляется с учетом возможностей, имеющихся у участников бюджетных отношений.

ЭЦП в налоговой отчетности

Из совокупности положений п. 3 и 4 ст. 80 Налогового кодекса РФ следует, что налогоплательщики могут сдавать налоговые декларации и прилагающиеся к ним документы по установленным форматам в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Для налогоплательщиков, среднесписочная численность работников которых превышает сто человек, сдача декларации в электронном виде обязательна.

Порядок представления налоговой отчетности в электронном виде урегулирован Методическими рекомендациями по организации электронного документооборота при представлении налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (рекомендации, утвержденные данным документом, вступают в силу с даты, установленной приказом о внедрении в промышленную эксплуатацию программного обеспечения участников информационного взаимодействия в электронном виде), а также Методическими рекомендациями об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В частности, в процессе электронного документооборота стороны обмениваются следующими электронными документами: налоговой декларацией (расчетом), информационным сообщением о доверенности, квитанцией о приеме, уведомлением об отказе, извещением о вводе, подтверждением даты отправки электронного документа, уведомлением об уточнении, извещением о получении, сообщением об ошибке. Все перечисленные документы, сформированные в электронном виде, должны быть подкреплены ЭЦП уполномоченных представителей сторон информационного обмена.

Форматы представления налоговой отчетности в электронном виде устанавливаются приказами ФНС России.

Чтобы упорядочить электронный документооборот между налогоплательщиками и налоговыми органами и в т. ч. устранить множественность программно-аппаратных средств, используемых в таком документообороте, а также для создания единой системы удостоверяющих центров ФНС России издала приказы от 26.03.2009 № ММ-7-6/141@ "Об утверждении унифицированного формата транспортного сообщения при информационном взаимодействии налогоплательщиков и налоговых органов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" и от 13.06.2006 № САЭ-3-27/346@ "Об организации сети доверенных удостоверяющих центров".

Отметим, что п. 3 ст. 15 Закона № 129-ФЗ определено, что бюджетные организации представляют месячную, квартальную и годовую бухгалтерскую отчетность вышестоящему органу в установленные им сроки. Таким образом, бухгалтерская отчетность бюджетными организациями в налоговый орган не представляется.

Также следует упомянуть, что согласно письму ФНС России от 14.02.2005 № 03-1-03/210/11 "О налоге на добавленную стоимость" при применении норм законодательства о косвенных налогах налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, оформленного поставщиком в электронном виде и заверенного ЭЦП руководителя и главного бухгалтера организации. То есть счет-фактура оформляется на бумажном носителе с приложением собственноручных подписей уполномоченных лиц.

Иные случаи применения ЭЦП

Действующее законодательство РФ устанавливает целый ряд случаев возможного использования электронных документов с применением ЭЦП.

Обработка персональных данных работников организации. Например, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" предусматривает представление ряда документов (заявок, уведомлений и др.) в электронной форме. Согласно ст. 14 и 22 данного закона такие документы должны быть подписаны ЭЦП.

Использование ЭЦП в сфере государственного управления. В частности, ст. 16 Закона № 1-ФЗ устанавливает, что федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в докумен тообороте с указанными органами, используют для подписания своих электронных документов ЭЦП уполномоченных лиц указанных органов, организаций.

Очень подробным актом с точки зрения правового регулирования электронного документооборота является постановление правительства Москвы от 10.04.2007 № 249-ПП "Об утверждении порядка работы органов исполнительной власти города Москвы, государственных учреждений и государственных унитарных предприятий города Москвы с электронными документами, подписанными электронной цифровой подписью".

Заверение сделок. Возможность использования ЭЦП при совершении сделок предусмотрена ст. 160 Гражданского кодекса РФ и ст. 11 Закона № 149-ФЗ. Кроме того, при размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных или муниципальных нужд значительная доля документооборота может осуществляться в электронной форме.

Предоставление и заверение личных данных застрахованных лиц в рамках пенсионного страхования. Представление страхователями сведений в электронной форме о застрахованных лицах предусмотрено ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", положения которого, в частности, конкретизирует постановление Правления ПФ РФ от 01.10.2003 № 139п "О Порядке представления страхователями сведений о включаемых в трудовой (страховой) стаж периодах работы и (или) иной деятельности, которые приобретены всеми работающими у них застрахованными лицами до их регистрации в системе обязательного пенсионного страхования". При этом сведения могут представляться в электронной форме (на магнитных носителях или по каналам связи) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений.

Расчеты с персоналом по оплате труда. Статья 136 Трудового кодекса РФ предусматривает возможность выплаты заработной платы в безналичной форме (например, с применением банковских карт). При этом передача списков на зачисление заработной платы может осуществляться в рамках электронного документального оборота в системе "клиент - банк" Кстати, согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации, утвержденным приказом Минфина России от 25.12.2008 № 145н, услуги кредитных организаций на выплату заработной платы с использованием банковских карт относятся на код классификации операций сектора государственного управления 226 "Прочие работы, услуги".

Следует упомянуть еще одно очень важное практическое свойство электронного документа - его способность служить письменным доказательством в арбитражном процессе в порядке, установленном ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ. Интересно, что Высший Арбитражный Суд РФ еще в 1995 г. указал, что при подтверждении юридической силы документа ЭЦП этот документ может признаваться в качестве доказательства по делу, рассматриваемому арбитражным судом (письмо ВАС РФ от 07.06.1995 № С1-7/ОЗ-316).

В заключение необходимо отметить, что приведенный выше перечень отношений, при реализации которых допускается представление электронных документов с применением ЭЦП, не является исчерпывающим. Законодательная база в отношении ЭЦП постоянно дорабатывается и расширяется.

_____________________________________

Узнать подробнее о подписи документов ЭЦП можно на портале pro-goszakaz.ru.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 21.15%
  • Над составлением бюджетной сметы 7.69%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 67.31%
  • Над налоговой отчетностью 25%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль