"Ловушки" для подотчетников

2093
 Смирнова М.В.
Заместитель главного бухгалтера Централизованной бухгалтерии Юго-Западного округа города Москвы
С введением ряда новых нормативных документов произошли изменения и в порядке выдачи денежных средств под отчет. Однако не все бухгалтеры обратили внимание на тонкости законодательных формулировок, а это – прямой путь к штрафным санкциям. В статье рассматриваются общие положения о системе подотчета, а также обращается внимание на своего рода «ловушки», в которые по незнанию может угодить как подотчетное лицо, так и бухгалтер казенного учреждения.

Основные положения

Денежные средства под отчетвыделяются сотрудникам для расчетов пооплате труда; за услуги связи; за транспортные и коммунальные услуги; пооплате аренды за пользование имуществом, а также работ, услуг на его содержание; по оплатепенсий, пособий и выплат по пенсионному, социальному и медицинскому страхованию; на приобретениеосновных средств, нематериальных и непроизведенныхактивов, материальных запасов и пр.
В зависимости отназначения выдаваемых авансов бюджетный учет расчетов с подотчетными лицами ведется по счетам аналитическогоучета счета 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами»,в соответствии с п. 212Инструкции№ 157н.

В пп. 213 и 216 Инструкции № 157н предусмотрено только два случая выдачи денежных средств подотчетному лицу:

  • на основании заявления – в счет предстоящих расходов;
  • на основании авансового отчета – в случае перерасхода ранее выданных средств.

Недопустимо в локальных документах устанавливать способ расчета с подотчетными лицами, при котором сотрудник сначала расходует личные средства, а затем получает от учреждения возмещение.

В рамках формирования учетной политики учреждение вправе с учетом требований законодательства РФ, органов, осуществляющих функции и полномочия учредителя, налогового законодательства РФ по раскрытию информации о результатах деятельности учреждения (раздельном учете), устанавливать в составе рабочего плана счетов дополнительную группировку расчетов с подотчетными лицами в разрезе видов расходов (выбытий).

Локальная нормативная база

На основедействующего законодательства учреждения разрабатывают внутренниеорганизационно-распорядительные документы (учетную политику, положения,приказы, распоряжения и т. п.), которые помогают надлежащим образоморганизовать учет и контроль использования выдаваемых под отчет авансов. Вуказанных документах могут устанавливаться:

  • перечень сотрудников учреждения - подотчетных лиц(кроме сотрудни­ков, получающих денежные средства на командировку). Хотяруководитель имеет право разрешить выдачу денег под отчет любому работнику наосновании его заявления;
  • правила проведения расчетов повыдаваемым под отчет авансам;
  • максимально разрешенная сумма к выдаче под отчет (кромекомандировочных расходов);
  • сроки, на которые выдаютсяавансы;
  • ответственность сотрудников поиспользованию под отчет сумм.

Рекомендуем разработать в учреждении Положение по выдаче денежных средств под отчет и оформлению авансовых отчетов как приложение к учетной политике, с которым подотчетное лицо было бы ознакомлено под роспись. В этом случае сотрудник будет в курсе всех особенностей данной хозяйственной операции и оформления документации. А с работников бухгалтерии снимется груз объяснения при каждой выдаче под отчет.

Авансы подотчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменногозаявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который онвыдается, либо в сумме денежных документов, выдаваемых на соответствующие цели.Срок, на который выдаются денежные средства под отчет, определяетсяруководителем организации. К заявлению в обязательном порядке должен бытьприложен расчет (обоснование) размера аванса (п. 213 Инструкции № 157н).Положением Центрального банка РФ от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведениякассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее -Положение № 373-П) установлено, что на письменном заявлении подотчетного лица,составленном в произвольной форме, должна быть собственноручная надписьруководителя о сумме наличных денег и о сроке выдачи, его подпись и дата.

Пример

Выдать 15 000 руб. на срок 25 рабочих дней.
10.05.2012
Директор Иванов

Директору
ГКОУ “Интернат № 1”
М.А. Иванову
от заместителя директора по АХИ
Николаева В.Р.

Заявление
Прошу Вашего разрешения на получение наличных денежных средств в кассе учреж дения под отчет в размере 15 000 (пятнадцать тысяч) руб. для приобретения краски (1500 руб. × 10 банок).

10 мая 2012 г. Николаев

Задолженность по предыдущим авансам отсутствует.
Вид финансового обеспечения – «1» бюджетная деятельность
счет – 1 208 34 560.
Бухгалтер Петрова (Петрова С.И.)

В локальном акте учреждения должен быть оговорен максимальный сроквыдачи денег под отчет. На заявлении о выдаче сумм под отчет бухгалтерпроставляет соответствующий счет аналитического учета счета 0 208 00 000«Расчеты с подотчетными лицами» и вид финансового обеспечения, а такжеделает отметку об отсутствии за подотчетным лицом задолженности попредыдущим авансам.

В Положении № 373-П законодатель еще раз сделал акцент на том, что выдача денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее выданным авансам. При этом не делается разграничений, на что деньги были выданы ранее, а на что – вновь получены.

Пример

Заместителю директора образовательного учреждения выдали деньги под отчет на покупку хозяйственных товаров, а потом появилась потребность оплаты за подписку периодических изданий. Работник сначала должен отчитаться за полученные деньги на приобретение материальных запасов, а после полного погашения задолженности (если таковая имеется), получить деньги на подписку.

Порядок выдачи под отчет

Выдачаналичных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организациейв трудовых отношениях. Выдача иным лицам и передача выданных под отчет денегодним лицом другому запрещается.

Денежныесредства могут выдаваться под отчет не только из кассы учреждения, но иперечислением на банковскую карточку в кредитной организации (в т. ч. нахозяйственные нужды). Этот вывод можно сделать исходя из норм Положения обэмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежныхкарт, утвержденного Центробанком России от 24.12.2004 № 266-П. При этом для«убедительности» проверяющих органов и спокойствия руководителя необходимопредпринять ряд мер, а именно:

  • предусмотреть в локальномнормативном акте возможность выдачи денег под отчет в безналичном порядке путемперечисления с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника;
  • установить перечень сотрудников, на карты которых будутперечисляться подотчетные средства;
  • получить письменные согласия работников на расчеты поподотчетным суммам с использованием их «зарплатных» карт;
  • предусмотреть в договоре с банком (эмитентом банковскихкарт), а также в договоре казначейства с соответствующим банком возможностьподобных банковских операций;
  • указывать в платежном документе, что перечисляемыесуммы являются подотчетными средствами;
  • иметь правильно оформленныйавансовый отчет работника с приложением подтверждающих документов.

В учете может быть оформлена следующая бухгалтерская проводка:

Автор рекомендует использовать для выдачи под отчет специальную банковскую карту, оформленную на юридическое лицо, а не «зарплатную» карту работника. В этом случае карта является персонифицированным средством платежа и позволяет уполномоченному работнику распоряжаться деньгами, которые числятся на счете организации.

В Положении № 373-П нет ограничений размеров выдаваемых сумм.

Однако следует помнить, что при оплате каких-либо материальных ценностей, работ, услуг (за исключением услуги проживания в гостинице) подотчетное лицо выступает от имени учреждения, поэтому на его действия распространяются Закон № 94-ФЗ и указание Центробанка России от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (далее – Указания № 1843-У).

Предельный размер расчетов наличными между контрагентами составляет 100 000 руб.

Предельный размер расчетов наличными денежными средствами определяется в рамках одного договора (сделки). К примеру, если учреждение хочет приобрести подписку на сумму 180 000 руб., то 100 000 руб. можно оплатить наличными, выдав сумму под отчет, а оставшуюся часть – 80 000 руб. – по безналичному расчету.

При этом в учете оформляются следующие бухгалтерские проводки:

В письме Центробанка России от 04.12.2007 № 190-Т отмечено, что требования Указаний № 1843-У распространяются на всех юридических лиц без исключения, в т. ч. и на тех, в сферу деятельности которых входит размещение заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд.

Для выдачи денег из кассы заполняется Расходный кассовый ордер (ф. 0310002), утвержденный постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Факт использования денежных средств подтверждается Авансовым отчетом (образец) с приложением документов, удостоверяющих произведенные расходы. Форма авансового отчета № 0504049 утверждена приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н.

Отчет об израсходованных средствах

Суммы, израсходованные сотрудником без разрешения руководителя, безучета установленных требований, возмещаются им (вносятся в кассу учреждения). С этой целью руководителем оформ ляется соответствующее распоряжение.

Для справки

Авансовый отчет – это регистр бюджетного учета, который составляется в одном экземпляре. Подтверждающие документы должны отвечать основным требованиям первичных документов (п. 7 Инструкции № 157н), иначе они не могут быть признаны оправдательными и не включаются в авансовый отчет.

Нумерация авансовых отчетов производится бухгалтерией, начинается с единицы в начале каждого финансового года и является сплошной в течение всех последующих месяцев. Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем учреждения.

Если по итогам авансового отчета образовался остаток денежных средств, подотчетное лицо должно внести в кассу неизрасходованный аванс по Приходному кассовому ордеру (ф. 0310001). Рекомендуется оформлять эту операцию по заявлению подотчетного лица (образец), где будет указана сумма вносимого остатка, номер и дата авансового отчета.

При этом оформляются следующие бухгалтерские проводки:

В случаях неполного использования подотчетных сумм, невнесения остатков в кассу, а также непредставления авансового отчета в установленные сроки подотчетные суммы в установленном порядке подлежат удержанию из заработной платы, начиная с текущего месяца.

Аналитический учет расчетов ведется в разрезе подотчетных лиц, видов выплат и расчетов (расчеты по выданным денежным средствам, по полученным денежным документам) в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в Журнале по расчетам с подотчетными лицами (ф. 0504071) (п. 218 Инструкции № 157н).

По истечении каждого отчетного месяца авансовые отчеты с оправдательными документами (первичными учетными документами) должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы вместе с Журналом операций расчетов с подотчетными лицами обособленно в части расчетов по денежным средствам денежным документам. При этом должен соблюдаться принцип – от более раннего документа к более позднему.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 21.57%
  • Над составлением бюджетной сметы 7.84%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 66.67%
  • Над налоговой отчетностью 25.49%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль