Автотранспортные средства: специфика использования и отражения в учете

4662
 Жуковский Д.В.
Начальник отдела автоматизации бюджетного учета группы компаний "Бизнес ИТ"
Трудно представить себе учреждение, которое в своей деятельности не использовало бы транспортные средства. При этом автомобили не обязательно должны находиться у него на праве оперативного управления. Исходя из потребности в перевозках, а также экономической целесообразности, учреждение может взять транспортное средство в аренду или воспользоваться автомобилем своего сотрудника. Встречаются и ситуации, когда имущество, числящееся на балансе, эксплуатируется не очень интенсивно и передается в пользование другим учреждениям. В таких случаях очень важно понять сущность операции, правильно ее оформить и отразить в учете. Грамотный учет автомобилей подразумевает знание их основных технических характеристик, эксплуатационных норм, особенностей использования запчастей. Об этом и многом другом пойдет речь в данной статье.

Характеристики автомобиля: что нужно знать бухгалтеру

При поступлении автомобиля в учреждение бухгалтеру следует ознакомиться с его техническим паспортом или руководством по эксплуатации и обратить внимание на ряд технических характеристик, от которых будет зависеть порядок учета и самого объекта, и расходов на его эксплуатацию:

  • объем двигателя — для определения кода ОКОФ;
  • грузоподъемность (для грузовых автомобилей) — для определения кода ОКОФ;
  • длина (для автобусов) — для определения кода ОКОФ;
  • мощность двигателя — для планирования расходов на уплату транспортного налога;
  • заправочные объемы* (необходимое количество моторного, трансмиссионного масла, охлаждающей жидкости на одну замену) — для контроля за расходованием масел и охлаждающей жидкости;
  • периодичность проведения технического обслуживания (ТО) — для планирования и контроля расходов на ТО.

Если автомобиль не новый и его пробег велик (более 100 000 км), возможно, что периодичность проведения ТО инструкцией по эксплуатации уже не регламентируется. В таком случае она должна быть установлена распоряжением руководителя вместе с перечнем работ, входящих в плановое ТО.

При получении автомобиля, бывшего в эксплуатации, пробег, по достижении которого учреждению следует первый раз проходить ТО, следует исчислять с последнего ТО, пройденного передающей стороной. Если такие данные отсутствуют, ТО должно проводиться сразу после поступления автомобиля.

На основании установленных сроков проведения ТО и перечня работ можно спланировать затраты на его прохождение. Для этого также понадобится статистика эксплуатации автотранспорта в учреждении за предыдущие годы (усредненный годовой пробег).

Пример 1

1. Учреждение приобрело в начале года новый автомобиль. Согласно статистике эксплуатации предыдущего автомобиля в учреждении средний годовой пробег, исходя из которого планируются затраты на ТО, составляет 25 000 км. Инструкцией по эксплуатации предусмотрено проведение нулевого ТО после 1000 км пробега и далее каждые 10 000 км. Следовательно, по плану новый автомобиль за год должен пройти ТО трижды.

Согласно справке авторизованного сервисного центра стоимость нулевого ТО составляет 2500руб., первого и второго - 3500руб. Таким образом, годовые расходы на содержание автомобиля (подстатья 225 "Работы, услуги по содержанию имущества" КОСГУ) составят не менее 9500 руб.

2. Учреждение в начале года получило от другого учреждения автомобиль, пробег которого на момент передачи составлял 115 000 км, последнее (седьмое) ТО было пройдено при пробеге 105 000 км. Согласно инструкции по эксплуатации до достижения пробега 120 000 км ТО проводится через каждые 15 000 км. Замена моторного масла, масляного и воздушного фильтра осуществляется при каждом ТО, трансмиссионного масла и охлаждающей жидкости - при каждом пятом ТО.

Распоряжением руководителя учреждения определено, что по достижении пробега 120 000 км ТО проводится через каждые 8000 км силами водителя с заменой моторного масла, фильтров и свечей зажигания; при каждом пятом ТО, как это предусмотрено в инструкции по эксплуатации, также подлежат замене трансмиссионное масло и охлаждающая жидкость. Согласно статистике эксплуатации предыдущего автомобиля в учреждении средний годовой пробег, исходя из которого планируются затраты на ТО, составляет 25 000 км. Таким образом, в текущем году учреждению предстоит трижды пройти ТО (по достижении 120 000, 128 000, 136 000 км).

При пробеге 136 000 км (десятое ТО) необходимо заменить трансмиссионное масло и охлаждающую жидкость. Поскольку все работы планируется выполнять силами водителя, расходы на ТО будут включать только затраты на приобретение масел, жидкостей и запчастей (ст. 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ). Минимально необходимую сумму расходов несложно спланировать исходя из заправочных объемов автомобиля и данных о ценах.

3. На балансе учреждения числятся два легковых автомобиля, один из которых не эксплуатируется по причине многочисленных мелких неисправностей. Водитель приобрел и израсходовал 8 л "Масла КПП". Оправданность такого расхода вызывает сомнения, поскольку заправочный объем коробки передач на легковом автомобиле составляет приблизительно 3 л. Даже если предположить, что трансмиссионное масло менялось в обоих автомобилях, расход все равно завышен.

Если учетной политикой учреждения или ведомственными (территориальными) учетными стандартами предусмотрено нормирование расхода топлива, распоряжением руководителя следует утвердить ряд норм, предусматривающих максимально возможный набор условий эксплуатации (зима/лето, город/межгород, высота над уровнем моря, движение в пробках и т. д.).

Если учетными стандартами предписано руководствоваться методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенными в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, нужно иметь в виду, что в этом случае не допускается самостоятельное определение учреждением норм расхода топлива для автомобилей тех марок, которые не приведены в данных рекомендациях (за исключением модификаций).

Выбор кода ОКОФ и счета учета, определение параметров начисления амортизации

Следует учесть!

Определение транспортных средств для целей бухгалтерского учета не совпадает с их определением для целей налогообложения транспортным налогом. Объектом налогообложения транспортным налогом признаются автомобили, мотоциклы, мотороллеры, автобусы и другие самоходные машины и механизмы на пневматическом и гусеничном ходу, самолеты, вертолеты, теплоходы, яхты, парусные суда, катера, снегоходы, мотосани, моторные лодки, гидроциклы, несамоходные (буксируемые суда) и другие водные и воздушные транспортные средства, зарегистрированные в установленном порядке (п. 1 ст. 358 НК РФ). Таким образом, в частности, автокраны, пожарные машины для целей исчисления транспортного налога относятся к транспортным средствам, а для целей бухгалтерского учета - к машинам и оборудованию.

В соответствии с п. 45 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее — Инструкция № 157н), инвентарные объекты основных средств принимаются к учету согласно требованиям ОКОФ** к группировке объектов основных фондов по подразделам.

Согласно ОКОФ к подразделу 15 "Средства транспортные" не относятся автомобили, не предназначенные для перемещения людей и грузов. Такие автомобили классифицируются как машины и оборудование, например, автокраны (код 14 2915242 "Краны общего назначения на автомобильном ходу" ОКОФ), пожарные машины (код 14 3410330 "Машины пожарные (автомобили)" ОКОФ).

Для транспортных средств конкретный код ОКОФ и соответственно срок полезного использования определяется в зависимости от технических характеристик:

  • для легковых автомобилей — от мощности двигателя;
  • для грузовых автомобилей — от грузоподъемности;
  • для автобусов — от длины.

В соответствии с лучении основного положениями п. 85 Инструкции № 157н при посредства от другого государственного (муници пального) учреждения расчет учреждением годовой суммы амортизации производится линейным способом, исходя из остаточной стоимости амортизируемого объекта на дату его принятия к учету, и нормы амортизации, исчисленной исходя из оставшегося срока полезного использования на дату его принятия к учету.

Важный нюанс

Фактический срок использования автомобиля для целей начисления амортизации определяется не от даты изготовления автомобиля по данным свидетельства о регистрации, а от даты принятия к учету (по данным бухгалтерского учета).

Однако даже если автомобиль поступает в учреждение от другого государственного (муниципального) учреждения, бухгалтеру не следует безоговорочно полагаться на данные, в частности, код ОКОФ, счет учета, срок полезного использования, указанные передающей стороной. Их не только можно, но и нужно проверять и пересматривать, если они выбраны неправильно.

Пример 2

В январе 2011 г. администрация муниципального района получила от Правительства субъекта РФ автомобиль ГАЗ Volga Siber 2007 г. выпуска. Передающей стороной указана следующая информация о транспортном средстве:

  • дата принятия к учету и введения в эксплуатацию - февраль 2008 г.;
  • код 15 3410140 "Автомобили легковые высшего класса" ОКОФ, пятая амортизационная группа, срок полезного использования - 10лет;
  • балансовая стоимость 540 000 руб.;
  • начисленная амортизация 153 000руб.

Принимающему учреждению необходимо произвести следующие действия:

  • проверить правильность выбора кода ОКОФ;
  • определить срок полезного использования на основании выбранного кода ОКОФ;
  • определить оставшийся срок полезного использования (считая, что амортизация будет начисляться с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету);
  • определить месячную сумму амортизации.

В данном случае более корректным представляется применение кода 15 3410120 "Автомобили легковые среднего класса (с рабочим объемом двигателя свыше 1,8 до 3,5л включительно)" ОКОФ, поскольку в Классификаторе класс определяется не уровнем оснащения автомобиля, а объемом двигателя. Соответственно, автомобиль должен быть включен в третью амортизационную группу, срок его полезного использования составит 5 лет (60 месяцев) и истечет в феврале 2013 г., через 24 месяца, начиная с февраля 2011 г. Таким образом, месячная сумма амортизации составляет 16 125 руб. ((540 000 руб. - 153 000 руб.)/24 мес.). Если бы бухгалтер ошибочно использовал норму амортизации, определенную передающей стороной, месячная сумма начисленной амортизации составила бы 4500 руб. (540 000 руб. х х 10%/12).

Отношения, связанные с использованием автотранспортных средств

Потребности в транспортном обслуживании у разных учреждений существенно отличаются: одни интенсивно используют транспортные средства в своей деятельности, другим они нужны время от времени для выполнения определенного объема перевозок.

В зависимости от своих потребностей, финансовых возможностей, факта наличия или отсутствия на балансе автотранспортных средств, а также, учитывая необходимость эффективного использования государственного (муниципального) имущества, учреждение может принимать различные решения, касающиеся использования автомобилей.

Аренда автотранспортных средств

Поскольку расходы на приобретение, содержание автомобиля, а также уплату налога на имущество и транспортного налога составляют значительную величину, их осуществление не всегда экономически целесообразно. Если учреждение не пользуется автомобилями постоянно, ему может быть гораздо выгоднее взять транспортное средство в аренду.

Общие положения. Согласно ст. 606 ГК РФ по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Договор аренды транспортных средств является отдельным видом договора аренды, отношения по такому договору регулируются § 3 гл. 34 ГК РФ.

ГК РФ предусмотрены две разновидности договора аренды транспортного средства (в том числе автотранспорта):

  • договор аренды транспортного средства с экипажем (ст. 632—641 ГК РФ);
  • договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642—649 ГК РФ).

Эти разновидности имеют существенные отличия, поэтому прежде чем заключить договор аренды транспортного средства, учреждению-арендатору необходимо определиться, какие условия ему более подходят. Сравнительная характеристика договоров представлена в таблице.

Аренда автотранспортных средств у физических лиц. Арендодателями могут выступать не только юридические, но и физические лица. В этом случае при заключении договоров аренды транспортных средств нужно учитывать ряд особенностей.

Сравнительная характеристика договоров аренды транспортных средств с экипажем и без экипажа

Автотранспортные средства: специфика использования и отражения в учете

Согласно ст. 635 ГК РФ при заключении договора аренды транспортного средства с экипажем члены экипажа являются работниками арендодателя, соответственно, их труд по управлению автомобилем должен оплачивать арендодатель, включая произведенные расходы в сумму арендной платы. Поскольку физическое лицо не может сдать в аренду самого себя, заключенный с ним договор аренды транспортного средства с экипажем фактически содержит два предмета:

  • 1) передача права по владению и пользованию автомобилем (договор аренды);
  • 2) оказание услуги по управлению автомобилем (договор возмездного оказания услуг).

В таком договоре необходимо отдельно предусмотреть размер платы за аренду автомобиля и сумму вознаграждения за услуги по его управлению.

С выплат по договору возмездного оказания услуг заказчик обязан исчислять и своевременно уплачивать страховые взносы в государственные внебюджетные фонды.

Согласно требованиям Указаний о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.2010 № 190н (далее — Указания № 190н), данные суммы подлежат оплате по подстатьям 224 "Арендная плата за пользование имуществом" и 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ соответственно. Оплата ГСМ в этом случае производится учреждением по статье 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ.

В случае заключения с физическим лицом договора аренды транспортного средства без экипажа нужно иметь в виду, что в соответствии со ст. 611 ГК РФ аренда (имущественный найм) предполагает передачу имущества от арендодателя арендатору. Следовательно, автомобиль должен быть передан учреждению по акту приема-передачи и отражен в учете на забалансовом счете 01 "Имущество, полученное в пользование".

Физическое лицо, передав свой автомобиль в аренду учреждению, теряет право пользоваться им самостоятельно в личных целях, а если такая необходимость у собственника автомобиля все же возникнет, использовать автомобиль до истечения срока аренды он может только по согласованию с арендатором. При этом необходимо оформить отдельный путевой лист, чтобы исключить пробег, осуществленный собственником в личных целях, из расчета затрат арендатора на ГСМ.

Использование личного транспорта сотрудников

Нередко учреждения по тем или иным причинам принимают решение о заключении договора аренды автотранспорта со своим сотрудником. Идя на такой шаг, следует принимать во внимание ряд обстоятельств.

Если в учреждении арендованным автомобилем будет управлять или пользоваться в качестве основного пассажира сам собственник автомобиля, то при ревизионных проверках могут возникнуть проблемы с оправданием суммы расходов в рамках договора аренды.

Когда работник организации по согласованию с руководством использует личное имущество в интересах организации, ст. 188 ТК РФ обязывает работодателя выплачивать компенсацию за использование и износ имущества, а также возмещать расходы, связанные с использованием. Таким образом, при ревизионной проверке возникнет вполне резонный вопрос, почему вместо выплаты компенсации, которая положена по закону, производится выплата арендной платы.

Для учреждений, финансовое обеспечение которых осуществляется из средств бюджетов, установлена предельная сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях (приказ Минфина России от 04.02.2000 № 16н). Предельные нормы нереально малы, зависят от марки автомобиля и составляют от 116 до 221 руб. в месяц (при этом в сумму компенсации включены расходы на ремонт и ГСМ). Поэтому предоставленная законом возможность выплаты компенсации не представляет практической пользы.

Тем не менее при ревизионной проверке превышение суммы арендной платы и эксплуатационных расходов над предельной нормой компенсации может быть расценено как неэффективное использование бюджетных средств.

Следует также учесть, что в соответствии с Указаниями № 190н расходы на выплату компенсации работникам учреждений за использование личного транспорта для служебных целей производятся по подстатье 212 "Прочие выплаты" КОСГУ.

Если же сотрудник, сдавая автомобиль в аренду, не будет им пользоваться сам в рабочее время, тогда вопрос с компенсацией отпадает, но возникают другие вопросы. Сложно представить себе человека, который работает в государственном (муниципальном) учреждении и имеет при этом лишний автомобиль, который он может полностью отдать в аренду учреждению. Более вероятно, что он будет сам использовать свой автомобиль в нерабочее время, в выходные и праздничные дни.

Перед бухгалтером в этом случае встанет задача разделить эксплуатационные расходы. Придется документально фиксировать каждый факт использования сотрудником сданного в аренду автомобиля в личных целях, иначе невозможно будет оправдать разрыв в показаниях одометра со дня на день. Придется разделять расходы на ремонт автомобиля — за счет учреждения и за счет самого сотрудника и впоследствии (при ревизионной проверке) доказывать правильность такого разделения.

Эксплуатация автотранспорта в интересах другого учреждения

Нередко встречаются ситуации, когда одно казенное учреждение выполняет перевозки для другого казенного учреждения, которое впоследствии компенсирует понесенные расходы на ГСМ. Как правило, такие операции осуществляются между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю бюджетных средств.

Пример 3

В число подведомственных учреждений районного отдела культуры входят библиотека и дом культуры, финансовое обеспечение которых осуществляется на основании бюджетной сметы. В оперативном управлении библиотеки находится автобус, а дома культуры -автомобиль "Волга". Режим использования транспортных средств учреждениями определяется количеством человек, которое им нужно перевезти: библиотека периодически предоставляет свой автобус дому культуры, в свою очередь, используя при необходимости его легковой автомобиль.

У бухгалтеров возникают трудности при определении сущности такой операции, ее документальном оформлении и отражении в учете. Типичной ошибкой является списание топлива непосредственно в учете учреждения, использовавшего автотранспорт. В этом случае возникает две проблемы:

  • в учете учреждения, использовавшего автомобиль, отражается списание материальных запасов на основании путевого листа, оформленного учреждением, предоставившим автомобиль;
  • в учете учреждения, предоставившего автомобиль, один путевой лист выпадает из общей последовательности. Например, 23 марта в учреждении путевой лист окончился с показаниями одометра 20 000 км, 24 марта путевого листа нет, а 25 марта путевой лист начинается с показания одометра 20 100 км.

В данной ситуации рекомендуется следующий порядок действий:

1. Учреждение, которому требуется воспользоваться автомобилем другого учреждения, составляет заявку в письменном виде.

2. Учреждение, предоставляющее автомобиль, оформляет отдельный путевой лист. Рекомендуется заправить полный бак, чтобы потом определить точный фактический расход методом "заправки до полного бака".

3. Учреждение, предоставившее транспорт, после поездки передает копию путевого листа учреждению, использовавшему автомобиль.

4. Учреждение, использовавшее автомобиль, производит заправку автомобиля за счет своих средств в объеме, соответствующем тому, что указан в путевом листе.

В бухгалтерском учете операция отражается как внутриведомственная передача топлива через счет 0 304 04 340 “Внутриведомственные расчеты по приобретению материальных запасов” с использованием кода бюджетной классификации учреждения, которое использовало автомобиль. При этом произойдет некоторое несогласование во времени операций – по датам документов списание топлива на основании путевого листа пройдет раньше, чем его поступление на основании Извещения (ф. 0504805).

Учреждению, предоставлявшему автомобиль, важно отразить операцию по поступлению и списанию топлива в своем учете по коду бюджетной классификации учреждения, использовавшего автомобиль. Это необходимо для четкого проведения консолидации отчетности главным распорядителем бюджетных средств.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н (далее — Инструкция № 162н) в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:

Автотранспортные средства: специфика использования и отражения в учете

Обоим учреждениям впоследствии необходимо предоставить главному распорядителю бюджетных средств соответствующие Справки по консолидируемым расчетам (ф. 0503125) по коду счета 0 304 04 000 "Внутриведомственные расчеты".

Передача автотранспорта в безвозмездное пользование другому учреждению

На балансе учреждения могут числиться неиспользуемые автомобили. Как правило, государственные (муниципальные) учреждения автотранспорт в аренду не сдают, а вот передача в безвозмездное пользование встречается достаточно часто.

В соответствии с положениями п. 33 Инструкции № 157н передача автотранспортного средства в безвозмездное пользование отражается в учете двумя записями: как внутреннее перемещение по счету 101 05 "Транспортные средства" и одновременно на забалансовом счете 26 "Имущество, переданное в безвозмездное пользование".

Аналитический учет по счету 26 ведется по видам имущества в структуре аналитических групп синтетического счета нефинансовых активов, отражаемых на балансовых счетах (10 "Недвижимое имущество учреждения", 20 "Особо ценное движимое имущество учреждения", 30 "Иное движимое имущество учреждения" и т. д.).

Учреждение, получившее автомобиль в безвозмездное пользование, отражает его в своем учете на забалансовом счете 01 "Имущество, полученное в пользование".

Согласно Инструкции № 162н передача автотранспорта в безвозмездное пользование отражается в бухгалтерском учете следующими записями:

Автотранспортные средства: специфика использования и отражения в учете

Учет имущества, переданного учреждением в безвозмездное пользование, на забалансовом счете 26 призван обеспечить надлежащий контроль за его сохранностью, целевым использованием и движением (п. 383 Инструкции № 157н).

Пример 4

Администрация сельского поселения передала автомобиль в безвозмездное пользование местному ОВД. Требование БКРФ о целевом использовании бюджетных средств распространяется не только на денежные средства. В указанном случае администрация не только использует средства не по целевому назначению (что предусмотрено соответствующими кодами бюджетной классификации разделов и подразделов), но использует средства поселения на решение вопросов федерального уровня, что прямо запрещено ст. 86 БК РФ. С 2011 г. факт передачи автомобиля в безвозмездное пользование следует отразить на забалансовом счете 26 и нарушение не останется скрытым.

Восстановление транспортных средств

Модернизация, дооборудование транспортного средства

Пунктом 27 Инструкции № 157н введено важное уточнение в порядок отражения в учете операций модернизации или дооборудования основных средств. Согласно этому уточнению затраты на модернизацию, дооборудование, реконструкцию объекта нефинансового актива относятся на увеличение его первоначальной (балансовой) стоимости при условии улучшения (повышения) первоначально принятых нормативных показателей функционирования объекта нефинансовых активов (срока полезного использования, мощности, качества применения и т. п.) по результатам проведенных работ. Иными словами, сам по себе факт проведения модернизации (дооборудования) объекта основных средств еще не означает автоматического увеличения балансовой стоимости объекта.

С одной стороны, это очень полезное разъяснение, которое поможет разрешать конфликтные ситуации, возникающие при ревизионных проверках, когда проверяющими предъявляются требования об увеличении стоимости основного средства даже при проведении незначительных доработок. С другой стороны, сразу возникает вопрос о выборе статьи (подстатьи) КОСГУ, на которую следует отнести расходы, поскольку для операций модернизации и дооборудования основных средств однозначно установлена статья 310 "Увеличение стоимости основных средств" КОСГУ. Значит, чтобы не увеличивать стоимость основного средства за счет незначительного дооборудования, придется менять формулировку договора таким образом, чтобы термин "дооборудование" не фигурировал.

Пример 5

Учреждению необходимо произвести дооборудование микроавтобуса "Газель" ремнями безопасности для пассажиров.

Если бухгалтер примет решение не увеличивать стоимость "Газели", его можно обосновать тем, что дополнительные ремни безопасности не повышают ни срок полезного использования, ни мощность автомобиля (как перечислено в п. 27 Инструкции № 157н). Только в этом случае, чтобы избежать проблем с применением КОСГУ, формулировку договора следует изменить: вместо "дооборудованиеремнями безопасности" указать "монтажремней безопасности"

Если бухгалтер примет решение увеличить стоимость "Газели", то такое решение можно обосновать тем, что дополнительные ремни повышают безопасность пассажиров.

Гарантийный ремонт автотранспорта

Гарантийный ремонт автомобиля сам по себе не представляет для бухгалтера проблемы (как и обычный ремонт). Главное — проконтролировать, чтобы движение автомобиля в автосервис и обратно было отражено в путевых листах. Если ремонт продолжается длительное время, нужно зафиксировать в учете внутреннее перемещение основного средства в ремонтную организацию и обратно.

Проблемы нередко возникают при разного рода конфликтах с ремонтными организациями. Причем уровень сложностей нередко таков, что решать их следует не бухгалтеру, а грамотному юристу. Приведем пример из консультационной практики.

Пример 6

Учреждение приобрело новый автомобиль. Через два месяца при пробеге 3500 км вышло из строя сцепление. Поставщик в гарантийном ремонте отказал, поскольку причиной неисправности стало разрушение диска сцепления, который согласно гарантийному договору считается расходным материалом, подверженным естественному износу, и гарантия на него не распространяется.

Учреждение не согласилось с таким решением, аргументируя свое мнение тем, что диски сцепления нередко служат до 100 000 км и более. Тогда поставщик представил заключение "независимого" эксперта, что разрушение диска сцепления произошло из-за неправильной эксплуатации, иными словами, по вине водителя. Водитель с таким заключением не согласился. Из этой ситуации возможны три выхода:

1. Решить вопрос с поставщиком в судебном порядке. Но для этого придется сначала провести действительно независимую экспертизу. Расходы на проведение экспертизы впоследствии через суд можно будет предъявить виновному. Возможно, вторая экспертиза подтвердит вину водителя.

2. Взыскать ущерб с водителя в судебном порядке. Иного способа возмещения ущерба водителем в случае его несогласия нет.

3. Отнести расходы на ремонт за счет самого учреждения. Но при ревизионной проверке это может быть квалифицировано как нецелевое использование средств.

Организация учета автошин

Бухгалтерский учет автошин

Если на балансе учреждения числится автотранспорт, обязательно должны быть данные на забалансовом счете 09 "Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных". Для того чтобы правильно вести учет операций на забалансовом счете 09, бухгалтеру прежде всего необходимо четко понять, для чего предназначен этот счет.

Одной из задач бухгалтерского учета материальных ценностей является контроль за их сохранностью. В составе автотранспорта есть несколько видов легкосъемных узлов, не типизированных для конкретной марки автотранспорта, которые при отсутствии должного контроля могут быть легко заменены на более дешевые, в частности, автошины, колесные диски, аккумулятор. Именно для обеспечения контроля за сохранностью таких узлов и следует обеспечивать их учет.

Чтобы учет на забалансовом счете 09 имел смысл, легкосъемные узлы следует отражать с указанием полной номенклатуры, например:

  • для автошин: марка, модель, размер, тип (зимняя/летняя/всесезонная), например, Bridgestone Ice Cruiser 7000 195/65 R15 91T (зима/шип);
  • для аккумуляторов: марка, модель, мощность, например, Varta Blue Dynamic 45 а/ч.

В соответствии с п. 350 Инструкции № 157н нужно также указывать производственные номера узлов (при их наличии).

Если в учреждении, имеющем на балансе один легковой автомобиль, на счете 09 числятся девять безымянных автошин и один аккумулятор без указания марки, можно считать, что учет по счету 09 не ведется вообще, поскольку он не позволяет проконтролировать, не произошла ли замена.

В соответствии с п. 349 Инструкции № 157н перечень видов узлов, которые подлежат отражению на счете 09, учреждению нужно утвердить в рамках учетной политики (если это не определено отраслевыми или территориальными учетными стандартами).

Следует отметить, что описание этого счета в Инструкции № 157н (как и в действовавших ранее инструкциях по бюджетному учету) не вполне точно отражает его смысл и содержит ряд логических неточностей:

1. В описании говорится только о запасных частях, выданных взамен изношенных, т. е. о втором комплекте и последующих. Однако легкосъемные узлы важно контролировать с самого момента поступления автомобиля в учреждение. Если автомобиль поступил по акту приема-передачи от другого государственного (муниципального) учреждения, кроме самого основного средства должны быть переданы также и данные по счету 09 (как минимум автошины и аккумулятор). Если же автомобиль был приобретен, то инвентарной комиссии учреждения нужно произвести приемку и предоставить данные для отражения в учете легкосъемных узлов: какие автошины, диски и какой аккумулятор были установлены на автомобиле первоначально. В учете узлы могут быть отражены либо в условной оценке (1 руб. за штуку) либо по рыночной цене в зависимости от порядка, установленного в учетной политике учреждения.

2. В описании счета упоминаются двигатели. Принимая во внимание назначение счета 09 — контроль за легкосъемными нетипизиро-ванными узлами, становится понятно, что в специальном учете двигателей нет смысла. Двигатель в соответствии с российскими правилами регистрации автотранспорта является номерным агрегатом, и его номер отражается в регистрационных документах, поэтому материально ответственное лицо практически не имеет возможности незаметно подменить двигатель.

3. В Инструкции № 157н указано единственное обстоятельство для списания запасных частей со счета 09 — замена узлов на основании акта приема-сдачи выполненных работ. В то же время списание со счета 09 также следует производить при выбытии самого автомобиля (при передаче, продаже, хищении, чрезвычайных обстоятельствах).

4. В описании счета 09 отдельно упомянуты и шины, и покрышки, что на самом деле одно и то же.

Обоснование необходимости списания автошин

У бухгалтеров нередко возникают вопросы, как документально обосновать необходимость списания автошин, числящихся на забалансовом счете 09, для приобретения новых на замену списанных.

Списание автошин по достижении какого-либо пробега оправдать достаточно сложно, поскольку качество автошин очень сильно различается, и установить какие-либо реальные нормы пробега не представляется возможным. С одной стороны, производятся автошины класса Run Flat, которые могут проехать до 50 км полностью спущенными. С другой стороны, некоторые недорогие модели автошин после первого же удара от дорожных неровностей получают такие повреждения боковой поверхности (изломы), что дальше их эксплуатировать уже опасно.

Вместе с тем при ревизионных проверках достаточно часто фиксируются замечания о нарушении правил учета работы шин.

Пример 7

В акте ревизии (проверяемый период - 2008 г.) было отмечено следующее: "В нарушение Правил эксплуатации автомобильных шин (АЭ 001-04), утвержденных распоряжением Минтранса России от 21.01.2004 № АК-9-р, в Н-ском сельсовете отсутствует учет по выдаче и списанию автошин. К проверке не представлены карточки учета автомобильных шин на общую сумму 6700,00 руб.”.

В первую очередь следует отметить, что указанные в акте ревизии из примера 7 Правила эксплуатации автомобильных шин действовали только до 31 января 2007 г. (п. 3 распоряжения Минтранса России от 21.01.2004 № АК-9-р). Таким образом, любые требования соблюдать эти Правила после указанной даты незаконны (если иное не установлено локальными учетными стандартами).

Обоснованием необходимости списания шин может служить только невозможность или недопустимость их дальнейшего использования. При этом следует руководствоваться приложением "Перечень неисправностей и условий, при которых запрещается эксплуатация транспортных средств" (далее — Перечень неисправностей) к Основным положениям по допуску транспортных средств к эксплуатации и обязанностям должностных лиц по обеспечению безопасности дорожного движения***.

Согласно Перечню неисправностей запрещается эксплуатация автомобилей, на которых:

  • шины легковых автомобилей имеют остаточную высоту рисунка протектора менее 1,6 мм, грузовых автомобилей — 1 мм, автобусов — 2 мм (п. 5.1 Перечня неисправностей);
  • шины имеют внешние повреждения (пробои, порезы, разрывы), обнажающие корд, а также расслоение каркаса, отслоение протектора и боковины (п. 5.2 Перечня неисправностей);
  • на одну ось транспортных средств установлены шины различных размеров, конструкций (радиальной, диагональной, камерной, бескамерной), моделей, с различными рисунками протектора, ошипованные и неошипованные, морозостойкие и неморозостойкие, новые и восстановленные (п. 5.5 Перечня неисправностей).

Таким образом, если автошина износилась или получила повреждения, не допускающие ее дальнейшее использование, ее следует снять с автомобиля и списать. Но при этом согласно требованиям п. 5.5 Перечня неисправностей учреждение вынуждено заменить также и вторую шину на той же оси. Однако оснований для ее списания нет, она еще может быть использована как запаска или передана для этих же целей в другое учреждение.

Страховое возмещение по ОСАГО

При получении учреждением возмещения от страховой компании по ОСАГО следует:

  • правильно отразить в учете поступление средств от страховой компании;
  • зафиксировать все расходы, произведенные за счет средств страховой выплаты.

Средства, полученные от страховой компании на возмещение ущерба автотранспорту учреждения в результате ДТП, являются доходами от иной приносящей доход деятельности и в соответствии с требованиями Указаний № 190н подлежат отражению по соответствующему коду 3 03 02000 00 0000 180 КДБ (в зависимости от элемента бюджета).

Дальнейшие операции зависят от того, будет ли далее учреждение распоряжаться этими средствами самостоятельно или перечислять их в доход бюджета. Перечисление средств от приносящей доход деятельности в доход бюджета отражается в учете не как расходы, а как уменьшение доходов (по кредиту забалансового счета 17 с указанием кода КДБ и соответствующего ему кода КОСГУ):

Автотранспортные средства: специфика использования и отражения в учете

В отношении учета расходов на проведение восстановительного ремонта следует иметь в виду, что страховые возмещения, по сути, являются целевыми средствами, предназначенными только для ремонта одного конкретного автомобиля.

*Подробнее см. Жуковский Д.В. Учет расхода ГСМ // Финансовый справочник бюджетной организации. 2011. № 2.

**Общероссийский классификатор основных фондов ОК 013-94, утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 359 (далее — ОКОФ, Классификатор).

***Утверждены постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 "О Правилах дорожного движения".



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль