Выполнение работ хозяйственным способом, гарантийный ремонт: особенности документального оформления и учета

4264
 Жуковский Д.В.
Начальник отдела автоматизации бюджетного учета группы компаний "Бизнес ИТ"
Один из номеров журнала за 2010 г. был посвящен вопросам документального оформления и отражения в бюджетном учете работ по восстановлению объектов основных средств, выполняемых подрядным способом с использованием материалов подрядчика и заказчика. В продолжение темы рассмотрим особенности проведения таких работ силами самого учреждения (хозяйственным способом), а также уделим внимание важным аспектам проведения гарантийного ремонта различных видов техники.

Выполнение работ хозяйственным способом

При производстве работ по ремонту, обслуживанию, изготовлению, реконструкции, модернизации, дооборудованию основных средств своими силами могут возникать разного рода проблемы. Часть из них имеют внешние причины, часть бухгалтер может создать своими неправильными действиями. Рассмотрим их более подробно.

Проблемы, возникающие в результате действий бухгалтера

Нередко бухгалтеры не уделяют достаточного внимания правильному отражению в учете наименования и единиц измерения материалов. Это не позволяет проконтролировать, что именно и в каком количестве было израсходовано.

Пример 1

1. Позиция номенклатуры "Краска 1 шт., 130 руб." числящаяся на счете 0 105 06 000 "Прочие материалы" не дает однозначной информации об объекте учета. Это может быть строительная краска, ошибочно отнесенная к прочим материалам вместо строительных материалов, автоэмаль или набор гуаши. Также остается непонятным, что подразумевалось под 1 шт.: одна банка, одна бутылка, одна аэрозольная упаковка.

2. Согласно данным учета учреждение в марте и в мае меняло тормозные колодки на автомобиле. В ходе проверки у ревизора возникли вопросы о целесообразности произведенных расходов. Из разговора с водителем выяснилось, что в марте были заменены передние тормозные колодки, а в мае - задние. Однако из данныхучета этой разницы не видно. Следовательно, бухгалтер, выдавая сотруднику деньги под отчет на запчасти, не проинструктировал, как должны быть оформлены перви чные документы, не предпринял мер к правильному отражению запасных частей в учете. Это позволяет ревизору в своем акте дать негативную оценку качеству ведения учета.

Если поставщик не заполняет документы должным образом, бухгалтер может согласно п. 60 Инструкции № 148н составить Акт о приемке материалов (ф. 0315004). К примеру, в этом акте вместо указанных поставщиком позиций “тормазные колотки” и “подшибник” (цитаты из реальных документов) бухгалтер со слов водителя сможет указать “колодки тормозные передние ГАЗ-31” и “подшипник выжимной”.

Если в учреждении три принтера различных моделей и копировальный аппарат и при этом в учете приходуются и списываются безымянные картриджи, то при проверке следует ожидать вопросов.

Чтобы избежать такого рода проблем, можно порекомендовать на уровне учетной политики установить порядок отражения в учете наименований материалов. Так, учреждением может быть закреплено, что наименование запчастей и расходных материалов состоит:

  • из вида расходного материала (по-русски);
  • марки (в соответствии с маркировкой производителя);
  • наименования, марки транспорта, оборудования, для которого запасная часть или расходный материал предназначен, если не является универсальным.

Например: "Колодки тормозные передние (ВАЗ-2109)", "Тонер Е-30 (универсальный для разных видов оргтехники)".

Для обеспечения простоты контроля за количественным расходом материалов следует заранее на уровне учетной политики определиться с порядком отражения в учете сыпучих и жидких фасованных материалов. Как правило, поставщики в документах отражают количество фасовочных единиц (банок, бутылок, фляг, пакетов, мешков) и емкость одной единицы. В учреждении может быть принят аналогичный порядок, при этом в наименование следует включать информацию о емкости фасовочной единицы. Например: "Жидкость для омывателя, 4 л", "Мешки для мусора, емк. 50 л, рулон, 50 шт.", "Клей КМЦ, 2 кг".

Или же может быть установлен порядок, при котором сыпучие и жидкие материалы учитываются только в единицах веса или объема. В этом случае при оприходовании материалов необходимо выполнять пересчет, а составление Акта о приемке материалов к приходной накладной поставщика становится обязательным.

Дополнительные требования при проверках

Далее речь пойдет о многочисленных ситуациях, когда при контрольно-ревизионных мероприятиях в качестве нарушения отмечается отсутствие дополнительных документов, сверх предусмотренных Инструкцией № 148н, подтверждающих расход материалов.

Пример 2

В акте ревизии было указано следующее нарушение: "К актам на списание приобретаемых строительных материалов и товаров (к примеру, № 13 от 29.06.2007 - 1637 руб., № 43 от 31.12.2007 - 19 965 руб.) не прилагаются акты приемки выполненных работ, подтверждающие использование списываемых материалов".

Разберемся, насколько прав был ревизор, написав в акте такое нарушение.

Деятельность контрольно-ревизионных служб регламентируется соответствующими нормативными документами. Основными являются:

  • приказ Минфина России от 04.09.2007 № 75н “Административный регламент исполнения федеральной службой финансово-бюджетного надзора государственной функции по осуществлению контроля и надзора за соблюдением законодательства Российской Федерации в финансово-бюджетной сфере при использовании средств федерального бюджета, средств государственных внебюджетных фондов, а также материальных ценностей, находящихся в федеральной собственности" (далее — Административный регламент);
  • приказ Минфина России от 25.12.2008 № 146н "Об обеспечении деятельности по осуществлению государственного финансового контроля" (далее — Приказ № 146н).

Оба эти документа (п. 103 Административного регламента, п. 76 Приказа № 146н) содержат одинаковый перечень обязательных обстоятельств, которые работник контрольно-ревизионного органа должен указать для каждого нарушения, выявленного и отраженного в акте ревизии:

  • нормативный правовой документ, положения которого были нарушены;
  • статья (пункт, абзац) нормативного правового документа, положения которого были нарушены;
  • дата нарушения;
  • суть нарушения;
  • сумма нарушения;
  • виновное лицо.

Если для выявленного нарушения не указан действующий на дату нарушения нормативный правовой документ, оно является ничтожным. Нет закона - нет преступления. Также не имеет силы и предписание по устранению нарушения, если нет нарушенного закона.

В п. 62 Инструкции № 148н приведен перечень первичных документов, на основании которых списываются материалы. В предыдущих инструкциях по бюджетному учету этот перечень был точно таким же. Если Минфин России определил форму акта списания с подписью четырех-пяти человек, значит, этих подписей достаточно для подтверждения использования списываемых материалов.

Возвращаясь к примеру 2, ревизор потому и не указал в акте ревизии нормативный правовой документ, требования которого были нарушены, что такого документа в указанном случае не было — ни в учетной политике учреждения, ни в составе документов от вышестоящих органов, регламентирующих методологию ведения учета.

Следует учесть!

В положении о соответствующем контрольно-ревизионном органе может быть предоставлено право на проведение контрольных замеров и инвентаризации. Так, в п. 51 Приказа № 146н ни инвентаризация, ни контрольные замеры в составе мероприятий по проверке не упомянуты, а в п. 82 Административного регламента в составе контрольных действий предусмотрены оба этих мероприятия.

Фактически ревизор отразил в акте свое сомнение в правдивости четырех человек, документально ничем не подтвержденное. В соответствии с требованиями вышеуказанных приказов, регулирующих контрольно-ревизионную деятельность, в акте ревизии не допускаются выводы, не подтвержденные документально.

В то же время у ревизора есть право требовать у работников учреждения письменные объяснения по любым вопросам, связанным с тематикой контрольного мероприятия. Например, если ревизор обнаружит списание краски в больших количествах при отсутствии каких-либо документов, подтверждающих необходимость проведения ремонта (докладных записок, текстового приложения к акту инвентаризации основных средств и т. д.), или конкретного разъяснения, что было покрашено, он имеет право потребовать у сотрудников учреждения письменных объяснений.

Получив объяснительную, ревизор будет иметь документальное подтверждение своим сомнениям. То есть, с одной стороны, у работника контрольно-ревизионного органа нет законного основания требовать наличия в учете дополнительных документов, кроме предусмотренных нормативными актами. Но с другой стороны, есть право и возможность задать много вопросов, ответить на которые за давностью времен бухгалтеру будет непросто.

Поэтому, чтобы избежать проблем с вспоминанием через два-три года, куда же истратили материал, можно порекомендовать выполнять одно из следующих действий (на выбор):

  • максимально подробно заполнять акт списания, не ограничиваясь формальным "израсходовано на нужды учреждения", а указывая, какие конкретно работы выполнялись, с какими объектами имущества (инвентарные номера), какие из помещений были отремонтированы, какие материалы на какой из объектов были израсходованы;
  • составлять внутренние акты выполненных работ с подробным описанием, что было отремонтировано (реконструировано, модернизировано, дооборудовано), в каких именно помещениях велись работы, какие материалы, в каком количестве были израсходованы.

Бюджетный учет работ, производимых хозяйственным способом

Работы по восстановлению имущества, выполняемые силами самого учреждения, будут отражаться в бюджетном учете следующими записями:

Выполнение работ хозяйственным способом, гарантийный ремонт: особенности документального оформления и учета

Гарантийный ремонт

На первый взгляд, в случае проведения гарантийного ремонта сложностей возникнуть не должно: он осуществляется бесплатно и в бюджетном учете не отражается. Причиной проблем может стать неправильное отношение бухгалтера к ситуации.

В течение гарантийного периода ремонт за деньги возможен только в двух случаях:

  • неисправность в результате обстоятельств, на которые учреждение не могло воздействовать (например, в результате аварии на электри ческой подстанции в сеть было подано напряжение более 300 вольт);
  • нарушение правил эксплуатации материально ответственным лицом (например, при поливе цветов была пролита вода на принтер).

Факт проведения ремонта за деньги в гарантийный период может быть расценен как нарушение принципа результативности и эффективности использования бюджетных средств, установленного ст. 34 БК РФ.

В случае наличия вины сотрудника расходы должны быть компенсированы виновным лицом. При этом следует иметь в виду, что взыскать деньги с сотрудника можно только по распоряжению руководителя и только с согласия самого сотрудника. В противном случае разногласия разрешаются в судебном порядке.

В Инструкции № 148н корреспонденция счетов по компенсации виновным лицом затрат на ремонт имущества отдельно не приведена. Руководствуясь общими принципами бюджетного учета, а также нормами бюджетного законодательства, в данной ситуации можно сделать следующие записи:

Выполнение работ хозяйственным способом, гарантийный ремонт: особенности документального оформления и учета

Начисление задолженности виновного лица отражено по коду 130 КОСГУ и, соответственно, по счету 1 205 03 000, исходя из того, что код 130 КОСГУ предполагает не только отражение дохода от оказания платных услуг, но и компенсацию затрат государства.

Нередко в учреждениях имеет место недостаточно серьезное отношение к оформлению и хранению гарантийных обязательств на приобретаемую технику, в то время как их следует хранить также строго, как и всю техническую документацию по основным средствам, и также строго инвентаризировать.

Важный нюанс

По неправильно оформленному гарантийному обязательству в гарантийном ремонте может быть отказано, учреждение будет вынуждено производить ремонт за свой счет, что приведет к нарушению принципа результативности и эффективности использования бюджетных средств (ст. 34 БК РФ).

Правильно оформленное гарантийное обязательство должно содержать следующие реквизиты:

  • наименование продавца, печать;
  • дата продажи;
  • полное наименование товара в соответствии с техническим паспортом;
  • серийный номер;
  • срок гарантии в месяцах или дату окончания гарантии;
  • условия предоставления гарантии.

Пример 3

Учреждение производило закупку большого количества оргтехники. При этом, несмотря на то что в условиях гарантии было предусмотрено условие ее предоставления в соответствии с серийным номером изделия, поставщик в спешке в табличной части гарантийного обязательства указал "копировальный аппарат, 3 шт." без информации о марке, модели, серийных номерах. Впоследствии при выходе из строя одного из копировальных аппаратов с поставщиком возник серьезный конфликт по вопросу гарантийного ремонта.

Приобретая имущество с гарантией, следует также принимать во внимание, где будет производиться гарантийный ремонт (возможно, сервисный центр находится в другом городе), т. к. транспортные расходы по доставке в ремонт и обратно, как правило, гарантийным соглашением не компенсируются.

Гарантийный ремонт начинается с передачи имущества поставщику. Как правило, он представляет собой более длительный процесс, чем платный ремонт, поскольку поставщик имеет право провести экспертизу, к проведению которой привлекается и покупатель. Непосредственно для ремонта должны быть предусмотрены предельные сроки. Передачу имущества в ремонт следует оформить накладной или сохранной распиской и отразить в бюджетном учете как внутреннее перемещение.

На период гарантийного ремонта поставщиком может быть предоставлено аналогичное имущество на подмену. Получение такого имущества следует оформить актом приема-передачи и отразить в учете на забалансовом счете 01 "Основные средства в пользовании".

По результатам экспертизы переданного в гарантийный ремонт имущества поставщик может принять решение о замене неисправного имущества. Порядок отражения такой операции в бюджетном учете Инструкцией № 148н не определен. Очевидно, что было бы неправильным просто внести изменения в инвентарную карточку основного средства, указав другой серийный/заводской номер, т. к. выданное на замену имущество будет иметь другую дату ввода в эксплуатацию и другой срок полезного использования.

Более корректным представляется списание неисправного объекта и принятие к учету полученного на замену. При этом на уровне учетной политики или решением комиссии учреждения нужно определить стоимость, по которой полученное на замену имущество будет приниматься к учету.

Выполнение работ хозяйственным способом, гарантийный ремонт: особенности документального оформления и учета

Некоторые организации, реализующие бытовую и электронную технику, предоставляют за дополнительную плату:

  • дополнительную гарантию на более длительный срок (2—3 года);
  • дополнительную программу сервисного обслуживания (1—3 года).

Нередко у бухгалтеров возникают вопросы, связанные с правильным отнесением таких расходов на статьи КОСГУ и их отражением в бюджетном учете.

Как и во многих других нестандартных случаях, готовые ответы на эти вопросы в законодательстве найти затруднительно, поэтому следует воспользоваться общими принципами.

Дополнительная сервисная программа означает, что специалисты продавца будут в течение определенного срока проводить плановое техническое обслуживание, т. е. такая программа предоставляет собой авансирование за работы по техническому обслуживанию и в учете может быть отражена записью:


  • перечислены денежные средства в оплату дополнительной программы сервисного обслуживания

Дебет КРБ 0 206 08 560Кредит КРБ 0 304 05 225

Разделив стоимость дополнительной сервисной программы на количество запланированных обслуживаний, получим цену одного обслуживания. Данную сумму при каждом обслуживании следует относить на расходы и отражать в зачет ранее перечисленного аванса:

отражены затраты на плановое обслуживание

Дебет КРБ 0 401 01225 (КРБ 2 106 04 340)Кредит КРБ 0 302 08 730

зачтен аванс

Дебет КРБ 0 302 08 830Кредит КРБ 0 206 08 660.

Дополнительная гарантия на больший срок не связана непосредственно с какими-либо работами по содержанию и восстановлению имущества (оно ведь может и не сломаться). Следовательно, более правильным представляется включать такие суммы в стоимость имущества и производить кассовый расход по статье 310 КОСГУ.

Если учреждение приобрело предметы оргтехники, вычислительной техники, сложно-бытовой техники без гарантии или со сроком гарантии значительно меньше срока их полезного использования, это может быть расценено как приобретение заведомо некачественного имущества и, как следствие, неэффективное расходование бюджетных средств.

Это интересно

В соответствии со ст. 471 ГК РФ срок гарантии начинает течь с момента передачи товара покупателю, если иное не предусмотрено договором купли-продажи. Течение гарантийного срока может быть приостановлено, если покупатель не может использовать товар по обстоятельствам, зависящим от продавца (например, когда продавец предоставил некомплектный товар). Гарантийный срок в таком случае не течет до устранения соответствующих обстоятельств.

Срок гарантии продлевается на время, в течение которого товар не мог использоваться из-за обнаруженных в нем недостатков, если иное не предусмотрено договором. При этом покупатель должен известить продавца о таких недостатках (абз. 2 п. 2 ст. 471 ГК РФ, постановление ФАС Северо-Западного округа от 20.12.2005 по делу № А56-30487/04).

Гарантийный срок на комплектующее изделие считается равным гарантийному сроку на основное, если иное не предусмотрено договором. Следовательно, поставщик в течение гарантийного срока обязан заменить неисправные детали товара, если не докажет, что недостатки товара возникли после его передачи покупателю вследствие нарушения покупателем правил пользования товаром или его хранения, действий третьих лиц либо непреодолимой силы (п. 2 ст. 476 ГК РФ).



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль