Особенности учета ремонта и других видов работ

2424
В предыдущем номере был подробно рассмотрен вопрос о разграничении различных видов работ по восстановлению объектов основных средств: ремонта, с одной стороны, и реконструкции, модернизации, дооборудования - с другой. В продолжение темы разберем различные способы выполнения этих работ и соответствующие варианты их документального оформления и отражения в бюджетном учете, проанализируем некоторые проблемы, возникающие в повседневной практике бухгалтера в связи с осуществлением перечисленных работ, а также пути их решения.

Выполнение работ подрядным способом с использованием материалов подрядчика

На первый взгляд, кажется, что данный способ выполнения работ является наиболее простым и понятным и не должен вызывать у учреждения-заказчика никаких проблем. Однако на практике возникает множество вопросов и конфликтов.

Документальное оформление работ и применение КОСГУ

Любая сколько-нибудь сложная работа требует использования материалов, поэтому в большинстве случаев подрядчики в той или иной форме указывают количество и стоимость израсходованных материалов. Наиболее тштичными в этом отношении являются следующие работы:

  • обслуживание оргтехники с заменой узлов и расходных материалов;
  • ремонт и техническое обслуживание автомобилей.

В практике встречается как минимум три разных подхода подрядчиков к документальному оформлению использованных ими материалов:

  1. подрядчик составляет сводную калькуляцию — единый документ, в котором отражены и материалы, и работы, и прочие суммы;
  2. подрядчик в рамках одного документа выделяет разными таблицами с отдельными итогами материалы и работы
  3. подрядчик составляет два различных документа: акт выполненных работ и накладную.

Третий, а нередко и второй варианты вызывают проблемы у заказчика — бюджетного учреждения: зачастую органы казначейства требуют отдельно оплатить материалы по ст. 340 "Увеличение стоимости материальных запасов", работы — по подст. 225 "Работы, услуги по содержанию имущества", 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ в зависимости от характера выполненных работ. Такого же рода требования встречаются и при проверках органами финансового контроля.

Пример 1

В смете учреждения предусмотрены средства по коду 225 КОСГУ на плановое техническое обслуживание (ТО) автомобилей. В органе казначейства договор на плановое ТО также зарегистрирован по коду 225 КОСГУ. По факту выполненных работ подрядчиком представлены следующие документы:

  • акт выполненных работ;
  • товарная накладная на запчасти, смазочные материалы и другие технологические жидкости;
  • счет-фактура, включающий в себя и работы, и материалы.

Орган казначейства требует оплатить часть договора по ст. 340 КОСГУ. Однако свободных лимитов бюджетных обязательств по этой статье у учреждения нет, так как все расходы в соответствии с требованиями законодательства были запланированы по подст. 225 КОСГУ.

Нередко и сами бухгалтеры затрудняются правильно классифицировать договоры на выполнение работ, в которых предусмотрено использование материалов подрядчика. Типичная ошибка при классификации расходов заключается в том, что во внимание принимается не непосредственно достигнутый результат, а способы, какими подрядчик его достиг.

Пример 2

Учреждение планирует заключить договор на изготовление и монтаж пластиковых окон взамен старых, непригодных к дальнейшей эксплуатации, при этом расходы по изготовлению окон оплатить по ст. 310, а расходы на монтаж - по подст. 226 КОСГУ. Проанализируем, насколько правильным будет такое решение.

В данном случае результатом выполнения работ по договору будет восстановление эксплуатационных характеристик здания, а не приобретение новых окон в дополнение к уже имеющимся. Следовательно, всю сумму по договору следует оплатить по подст. 225 КОСГУ. Принимать окна к учету в качестве материальных запасов не нужно, поскольку изготовление и установка новых окон, а также демонтаж старых производится одним и тем же подрядчиком.

Одним из источников подобных вопросов является неправильное понимание экономического содержания операций, подлежащих отнесению на ст. 310 и 340 КОСГУ. Например, операции по ст. 340 КОСГУ — это не приобретение материалов (не процесс), а увеличение их стоимости (результат).

В решении проблем с оплатой подрядных работ, производимых с использованием материалов подрядчика, по тому или иному коду КОСГУ помогут два простых правила.

Правило 1: анализировать цель и результат работ. Необходимо четко определить, что именно изменилось в учреждении в результате выполнения работ. Если произошло увеличение количества или улучшение качества имущества, есть основания для применения ст. 310, 340 КОСГУ.

Так, в приведенном выше примере, когда весь комплекс работ по замене окон производит один подрядчик, никакого увеличения стоимости материалов в учреждении не происходит, новые окна не приходуются материально-ответственными лицами и не списываются в расход.

Можно проиллюстрировать это правило и на других примерах. Так, когда производится ремонт автомобиля с заменой комплекта сцепления, даже если подрядчик укажет: "диск сцепления", "корзина сцепления" и т. д., это не означает, что после завершения работ на автомобиле будет два диска и две корзины вместо одной. Когда в лазерном принтере меняется селеновый барабан, это не означает, что после выполнения работ в принтере будет два барабана.

Оплатив ошибочно за материалы, израсходованные подрядчиком, по ст. 340 КОСГУ, бухгалтер создает себе дополнительные проблемы:
  • необходимость отражения в учете материальных ценностей, которые к материально-ответственному лицу учреждения не поступали;
  • необходимость отражения списания материальных ценностей, которые не расходовались учреждением, и соответственно члены комиссии по списанию их не видели.

Аналогичным образом следует подходить к работам, в результате которых происходит создание или улучшение объектов основных средств.

Пример 3

Учреждение заключило договор, предметом которого являлось сооружение детской игровой площадки. В результате выполнения работ были установлены качели, горки, песочницы, лесенки и т. д. В счете подрядчика были отдельно указаны материалы (сегменты, модули, болты и др.) и работы. Учреждение оплатило материалы по ст. 340, а работы по монтажу - по подст. 226 КОСГУ. Материалы были списаны в дебет счета КРБ 1 401 01 272, работы по монтажу - в дебет счета КРБ 1401 01226.

Разберемся, что же произошло в результате этой операции: до исполнения договора был пустырь, а после - появилось несколько аттракционов, возникли новые сооружения. Соответственно оплату по договору нужно было производить полностью по ст. 310 КОСГУ.

Следует учесть!

В соответствии с п. 1 ст. 704 ГК РФ, регулирующей выполнение работы иждивением подрядчика, если иное не предусмотрено договором подряда, работа выполняется из материалов подрядчика, его силами и средствами. Таким образом, изначально нормами ГК РФ устанавливается, что подрядчик будет расходовать свои материалы.

Как неоднократно отмечалось сотрудниками Минфина России и Федерального казначейства, код КОСГУ выбирается в соответствии с экономическим содержанием производимых расходов.

Учреждение оплачивает результат, а каким путем подрядчик его достиг — это его учетные вопросы. Подрядчик в смете может указать и другие расходы, например зарплату сотрудников, стоимость электроэнергии, НДС. Однако это вовсе не означает, что учреждение должно оплачивать эти расходы частями по соответствующим кодам КОСГУ (211, 223, 290 и др.).

Правило 2: оформлять типовые виды договоров в соответствии с ГК РФ. При выполнении любых работ по созданию, улучшению, восстановлению имущества целесообразно оформлять типовые виды договоров, предусмотренные ГК РФ. Во избежание дальнейших разногласий предмет договора рекомендуется формулировать буквально в соответствии с описаниями статей (подста- тей) КОСГУ.

Отметим, что это правило не является обязательным для исполнения. ГК РФ допускается заключение любых договоров. Однако, приводя договор в соответствии с формулировками и номерами статей Кодекса, учреждение получает определенные преимущества:

  • в пункты договора автоматически включается большое количество положений, решений по конфликтным ситуациям, которые уже предусмотрены в ГК РФ;
  • некоторые вопросы отпадут сами собой, стоит только бухгалтеру задуматься, к какому из типовых видов договоров (купля-продажа (в частности, поставка), возмездное оказание услуг, подряд, перевозка, хранение) следует отнести сделку, которую планируется совершить.
Выполнение работ по каждому стандартному виду договора подтверждается определенным видом первичного документа (таблица).

Соответствие вида договора и оправдательного документа

Особенности учета ремонта и других видов работ

Нередко бухгалтеры учреждений выражают недовольство в адрес работников органов казначейства из-за их формального подхода к определению статьи (подстатьи) КОСГУ, на которую следует отнести расход. Но если встать на сторону работников казначейства, становится понятно, что невозможно разобраться в содержании операции иначе как по формальным признакам — тексту в поле "Назначение платежа" платежного документа и предмету договора.

Чтобы у работников органа казначейства было меньше сомнений, целесообразно формулировать предмет договора путем буквального цитирования наименования операции из описания к той или иной статье (подстатье) КОСГУ. Это ни в коем случае не является обязательным требованием, поскольку перечни направлений расходования средств в рамках статей (подстатей) КОСГУ не являются закрытыми, многие из них приводятся после слов "в том числе" или содержат дополнение "а также иные аналогичные расходы". Однако во многих случаях так будет проще и бухгалтеру, и работнику органа казначейства, и ревизору.

Пример 4

1. Нередко можно встретить формулировки типа "Договор на демонтаж, изготовление и монтаж окон". В результате при отнесении расходов по такому договору на статьи (подстатьи) КОСГУ, а также при их отражении в бюджетном учете бухгалтер попадает в затруднительное положение.

Однако стоит привести договор к стандартной форме, предусмотренной ГК РФ, и станет понятно, что все перечисленные работы укладываются в рамки договора подряда на выполнение ремонтных работ. Таким образом, отсутствуют основания для отдельного заключения трех разных сделок в рамках одного договора.

В данной ситуации, составив договор подряда, можно далее в предмете договора указать "ремонт здания: замена окон" Такая формулировка будет буквально соответствовать описанию операций, подлежащих отнесению на подст. 225 КОСГУ, приведенному в Указаниях № 150н и Методических рекомендациях по применению КОСГУ. Подробный перечень операций, которые будет делать подрядчик для исполнения предмета договора (демонтаж, изготовление, доставка, монтаж), непосредственно в текст договора можно и не включать. Расшифровка может быть приведена либо в смете, которая будет являться неотъемлемой частью договора, либо в акте выполненных работ и иных документах, подтверждающих исполнение договора подрядчиком.

2. В приведенной ранее ситуации с сооружением детской площадки бухгалтер сам ввел себя в заблуждение, проигнорировав вид и предмет договора, которые однозначно свидетельствовали об увеличении стоимости основных средств учреждения, и сосредоточился на действиях подрядчика.

Дополнительные требования при санкционировании оплаты денежных обязательств

Нередко со стороны работников органов казначейства встречается требование о предоставлении наряду с документами на оплату ремонтных и иных работ документов, подтверждающих обоснованность расхода материалов или объема работ (дефектных ведомостей, заказ-нарядов и т. д.). Рассмотрим, насколько это требование подкреплено нормами действующего законодательства.

Согласно п. 5 ст. 219 БК РФ санкционирование оплаты денежных обязательств осуществляется в форме совершения разрешительной надписи (акцепта) после проверки наличия документов, предусмотренных порядком санкционирования оплаты денежных обязательств, установленным финансовым органом.

Порядок санкционирования оплаты денежных обязательств получателей средств федерального бюджета и администраторов источников финансирования дефицита федерального бюджета утвержден приказом Минфина России от 01.09.2008 № 87н (далее — Порядок № 87н).

Важный нюанс

Иногда финансовыми органами субъектов РФ и муниципальных образований в порядке санкционирования оплаты денежных обязательств, утвержденном в соответствии с п. 5 ст. 219 БК РФ, устанавливаются требования о предоставлении дополнительных документов, подтверждающих количественный расход материалов или объемы работ (дефектные ведомости, заказ-наряды и т. д.). При введении и исполнении подобных положений следует иметь в виду, что форма и порядок заполнения таких документов должны быть определены нормативными документами.

В соответствии с подп. 15 п. 5, п. 7 Порядка № 87н для подтверждения возникновения денежного обязательства получателем средств федерального бюджета вместе с Заявкой на кассовый расход в орган Федерального казначейства представляются следующие документы:

  • соответствующий государственный контракт на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг;
  • накладная и (или) акт приемки-передачи и (или) счет-фактура — при поставке товаров;
  • акт выполненных работ (услуг) и (или) счет и (или) счет-фактура — при выполнении работ, оказании услуг;
  • исполнительный лист, судебный приказ;
  • иные документы, подтверждающие возникновение денежных обя- зательств — в иных случаях.
Ни дефектная ведомость, ни заказ-наряд сами по себе не приводят к возникновению денежного обязательства, их подписание не обязывает учреждение за что-то платить. Денежное обязательство по ремонтным и иным работам возникает только на основании перечисленных выше видов документов. Поэтому требование о представлении документов, не перечисленных в порядке санкционирования оплаты денежных обязательств, является необоснованным.

При возникновении такого рода проблем бухгалтеру бюджетного учреждения следует обратить внимание работников органа казначейства на п. 14 Порядка № 87н, в котором предусмотрены возможные случаи возврата Заявки на кассовый расход, а также установлена необходимость оформления Протокола (код по КФД 0531805) с указанием причин возврата.

Выполнение работ на базе подрядчика — документальное оформление

Зачастую бухгалтеры не задумываются о документальном оформлении передачи имущества подрядчику, если ремонт и иные работы в течение продолжительного времени осуществляются на его производственной базе в отсутствие представителя заказчика. И совершенно напрасно: от этого во многом зависит сохранность переданного имущества. Сложности могут возникнуть даже при наличии заключенного договора, когда не было оформлено никаких документов, подтверждающих факт передачи материальных ценностей подрядчику. А если договор также отсутствует, то избежать серьезных проблем вряд ли удастся.

Наличие документов, подтверждающих факт передачи имущества, необходимо в следующих ситуациях:
  • при проведении инвентаризации - для обоснования фактического отсутствия имущества в учреждении;
  • при утрате, недостаче или повреждении имущества подрядчиком - для возмещения ущерба;
  • при невыполнении подрядчиком работ в установленный срок - для предъявления претензии.

В данной ситуации передачу имущества можно оформить Требованием-накладной (ф. 0315006), Накладной на отпуск материалов на сторону (ф. 0315007), можно составить сохранную расписку упрощенной формы, но с обязательным указанием даты сдачи и реквизитов организации-подрядчика. В документах нужно подробно указать характеристики передаваемого имущества в соответствии с записями в инвентарной карточке основного средства:

  • вид оборудования (например, копировальный аппарат);
  • маркуимодель,как втехническомпаспорте (например, Canon XXXX);
  • серийный номер (например, s/n 000000000001).

В бюджетном учете операция отражается как внутреннее перемещение объекта между материально ответственными лицами (МОЛ), где получателем будет выступать МОЛ подрядчика:

  • передача имущества подрядчику для выполнения ремонтных и иных работ:

Дебет КРБ 010100310 (в аналитическом учете указывается МОЛ —подрядчик)

Кредит КРБ 0 101 00 310 (в аналитическом учете указывается МОЛ — сотрудник учреждения).

Бюджетный учет операций по выполнению работ силами и иждивением подрядчика

Операции по выполнению работ с имуществом силами и иждивением подрядчика отражаются в учете следующим образом:

Особенности учета ремонта и других видов работ

Выполнение работ подрядным способом с использованием материалов заказчика

Отличие данного способа от рассмотренного выше заключается в том, что сначала учреждение самостоятельно приобретает материалы, а затем передает их в работу подрядчику. В зависимости от ситуации потребность в материалах может определяться следующим образом:

  • учреждение-заказчик самостоятельно определяет, какие материалы будут израсходованы, и только нанимает подрядчика для выполнения работ;
  • учреждение-заказчик только приобретает материалы, а их количество и качество, необходимое для выполнения работ, определяет подрядчик.

В первом случае ответственность за правильное определение вида и количества материалов лежит на учреждении, во втором — на подрядчике.

Пример 5

Администрация сельского поселения планирует произвести ремонт гравийных дорог. С целью экономии средств щебень приобретается непосредственно у производителя, а не в дорожно-ремонтной организации. Далее встает вопрос о порядке проведения самих ремонтных работ. Если выполнить работы, привлекая частных лиц по гражданско-правовому договору, то проблема с расчетом и, главное, с последующим оправданием количественного расхода щебня в соответствии со строительными нормами ляжет на специалистов администрации. Если же заключить договор подряда со специализированной дорожно-ремонтной организацией, вопросов по объемам расходования щебня можно будет избежать.

Далее рассмотрим типичные ошибки, которые могут допускаться при выполнении работ подрядным способом с использованием материалов заказчика. В основном это касается строительных или ремонтных работ по зданиям и сооружениям.

Типичные ошибки

Организационно-правовые ошибки. Нередко при составлении договоров на подрядные работы из материала заказчика (речь не идет о мелких работах уровня замены масла в машине) не предусматриваются следующие условия:

  • обязанность подрядчика определить требуемое количество и качество материала;
  • обязанность подрядчика принять материалы по количеству и качеству;
  • обязанность подрядчика отчитываться о расходовании материалов;
  • возможность проверки заказчиком остатка материалов в случае длительного исполнения работ;
  • обязанность подрядчика вернуть неиспользованные остатки материалов.

Если работы занимают продолжительное время, следует также подумать о заключении дополнительно к договору подряда договора

Пример 6

Администрация поселения планирует в зимнее время производить посыпку дорог от гололеда. Для выполнения работ заключается договор сДРСУ, при этом принимается решение, что закупку специальной смеси администрация будет производить у другого поставщика. С ДРСУ согласуются объем и характеристики смеси.

Приобретенная смесь передается в ДРСУ по договору хранения с правом расходования и ссылкой на договор подряда. В соответствии с договором подряда ДРСУ ежемесячно отчитывается об объемах произведенных работ и количестве израсходованной смеси. Весной по завершении договора подряда договор хранения продлевается до следующего сезона для сохранения остатка неиспользованной смеси.

Учетные ошибки. Поскольку расходование материалов осуществляется не самим учреждением, а подрядчиком по договору, будет неправильно производить списание материалов на расходы с указанием в аналитике материально ответственного лица учреждения. Так как в этом случае всегда имеет место передача материалов подрядчику, она должна быть зафиксирована документально и отражена в учете как внутреннее перемещение, а списание затем будет производиться с материально ответственного лица подрядчика на основании представленных подрядчиком документов об израсходованных им материалах.

При выполнении работ подрядчиком из материала заказчика недопустимо производить списание материалов сразу при передаче материальных ценностей подрядчику по следующим причинам:
  • право оперативного управления учреждения на материальные ценности не прекращается в момент передачи ценностей подрядчику;
  • материальные ценности не прекращают существования, пока они не будут фактически израсходованы, факт расхода подтверждается актом выполненных работ;
  • при сколько-нибудь продолжительном времени работ дата акта выполненных работ всегда будет позднее даты передачи материалов подрядчику;
  • при длительном выполнении работ учреждение может попасть в ситуацию, когда на момент контрольно-ревизионной проверки материалы окажутся уже списанными, а работы еще не выполненными.

Бюджетный учет выполнения работ силами подрядчика с использованием материалов заказчика

Операции по выполнению работ с имуществом силами подрядчика из материала заказчика отражаются в бюджетном учете следующим образом:

Особенности учета ремонта и других видов работ

Переработка и изготовление материалов

В качестве отдельного вида подрядных работ, осуществляемых из материала заказчика, рассмотрим переработку. При переработке заказчик передает подрядчику одни материалы, а получает от него другие.

Пример 7

1. Комитет по делам молодежи приобретает специальную бумагу высокой плотности для печати своими силами памятных грамот. Бумага такого качества выпускается обычно в листах большого формата (А3 и более). Приобретенная бумага на основании отдельного договора передается в типографию для резки по формату А4.

2. Центр социального обслуживания населения получает в качестве благотворительной помощи для социальной столовой муку. Мука передается на хлебокомбинат для выпечки хлеба в рамках договора подряда из давальческого сырья. Хлеб передается в социальную столовую.

3. Больница приобретает ткань. Стороннее физическое лицо на основании договора подряда шьет из ткани постельные принадлежности.

Себестоимость материалов, получившихся в результате таких работ, определяется как сумма всех понесенных затрат, включая себестоимость сырья и стоимость услуг подрядчика. Потери от брака в пределах оговоренной договором нормы отдельной суммой в учете не выделяются.

Пример 8

На резку в типографию было передано 500 листов формата A3. В результате получилось только 1997листов формата А4, на которые относится вся сумма расходов. На испорченные при резке листы расходы не распределяются.

Из приведенных выше примеров видно, что расходы подрядчика по изготовлению материальных ценностей из материалов заказчика могут включать только работы (резка бумаги, пошив постельного белья), а могут также предполагать собственные материальные затраты подрядчика (выпечка хлеба, куда кроме муки идут еще и другие виды продовольственного сырья). Если в первом случае однозначно следует применять подст. 226 КОСГУ (услуги по изготовлению объектов нефинансовых активов из материалов заказчика), то во втором случае, вероятно, может быть применена и подст. 340 КОСГУ (изготовление материальных запасов).

Особенности учета ремонта и других видов работ


Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 33.33%
  • Над составлением бюджетной сметы 10%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 70%
  • Над налоговой отчетностью 20%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль