Организация рабочего времени подчиненных

3793
Грамотный руководитель в первую очередь думает о том, как организовать работу своего подразделения таким образом, чтобы избежать "белых пятен" и дублирования сотрудниками функций друг друга. Предлагаем вашему вниманию рекомендации, которые помогут грамотно распределить обязанности в коллективе и рационально использовать рабочее время каждого сотрудника.

Фонд рабочего времени

Говоря об организации рабочего времени подчиненных, прежде всего, следует помнить, что оно ограничено. Согласно ст. 91 Трудового кодекса РФ (далее -ТК РФ) под рабочим временем подразумевается то время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

При этом в России годовой фонд рабочего времени, приходящийся на каждого сотрудника, сокращают 12 нерабочих праздничных дней (ст. 112 ТК РФ), ежегодный оплачиваемый отпуск, минимальная продолжительность которого составляет 28 календарных дней (ст. 115 и 121 ТК РФ), а также периоды временной нетрудоспособности работников. Кроме того, для ряда работников установлена сокращенная продолжительность рабочего времени и предусматриваются дополнительные оплачиваемые отпуска.

За пределами установленной работнику продолжительности рабочего времени работодатель может привлекать его только для сверхурочной работы (ст. 99 ТК РФ) или если работник трудится на условиях ненормированного рабочего дня (ст. 101 ТК РФ). В обоих случаях действующее законодательство предусматривает ряд ограничений. Например, ненормированный рабочий день подразумевает лишь возможность эпизодического привлечения работников к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени. Что в силах предпринять главный бухгалтер для того, чтобы наиболее рационально организовать рабочее время и труд своих подчиненных?

От общего к частному

Первыми шагами на пути рационализации использования рабочего времени сотрудников всего учреждения могут стать построение эффективной организационной структуры и регламентация должностных (профессиональных) обязанностей работников. Для этого необходимо определить основные структурные подразделения организации, осуществляющие предусмотренную уставом деятельность, и затем обозначить вспомогательные подразделения, необходимые для осуществления деятельности организации. Функции каждого из структурных подразделений, как правило, формализуются в виде соответствующего положения.

Следующим шагом при повышении эффективности труда во всем учреждении является разработка штатного расписания, в котором для структурных подразделений организации с учетом направления работы утверждаются должности служащих и профессии рабочих, необходимые для выполнения поставленных задач. Одновременно под каждую из этих должностей целесообразно разработать должностные и профессиональные инструкции. С правовой точки зрения должностные (профессиональные) инструкции не являются обязательными. Согласно ст. 57 ТК РФ необходимым и достаточным является отражение трудовой функции (должностных или профессиональных обязанностей) работника в его трудовом договоре.

На практике эта работа порой рассматривается как "дополнительная бюрократия" и выполняется формально. В результате в трудовых договорах и в должностных инструкциях описание обязанностей работника отражается лишь в общих чертах. Детализация обязанностей подчиненных и организация их рабочего времени полностью "сваливается" на их непосредственного начальника, который должен тратить на это значительную часть собственного рабочего времени.

Поэтому руководителю структурного подразделения в первую очередь следует проанализировать все работы, которые должны выполнять его подчиненные, оценить их сложность и объемы (затраты времени). В больших структурных подразделениях (как правило, в крупных учреждениях) может оказаться целесообразным сначала выделить основные участки работы, а затем уже выделять отдельные работы в рамках одного участка. Например, в бухгалтерии могут быть выделены участки: "Касса", "Оплата труда", "Работа с поставщиками и подрядчиками" и др.

При распределении работ по должностям важно предусмотреть примерно равномерную загрузку работников. Это важно, если вы хотите создать хороший климат в коллективе. Суммарный объем работ по каждой из позиций в штатном расписании должен быть реально выполнимым в течение рабочего времени при добросовестной работе сотрудника, имеющего квалификацию, необходимую для занятия данной должности. Проведенные вами анализ и распределение работ по должностям формализуются в должностных инструкциях.

Такой подход, несмотря на его трудоемкость на первоначальном этапе, позволяет руководителю подразделения в дальнейшем значительно сократить свои трудозатраты на конкретизацию работ и организацию рабочего времени подчиненных. Кроме того, это создает предпосылки для повышения эффективности системы оплаты и стимулирования труда работников в качестве инструмента управления персоналом в масштабах всего учреждения.

Эффективная мотивация

Материальное вознаграждение работника является одним из важнейших инструментов для руководителя. Однако сами по себе высокие размеры заработка не являются гарантией высокой результативности труда.

Каждый руководитель должен быть в том числе психологом и умело использовать моральные стимулы при повышении мотивации своих подчиненных: поощрять средствами, ценными для данного конкретного сотрудника. Но моральные стимулы должны дополнять использование материальных, а не подменять их полностью. Для этого в организации должна быть построена соответствующая система оплаты и стимулирования труда.

Следует отметить, что с 1 декабря 2008 г. в соответствии с постановлением Правительства РФ от 05.08.2008 № 583 полномочия по формированию систем оплаты в федеральных бюджетных учреждениях и стимулирования труда были делегированы на уровень самих учреждений. Таким образом, по степени самостоятельности (к сожалению далеко не всегда по финансовым возможностям) федеральные бюджетные учреждения практически догнали коммерческие организации и могут лучше увязать вознаграждение своих работников с результатами их труда. А наличие подробных должностных инструкций служащих (профессиональных инструкций для рабочих) существенно облегчает данную работу.

Оптимальное "меню" для каждой ситуации

Если все описанные выше шаги выполнены правильно, работник, ознакомившись с должностной (профессиональной) инструкцией и условиями оплаты труда, понимает, чего от него хочет работодатель и каким образом можно добиться максимального заработка. Чем подробнее описаны должностные полномочия работника учреждения, тем меньше времени нужно тратить руководителю подразделения на объяснение работнику важности той или иной работы. За него это сделала система оплаты и стимулирования труда. Руководитель подразделения сможет перераспределить свои силы и время на выполнение других задач, в том числе на дальнейшую оптимизацию использования рабочего времени подчиненных. Универсальных рецептов не существует, ведь в разных учреждениях имеется своя специфика, а у конкретного начальника -свой стиль управления. В большей степени подходы к организации рабочего времени подчиненных ассоциируются с "меню", из которого можно выбрать оптимальный для себя вариант. В качестве примера можно привести некоторые "блюда"

1. Если по объективным причинам интенсивность труда работников подразделения меняется в течение месяца или квартала, целесообразно рассмотреть возможность перехода на режим гибкого рабочего времени и его суммированный учет (ст. 102 и 104 ТК РФ). Например, в сводном подразделении в начале месяца работники могут быть не полностью загружены работой, а в конце месяца при сдаче итоговых отчетов им приходится работать сверхурочно.

2. При управлении подчиненными полезно периодически проводить общие совещания или планерки. Помимо решения общих вопросов (распределения задач и контроля за исполнением поручений), на данных мероприятиях может быть организован обмен мнениями по разрешению тех или иных проблем. В ходе совещаний руководитель может получить общую картину загрузки своих подчиненных и при необходимости провести перераспределение работы. Кроме того, планерки можно использовать для публичного поощрения отличившихся сотрудников, что послужит дополнительной мотивацией для повышения результативности труда.

3. Большинство работников рассматривают свое рабочее время как не принадлежащее им. Соответственно, они не заинтересованы в его рациональном использовании. Задача руководителя - обратить внимание на то, что данное время остается ценнейшим ресурсом работника. Если использовать его более рационально, то у работника появится возможность для профессионального совершенствования. От этого выиграет и руководитель, получив более квалифицированного и эффективного сотрудника, и сам работник, который помимо материальной составляющей получит дополнительный бонус в виде профессионального, а возможно, и карьерного роста.

Это интересно

Зарплаты работников бюджетной сферы могут быть проиндексированы.Правительство РФ вернется к вопросу увеличения зарплат работникам бюджетной сферы во втором полугодии текущего года, сказал журналистам в Томске глава Минфина России А.Л. Кудрин. По его словам, решение об индексации будет принято по итогам первого полугодия, если итоги по нему будут не хуже прогнозируемых.

Установлено, когда можно обойтись без конкурса при замещении должности государственной гражданской службы. Конкурс для замещения должности государственной гражданской службы может не проводиться при назначении на отдельные должности гражданской службы, исполнение должностных обязанностей по которым связано с использованием сведений, составляющих государственную тайну, по перечню должностей, утверждаемому нормативным актом государственного органа, а не указом Президента РФ, как это было установлено ранее. Такое уточнение внесено Федеральным законом от 14.02.2010 № 9-ФЗ «О внесении изменения в статью 22 Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации"».



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль