Варианты организации размещения заказов

2341
Процедуры размещения заказов уже прочно вплелись в хозяйственную жизнь многих бюджетных учреждений. Тем не менее пройдет еще немало времени, пока учреждения научатся проводить их эффективно и четко, а возникающие проблемы решать оперативно и грамотно. Но уже сейчас руководители учреждений могут избежать многих проблем, если не станут изобретать велосипед, а воспользуются уже накопленным опытом по размещению заказов. Законодательство предполагает несколько способов проведения его процедур. В зависимости от ситуации руководитель учреждения может выбрать для себя наиболее оптимальный. О том, какие варианты организации размещения заказов могут быть в “арсенале” руководителя, мы и расскажем в этой статье.

Над чем следует задуматься руководителю

Как и в любом другом деле, прежде чем приниматьрешение, руководителю нужно провести определенный анализ хозяйственной ситуацииучреждения и оценить его финансовые ресурсы. При этом ему необходимо следующее:

  • выяснить, какое количествопроцедур размещения заказов будет проведено в учреждении в течение года икаким способом;
  • дать оценку сложностипланируемых процедур размещения заказа;
  • установить уровень специальныхзнаний и квалификацию кадровых специалистов, которые могут участвовать впроведении данных процедур.

Очевидно, что чем больше объемы финансированияучреждения, тем большее количество процедур размещения заказов будет проведенов учреждении в течение отчетного периода.

Сложность процедур размещения заказов заключается как вспособе размещения заказа, так и в товаре, работе или услуге, которые являютсяпредметом государственного или муниципального контракта, а также в наличииспециальных ограничительных условий.

Любой из способов размещения заказа требуетопределенных организационных усилий. Однако заметим, что самый быстрый способразмещения заказа - это проведение запроса котировок. В свою очередь, проведениеконкурса или аукциона требует больших организационных усилий, а также знаний всехюридических тонкостей и соблюдения сроков проводимых процедур.

Бесспорен, по мнению автора, и тот факт, что проведениеторгов (аукциона, конкурса) на поставку, допустим, канцтоваров гораздо проще,чем на поставку автотранспорта или спецоборудования. Поскольку чем сложнеепредмет государственного или муниципального контракта, чем существеннее длязаказчика различные дополнительные условия контракта, тем больше требуетсявнимательности и знаний от специалистов, которые разрабатывают всю необходимуюдокументацию и организуют размещение заказа в данном учреждении.

Многое будет зависеть и от уровня квалификацииспециалистов, организующих размещение заказов в учреждении. Чем больше ихпрофессиональный опыт, чем больше процедур проведено ими, тем выше качество ихработы. А от качества работы специалистов по размещению заказов в настоящеевремя во многом зависит и необходимый уровень материально-техническогоснабжения учреждений. Не последнее место в уровне квалификации такихспециалистов будет иметь и их способность к углублению своих профессиональныхнавыков, в стремлении постоянно повышать уровень своих знаний. Это очень важнов условиях нестабильного и постоянно меняющегося законодательства.

При выборе того или иного варианта организации работынеобходимо принимать во внимание все вышеуказанные обстоятельства.

Возможные варианты

В соответствии с положениями Федерального закона от21.07.05 № 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнениеработ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" (далее -Закон № 94-ФЗ) значительный объем работ, связанных с подготовкой, организациейи проведением процедур размещения заказа, закреплен за заказчиком.

Напомним, что на заказчикавозлагаются следующие обязанности:

  • разработка конкурсной документации (п. 1 ст. 22 Закона№ 94-ФЗ);
  • размещение документов на официальном сайте (п. 1 ст. 23Закона № 94-ФЗ);
  • представление заинтересованному лицу конкурснойдокументации на ос­новании его заявления (п. 2 ст. 23 Закона № 94-ФЗ);
  • регистрация конвертов с заявками на участие в конкурсе(п. 10 ст. 25 Закона № 94-ФЗ);
  • другие.

Следовательно, за заказчиком, а точнее - заруководителем организации-заказчика, остается право принятия решения ораспределении функций между сотрудниками в рамках размещения заказа.

Для организации работ по размещению заказов вучреждении руководителем могут быть рассмотрены три основных варианта:

  • возложение всех организационных вопросов на закупочнуюкомиссию;
  • введение штатной должности специалиста по подготовке иорганизации размещения заказов;
  • передача функций по размещению заказовспециализированной организации.

Рассмотрим более подробно каждый из вариантов.

Вариант “Комиссия”

В соответствии со ст. 7 Закона № 94-ФЗ в рамкахразмещения заказа для принятия решения о победителе (исполнитель, с которым впоследующем будет заключен контракт) в учреждении должен быть сформированколлегиальный орган - комиссия по размещению заказов.

Напомним, что в соответствии с п. 4 ст. 7 Закона №94-ФЗ членами комиссии не могут быть физические лица, которые:

  • лично заинтересованы в результатах размещения заказа (вт. ч. физические лица, подавшие заявки на участие в конкурсе, заявки на участиев аукционе или заявки на участие в запросе котировок (далее - котировочные заявки)либо состоящие в штате организаций, подавших указанные заявки);
  • способны оказывать влияние на участников размещениязаказа (в т. ч. физические лица, являющиеся участниками (акционерами) этихорганизаций, членами их органов управления, кредиторами участников размещениязаказа).
В зависимости от способаразмещения заказа комиссия может быть конкурсная - п. 6 ст. 7, аукционная - п. 7ст. 7, котировочная - п. 8 ст. 7 или единая - п. 9 ст. 7 Закона № 94-ФЗ).Функции каждой из перечисленных комиссий находятся в прямой зависимости отспособа размещения заказа, который характеризуется определенным наборомпроцедур.

Рассмотрим функции каждой из них:

Таким образом, если заказчик принимает решение о том,что у него параллельно будут работать конкурсная, аукционная и котировочнаякомиссии, то такое решение должно быть обеспечено достаточными кадровыми ресурсами.Если такой обеспеченности нет, то возможно создание только одной комиссии, котораябудет осуществлять функции всех указанных выше - единая комиссия по размещениюзаказов.

Все перечисленные выше функции комиссий прописаны нетолько в указанной выше статье, но и дублируются в различных статьях по текстувсего закона.

При принятии решения о создании комиссии необходимособлюдать требования по ее количественному составу, а именно, число членовкомиссии должно быть не менее пяти (п. 3 ст. 7 Закона № 94-ФЗ). Должностнойсостав комиссии может быть следующим: председатель, заместитель председателя,члены комиссии и секретарь. Принятие решения о персональном составефиксируется в приказе о создании комиссии, а права, обязанности иответственность всех членов комиссии - в Положении о комиссии.

Как показывает практика, чаще всего все функции,связанные с размещением заказа, возлагаются на созданную комиссию поразмещению заказов, которая, выполняя свою работу, обязана руководствоватьсятребованиями локальных нормативных актов. В учреждении должны быть разработаныи утверждены следующие нормативные документы:

  • Положение об организации закупки товаров, работ и услугдля нужд учреждения заказчика;
  • Положение о комиссии по размещению заказов.

Полномочия, права и обязанности членов комиссиификсируются в указанных локальных нормативных актах.

По срокам полномочий комиссияпо размещению заказов может быть:

  • постоянно действующая;
  • действующая в пределах финансового года;
  • действующая в пределах отдельной конкретной процедуры.

Для повышения эффективности работы комиссии вучреждении может быть создана вспомогательная группа из штатных сотрудниковорганизации-заказчика. Создание такой группы позволит перераспределить объемыработ членов комиссии. Например, вспомогательная группа может разрабатывать всюнеобходимую документацию по закупкам, а комиссия ее рассматривать, согласовыватьи утверждать. Отметим, что фактически у сотрудников, которые войдут в состав вспомогательной группы, так же, как и у членов комиссии, произойдетувеличение объема работ помимо основных должностных обязанностей.

Во всех случаях, когда на работника возлагаются обязанности, не предусмотренные трудовым договором, заключенным при приеме на работу, речь идет об изменении условий трудового договора, и эти изменения возможны только с согласия работника (ст. 72 Трудового кодекса РФ – далее ТК РФ). Кроме того, при расширении зоны обслуживания, увеличении объема работ или исполнении обязанностей работнику должна производиться доплата (ст. 602,151 ТК РФ). В отношении работников учреждений, организаций и предприятий, находящихся на бюджетном финансировании, размеры доплат и надбавок за выполнение работ, не входящих в круг основных обязанностей работника, определяются руководителями самостоятельно.

Обязанности по организации размещения заказов средиработников учреждения можно распределить следующим образом:

  • секретарь (референт) организует публикацию извещений,изменений, протоколов в официальном печатном издании по размещению заказов;
  • специалист службы информатизации организует размещениена официальном сайте обязательных "закупочных" документов(извещение, документация, изменения, разъяснения, протоколы);
  • юрисконсульт разрабатывает проект контракта иинструкции участникам торгов;
  • руководители структурных подразделений разрабатываюттехническое задание по соответствующим предметам закупки. Например, начальникгаража формирует технические спецификации по запасным частям для автотранспорта,начальник отдела общего обеспечения - перечень и краткие характеристикиофисной мебели, канцелярских товаров, начальник эксплуатационной службы готовитдефектные ведомости или ведомости объемов работ для ремонта помещений;
  • специалист архивной службы учреждения (архивариус)осуществляет комплектование, учет и хранение документов по итогам размещения заказов.

Размеры доплат и надбавок работников максимальнымиразмерами не ограничиваются и определяются в зависимости от качества и объемаработ, выполняемых ими. Но при этом необходимо принимать во вниманиеследующее: всегда, когда речь идет об обязанностях, особенно тех, которыеустановлены нормативными актами, необходимо четко знать и границыответственности за их неисполнение.

Достоинствами такого варианта организации размещениязаказов является относительно невысокая стоимость расходов на проведениепроцедур за счет уже имеющихся трудовых ресурсов.

А к недостаткам можно отнести значительное увеличениеобъема работ членов комиссии (членов вспомогательной группы или отдельныхсотрудников) сверх основных обязанностей и низкую мотивацию вследствиесверхурочной работы.

Как уже отмечалось выше, сотрудники, вовлеченные впроцесс размещения заказа, должны обладать определенными знаниями, навыками иопытом. В настоящее время в целях повышения квалификации специалистов,участвующих в системе размещения заказа, утверждены требования кминимуму содержания дополнительной профессиональной образовательной программы"Управление государственными и муниципальными заказами". Всоответствии с требованиями обучение осуществляется по трем уровням: базовыйуровень (не менее 120 аудиторных часов); средний уровень (не менее 276аудиторных часов); высокий уровень (не менее 510 аудиторных часов).

Вариант “Специалист по закупкам”

В некоторых бюджетных учреждениях для упорядоченияорганизационных мероприятий по размещению заказов создаются специальныеструктурные подразделения, например "Отдел закупок" или, чтонаиболее чаще встречается, вводится штатная должность "Специалист позакупкам"

Такой специалист, как правило, в рамках размещениязаказа взаимодействует непосредственно с комиссией и соответственно выполняетвсе функции, связанные с подготовкой, организацией и проведением закупочныхпроцедур.

Напомним, что в случае принятия работника на штатнуюдолжность "Специалиста по закупкам" необходимо оформление трудовыхотношений с учетом требований Трудового кодекса РФ (Федеральный закон от30.12.01 № 197-ФЗ, с изменениями от 30.06.06), а именно - заключение трудовогодоговора и оформление приема на работу приказом руководителя. При этом доподписания трудового договора работник в обязательном порядке должен быть ознакомленс локальными нормативными актами, в т. ч. и должностной инструкцией (ст. 68 ТКРФ). Следовательно, принятие решения о введении штатной должности фиксируетсясоответствующим приказом или внесением изменений в штатное расписание, аперечень обязанностей специалиста - в утвержденной долж­ностной инструкции.

Так, к профессиональным требованиям, которыми долженобладать специалист по закупкам, можно отнести следующие навыки:

  • владеть знаниями по разработке стратегии закупок,подготовке документации и разработке проектов, подписания и исполнениягосударственных контрактов, разработки прогнозов и планов проведения закупок;
  • обладать организаторскими навыками и обеспечиватьнепрерывное совершенствование организационных структур управления закупками;
  • владеть правовыми и этическими нормами, регулирующимиотношения, возникающие в связи с размещением заказов, вырабатывать способностьнаходить нестандартные решения возникающих управленческих и производственныхзадач;
  • владеть компьютерными методами сбора, хранения иобработки информации, применяемыми в сфере его профессиональной деятельности;
  • обеспечивать беспристрастность процедур закупок иоткрытость процесса, связанного с закупками; находить решения типовых задач иуметь решать нестандартные задачи;
  • уметь использовать и составлять нормативные и правовыедокументы, относящиеся к государственным закупкам.

Очевидно, что все эти навыки должны найти отражение вдолжностной инструкции специалиста по закупкам.

Отметим, что не всегдацелесообразно брать работника на целую ставку специалиста по закупкам. Поэтомув ряде случаев функции, связанные с организацией, подготовкой и проведениемзакупки, можно закрепить за любым из штатных сотрудником через внутреннеесовместительство (ст. 601 ТК РФ), а также путем расширенияпрофильных обязанностей отдельных сотрудников в соответствии с их должностнымиинструкциями, т. е. увеличением объема работ, связанных с размещением заказов(ст. 602 ТК РФ).

К достоинствам такого варианта можно отнестиопределенный профессионализм специалистов, а также высокий уровень ихответственности за конечный результат.

Недостатками такого варианта являются значительныезатраты учреждения на оплату труда и материально-техническое обеспечение(рабочее место, техника и т. п.) и расходы на подготовку и повышениеквалификации таких специалистов.

Вариант “Специализированная организация”

В соответствии со ст. 6 Закона № 94-ФЗ учреждение-заказчик вправе привлечь на основе договора юридическое лицо (далее – специализированная организация) для осуществления функций заказчика по размещению заказа.

Отметим, что заказчик может привлечь такую организацию только в случае размещения заказов путем проведения торгов в форме конкурса или аукциона. При этом предметом договора заказчика со специализированной организацией могут быть:

  • разработка конкурсной документации или документации об аукционе;
  • опубликование и размещение извещения о проведении открытого конкурса или открытого аукциона;
  • направление приглашений принять участие в закрытом конкурсе или в закрытом аукционе и иных связанных с обеспечением проведения торгов функций.

В этом случае учреждение-заказчик самостоятельно решает вопросы:

  • создания комиссии по размещению заказа;
  • определения начальной цены государственного или муниципального контракта, предмета и существенных условий государственного или муниципального контракта;
  • утверждения проекта контракта, конкурсной документации, документации об аукционе;
  • определения условий торгов и их изменении.

Подписание государственного или муниципального контракта с победителем торгов, где была задействована специализированная организация, также осуществляется исключительно заказчиком.

У такого варианта есть свои достоинства. К их числу можно отнести минимальные затраты заказчика на подготовку кадров, а также наличие в спецорганизации профильных квалифицированных специалистов, что весьма важно при размещении заказов, например, на поставку сложного и эксклюзивного оборудования.

К недостаткам работы со специализированной организацией можно отнести значительные расходы заказчика на оплату ее услуг. Заметим, что стоимость услуг специализированной организации в настоящее время в среднем по различным субъектам Российской Федерации составляет от 1 до 7% в зависимости от объема и срока оказываемых услуг.

Совместные торги при размещении заказов

В настоящее время в соответствии с действующимзаконодательством в сфере размещения заказов два и более заказчика могутпринять решение о проведении совместных торгов, которые также являются однимиз вариантов организации работы при размещении заказов. Таким образом, могутбыть объединены усилия квалифицированных специалистов, представляющих интересынескольких Заказчиков, при проведении конкретной процедуры.

В соответствии с положениями Закона № 94-ФЗ взависимости от объема закупки (начальной цены контракта) и наличияограничительных условий необходимо выбрать один из возможных способов.

Напомним, что Закон № 94-ФЗ предусматривает следующиеспособы размещения заказов: открытый конкурс/аукцион, закрытыйконкурс/аукцион, аукцион в электронной форме, запрос котировок, запроскотировок в исключительных целях, закупка из единственного источника и натоварных биржах.

При этом заказчики могут объединить свои усилия ипровести совместно одну процедуру торгов (конкурс или аукцион) и совместноопределить победителя.

Заметим, что при проведении совместных торговнеобходимо соблюдение следующих условий:

  • предметом данных торгов могут быть только одноименныетовары;
  • заключение соглашения между всеми участниками такихторгов;
  • по итогам процедуры государственный (муниципальный)контракт с победителем заключается каждым заказчиком-участником совместныхторгов.

В настоящее время при проведении совместных торговустановлен порядок взаимодействия всех его участников - постановлениеПравительства РФ от 27.10.06 № 631 "Об утверждении Положения овзаимодействии государственных и муниципальных заказчиков, органов,уполномоченных на осуществление функций по размещению заказов длягосударственных или муниципальных заказчиков, при проведении совместныхторгов"! Причем вне зависимости от источника финансирования (от уровня:федеральный, областной, местный) этот порядок един для всех.

При проведении совместных торгов один из заказчиков(уполномоченных органов) должен быть определен как "генеральный"исполнитель, то есть организатор совместных торгов. Именно он будеткоординировать, например:

  • разработку и утверждение документации;
  • прием и регистрацию заявок на участие в торгах;
  • разъяснение заинтересованным лицам положенийдокументации.

При разработке документации целесообразно оформить листсогласования между всеми участниками проводимых торгов.

Все протоколы, составленные в ходе проведения торгов, вобязательном порядке должны быть в наличии у каждого участника совместныхторгов. Так, копии протоколов вскрытия конвертов с заявками на участие вконкурсе и рассмотрения заявок на участие в конкурсе (аукционе) направляютсявсем участникам. А вот итоговые протоколы (протокол оценки заявок на участие вконкурсе, протокол аукциона), по мнению автора, целесообразнее каждомуучастнику совместных торгов иметь на руках в оригинальном виде. Причем ещеодин экземпляр оригинала "итогового" протокола направляетсяпобедителю.

Отметим, что расходы, связанные с размещением заказов,распределяются пропорционально объему закупки в стоимостном выражении междувсеми участниками таких торгов. И это одно из важных достоинств данногоспособа размещения заказов, поскольку проведение совместных торгов позволяетсэкономить финансовые средства заказчика.

Описанный выше способ размещения заказа является непроцедурным, а управленческим приемом, применяемым в целях оптимизации работыпри размещении заказов за счет снижения степени дублирования функцийзаказчиков (уполномоченных органов). Он также может являться одним изэлементов повышения эффективности системы госзакупок и быть при этом болеепривлекательным для "крупных" поставщиков. При проведении совместныхторгов может наблюдаться снижение закупочной цены (цены контракта) за счетскидок от участников.

Совместные торги по своей сути схожи сцентрализованными закупками. Но, как правило, централизованные закупкипроводятся на уровне министерства, ведомства, субъекта или муниципальногообразования, т. е. в целях обеспечения подведомственных учреждений всемнеобходимым. А совместные торги могут проводиться заказчиками различныхведомств. Например, если департамент здравоохранения собирает со всех больниц(заказчиков) заявки, их обобщает, самостоятельно проводит процедуру иопределяет победителя - это централизованные закупки; а если трем или двумбольницам (заказчикам) необходимы одноименные товары, то главные врачи подоговоренности принимают решение о совместной работе в рамках конкретнойпроцедуры - это совместные торги.

В заключение отметим, что динамичное развитие рыночныхотношений, основанных на конкуренции между производителями и покупателями, атакже усложнение хозяйственных связей потребовали от государства активногореагирования на сбои в экономическом механизме, в т. ч. и в государственномсекторе. Кроме того, в последнее время наблюдается усиление контроля за расходованиембюджетных денежных средств.

Использование в практической деятельности любого израссмотренных выше вариантов зависит не только от профессионализма специалистовучреждения-заказчика, но и от объема закупок, т. е. количества проводимыхпроцедур. А какой вариант наиболее приемлем для учреждения - решать егоруководителю.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 25%
  • Над составлением бюджетной сметы 25%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 50%
  • Над налоговой отчетностью 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль