Расчеты с подотчетными лицами в 2011 году

12588
 Смирнова М.В.
Заместитель главного бухгалтера Централизованной бухгалтерии Юго-Западного округа города Москвы
С 1 января 2011 г. вступила в силу Инструкция № 157н, которой были внесены существенные новшества в порядок учета расчетов с подотчетными лицами. Проанализируем, какой же характер носят эти изменения по сравнению с действовавшей ранее Инструкцией № 148н и каким образом они скажутся на работе бухгалтера учреждения. Также остановимся на важных нюансах выдачи денежных средств под отчет, составления и представления авансовых отчетов, вызывающих на практике наибольшее количество вопросов.

Сравнительный анализ требований инструкций № 148н

Согласно п. 216 Инструкции № 157н сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством. В Инструкции № 148н, действовавшей до 1 января 2011 г., такая фраза отсутствовала. Тем самым подчеркивается необходимость вначале выдать деньги подотчетному лицу, а затем возможность использования их работником на соответствующие цели. Иной вариант нормативной базой по ведению бухгалтерского учета не предусмотрен.

Кроме того, в тексте Инструкции № 157н отсутствует фраза, ранее имевшая место в Инструкции № 148н, о том, что на заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами" и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. Таким образом, законодатель отошел от детализации ведения бухгалтерской документации, переложив эту функцию (нормативное закрепление ведения бухгалтерской документации) непосредственно на учреждения.

Также в Инструкции № 157н введено положение о том, что в рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства РФ, органов, осуществляющих функции и полномочия учредителя, налогового законодательства РФ по раскрытию информации о результатах деятельности учреждения (раздельном учете) устанавливать в составе Рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий) — дополнительные аналитические коды номеров счетов бухгалтерского учета. Это важное изменение в нормативной базе дает возможность учреждениям организовать аналитический учет с необходимой степенью детализации.

По сути, учреждения должны уделять еще больше внимания разработке внутренних локальных документов, в т. ч. по расчетам с подотчетными лицами, где необходимо оговаривать механизмы ведения документации по авансовым расчетам. Это может быть как раздел в учетной политике учреждения, так и самостоятельный документ (например, положение, регламент и т. п.).

Пункт 218 Инструкции № 157н гласит, что аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и видов расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, расчеты по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами. В Инструкции № 148н только упоминались регистры, в которых должен был вестись аналитический учет расчетов с подотчетными лицами. Таким образом, законодатель обязывает учреждения организовать и вести аналитический учет не только в разрезе подотчетных лиц, как было ранее, но и по видам выплат и расчетов. Это требование необходимо учесть при автоматизации бухгалтерского учета.

Целесообразно организовать аналитический учет расчетов с подотчетными лицами в Карточке учета средств и расчетов, поскольку данный регистр бухгалтерского учета допускает ведение более детализированной аналитики.

В Инструкции № 157н оговаривается необходимость отражения операций по счету в Журналах по расчетам с подотчетными лицами обособленно в части расчетов по выданным денежным средствам и расчетов по полученным денежным документам. До этого учреждения такую особенность ведения бюджетного учета отражали в своих приказах по учетной политике.

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Государственные (муниципальные) учреждения могут получать наличные денежные средства для выдачи под отчет сотрудникам для расчетов:

  • по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда;
  • по работам, услугам;
  • по поступлению нефинансовых активов;
  • по социальному обеспечению;
  • по прочим расходам.

На основе действующей нормативной правовой базы учреждения самостоятельно разрабатывают внутренние организационно-распорядительные документы (учетную политику учреждения для целей организации бухгалтерского учета, положения, приказы, распоряжения и т. п.), необходимые для надлежащей организации учета и контроля использования выдаваемых под отчет денежных средств или денежных документов.

Денежные средства под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления работника с указанием назначения, расчета (обоснования) размера аванса и срока, на который он выдается, либо в сумме денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели. При этом срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяется руководителем организации.

В Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденном решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40, нет указаний на ограничение размеров выдаваемых под отчет денежных сумм. При этом размер максимальной суммы, выдаваемой под отчет, может быть утвержден в учетной политике или ином локальном акте учреждения.

При операциях с подотчетными средствами необходимо соблюдать и требования Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд".

Составление авансового отчета

Актуальный вопрос

Можно ли принимать от подотчетных лиц авансовые отчеты, к которым приложен лишь товарный чек без кассового чека?

Да, можно, в случае приобретения товаров в розничной торговле у организаций и индивидуальных предпринимателей - плательщиков ЕНВД, подпадающих под действие п. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт". Товарный чек должен содержать установленные данной статьей сведения. Предъявления чека ККТ не требуется. Во всех остальных случаях к авансовому отчету должны быть приложены:

  • документы, подтверждающие получение материальных ценностей, факт потребления работ, оказания услуг (товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг), торгово-закупочные акты при покупке материальных ценностей у физических лиц);
  • документы, подтверждающие факт оплаты материальных ценностей, работ, услуг (чеки ККТ, квитанции к ПКО, бланки строгой отчетности).

По факту расходования сумм полученных авансов подотчетные лица представляют авансовые отчеты с приложением документов, подтверждающих эти расходы. Форма Авансового отчета (ф. 0504049) утверждена приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению".

Авансовый отчет применяется для учета расчетов с подотчетными лицами и составляется в одном экземпляре. Приложенные к авансовому отчету подтверждающие документы должны отвечать следующим основным требованиям:

  • подаются в оригинале;
  • по форме должны соответствовать принятым требованиям для оформления и заполнения первичных документов;
  • по характеру операций должна быть установлена связь подтверждающих документов с целевым назначением выданного подотчетному лицу денежного аванса.

Первичные документы, оформленные с нарушением перечисленных выше требований, не могут быть признаны оправдательными и не включаются в авансо вый отчет.

Оправдательными документами при осуществлении хозяйственных расходов (приобретение имущества, оплата оказанных услуг) наряду с кассовыми чеками могут быть товарные накладные, акты выполненных услуг. При покупке в магазине розничной торговли, если на кассовом чеке не указано наименование товара, необходимо получить товарный чек (так называемый “мягкий чек”), в котором будет расшифровано наименование купленного изделия. Товарный чек должен быть заполнен полностью и иметь все признаки первичного документа (п. 7 Инструкции № 157н).

Принять произведенные расходы к учету без кассового чека можно при наличии бланка строгой отчетности (БСО). Например, при проведении экскурсии кассовый чек не оформляется, а предоставляется туристская путевка, форма которой утверждена приказом Минфина России от 09.07.2007 № 60н.

Для обеспечения надлежащего документального подтверждения произведенных за наличный расчет расходов сотрудникам бухгалтерии целесообразно предварительно информировать подотчетное лицо о перечне документов, которые он должен представить в качестве приложения к авансовому отчету.

Суммы, израсходованные сотрудником без разрешения руководителя или без учета установленных требований, к отчету не принимаются и возмещаются им (вносятся в кассу учреждения) согласно соответствующему внутреннему распоряжению.

На практике встречаются случаи, когда подотчетное лицо приобретает не тот товар, на который ему были выданы деньги (например, завхозу выдано 3500 руб. на покупку материальных запасов, а он купил степлер стоимостью 3500 руб., который является основным средством). Существует только один вариант решения этой проблемы: не принимать авансовый отчет, т. к. деньги израсходованы без разрешения руководителя (разрешение дано на приобретение материальных запасов, а не основных средств). При этом сотрудник обязан вернуть деньги в кассу.

У бухгалтеров часто возникает вопрос, можно ли принимать авансовый отчет при условии, что расходы произведены без предварительного выделения денежных средств подотчетному лицу. В соответствии с п. 212 Инструкции № 157н счет 208 00 предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет. Как следует из текста Инструкции, сначала необходимо получить денежные средства, а затем их использовать.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 32.26%
  • Над составлением бюджетной сметы 9.68%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 70.97%
  • Над налоговой отчетностью 19.35%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль