Новые правила представления формы 2-НДФЛ

19274
 Юрьева Ю.В.
эксперт Международного центра финансово-экономического развития
В сентябре 2011 г. был утвержден Порядок представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и сообщений о невозможности удержания налога и сумме налога на доходы физических лиц*. Документ вступил в силу 8 ноября 2011 г., но фактически применяется при взаимодействии с налоговыми органами с 2012 г. О том, что нужно учесть бухгалтеру в связи с его принятием, расскажем далее.

Новый Порядок заменилпринятый еще в 2003 г. Порядок заполнения и представления Справки о доходахфизического лица за 2003 г. (утв. приказом МНС России от 31.10.2003 №БГ-3-04/583). До последнего времени организации должны были представлятьотчетность по НДФЛ (в т. ч. через Интернет) в соответствии с этим давноустаревшим документом, поскольку другого просто не было.

Порядокпринят во исполнение сразу двух норм НК РФ:

  • в соответствии с п. 5 ст. 226НК РФ при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налогаорганизация обязана не позднее одного месяца с даты окончания налоговогопериода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщитьналогоплательщику и налоговой инспекции о невозможности удержать налог и сумменалога;
  • в соответствии с п. 2 ст. 230НК РФ налоговые агенты ежегодно не позднее 1 апреля представляют в налоговуюинспекцию сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода, суммах начисленного, удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ.

Следует учесть!

Если за истекший год доходы от организации получили 10 и бо- лее человек, то форму 2-НДФЛ следует представлять в элек- тронном виде по телекоммуника- ционным каналам связи или на электронном носителе. Если ко- личество получателе й менее 10 человек, сведения об их дохо- дах, а также о суммах на числен- ного (удержанного, перечислен- ного в бюджет) НДФЛ можно представить на бумажных носи- телях (п. 2 ст. 230 НК РФ в ред., действующей с 01.01.2012).

Перечисленная информация представляетсяпо форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 №ММВ-7-3/611@. Этим же Приказом утвержден и формат предоставления данныхсведений в электронном виде.

Всоответствии с новым Порядком налоговые агенты могут представить форму 2-НДФЛ вналоговый орган одним из трех способов:

  • лично или через представителя (в бумажном виде или наэлектронном носителе);
  • направить в виде почтовогоотправления с описью вложения (в бумажном виде или на электронном носителе);
  • передать потелекоммуникационным каналам связи с применением квалифицированной электроннойподписи (только в электронном виде).

Датойпредставления отчетности будет считаться:

  • в первом случае — датафактического представления;
  • во втором — дата отправки попочте;
  • в третьем — дата отправки,зафиксированная в подтверждении оператора связи или налоговой инспекции.

В настоящее время применяются сразу два закона, касающиеся электронной подписи. Действующий до 1 июля 2012 г. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" вообще не содержит понятия квалифицированной электронной подписи. Оно есть лишь в новом Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи" (ст. 5 Закона № 63-ФЗ).

Рассмотрим порядок предоставления формы 2-НДФЛ каждым из трех способов.

Бумажная отчетность

Распечатаннуюили заполненную от руки форму 2-НДФЛ можно представить лично или отправить попочте. Пункт 15 Порядка предписывает сопроводить ее Реестром сведений о доходах физических лиц заистекший год, причем в двух экземплярах. Форма реестра утверждена тем жеприказом, что и Порядок. Заполнение реестра рассмотрим на примере.

Пример

Государственное учреждение"Центр дополнительного образования" (ИНН -7701000001, КПП -770101001, ОКАТО - 45 268 588 000) в 2011 г. выплачивало вознаграждениячетырем своим работникам:

  • Авдееву Сергею Игоревичу(номер справки - 1, дата рождения - 01.01.1981);
  • Борисову Дмитрию Олеговичу(номер справки - 2, дата рождения - 02.02.1982);
  • Волкову Эдуарду Альбертовичу(номер справки - 3, дата рождения - 03.03.1983);
  • Грибову Ивану Ивановичу (номерсправки - 4, дата рождения - 04.04.1984).

Справки 2-НДФЛ представляются в ИФНС№ 1 по г. Москве в соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ (о доходах физических лицистекшего налогового периода, суммах начисленного, удержанного и перечисленногов бюджет НДФЛ). Поэтому в строке "Признак представленных сведений"реестра указывается "1" (раздел II Рекомендаций по заполнению формы2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 20_ год" (приложение кформе 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@)).

Реестр сведений о доходахфизических лиц будет заполнен так:

Порядоксдачи бумажной отчетности описан в пп. 16—19 Порядка. В день сдачи форм 2-НДФЛи сопроводительных реестров налоговый инспектор в присутствии представителяорганизации проверяет отчетность. Порядок обязывает инспектора проверить, естьли в документе информация:

  • о налоговом агенте (наименование, ИНН, КПП,ОКАТО);
  • физическом лице — получателедохода (Ф.И.О., реквизиты документа, удостоверяющего личность, адреспостоянного места жительства, дата рождения);
  • доходах, а также начисленных,удержанных и перечисленных суммах налога (месяц, код дохода, сумма дохода,общая сумма дохода, налоговая база, сумма налога исчисленная, сумма налогаудержанная, сумма налога перечисленная).

Такжепроверяющий должен убедиться, что в отчетности нет исправлений.

Если у инспектора вопросов по перечисленным реквизитам не возникло, то формы 2-НДФЛ считаются представленными. Отчетность, не прошедшая данный контроль, изымается из представленного пакета документов, возвращается представителю организации и вычеркивается из реестра. По результатам контроля заполнения инспектор оформляет в двух экземплярах Протокол приемасведений о доходах физических лиц за 20_____ годна бумажных носителях (приложение № 3 к Порядку). Оба экземпляра этого документа подписывают представитель организации (если он сдавал отчетность лично) и инспектор, принявший отчетность.

После всех процедурпредставитель организации должен получить по одному экземпляру реестра ипротокола приема сведений с отметкой налоговой инспекции. Эти документыподтверждают факт представления отчетности. Если формы 2-НДФЛ отправлялись попочте, экземпляры реестра и протокола приема сведений налоговая инспекция тожевышлет почтой.

Отчетность на электронных носителях

Всоответствии с п. 6 Порядка отчетность в электронном виде можно представить надискете, CD- или DVD-дискелибо на флэшке. Любой из этих носителей можно принести лично или отправитьпочтой. Возможность представить отчетность на магнитных носителях былапредусмотрена и раньше приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583, однаконалоговая инспекция могла ее и не принять.

Дело втом, что данный Приказ в части формы 2-НДФЛ фактически утратил силу, а МинфинРоссии высказывал мнение, что обязанность представления налоговых деклараций(расчетов) в налоговый орган по установленным форматам в электронном видеисполняется передачей соответствующих данных по телекоммуникацион­ным каналамсвязи (письмо Минфина России от 10.03.2009 № 03-02-07/1-119). И никакихэлектронных носителей! Теперь вопрос прояснился. С 2012 г. возможность сдаватьотчетность по НДФЛ на дискетах, дисках и флэшках предусмотрена не только Порядком,но и абз. 2 п. 2 ст. 230 НК РФ.

Как и в случае с бумажнойотчетностью, формы 2-НДФЛ должны сопровождаться реестрами сведений о доходахфизических лиц. Причем реестры должны быть на бумажном носителе в двух экземплярахна каждый файл, несмотря на то, что сама отчетность представляется наэлектронном носителе.

Количество представляемых винспекцию форм 2-НДФЛ не должно превышать 3000 документов в одном файле. Еслиэтот порог превышен, то бухгалтеру придется формировать несколько файлов.

В одном файле могут содержаться формы 2-НДФЛ только с одинаковыми ИНН и КПП орга-низации (п. 1.1 формы 2-НДФЛ), ОКАТО (п. 1.3 формы 2-НДФЛ), отчетным годом и признаком представленных сведений (шапка формы 2-НДФЛ). Иными словами, в одном файле нельзя объединить, например, сведения о доходах физических лиц и сведения о невозможности удержать исчисленную сумму налога (в первом случае в поле "признак" формы 2-НДФЛ вписывается цифра "1", во втором - "2").

Формы2-НДФЛ на электронных носителях считаются представленными, если заполнены основные реквизиты (те же, что инспекторпроверяет в бумажной отчетности). Результаты их проверки отражаются в Протоколе приема сведений о доходах физических лицза 20__ год в электронном виде(приложение № 2 к Порядку). Процедура его оформления такая же, как и при сдаче отчетности на бумаге.

В случае,когда сформированная информация не соответствует требованиям к формату,электронный носитель возвращается организации для доработки вместе сПротоколом приема сведений о доходах физических лиц, содержащим описаниеошибок.

Отчетность через Интернет

Представить электронные формы 2-НДФЛ потелекоммуникационным каналам связи можно двумя способами (п. 21 Порядка):

  • через специализированногооператора связи, который обеспечивает обмен информацией между налоговойинспекцией и организацией;
  • через интернет-сайт ФНСРоссии http://www.nalog.ru/el_usl/pred_elv/(в настоящее время проект является пилотным).

Сертификаты ключей электроннойподписи можно получить в специализированных организациях, которые являютсяудостоверяющими центрами, входящими в сеть доверенных удостоверяющих центровФНС России. При представлении форм 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связиорганизация обязана применять сертифицированные по требованиям безопасностисредства криптографической защиты информации, а также средства квалифицированнойэлектронной подписи, совместимые со средствами, используемыми в налоговойинспекции. Это важное, но не единственное требование.

Важный нюанс

При представлении сведений в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи налоговый агент не дублирует их на бумажном или электронном носителе (п. 20 Порядка).

В соответствии с п. 24 Порядка налоговый агент должен иметьвозможность:

  • формировать формы2-НДФЛ для их последующей передачи в электронном виде по телекоммуникационнымканалам связи;
  • шифровать информацию приотправке и дешифровать при получении;
  • формировать квалифицированную электронную подпись припередаче информации и проверять подпись при получении информации.

Как и вслучае с отчетностью на электронных носителях, количество форм 2-НДФЛ в одномфайле не может превышать 3000. В них должны быть одинаковые ИНН и КППорганизации, ОКАТО, отчетный год и признак сведений. По каждому обособленномуподразделению формируется отдельный файл.

Процедура представлениясведений через телекоммуникацион­ные каналы связи отличается от порядкапринятия бумажных документов и отчетности на электронных носителях. Алгоритмдействий здесь следующий:

  • после подготовки форм 2-НДФЛналоговый агент подписывает файл квалифицированной электронной подписью иотправляет в зашифрованном виде в адрес инспекции;
  • в течение следующего рабочегодня организация получает подтверждение даты отправки от оператора связи илиналогового органа и извещение о получении отчетности (оно формируется налоговыморганом и заверяется его квалифицированной электронной подписью);
  • налоговая инспекция самаформирует Реестр сведений о доходах физических лиц. Этот документ в электронномвиде инспекция обязана направить налоговому агенту в течение 10 дней с даты отправкиотчетности. В тот же срок организация должна получить Протокол приема сведенийо доходах физических лиц в электронном виде.

Отчетность, передаваемая по телекоммуникационнымканалам связи, считается представленной, если она прошла форматный контроль(т. е. инспектор проверил основные реквизиты) и зафиксирована в Реестресведений о доходах физических лиц, сформированном налоговым органом.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 22.92%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.33%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 68.75%
  • Над налоговой отчетностью 22.92%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль