Как работать с централизованной бухгалтерией

2755
 Смирнова М.В.
Заместитель главного бухгалтера Централизованной бухгалтерии Юго-Западного округа города Москвы
С 1 января 2013 г. вступает в силу Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Одновременно с этим утрачивает действие Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ. В данной статье рассматриваются особенности взаимодействия казенного учреждения и централизованной бухгалтерии с учетом ожидаемых изменений в законодательстве.

Для чего нужна «централизация»

Согласно ст. 162 Бюджетногокодекса РФ казенное учреждение как получатель бюджетных средств, помимопрочих, обладает такими полномочиями, как ведение бюджетного учета иформирование на его основе бюджетной отчетности. А также возможностью передачина основании соглашения этих полномочий иному государственному (муниципальному)учреждению - централизованной бухгалтерии (ЦБ).

Централизованные бухгалтерии могут быть созданы органами власти или муниципальными органами в виде казенных или бюджетных учреждений.

У руководителей учреждений зачастую возникают опасения, что с переходом на бухгалтерское обслуживание в ЦБ они потеряют самостоятельность в распоряжении финансовыми средствами. Однако такое мнение не имеет оснований, поскольку руководители информированы о выделенных бюджетных средствах в соответствии со сметой доходов и расходов.

Смета утверждается вне зависимости от того, где ведется бухгалтерский учет – в централизованной бухгалтерии или в учреждении. Любые расходы могут быть произведены только по распоряжению руководителя.

Конечно, есть некотороенеудобство в удаленности бухгалтерского работника, с которым периодическинеобходимо консультироваться, а также давать указания. Но с развитиемтелекоммуникационных связей расстояния уменьшаются, а экономия по содержаниюсвоей бухгалтерии скрасит эту удаленность.

Важным аспектом в пользуобслуживания в ЦБ является кадровый вопрос. Профессионалов в сфере бюджетногоучета найти крайне сложно: институты таких специалистов не готовят, аработники, имеющие высокий уровень за счет продолжительного стажа в бюджете,обычно неохотно переходят с одного места работы на другое, посколькупривыкают, да и трудно бросить налаженный тобою механизм.

Автоматизация учета такжетребует значительных затрат не только на приобретение техники, программного сопровождения,но и на оплату расходов по передаче бухгалтерской и налоговой отчетности потелекоммуникационным каналам связи в соответствующие организации. Учитывая,что в последнее время «электронная отчетность» набирает обороты, без такихзатрат казенному учреждению не обойтись.

Главное

Основной целью организации бюджетного учета в ЦБ является:

1 минимизация управленческих затрат по осуществлению учетных и отчетных процедур;

2 унификация порядка ведения учета и проведения контрольных мероприятий;

3 обеспечение руководства органа власти достоверной и оперативной информацией;

4 повышение качества бюджетной отчетности.

Обязательные условия взаимодействия

Важным моментом дляорганизованной работы ЦБ является разработка регламента документооборота.Регламент предусматривает получение от учреждений первичных документов и другихматериалов, необходимых для бухгалтерского учета и контроля, и, в свою очередь,предоставление отчетных данных руководителю с целью управления учреждением.

С 2013 г. согласно Федеральному закону № 402-ФЗ «Обухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) все учреждения будут являтьсяэкономическими субъектами. А руководитель будет определяться как лицо,являющееся единоличным исполнительным органом экономического субъекта, либолицо, ответственное за ведение дел экономического субъекта, либо управляющий,которому переданы функции единоличного исполнительного органа (ст. 3 Закона №402-ФЗ).

Если в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ (далее - Закон № 129-ФЗ) руководитель нес ответственность за организацию бухгалтерского учета и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций (п. 1 ст. 6), то по Закону № 402-ФЗ руководитель организует ведение бухгалтерского учета и хранение финансовых документов (п. 1 ст. 7).

После принятия решения по ведению бухгалтерского учета в централизованной бухгалтерии руководителю казенного учреждения (экономического субъекта) необходимо заключить с ЦБ соответствующий договор. Договор будет нести безвозмездный характер, т. к. содержание ЦБ осуществляется либо за счет бюджетных средств согласно смете (казенные учреждения), либо за счет субсидий на выполнение государственного задания (бюджетные учреждения). В договоре необходимо определить права и обязанности каждой стороны.

ЦБ не заменяет функции руководителя

Для обеспечения достоверного учетахозяйственной деятельности учреждения централизованная бухгалтерия должнаосуществлять:

  • организацию и ведение бухгалтерского и налогового учетаи отчетности, обязательных и хозяйственных операций путем их отражения в бухгалтерскихрегистрах;
  • предварительный контроль над соответствием заключаемыхдоговоров объемам ассигнований, предусмотренных сметой доходов и расходов;
  • контроль над правильным и экономным расходованиемсредств в соответствии с целевым назначением по утвержденным сметам доходов ирасходов по бюджетным средствам и средствам, полученным за счет внебюджетныхисточников;
  • контроль над наличием и движением имущества,использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии снормативами и сметами;
  • начисление и выплату в установленные сроки заработнойплаты работникам;
  • своевременное проведение расчетов, возникающих впроцессе исполнения в пределах санкционированных расходов бюджетной сметы, сорганизациями и отдельными физическими лицами;
  • бухгалтерское обеспечениевнебюджетной деятельности учреждений;
  • инвентаризацию зданий, сооружений, основных средств,расчетов и др.;
  • учет начисления и уплаты страховых и накопительныхвзносов в связи с внедрением индивидуального (персонифицированного) учета;
  • представление отчетности учредителю учреждения, вналоговые органы, внебюджетные фонды, органы статистики и иные органы;
  • консультированиеруководителей учреждений по вопросам налогообложения, бухгалтерского учета иотчетности;
  • хранение документов (как набумажных, так и на электронных носителях информации) в соответствии с правиламиорганизации государственного архивного дела;
  • представление интересов обслуживаемых учреждений подоверенности в различных организациях;
  • иную деятельность, предусмотренную действующимзаконодательством, регулирующим финансово-хозяйственную деятельность учреждений.

Как видно, спектр деятельностиЦБ очень разнообразен, а потому требует специалистов разного уровня инаправления бухгалтерского дела.

Однако руководительэкономического субъекта не должен по всем финансовым вопросам полностьюполагаться на работников ЦБ. Нормы, содержащиеся в Законе № 402-ФЗ, напротив,усиливают его ответственность в части организации и ведения бухгалтерскогоучета.

Руководителям следует приобретать необходимые знания и навыки, чтобы снизить риски принятия необоснованных управленческих решений. Понятие «бюджетный риск» в отношении государственного сектора экономики впервые введено приказом Минфина России от 19.10.2011 № 383 «О порядке осуществления в Министерстве финансов Российской Федерации оперативного мониторинга качества финансового менеджмента».

Важнейшим показателем высокого уровня руководителя является его юридическая и финансовая грамотность. Проблема состоит в том, что на должность руководителей зачастую назначают специалистов этого же учреждения: учителей, врачей и т. д. Обладая высокими профессиональными навыками в своей сфере деятельности, они имеют значительный пробел в таких важных для управленца знаниях, как трудовое, гражданское, бюджетное, налоговое право.

В договоре на бухгалтерское обслуживание следует предусмотреть ответственность ЦБ за нарушение сроков перечисления налогов и взносов, задержки представления отчетности, что может повлечь наложение штрафов и начисление пеней. В этом случае бремя оплаты должна взять на себя централизованная бухгалтерия.

Если возник спор

Закон № 402-ФЗ поясняет, что должен делать главный бухгалтер в случаеспора с руководителем. А именно – принять данные, содержащиеся в первичном учетном документе, или отразить (не отразить) в учете объект наосновании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта. Всю ответственность за достоверность информации, содержащейсяв регистрах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, принимаетна себя руководитель, отдавший такое письменное распоряжение. Однакоопыт показывает, что руководители обслуживаемых учреждений прислушиваются к мнению работников ЦБ еще на стадии формления документации,и до конфликта ситуация не доходит.

Финансовый контроль

В условиях нового закона обухгалтерском учете более значимым становится система контроля, внутреннего ивнешнего, над финансово-хозяйственной деятельностью казенного учреждения.

Говоря о внутреннем контроле,необходимо подчеркнуть значимость учетной политики учреждения. К сожалению,руководитель учреждения не всегда понимает, зачем нужен этот документ, кто икак его должен составить, его роль в финансовой деятельности экономическогосубъекта. Между тем именно он согласно Инструкции № 157н должен этот документутверждать.

Учетная политика включает в себя рабочий план счетов;методы оценки отдельных видов имущества и обязательств; порядок проведенияинвентаризации; правила документооборота и технологию обработки учетной информации;формы первичных (сводных) учетных документов, применяемых для оформленияхозяйственных операций; порядок организации и обеспечения (осуществления)субъектом учета внутреннего финансового контроля и пр.

Сформированная и утвержденнаяучетная политика должна применяться последовательно из года в год. Вот почемуруководителю необходимо хорошо ориентироваться в данном документе и пониматьсвои полномочия в рамках его применения.

Разберемся, кто долженразрабатывать учетную политику казенного учреждения, обслуживаемого вцентрализованной бухгалтерии.

В соответствии с п. 4 приказаМинфина России от 06.10.2008 № 106н «Об утверждении положений по бухгалтерскомуучету» учетная политика организации формируется главным бухгалтером или инымлицом, на которое в соответствии с законодательством РФ возложено ведениебухгалтерского учета.

Исходя из этого, учетнуюполитику разрабатывает ЦБ. А утверждается она приказом руководителя учреждения,как правило, в конце финансового года.

Если учреждение в течение календарного года расторгнет договор бухгалтерского обслуживания с ЦБ и перейдет на самостоятельное ведение бюджетного учета, принятая ранее учетная политика должна применяться до конца финансового года. И только с нового финансового года главный бухгалтер учреждения может внести изменения, если они допустимы нормативной базой.

Еще одним из новшеств Закона №402-ФЗ является обязанность всех организаций, в т. ч. и казенных учреждений,осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Сэтой целью учреждение должно разработать и утвердить положение о внутреннемфинансовом контроле, которое может являться приложением к учетной политике ивключать в себя следующие разделы:

  • цели, задачи и принципы функционирования внутреннегоконтроля;
  • порядок организации внутреннего контроля;
  • требования, предъявляемые к участникам системывнутреннего контроля;
  • права и обязанности контролирующих и контролируемыхлиц;
  • отчетность по соблюдению положения о внутреннемконтроле и др.

Отчетность

В Законе № 402-ФЗ впервые четко сформулирован момент, когда отчетность считается составленной. Так, в соответствии с п. 8 ст. 13 этого документа бухгалтерская (финансовая) отчетность считается составленной послеподписания ее экземпляра на бумажном носителе руководителем экономического субъекта. Таким образом, руководитель завершает работу ЦБ посоставлению всех видов отчетности.

Хранение документов

Еще одинважный аспект - хранение документов бухгалтерского учета. Согласно п. 1 ст. 29Закона № 402-ФЗ первичные учетные документы, реги­стры бухгалтерского учета,бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению учреждением в течениесроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но неменее пяти лет после отчетного года.

Для справки

Учреждения обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков, установленных федеральнымизаконами, иными нормативными правовыми актами (п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в т. ч. средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению учреждением не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Руководитель учреждения обязан организовать хранение финансовых документов (п. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ), обеспечить безопасные условия и их защиту от изменений.

Обязанность сохранности бухгалтерской документации также необходимо отразить в договоре бухгалтерского сопровождения. Целесообразно хранить все бухгалтерские документы и отчетность в ЦБ, а при расторжении договора передать их в учреждение, оформив соответствующий акт.

Какие еще права и обязанности у руководителя

Помимо Закона № 402-ФЗ права иобязанности руководителя учреждения регламентируются Инструкцией № 157н. Так, всоответствии с п. 16 Инструкции № 157н за ним сохраняется обязанностьназначать комиссию по расследованию причин в случае пропажи, уничтожения или порчипервичных (сводных) учетных документов и (или) регистров бухгалтерского учета,а также принимать меры по восстановлению первичных (сводных) учетных документови регистров бухгалтерского учета.

Руководитель учреждения (егозаместитель) присутствует при маркировке предметов мягкого инвентаря. При этомсами маркировочные штампы должны храниться у руководителя или его заместителя(п. 118 Инструкции № 157н). Существуют определенные требования и по организацииработы с денежной наличностью и оформлению первичных документов.

Руководителю важно пониматьнеобходимость представления в ЦБ всех правоустанавливающих документов, чтобывести бюджетный учет в соответствии с законодательством и своевременнопредставлять нужную отчетность.

Пример

Образовательное учреждение имеет юридический адрес в одном из субъектов РФ, а недвижимое имущество располагается в соседнем регионе. При этом законодательные нормы в отношении налога на имущество в субъектах РФ отличаются. В частности, в регионе, где находится имущество, нет льгот по указанному налогу. Директор учреждения своевременно не представил документы на недвижимое имущество в ЦБ. В результате пришлось платить штраф за непредставление налоговой декларации по налогу на имущество в налоговую инспекцию соседнего региона, а также пени за несвоевременную уплату налога.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль