Касса учреждения: от учета операций до оборудования рабочего места

20475
Работа с наличными денежными средствами в бюджетной организации означает четкое поэтапное выполнение всех операций. На этом пути возникает масса вопросов, в т. ч.: какими документами следует руководствоваться, как правильно организовать труд кассира и оборудовать его рабочее место? Предлагаем вниманию читателей ответы на эти и другие актуальные вопросы.

Материальная ответственность

Прежде всего обратите внимание, что с сотрудником,который постоянно работает с денежной наличностью, должен быть заключендоговор о материальной ответственности.

При этом в соответствии с Перечнем должностей и работ,утвержденным постановлением Минтруда России от 31.12.02 № 85 "Обутверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемыхработниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры ополной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальнойответственности, а также типовых форм договоров о полной материальнойответственности" договор о полной материальной ответственности может бытьзаключен только с тем работником бухгалтерии, который занимает должностькассира.

Если работник, постоянно работающий с денежнойналичностью, занимает другую должность, то в случае обнаружения недостачи иустановлении его вины, он будет нести, скорее всего, неполную материальнуюответственность в размере своего среднемесячного заработка. Степень вины иразмер ущерба в этом случае могут быть установлены только судом.

Учет и отчетность

Для учета операций с наличными денежными средствамиИнструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от10.02.06 № 25н (далее - Инструкция № 25н), используется счет 0 201 04 000"Касса"

В соответствии с требованием Инструкции № 25н операциис наличностью, полученной из средств соответствующего бюджета, учитываютсяотдельно от операций с наличностью, получаемой из внебюджетных источников.

Все операции с денежной наличностью в учреждении,оформленные кассовыми ордерами, заносятся кассиром в кассовую книгу ф.0504514.

При этом поступление наличности в кассу отражается подебету счета 0 201 04 510 "Поступления в кассу". А выбытие из кассыденежных средств соответственно - по кредиту счета 0 201 04 610 "Выбытия изкассы".

Операции с денежной наличностью в кассе учрежденияоформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) (далее - ПКО) ирасходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) (далее - РКО). Оформленные ПКО и РКОрегистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов(ф. 0310003). При выдаче денег из кассы под отчет нескольким лицам оформляетсяведомость (ф. 0504501). Каждая такая законченная ведомость оформляется какрасходный кассовый ордер.

Учет операций по движению наличных денежных средствведется в журнале операций по счету 0 201 04 000 "Касса" на основаниикассовых отчетов. Записи в журнале производятся ежедневно на основаниикассового отчета по видам валют. В Главную книгу переносятся обороты, заисключением операций по получению наличных денежных средств со счета по учетубюджетных (внебюджетных) средств в кассу учреждения и по внесению наличныхденег из кассы учреждения на счет по учету бюджетных (внебюджетных) средств,которые отражаются в журнале операций по банковскому счету.

Все обороты, которые накопятся по дебету и кредитууказанных счетов с начала года, нарастающим итогом отражаются в бюджетнойотчетности по форме 0503121 "Отчет о финансовых результатахдеятельности":

  • обороты по дебету (счет 0 201 04 510) - по строке 411"Поступление средств на счета бюджетов";
  • обороты по кредиту (счет 0 201 04 610) - по строке 412"Выбытия со счетов бюджетов".

Остаток денежной наличности в кассе на отчетную датуотражается в ф. 0503130 "Баланс исполнения бюджета главного распорядителя(распорядителя), получателя средств бюджета" по стр. 164 "Касса (0201 04 000)" как по бюджетным, так и по внебюджетным средствам.

Поступление в кассу

При оформлении ПКО следует быть внимательным призаполнении следующих граф:

  • дата составления документа;
  • основание;
  • сумма прописью.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам можетпроизводиться только в день их составления. В графе "дата составлениядокумента" указывается дата совершения операции, т. е. дата поступленияналичных в кассу. Эта дата должна соответствовать датам, которые указаны наприлагаемых к ПКО документах (чеках, выписках с лицевого счета и т. п.).

А в графе "основание" следует указыватьдокумент, служащий основанием для внесения денег в кассу (например, номер чекачековой книжки) или хозяйственную операцию (например, "возврат подотчетныхсумм от Иванова А.И. согласно авансовому отчету №.. .от...."). Принеобходимости следует указывать и подразделение, в котором числится работникучреждения. Это позволит избежать многих недоразумений.

Сумма, указанная прописью, должна соответствоватьсумме, проставленной в графе "Сумма, руб. коп.". Несмотря накажущуюся простоту этого действия, нередко по невнимательности работниковдопускаются ошибки по этой графе.

В бюджетном учете операции по поступлению наличныхденежных средств отражаются следующим образом:

  • поступление наличных денежныхсредств с лицевого счета учреждения, открытого в органе, осуществляющемкассовое обслуживание
    Дебет 1 201 04 510 "Поступление в кассу"
    Кредит 1 304 05 000 "Расчеты по платежам избюджета с органами, организующи­ми исполнение бюджетов" (соответствующиесчета аналитического учета)
    или
    Кредит 1 210 03 660 "Уменьшение дебиторскойзадолженности по операциям с наличными денежными средствами получателябюджетных средств":
  • поступление наличных денежных средств отподотчетного лица
    Дебет 0 201 04 510 "Поступление в кассу"
    Кредит 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетнымилицами" (соответствующие счета аналитического учета с КОСГУ 660).

С 1 сентября 2007 г. прекратила свое действие как бланк строгой отчетности форма № 10 “Квитанция” (ОКУД 0504510) (далее – Квитанция). Инструкцией № 25н предполагалось использование Квитанции при приеме в кассу наличных денежных средств от физических лиц без применения контрольно-кассовых аппаратов (п. 94 Инструкции № 25н и Приложение № 2). Об этом сказано в письме Минфина России от 20.04.07 № 02-14-10а/951.

Теперь, если учреждение оказывает услуги физическимлицам без применения контрольно-кассовых машин, ему нужно обратиться с запросомк главному распорядителю бюджетных средств. Который, в свою очередь, долженобратиться в соответствующие органы государственной власти, уполномоченные нарегулирование финансовой деятельности этих бюджетных учреждений.

Для того чтобы бюджетные учреждения смогли и дальшеприменять при расчетах с физическими лицами квитанции строгой отчетности,органы государственной власти должны разработать положения по утверждениюспециализированных бланков для оплаты услуг, которые предоставляются населениюорганами государственной власти и бюджетными учреждениями через их кассу безприменения контрольно-кассового аппарата. Очевидно, что при разработке этихположений должны учитываться особенности оказания учреждениями определенныхвидов услуг.

Все положения о применении бланков, подготовленные органамивласти, подлежат утверждению Министерством финансов РФ.

Выбытие из кассы

При оформлении РКО следует быть внимательным вдвойне:ведь часть граф здесь заполняет сотрудник учреждения или иное лицо, котороеполучает наличность. Поэтому прежде чем выдать наличность, необходимопроверить правильность оформления соответствующих граф РКО. Советуем обратитьвнима­ние на следующее:

  • указанные в графе "Выдать: фамилия, имя,отчество" данные получателя должны соответствовать данным предъявленногоудостоверения личности. При этом следует в соответствующую графу вписыватьданные паспор­та или заменяющего его документа;
  • числовое значение выдаваемой суммы, которая указана вграфе "Сумма, руб. коп." должна соответствовать сумме прописью,которая в графе "сумма" записывается работником бухгалтерии, а вграфе "получил" прописью собственноручно пишет получатель наличности.При этом последнего следует попросить писать сумму с заглавной буквы, а всеслова - разборчиво. Сумму копеек указывать следует цифрами;
  • работника нужно уведомить об основании получения имденежных средств, которое должно быть указано в графе "основание".Получатель должен подтвердить свое согласие с этим основанием. Такой предварительныйконтроль помогает в дальнейшем избежать ошибок и многих недоразумений;
  • в РКО в обязательном порядке должна присутствоватьподпись лица, получившего наличность.

Только после этого кассиру или раздатчику следуетвыдать наличные денежные средства.

В бюджетном учете операции по выдаче из кассы наличныхденежных средств отражаются следующим образом:

  • выдана заработная плата
    Дебет 0 302 01830 "Уменьшение кредиторскойзадолженности по заработной плате"
    Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы";
  • выдача сумм оплаты труда лицам, не состоящим в штатеучреждения по договорам гражданско-правового характера
    Дебет соответствующих счетов аналитического учета счета0 302 00 000 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" (030204830,030205830, 030206830, 030208830, 030209830, 030218830)
    Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы";
  • выдача наличных денежных средств в подотчет
    Дебет соответствующих счетов аналитического учета счета020800000 "Расчеты с подотчетными лицами" (КОСГУ - 560)
    Кредит 0 201 04 610 "Выбытия из кассы"

Более полный перечень проводок по движению наличныхденежных средств изложен в пп. 93-95 Инструкции № 25н.

Чтобы кассиру было легче

Очевидно, что не все работники учреждения умеютправильно заполнить РКО или другой первичный бухгалтерский документ. Кассирузачастую приходится тратить немало времени и нервов, чтобы объяснить порядокзаполнения РКО работникам других структурных подразделений и проконтролироватьправильное заполнение соответствующих граф в РКО или платежно-расчетных ведомостях.Что, в свою очередь, снижает внимательность кассира и может привести к ошибкам.

Во избежание неприятностей мы рекомендуем в местахвыдачи денежной наличности для ознакомления работников учреждения выложитьобразцы правильно оформленных расходных кассовых ордеров и других документов,являющихся основанием для получения (выдачи) наличных денежных средств.

Поскольку работа кассира заключается не только в выдаченаличности, но и в оформлении документов, в ведении кассовой книги, тоцелесообразно установить график работы кассы учреждения. Как показывает опыт,в графике обычно устанавливается работа кассы в утренние часы и передокончанием работы учреждения.

Рабочее место кассира

Рабочее место кассира в любом учреждении должносоответствовать определенным требованиям. Основные требования по организацииработы бухгалтерии и финансовой деятельности содержатся в постановленииМинтруда России от 26.09.95 № 56 "Об утверждении Межотраслевых укрупненныхнормативов времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельностив бюджетных организациях" (далее - Межотраслевые нормативы). Хотя этотдокумент относительно "древний" и содержит нормы для ручного труда,но, по нашему мнению, он вполне "рабочий" и с учетом некоторыхпоправок его можно применять и в настоящее время.

Согласно Межотраслевым нормативам и в соответствии сПоложением о ведении кассовых операций кассовое помещение должно бытьизолированным. Окна должны быть оборудованы металлическими решетками, а дверь втечение рабочего дня должна запираться на внутренний замок.

Рабочее место кассира оборудуется однотумбовым столом истулом. Наиболее удобными являются стулья с металлической основой иподъемно-поворотным механизмом.

Для хранения денежных средств и других ценностей вкассовом помещении устанавливается металлический шкаф (сейф).

Площадь помещения, как бухгалтерии, так и кассовогопомещения, должна отвечать установленным санитарным нормам (СН 495-77),учитывающим требования рационального оборудования. Уровень освещенностирабочего места, кратность обмена воздуха и температура в рабочих помещенияхдолжна находиться в пределах, предусмотренных соответствующими санитарныминормами, т. е. 18-20 °С.

На рабочем столе кассира должно находиться минимальнонеобходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочегодня.

Нормативы времени

В Методическихнормативах приведены и примерные нормативы времени, которые можно использоватьдля определения и обоснования необходимой численности работников, установленияих должностных обязанностей и распределения работы между исполнителями.

Нормативы времени по учету кассовых операций



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Вы сформировали резервы по расходам на 2017 год?

  • Да 18.31%
  • Нет 46.48%
  • Наше учреждение не формирует резервы по расходам 40.85%
Другие опросы

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль