Если сотрудник купил имущество на личные деньги у физлица

3277
 Кошелева Ю.А.
Эксперт ЗАО "МЦФЭР"
Практика нередко расходится с порядком, предусмотренным нормативным актом. Одной из таких ситуаций является приобретение сотрудником имущества у физического лица за счет собственных средств, но в интересах учреждения с последующей компенсацией расходов. О том, как правильно документально оформить такую операцию, чтобы избежать претензий контролирующих органов, читайте далее.

Методология и практика

Применяемая в настоящее времяметодология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетнымилицами только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет (п. 212 Инструкции№ 157н). Инымисловами, положения Инструкции № 157н предполагают, что перед осуществлениемсотрудником каких-либо расходов в интересах учреждения на основании его заявленияо выдаче аванса будут приняты соответствующие обязательства, а денежныесредства на выдачу аванса будут получены в кассу учреждения в установленномпорядке.

Однакопрактика показывает, что приобретение сотрудниками какого-либо имущества винтересах учреждения за счет личных средств с последующей компенсациейрасходов, как правило, не расценивается органами финансового контроля вкачестве нарушения.

Главное, чтобы при осуществлении закупки былисоблюдены все нормы действующего законодательства, а сама хозяйственная операцияотвечала принципу результативности и эффективности использования материальныхресурсов и денежных средств. Кстати, во избежание отказа в возмещениипроизведенных расходов сотрудникам желательно заранее согласовывать суммывозможных затрат и направления использования личных денежных средств.

О допустимости описанноговыше варианта расчетов свидетельствует и отсутствие судебной практики порассматриваемому вопросу. Специалисты Минфина России в устных разъясненияхговорили о возможности учета на счете 208 00 "Расчеты с подотчетнымилицами" расчетов с сотрудниками, которые произвели расходы в интересахучреждения за счет собственных средств, но только в исключительных случаях.

Документальное оформление

Решениеоб утверждении Авансового отчета (ф. 0504049) принимается руководителемучреждения (или уполномоченным им лицом) на основании прилагаемых к немудокументов, подтверждающих произведенные расходы (п. 216 Инструкции № 157н,приложение 5 к приказу Минфина России от 15.12.2010 № 173н). Разберемся,какие документы нужно приложить к авансовому отчету при покупке сотрудникомимущества у физлица за свой счет.

Согласно п. 1 ст. 161 ГК РФ впростой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариальногоудостоверения, должны совершаться сделки граждан между собой на сумму,превышающую не менее чем в 10 раз установленный законом минимальный размероплаты труда, а в случаях, предусмотренных законом, — независимо от суммысделки.

Следовательно,в зависимости от стоимости приобретаемого имущества сделка может бытьсовершена устно. В то же время во избежание разногласий с органами финансовогоконтроля представляется целесообразным составление договора купли-продажи впростой письменной форме.

Договоркупли-продажи составляется согласно положениям гл. 30 ГК РФ. В нем обязательнодолжны быть указаны наименование, количество, ассортимент и стоимость товара,а также права, обязанности и ответственность сторон, срок передачи товара,порядок оплаты и другие условия, предусмотренные гл. 30 ГК РФ.

Следует учесть!

Любой договор содержит реквизи- ты сторон. Физические лица обыч- но приводят фамилию, имя, отче- ство, наименование и данные доку- мента, удостоверяющего лич- ность, место жительства и ИНН (если имеется), а индивидуальные предприниматели, кроме того, ука- зывают данные, содержащиеся в свидетельстве о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального пред- принимателя, номер расчетного счета, наименование банка, его корреспондентский счет и БИК.

Исполнениеобязательств по договору (передача товара продавцом и его оплата покупателем)подтверждается актом. Он должен быть оформлен в письменной форме и подписан сторонамидоговора. Акт приема-сдачи товара (оборудования) может быть составлен впроизвольной форме, однако в целях бухгалтерского и налогового учетаобязательно должен содержать реквизиты, перечисленные вп.2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "Обухгалтерском учете" и п. 7 Инструкции № 157н:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование участникахозяйственной операции, от имени которого составлен документ, а также егоидентификационные коды (в рассматриваемой ситуации — данные продавца ипокупателя);
  • содержание хозяйственнойоперации;
  • измерители хозяйственнойоперации в натуральном и денежном выражении;
  • личные подписи сторондоговора купли-продажи и их расшифровку.

Фактоплаты товара покупателем дополнительно может подтверждаться распиской,составленной в произвольной форме.

Такимобразом, на основании договора купли-продажи, акта и расписки о передачепокупателем денежных средств, приложенных к авансовому отчету, в учрежденииможет быть принято решение об утверждении перерасхода в сумме фактическипроизведенных расходов, отражении его на соответствующих счетах и признаниипринятого перед сотрудником денежного обязательства (п. 216 Инструкции № 157н).

Постановка приобретенного имущества на учет должна быть подтверждена в порядке, предусмотренном учетной политикой учреждения. В частности, на авансовом отчете (прилагаемых к нему документах) соответствующим материально ответственным лицом могут быть сделаны отметки об оприходовании объекта в установленном порядке (поступлении имущества на склад). Вместе с основным средством сотрудник должен передать уполномоченным должностным лицам учреждения также техническую (иную) документацию на приобретенный объект (при ее наличии).

Важный нюанс

Физическое лицо - продавец в данном случае обязано самостоятельно исчислить сумму НДФЛ, подлежащую уплате в соответствующий бюджет, а также представить в налоговый орган по месту своего учета налоговую декларацию (подп. 2 п. 1, пп. 2, 3 ст. 228 НК РФ).

И самое главное: еслипоступающее имущество может быть при­знано основным средством, то его получениеу сотрудника должно быть дополнительно подтверждено Актом о приеме-передачеобъекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), оформленныморганизацией. Реквизиты организации-сдатчика (продавца), т. е. левый блок сгрифом "Утверждаю" (в т. ч. "Подпись руководителя","М.П." и "Дата"), в данном случае не заполняются. Соответствующиеразъяснения даны в письме Росстата от 31.03.2005 № 01-02-09/205.

Такимобразом, в рассматриваемой ситуации во избежание разногласий с органамифинансового контроля целесообразно приложить к авансовому отчету следующиедокументы, подтверждающие произведенные расходы:

  • договор купли-продажи,оформленный в простой письменной форме в соответствии с действующим гражданскимзаконодательством;
  • акт приема-передачиимущества;
  • расписку о передаче денежныхсредств продавцу.




Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль