Учет вкладышей в трудовые книжки

1363
Петрова О. А.
аудитор
Если в трудовой книжке заполнены все страницы, следует оформить вкладыш в нее. Правила учета и хранения таких документов имеют ряд особенностей. Подробности — в статье.

Правила учета и хранения

Вкладыши, как и сами трудовые книжки, в учреждении учитывают и хранят по Правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее — Правила). Важно помнить, что учету подлежат как сами вкладыши, так и их незаполненные бланки.

Учет чистых бланков

Бланки вкладышей хранятся как документы строгой отчетности (в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность). Их выдают лишь лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, только по его заявке. По окончании каждого месяца этот работник должен представить в бухгалтерию отчет в произвольной форме о наличии таких бланков. В отчете отражаются суммы, полученные за вновь выданные трудовые книжки и вкладыши в них. Поэтому нужно приложить приходный кассовый ордер, подтверждающий прием денег от работников.

Бланки и документы регистрируют отдельно

После внесения в бланк данных о работнике он признается оформленным документом.
Поэтому в соответствии с Правилами в учреждении должны вести две книги:
— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в них, в которой отражают все операции по движению бланков, с указанием серии и номера каждого из них (ведет бухгалтерия);
— книгу по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, в которой отражают соответствующие документы, принятые от работников, с указанием серии и номера документа (ведет отдел кадров).
Формы этих регистров утверждены постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Книги должны быть прошнурованы и опечатаны сургучной (мастичной) печатью, а количество листов должно быть заверено руководителем учреждения.
Обратите внимание: работодатель отвечает и за защиту персональных данных работников. Поэтому заполненные вкладыши в трудовые книжки должны храниться также не менее тщательно, чем незаполненные бланки этих документов (гл. 14 Трудового кодекса РФ). Несоблюдение требований по защите персональных данных может повлечь не только административную, но и уголовную ответственность — вплоть до ареста на шесть месяцев (ст. 137 Уголовного кодекса РФ).

Затраты на бланк возместит работник?

Каждый работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков вкладышей в трудовую книжку. Причем приобретать данные бланки он должен за свой счет. А вот при заполнении вкладыша данными о работнике к нему переходит право собственности на документ.

 


 


Трудовая книжка заполнена? Требуется вкладыш

Трудовая книжка-это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Именно в нее вносят сведения о самом работнике, а также о выполняемой им работе и о кадровых изменениях, произошедших с ним. Но как поступить учреждению, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов? В этом случае в трудовую книжку вшивается вкладыш. Но учтите, что он без трудовой книжки недействителен. При его выдаче в ней ставят штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывают серию и номер вкладыша.
 

Работодатель вправе взыскать с работника плату за бланк в размере понесенных расходов. Причем расчеты с работником за выдачу бланков регламентируются Правилами.
Новые вкладыши могут передаваться работнику и бесплатно. Причем это условие обязательно, только если вкладыш выдают взамен утраченного работодателем или при неправильном первичном заполнении документа. А также при порче вкладышей или пропаже не по вине работника учреждения.
Если при заполнении бланки были испорчены, их уничтожают, оформив акт (ф. 0504816).
В том случае, если операции по приобретению вкладышей и компенсация их стоимости работником происходят в разных финансовых годах, полученные за них деньги учреждение должно перечислить в доход бюджета.

 

 

 


 


ОФИЦИАЛЬНАЯ ПОЗИЦИЯ

— Учреждение учитывает незаполненные трудовые книжки и вкладыши в них как бланки строгой отчетности. Можно ли их учитывать только в книге учета бланков строгой отчетности, не заполняя приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее?

— Нет, так поступать нельзя.
Порядок ведения и хранения трудовых книжек и вкладышей в нее определен постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. В соответствии с ним для учета таких бланков все работодатели должны вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Какие-либо исключения из данного порядка учета в законодательстве не предусмотрены.

А.В. ЕЩЕНКО, заместитель руководителя департамента замначальника отдела управления надзора и контроля за соблюдением законодательства о труде Роструда.

 

 



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 34.38%
  • Над составлением бюджетной сметы 9.38%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 68.75%
  • Над налоговой отчетностью 18.75%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль