Справка (ф. 0504833): нивелируем недостатки формы

2144
 Жуковский Д.В.
Начальник отдела автоматизации бюджетного учета группы компаний "Бизнес ИТ"
В прошлом номере журнала мы рассказывали о тех разнородных операциях, которые должны быть оформлены Справкой (ф. 0504833). Универсальность этого документа является его безусловным плюсом, но, как известно, у любого достоинства есть обратная сторона. О недостатках унифицированной формы и о том, как их можно устранить, читайте далее.

Как разместить все необходимые данные

По составу показателей Справка (ф. 0504833) представляет собой перечень корреспонденций счетов: дебет, кредит, сумма, содержание операции (графы 4, 5, 6 и 1 соответственно). Графы 2, 3 отведены для номера и даты документа, однако эти реквизиты могут быть заполнены только в случае исправления ошибок. Поскольку Справка (ф. 0504833) сама является первичным документом, она может содержать ссылку на другой первичный документ лишь при корректировке уже учтенных данных.

На первый взгляд, реквизитов Справки (ф. 0504833) достаточно для отражения любой хозяйственной операции. Если не вспоминать про аналитический учет. При ближайшем рассмотрении оказывается, что унифицированная форма справки не содержит полей, где можно указать аналитические признаки. К тому же размеры граф не позволяют разместить в них достаточное количество информации (26 знаков номера счета, данные о содержании операции).

Пример 1

Амортизация основного средства за месяц отнесена на себестоимость конкретного вида услуг. Следовательно, по дебету счета в качестве аналитического разреза необходимо указать этот вид услуг, а по кредиту – определенное основное средство. Возникает вопрос: где в унифицированной форме справки отразить аналитические признаки и по дебету, и по кредиту? Конечно, можно уместить всю аналитику в графу 1 и получить в итоге плохо читаемый документ.

Проблемы недостатка размеров и количества граф в унифицированной форме возникают и при оформлении Справки (ф. 0504833) для отражения в учете исправительных записей. В первичном документе, к которому относятся исправления, все необходимые аналитические реквизиты присутствуют, т. к. это специализированный документ, а вот в справке никаких аналитических признаков не предусмотрено.

Пример 2

В марте 2012 г. подотчетным лицом приобретено 3 банки краски по 3 кг каждая. В соответствии с учетной политикой учреждения количество при оприходовании было переведено в килограммы. В том же месяце израсходовано 1,5 кг краски. В мае выявлено, что краска была ошибочно отражена по счету 105 36 “Прочие материальные запасы – иное движимое имущество учреждения”, а нужно было отразить по счету 105 34 “Строительные материалы – иное движимое имущество учреждения”. Исправление оформлено Справкой (ф. 0504833). Поскольку авансовый отчет не является первичным документом, в качестве исходного документа нужно указать тот, которым была оформлена поставка (в данном случае товарный чек).

В унифицированной форме также отсутствуют поля для указания количества (если справка затрагивает счета, по которым предусмотрено ведение количественного учета), валюты и суммы в иностранной валюте. Конечно, эти данные при необходимости можно поместить в графу 1, но можно пойти другим путем.

В соответствии с п. 7 Инструкции № 157н субъект учета вправе включить в первичный учетный документ, составленный на основе унифицированной формы, дополнительные реквизиты (данные).

Аналогичные нормы содержатся в Методических указаниях по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержденных приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н (далее – Методические указания).

Также допускаются изменение (сужение, расширение) размеров граф и строк с учетом значности показателей, включение дополнительных строк и создание вкладных листов для удобства размещения и обработки информации.

Эти права на внесение изменений в унифицированную форму Справки (ф. 0504833) были использованы разработчиками программы “1С:Бухгалтерия государственного учреждения” для размещения всех необходимых аналитических реквизитов:

  • для отражения всех необходимых аналитических признаков и поясняющей информации в унифицированную форму добавлены строки и колонки, в частности, для размещения данных о количестве и сумме в иностранной валюте;
  • для размещения всех данных с учетом значности показателей ориентация формы изменена с портретной на ландшафтную.

Поскольку реквизиты, предусмотренные унифицированной формой, сохранены, такую форму можно считать вполне допустимой для применения в учете, несмотря на то, что она мало похожа на образцы, размещенные на официальном сайте Минфина России или в справочно-правовых системах. Конечно, в этом варианте формы отсутствуют графы 2 и 3, но, как отмечалось ранее, они имеют значение только для привязки исправительной записи к исправляемой.

Телефон исполнителя обязателен

С 1 января 2011 г. Методическими указаниями в форму Справки (ф. 0504833) были внесены три новшества:
1. Необходимость указывать не только Ф.И.О. исполнителя, но и его телефон. Это единственная форма первичного документа класса 05 ОКУД, где требуется этот реквизит. Его наличие обязательно, т. к. согласно п. 8 Инструкции № 157н первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой.
2. Включение блока “Отметка о принятии Справки к учету”. Он содержит подпись главного бухгалтера (уполномоченного лица). Это вполне логичное дополнение, поскольку согласно п. 8 Инструкции № 157н первичный документ принимается к учету при наличии на нем подписи руководителя субъекта учета или уполномоченного им лица.
3. Необходимость указывать номер журнала, к которому отнесена справка.

Целесообразность третьего новшества достаточно сомнительна. Во-первых, никто не может запретить бухгалтеру отразить в одной справке операции, относящиеся к разным журналам операций.

Пример 3

Часто бухгалтеры одной справкой отражают начисление всех налогов, связанных с оплатой труда, – и НДФЛ, который отражается в журнале операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям, и отчислений в государственные внебюджетные фонды, которые отражаются в журнале по прочим операциям.

Во-вторых, справка может содержать операции по забалансовым счетам, в отношении которых Инструкция № 157н не содержит требований об отражении в журналах операций. Непонятно, что в таких случаях писать в блоке “Отметка о принятии Справки к учету”.

Пример 4

Учреждением принято решение о списании с баланса невостребованной кредиторской задолженности перед ООО “Уно” по договору № 123 от 01.03.2011 ввиду ликвидации данного юридического лица. Одновременно на основании п. 129 Инструкции № 174н задолженность учтена на забалансовом счете 20 “Списанная задолженность, не востребованная кредиторами”.

Кроме того, согласно Методическим указаниям на основании Справки (ф. 0504833) производятся записи в Журнал по прочим операциям (ф. 0504071). Это не соответствует ни инструкциям по бухгалтерскому учету, ни практике применения Справки (ф. 0504833), ни форме справки. Если номер журнала предписан Методическими указаниями, зачем его писать в нижней части справки?

В версии Справки (ф. 0504833), используемой в программе “1С:Бухгалтерия государственного учреждения”, учтена практика применения формы и предусмотрено указание номера журнала в каждой строке.

Справка (ф. 0504833) и Кассовая книга (ф. 0504514)

С одной стороны, согласно Методическим указаниям, записи в Кассовой книге (ф. 0504514) производятся по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. Отражение в ней иных первичных документов не предусмотрено.

С другой стороны, согласно пп. 3.1, 4.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее – Положение № 373-П), приходный и расходный кассовые ордера (ф. 0310001, ф. 0310002) применяются только для отражения приема и выдачи денежных средств из кассы, т. е. операций, где есть вноситель и получатель соответственно.

В то же время в хозяйственной деятельности встречаются операции, изменяющие остаток наличных денежных средств, при которых получатель/вноситель отсутствуют, например:

  • выявление недостач или излишков наличных денежных средств в кассе;
  • образование курсовой разницы по наличной валюте;
  • внутреннее привлечение средств между источниками финансового обеспечения.

Такие операции не могут быть оформлены расходными/приходными кассовыми ордерами, а значит, их нужно отражать в учете на основании Справок (ф. 0504833).

В данной ситуации возможны три варианта документального оформления недостач, излишков наличных денежных средств, а также курсовых разниц:
1. Составлять Справки (ф. 0504833), но в Кассовой книге (ф. 0504514) их не отражать.
2. Составлять Справки (ф. 0504833) и в нарушение требований Методических указаний отражать их в Кассовой книге (ф. 0504514).
3. Составлять приходные и расходные кассовые ордера без указания вносителя/получателя, тем самым нарушая нормы Положения № 373-П. При этом также будет нарушено требование о недопустимости незаполненных граф в первичных документах унифицированной формы.

Как видим, подходы к заполнению Справки (ф. 0504833) могут быть разными. Какой из них выбрать, решать бухгалтеру.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 31.43%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.57%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 62.86%
  • Над налоговой отчетностью 25.71%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль