Как учесть расходы на топливо

1540
Терехова Т. В.
старший бухгалтер
Практически любое бюджетное учреждение пользуется в своей деятельности транспортными средствами. А потому с вопросами учета горюче-смазочных материалов бухгалтеры сталкиваются постоянно. Более того, при ревизиях это объект пристального внимания со стороны проверяющих органов. Как определить нормы расхода и правильно отразить в учете приобретение, списание ГСМ? Как поступить, если фактически топлива тратится больше, чем положено? Ответы — в нашей статье.

Приобретение за наличные
В этом случае следует помнить о соблюдении кассовой и авансовой дисциплины. Прежде всего для выдачи наличных денежных средств из кассы учреждения в учетной политике следует установить:
1) лиц, имеющих право на получение из кассы денег на приобретение горюче-смазочных материалов;
2) сроки и порядок представления водителями авансовых отчетов. Причем выдача денежных средств под отчет допускается только если задолженности по ранее выданным подотчетным суммам отсутствуют.
Согласно Инструкции по бюджетному учету (утверждена приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. № 25н), учет ГСМ ведется на балансовом счете 105 03 000 «Горюче-смазочные материалы». Аналитический учет осуществляется по материально ответственным лицам и видам ГСМ.
Порядок ведения кассовых операций в РФ утвержден решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40.
Рассмотрим на примере отражение в учете операций по приобретению топлива.

ПРИМЕР 1

Бюджетным учреждением с лицевого счета получены наличные денежные средства в сумме 2000 руб. по подстатье ЭКР 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».
Водитель учреждения представил заявление на выдачу наличных денег под отчет для приобретения бензина. Данные примера условные.
На документе присутствуют:
— разрешающая виза руководителя;
— виза главного бухгалтера (уполномоченного лица) о статье расходов, по которой будет отражена данная операция;
— отметка об отсутствии задолженности по ранее выданному авансу.
На данную сумму водитель приобрел 125 л бензина по цене 16 руб. за литр. А после этого в течение трех рабочих дней представил в бухгалтерию учреждения авансовый отчет.
Бухгалтер проверил его на предмет:
— правильности и полноты оформления;
— даты и времени заправки, соответствия марки бензина использованному на данном автомобиле;
— наличия всех необходимых реквизитов на кассовом чеке (номеров АЗС, ИНН, номера топливораздаточной колонки, марки, количества, цены бензина).
В учете операции по приобретению ГСМ будут отражены так:

Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Перечислены денежные средства на счет для выплаты наличных заявки учреждения
1 210 03 560
«Увеличение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателями бюджетных средств»
1 304 05 340
«Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов»
2000
Получены в кассу наличные денежные средства
1 201 04 510
«Поступления в кассу»
1 210 03 660
«Уменьшение дебиторской задолженности по операциям с наличными денежными средствами получателями бюджетных средств»
2000
Выдано в подотчет водителю на приобретение ГСМ
1 208 22 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»
1 201 04 610
«Выбытия из кассы»
2000
Представлен авансовый отчет о приобретении ГСМ
1 105 03 340
«Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»
1 208 22 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»
 
2000


Приобретение по талонам

При таком способе приобретения ГСМ бюджетное учреждение заключает договор со специализированной организацией, имеющей сеть заправочных станций в том регионе, где осуществляет свою деятельность.
Талоны на бензин учитываются в качестве денежных документов и хранятся в кассе (п. 96 Инструкции по бюджетному учету). Прием и выдача из кассы производятся по приходным (форма № КО-1) и расходным (форма № КО-2) кассовым ордерам. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Приходные и расходные ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от операций по денежным средствам. Для этого на ордерах делается надпись или ставится штамп «Фондовые».
В фондовом расходном кассовом ордере обязательно указывается номер каждого выдаваемого талона на бензин. Составляется форма № КО-2 на основании заявления водителя.
После использования талонов водитель представляет в бухгалтерию авансовый отчет со всеми оправдательными документами. На нем также делается отметка «Фондовый».

ПРИМЕР 2

На основании договора, счета-фактуры, накладной на полученные талоны учреждение производит оплату 10 000 л бензина (500 штук талонов по 20 л каждый) на сумму 160 000 руб. по цене 16 руб. за литр.
Водителю выдано 10 талонов на заправку 200 л бензина Аи-92 на сумму 3200 руб. Заправка произведена на 3 талона. В бак залито 60 л бензина. В учете операции будут отражены следующими проводками:

Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Оплачены талоны на бензин
1 302 22 830
«Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
1 304 05 340
««Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по приобретению материальных запасов»
160 000
Оприходованы талоны на бензин
1 201 05 510
«Поступления в кассу»
1 302 22 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»
160 000
Выданы талоны водителю на приобретение ГСМ
1 208 22 560
«Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»
1 201 05 610
«Выбытия денежных документов»
3 200
Представлен авансовый отчет на приобретение ГСМ
1 105 03 340
«Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»
1 208 22 660
«Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»
960


Перемещение ГСМ

Иногда условия хранения и отпуска ГСМ требуют внутреннего перемещения со сменой материально ответственного лица. Такую операцию оформляют требованием-накладной (форма № М-11 утверждена постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а) и составляют следующую проводку: 

Содержание операции
Дебет
Кредит
Отражено внутреннее перемещение ГСМ
105 03 340
«Увеличение стоимости ГСМ»
105 03 440
«Уменьшение стоимости ГСМ»

Далее выдача бензина (дизельного топлива) отражается в соответствующем путевом листе автомобиля, который и является основанием для списания топлива. Расход масел и подобных технических жидкостей оформляется актом о списании материальных запасов (форма по ОКУД 0504230, приложение № 2 к Инструкции по бюджетному учету).

Как вести путевой лист

Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 утверждены следующие формы путевых листов:
— для грузовых автомобилей — № 4-С, № 4-П;
— для легковых — № 3.
Документ выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом на один день.
Уполномоченное лицо определяется приказом руководителя организации.
Допускается оформление путевого листа на более длительный срок в случае, если водитель выполняет задание в течение более чем одних суток. Например, при командировках. В обязательном порядке на путевом листе должны присутствовать порядковый номер (присваивается в журнале регистрации путевых листов), дата выдачи, штамп и печать учреждения, в которой эксплуатируется данный автомобиль.
Для учета большое значение имеет заполнение графы «Движение горючего». В ней должны быть зафиксированы марка и количество бензина, приобретенного за наличный расчет (полученного по талонам, заправочному листу), остаток горючего при выезде и возвращении, расход по норме и фактический. Кроме того, в документе фиксируется пробег автомобиля. В обязательном порядке должна присутствовать информация о пути его следования. Такие данные позволяют судить об использовании транспорта в служебных целях. Не стоит указывать путь следования общей фразой «по городу» или аналогичной. После закрытия путевой лист сдается на проверку в бухгалтерию, где осуществляется списание ГСМ на основании представленного первичного документа.

Списание ГСМ по нормам

ГСМ списывают по фактической стоимости единицы либо по средней фактической стоимости. Это предусмотрено пунктом 55 Инструкции по бюджетному учету. Выбор метода списания рекомендуем закрепить в учетной политике учреждения.
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте утверждены Минтрансом России 29 апреля 2003 г. Данный документ действует до 1 января 2008 года. Обратите внимание: действующие нормы не проходили регистрацию в Минюсте России в качестве нормативного правового акта. А значит, носят рекомендательный характер. Однако в связи с отсутствием иных норм проверяющие органы ориентируются именно на них.
Помимо установленных для разного вида транспортных средств норм в документе предусмотрено применение поправочных коэффициентов. Они представляют собой проценты повышения или снижения исходного значения нормы. В пределах утвержденных значений данные коэффициенты устанавливаются приказом руководителя учреждения либо местным органом власти.
А как определить норму расхода, если к автомобилю применяются несколько поправочных коэффициентов? Необходимо учитывать соответственно сумму или разницу таких коэффициентов.

ПРИМЕР 3

За неделю в бак служебного автомобиля залито 60 л бензина Аи-92. В учреждении путевые листы выдаются водителям ежедневно, а в бухгалтерию сдаются за истекшую неделю.
Правильность и полнота оформления путевых листов проверяются бухгалтером, данные граф по движению горючего сопоставляются с данными авансового отчета по датам заправки.
Водителем составлен отчет о работе автотранспорта, в котором сведены данные по всем путевым листам: дата, показания спидометра на начало и конец рабочего дня, пробег. После проверки отчета на основании данных о фактическом пробеге рассчитывается количество топлива, подлежащего списанию.
Исходные данные: марка автомобиля — ГАЗ-3110 с двигателем ЗМЗ 4062.10, количество передач — 5. Автомобиль эксплуатируется в течение шести лет.
Согласно путевым листам, пробег за рабочую неделю составил 420 км. Базовая норма — 11,4 л на 100 км.
В организации установлены увеличивающие поправочные коэффициенты:
— 10 процентов — за работу в городских условиях;
— 5 процентов — за эксплуатацию автомобиля более пяти лет.
Топливо списывается по средней фактической стоимости (16 руб. за литр). Расход топлива по норме составляет: 420 км 5 11,4 л 5 1,15 : 100 км = 55,06 л. В денежном выражении норма расхода составит 880,96 руб. (55,06 л 5 16 руб.).
Бензин списывается по фактическому расходу, отраженному в путевых листах, но в пределах расчетной нормы. Бухгалтер отразит списание проводкой:

Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Списан бензин на нужды учреждения
1 401 01 272 «Расходование материальных запасов»
1 105 03 440 «Уменьшение
стоимости ГСМ»
880,96


Необходимо заметить, что в баках автомобилей, как правило, присутствует остаток топлива. Для его подтверждения необходимо проводить фактический замер остатка топлива.
Как дополнительное контрольное мероприятие проводится внезапное снятие показаний спидометра. Полученные в результате данные сверяются с путевыми листами.
 
Если нормы превышены

Однако в бюджетном учреждении может возникнуть ситуация, когда расход бензина на конкретном автомобиле превышает установленную норму. И проверка технической исправности не помогает выяснить причину превышения. Возникает вопрос, как обосновать списание горючего по фактической норме?
Можно порекомендовать провести контрольный замер топлива для конкретных условий эксплуатации. Результаты замера должны быть оформлены актом. Приведем пример.

ПРИМЕР 4

В бюджетном учреждении эксплуатируется автомобиль – ГАЗ-3110. Базовая норма расхода топлива составляет 11,4 л на 100 км. С учетом надбавки за работу в городских условиях в размере 20 процентов — 13,6 л на 100 км.
Фактически расход топлива превышает норму. Поэтому приказом руководителя была назначена комиссия для проведения контрольного замера топлива для данного автомобиля. В результате установлено, что расход составляет 15,5 л на 100 км. Полученные таким путем нормы расхода на автомобиль устанавливаются отдельным приказом руководителя.

Пример составления акта контрольного замера топлива.  Как учесть расходы на топливо Скачать

Чтобы читать свежие материалы журнала «Учет в бюджетных учреждениях», авторизуйтесь как подписчик, оформите демодоступ или подпишитесь на журнал.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 29.73%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.11%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 64.86%
  • Над налоговой отчетностью 24.32%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль