Как обеспечить наличными деньгами удаленные подразделения: опыт ФСБ России

2321
 Беляков П.А.
Главный бухгалтер – начальник финансового отдела ФГУ “Краснознаменное пограничное управление ФСБ России по Волгоградской области”
Существует немало ведомств, среди которых и ФСБ России, у которых обособленные подразделения, не наделенные полномочиями по ведению бюджетного учета, находятся на значительном удалении от головного учреждения. Вместе с тем, сотрудникам этих подразделений необходимо выплачивать заработную плату, выдавать денежные средства в подотчет на командировки и хозяйственные нужды. Своим опытом, как оптимально организовать такую работу, сэкономить бюджетные средства, а также рабочее время сотрудников, с читателями поделится наш эксперт.

Организация расчетов наличными деньгами: опыт ФСБ России

Пограничные заставы и комендатуры являются обособленнымиподразделениями, которые не наделены полномочиями по ведению бюджетного учета.В связи с особенностями прохождения службы учреждениям, входящим в систему ФСБРоссии, не рекомендуется выплачивать заработную плату и денежное довольствиесотрудникам на пластиковые карты. Поэтому для выхода из создавшейся ситуации вудаленных обособленных подразделениях практикуется заключение договоров свнештатными сотрудниками, на которых оформлены доверенности для полученияналичных денежных средств через отделения Федерального казначейства.

С такими сотрудникамизаключаются стандартные договоры о полной материальной ответственности,предоставляются помещения, пригодные для хранения и выдачи денежных средств,может устанавливаться лимит остатка кассы. Самое сложное в этой схемеобеспечения наличными деньгами — обучить материально ответственных лиц механизмуполучения денежных средств и организации их учета, переломить психологическийбарьер и боязнь при работе с наличностью.

Очень важно правильнораспределить полномочия, обязанности, установить ответственность, посколькууполномоченные сотрудники получают крупные суммы денежных средств, которые вдальнейшем доводятся до граждан и военнослужащих через постоянных раздатчиков(начальников пограничных застав, линейных отделений). Регламент обеспеченияудаленных подразделений наличными денежными средствами целесообразно утвердитьв качестве отдельного приложения к учетной политике учреждения.

Правильная организация работы в данном направлениипозволяет экономить рабочее время немногочисленной по штату бухгалтерии,которая до введения данного порядка была обязана самостоятельно развозитьденежные средства в сопровождении вооруженных лиц по всем местам несения службыпограничных нарядов, из-за чего время командировки затягивалось на 6—7 суток.

Организация работы с органами Федерального казначейства

Поскольку обеспечение наличными деньгами уполномоченныхподразделений, не наделенных полномочиями по ведению бюджетного учета,осуществляется без открытия им органами Федерального казначейства (далее — ОФК)соответствующих лицевых счетов, работа по получению наличных денежных средстворганизуется в следующем порядке (упрощенно представлен на схеме ниже).

Формирование заявки на кассовый расход

Учреждение, создавшее уполномоченное подразделение, представляет в ОФК по месту своего обслуживания утвержденнуюв установленном порядке Заявку на кассовый расход (код формыпо КФД 0531801)*, согласно которой осуществляется перечисле-ние денежных средств с соответствующих счетов ОФК на счет№ 40116, открытый по месту нахождения уполномоченного подразделения.

*Форма заявки на кассовый расход приведена в приложении № 1 к Порядку кассового обслуживания исполнения федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации и местных бюджетов и порядку осуществления территориальными органами Федерального казначейства отдельных функций финансовых органов субъектов Российской Федерации и муниципальных образований по исполнению соответствующих бюджетов, утвержденному приказом Казначейства РФ от 10.10.2008 № 8н (далее – Порядок № 8н).

Документооборот между учреждением, его уполномоченным подразделением и ОФК

Бухгалтерия (финансово-экономическое отделение, далее — ФЭО) учреждения обеспечивает доставку корреспонденции или отправку электронных копий документов, послуживших основанием для создания заявки на кассовый расход, в уполномоченное подразделение и осуществляет методологическое руководство операциями по получению наличных денежных средств.

Направление документов в уполномоченное подразделение

ОФК по месту нахождения уполномоченного подразделенияне позднее следующего рабочего дня после поступления на счет № 40116 денежныхсредств, предназначенных для уполномоченного подразделения, представляет этомуподразделению Ведомость операций уполномоченного подразделения получателясредств бюджета с наличными деньгами (код формы по КФД 0531714)*.

*Форма ведомости приведена в приложении № 4 к Правилам обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, утвержденным приказом Минфина России от 31.12.2010 № 199н (далее — Правила № 199н).

Одновременно с ведомостью представляются копии платежных поручений на перечисление денежных средств с соответствующего счета ОФК на счет № 40116. Второй экземпляр ведомости остается в документах операционного дня ОФК.

Представление документов для получения наличных денег

Следует учесть!

При оформлении заявки на полу- чение наличных денежных средств указываются коды клас- сификации расходов бюджетов в соответствии с заявкой на кассо- вый расход, переданной ФЭО уч- реждения в ОФК. Заявка на по- лучение наличных денежных средств оформляется отдельно по каждому виду средств, за счет которых должны быть выданы наличные деньги: средства бюд- жета, средства от приносящей доход деятельности и др.

Уполномоченное подразделение для получения наличныхденег представляет в ОФК следующие документы:

  • заявка на получение наличных денег (код формы по КФД 0531802);
  • денежный чек.

В заявке указываются:

  • серия и номер, дата денежногочека;
  • номер лицевого счетаполучателя средств;
  • должность, фамилия, имя иотчество представителя получателя средств, на которого выписан денежный чек;
  • данные паспорта или иногоудостоверяющего личность документа представителя получателя средств, накоторого выписан денежный чек;
  • показатели бюджетнойклассификации, соответствующие целям получения наличных денег по данномуденежному чеку;
  • суммы.

Если заявка представляется уполномоченнымподразделением в ОФК на бумажном носителе, то она передается в день полученияденежных средств. При наличии электронного документооборота заявкапредставляется в электронном виде с применением электронной цифровой подписи(ЭЦП).

Одновременно с заявкой представляется денежный чек. Налицевой стороне чека записывается наименование ОФК, счет (№ 40116) (обычно этопроисходит при выдаче чековой книжки). На оборотной стороне указываютсяпаспортные данные (данные иного документа, удостоверяющего личность)уполномоченного лица, на которого выписан чек; наименование учреждения(уполномоченного подразделения), назначение сумм платежа в соответствии сноменклатурой символов отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России икредитных организаций.

Контроль документов для получения наличных денег

ОФК осуществляет контрольпредставленных уполномоченным подразделением заявок в соответствии сопределенными требованиями. В случаях и в порядке, установленных п. 12 Правил№ 199н, заявка подлежит возврату уполномоченному подразделению.

Сотрудник ОФК проверяетправильность оформления представленного уполномоченным подразделениемденежного чека на соответствие (п. 15 Правил № 199н):

  • сумм, указанных цифрами ипрописью;
  • данных паспорта или иногодокумента, удостоверяющего личность представителя получателя средств бюджета,уполномоченного на получение наличных денег, данным, указанным в денежном чекеи в заявке;
  • серии, номера и даты денежного чека и суммы,подлежащей получению, указанных в представленном денежном чеке и в заявке.

Если денежный чек, оформленный уполномоченным подразделением, соответствуеттребованиям п. 15 Правил № 199н, то на лицевой и обратной стороне принятого ипроверенного ОФК денежного чека ставится оттиск гербовой печати ОФК. Подписилиц, включенных в Карточку образцов подписей ОФК, ставятся на лицевой и оборотнойстороне денежного чека. Денежный чек сотрудниками уполномоченногоподразделения не подписывается. При возврате ОФК уполномоченному подразделениюденежного чека, оформленного в установленном порядке, расписка уполномоченногоподразделения в его получении не требуется.

Исполнение заявки на получение наличных денег

Если в течение 10 рабочихдней со дня выписки денежного чека (не учитывая день выписки) уполномоченноеподразделение не предъявило его в кассу учреждения банка или денежный чек небыл принят учреждением банка, то ОФК осуществляет операции в порядке, установленномпп. 20—22 Правил № 199н.

Исполненная заявка наполучение наличных денег является основанием для отражения операции посписанию средств со счета № 40116. Первый экземпляр исполненной заявки сВедомостью (код формы по КФД 0531714) остается в документах операционного дняОФК по соответствующему счету № 40116, второй экземпляр исполненной заявки сотметкой ОФК вместе с Ведомостью (код формы по КФД 0531714) передаетсяуполномоченному подразделению.

Преимущества работы с ОФК

Использование возможностейФедерального казначейства по обслуживанию счетов, открытых уполномоченному подразделениюдля выплаты наличных денег, позволяет сократить расходы учреждения на оплатууслуг инкассаторов, производить закупки на хозяйственные нужды там, гдереально имеется необходимость в данном материальном ресурсе. Сокращается времяпо доставке закупленного имущества от головного учреждения до уполномоченногоподразделения. С использованием данного способа реализуется возмож­ностьвыплаты заработной платы и денежного довольствия в тех населенных пунктах, гдене могут использоваться пластиковые карты.

Сотрудники бухгалтерии икассир не отвлекаются от прямых функциональных обязанностей для выезда с цельювыдачи наличных денежных средств в отдаленные подразделения.

Перечисляя денежные средства уполномоченнымподразделениям, бухгалтерия учреждения организует учет перечисленных средств наоплату труда и денежное довольствие исходя из кода ОКАТО своих подразделений.Перечисление налога на доходы физических лицо также осуществляется с учетомкода ОКАТО местности, где оборудованы рабочие места, тем самым происходитсвоевременное наполнение доходной части местных бюджетов, что положительновлияет на развитие экономики региона.

Получение наличных денежных средств в РКЦ

Проверка денежного чека

Следует учесть!

При наличии незначительных за- мечаний сотруднику предлагает- ся пройти к управляющему для принятия решения о производ- стве операций по денежному чеку. Руководитель РКЦ (заме- ститель руководителя) имеет право при незначительных от- клонениях в правилах оформле- ния денежных чеков разрешить совершение операций, о чем де- лает удостоверительную над- пись на чеке. Чек с разрешением руководителя (заместителя) по- вторно сдается сотрудником для проверки контролеру.

Уполномоченный сотрудник сдает в расчетно-кассовый центр (далее – РКЦ) чек и документ, удостоверяющий личность, на проверку контролеру. Контролер сверяет данныечека с данными документа, удостоверяющеголичность, передает сотруднику расходныйкассовый документ (денежный чек) для подписания, получает его назад для производства операций. При отсутствии замечаний отрезает от денежного чека контрольную марку ипередает ее уполномоченному сотруднику вместе с документом, удостоверяющимличность. Денежный чек передается в кассу контролером кредитной организациисамостоятельно. Уполномоченный сотрудник переходит в зал ожидания.

Получение наличных денег в кассе РКЦ

Уполномоченный сотрудникзаходит в кассу кредитной организации при условии наличия информации на табло,идентичной трем последним цифрам, указанным в контрольной марке.

Кассовый работник РКЦ,получив расходный кассовый документ (денежный чек) и предъявленную контрольнуюмарку, выполняет следующие действия:

  • проверяет наличие подписейбухгалтерских работников, проверивших и оформивших расходный кассовыйдокумент, и соответствие этих подписей имеющимся образцам;
  • сверяет соответствие суммналичных денег, проставленных в расходном кассовом документе, цифрами ипрописью;
  • проверяет наличие нарасходном кассовом документе данных предъявленного клиентом паспорта илидругого документа, удостоверяющего личность в соответствии с законодательствомРоссийской Федерации;
  • подготавливает сумму наличныхденег, подлежащую выдаче, и уточняет у уполномоченного сотрудника суммуполучаемых наличных денег;
  • сверяет номер контрольноймарки, отрывного талона с номером на расходном кассовом документе и приклеиваетконтрольную марку, отрывной талон к расходному кассовому документу (если контрольнаямарка, отрывной талон отделялись от расходного кассового документа).

Сотрудник уполномоченного подразделения расписываетсяна оборотной стороне чека в получении денежных средств.

Кассовый работник РКЦпересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег под наблюдениемсотрудника таким образом, чтобы последний мог видеть количество пересчитываемыхбанкнот, монет и их номиналы, сверяет его подпись в расходном кассовом документе(денежном чеке) с подписью, проставленной в документе, удостоверяющем личность,выдает наличные деньги, проставляет оттиск штампа кассы на расходном кассовомдокументе и подписывает его.

Выдача кассовым работником клиенту банкнот и монет, атакже их прием клиентом регламентирован пп. 5.5, 5.7 Положения о порядкеведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкноти монеты Банка России в кредитных организациях на территории РоссийскойФедерации, утвержденного Банком России 24.04.2008 № 318-П (далее - Положение №318-П).

В случае выявления несоответствия суммы принимаемыхуполномоченным сотрудником наличных денег данным расходного кассового документа(денежного чека) кассовым работником составляется акт пересчета в одномэкземпляре.

Осуществление операций, при которых клиент, не внося наличные деньги, предъявляет одновременно расходный кассовый документ (денежный чек) и приходный кассовый документ (объявление на взнос наличными), не допускается.

Пересчет наличных денег

Кредитная организация не несет обязательств передклиентом по его претензиям, если клиентом не были пересчитаны полистно, поштучноотдельные корешки, банкноты и монеты под наблюдением кассового работника,выдавшего наличные деньги (п. 5.7 Положения № 318-П).

Сотрудник уполномоченногоподразделения может в индивидуальных кабинах, расположенных при кассах, вкоторых осуществляется прием, выдача наличных денег, или помещении дляпересчета наличных денег клиентами пересчитать полистно, поштучно получаемыеналичные деньги, упакованные в пачки банкнот, мешки с монетой, сумки сналичными деньгами. Доставка сотрудником наличных денег в указанное помещениеи их пересчет осуществляются в присутствии контролирующего работника.

На выявленные врезультате пересчета пачек банкнот, мешков с монетой излишек или недостачуналичных денег контролирующим работником составляется в одном экземпляре актоб излишках, недостачах, сомнительных банкнот(ах)/монеты(ах) в пачках/мешках(ф. 0402145 по ОКУД). Излишняя сумма наличных денег изымается, недостающая —выдается сотруднику. Акт (ф. 0402145), акт пересчета передаются кассовым,контролирующим работником заведующему кассой.

Размен наличных денег

Размен наличных денегосуществляется кассовым работником на основании составленного сотрудникомуполномоченного подразделения заявления о размене наличных денег впроизвольной форме в одном экземпляре. В заявлении указываются наименованиеорганизации, дата составления заявления, сумма наличных денег цифрами ипрописью, количество и номинал банкнот, монет, подлежащих размену, ипроставляется подпись сотрудника (п. 5.8 Положения № 318-П).

Выдача наличных денежных средств раздатчикам

По прибытии в здание, гдеразмещено подразделение (отдел), денежные средства пересчитываются в кассеуполномоченного подразделения, производится проверка лицом, подписавшим заявкуна получение наличных денег (сотрудник указан в карточке образцов подписей),делается запись в книгу учета и чековую книжку об оприходовании денежныхсредств.

Выдача денежных средствпостоянным раздатчикам организуется уполномоченным подразделениемсамостоятельно в течение трех суток после их получения в кассу. Денежныесредства выдаются раздатчику при условии, что он прибыл на служебномтранспорте с вооруженной охраной. О получении денежных средств раздатчикрасписывается в книге учета денежных средств.

Выдача денежных средств уполномоченным сотрудником (кассиром) и постоянным раздатчиком по одной ведомости запрещается.

Книга учета денежных средствуполномоченного подразделения является регистром бюджетного учета, показывающимдвижение средств на лицевом счете материально ответственного лица, получившегоденежные средства по денежному чеку (заполненная форма книги приведена ниже).Она применяется для учета денег, выданных кассиром (уполномоченным сотрудником)из кассы организации (уполномоченного подразделения) постоянным подотчетнымлицам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличныхденег и кассовых документов по произведенным операциям.

Уполномоченный сотрудникежемесячно до 1-го числа организует поступление отчетности от постоянныхраздатчиков за полученные суммы, о чем делает отметку в книге учета, и контролируетполноту выплаты денег путем сличения росписей получателей денежных средств. Приналичии доверенностей делается дополнительная запись "подоверенности". Бланки доверенностей, оформленные в установленном порядке,приобщаются к раздаточным ведомостям и расходным кассовым ордерам. Постоянныераздатчики денежных средств делают запись о выданных денежных средствах в графе"произвел выдачу". О принятых отчетных документах и не выданных раздатчикамиденежных средствах уполномоченный сотрудник делает запись в книге учета,списывая суммы с постоянного раздатчика.

Особенности документооборота

Приходные и расходные кассовые ордера (ф. 0310001 и ф.0310002 по ОКУД соответственно) (далее — ПКО, РКО) самостоятельноуполномоченным подразделением не выписываются. Подготовленные документыпередаются из бухгалтерии учреждения. До передачи в кассу уполномоченногоподразделения ПКО, РКО или заменяющие их документы регистрируются бухгалтериейв журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Расходы по оплате труда,денежному довольствию, выплаты пособий и компенсационных выплат производятсяпо платежным (расчетно-платежным ведомостям) без составления РКО на каждого получателя.Подготовленные документы передаются на оплату из бухгалтерии учреждения дляисполнения сотруднику уполномоченного подразделения. На ведомости делаетсяразрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главногобухгалтера или лиц, на это уполномоченных. РКО, оформленные на платежных(расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к нейплатежей, регистрируются после их выдачи от уполномоченного подразделения вФЭО учреждения.

Сотрудник уполномоченного подразделения должен знать общие правила подготовки первичных учетных документов, а также принимать к оплате только правильно оформленные документы, переданные посредством почтовой или телефонной связи.

Депонированные суммы сдаютсяв бухгалтерию учреждения, о чем сотрудник бухгалтерии делает запись в книгеучета денежных средств уполномоченного подразделения. Передача оправдательныхдокументов оформляется в опечатанном пакете, в соответствии с утвержденнымдокументооборотом по реестру передачи служебной корреспонденции.

Реестр с документами сдаетсясотрудником в делопроизводство. Документы принимаются в уменьшение подотчетныхсумм, числящихся за уполномоченным сотрудником, в журнал операций расчетов сподотчетными лицами приобщается оригинал реестра с авансовым отчетом иоправдательными документами.

Сотрудник бухгалтериипроизводит проверку отметок, сделанных уполномоченным сотрудником (кассиром) ипостоянными раздатчиками на ведомостях и РКО, сверяет записи с данными покниге учета денежных средств, производит проверку подсчета выданных и депонированныхсумм, наличие доверенностей.

Взнос неиспользованных наличных денег

Взнос неиспользованныхналичных денег производится уполномоченным подразделением в кассу учреждения,создавшего это подразделение, либо на соответствующий счет ОФК по местуоткрытия соответствующего лицевого счета получателя бюджетных средств в порядке,установленном Положением о порядке осуществления безналичных расчетовфизическими лицами в Российской Федерации (утв. Банком России 01.04.2003 №222-П).

Операции по возвратууполномоченным подразделением неиспользованных наличных денег по видамсредств: средства бюджета, средства от приносящей доход деятельности, средстваво временном распоряжении отражаются на соответствующем лицевом счете получателябюджетных средств, создавшего уполномоченное подразделение. Об изъятии средствделается запись в книге учета.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль