Списываем материалы: какой документ оформить

2817
 Пименов В.В.
Руководитель аналитического отдела ООО "Лаборатория информационных исследований"
При расходовании материальных запасов многие бухгалтеры решают дилемму, каким документом оформить списание – Ведомостью (ф. 0504210) или Актом (ф. 0504230). В нормативных актах по бухгалтерскому учету четких указаний не дается. Расскажем о подходах, которые упростят выбор.

Деление номенклатуры

При решении вопроса о порядке списания материальных запасов важно не пускаться в крайности.

Нельзя списывать все материалы без разбора сразу при их выдаче из мест хранения. Ведь никому не приходит в голову списывать с учета денежные средства, выданные подотчетному лицу, без документов, подтверждающих произведенный расход. Материальные запасы, выдаваемые ответственным лицам из мест хранения, по сути, эквивалент денежных средств – их еще только предстоит израсходовать на нужды учреждения и подтвердить этот факт должным образом.

Другая крайность – попытка чуть ли не в режиме реального времени отследить движение даже самых малоценных материалов от склада до места конечного использования путем оформления большого количества документов на незначительные суммы. В этом случае велик риск утонуть в море бумаг и упустить из виду действительно важные операции.

Как же лучше организовать списание запасов? Прежде всего нужно разделить всю номенклатуру материалов, используемых в учреждении, на две группы: потребляемые и непотребляемые.

К потребляемым могут быть отнесены канцелярские принадлежности (бумага, тетради), продукты питания, горюче-смазочные материалы, электрические лампочки, клей, гвозди, швейная фурнитура. В составе непотребляемых материальных запасов могут учитываться отдельные составные части компьютеров (клавиатуры, манипуляторы типа “мышь”), одежда и обувь, бензомоторные пилы, постельное белье и постельные принадлежности и т. п.

Эффективно использовать ресурсы позволяет нормирование их расходования. Данный инструмент может применяться в отношении как потребляемых, так и непотребляемых материальных запасов.

Нормы расхода запасов могут доводиться до учреждения учредителем или разрабатываться самостоятельно (с учетом показателей расходования ресурсов в учреждении в прошлые годы, требований по экономии материальных и денежных средств, в т. ч. нормативных, объема расходования материалов на аналогичные нужды в иных организациях, решающих сопоставимые задачи и т. п.).

Списание потребляемых материалов

Согласно нормам расхода соответствующего вида материальных запасов может осуществляться их выдача ответственным лицам.

В этих целях, в частности, используется Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Отличительная особенность этого первичного документа – возможность выдачи по нему материалов нескольким получателям.

Например, согласно утвержденным нормам по Ведомости (ф. 0504210) ответственным сотрудникам каждого структурного подразделения учреждения могут быть выданы бумага и иные канцелярские принадлежности.

На основании Ведомости (ф. 0504210) не только подтверждается факт перемещения материальных запасов внутри учреждения, но и осуществляется их списание (образец заполнения формы приведен в конце статьи).

Об эффективности использования запасов для решения задач, стоящих перед учреждением, в данном случае говорят отсутствие сбоев в работе структурного подразделения и использование экономически обоснованных норм.

Далеко не всегда использование норм расхода является достаточным основанием для списания потребляемых материальных запасов с балансового учета сразу при их выдаче из мест хранения.

Следует учесть!

При решении многих разовых задач нет смысла в применении норм расхода материалов. Например, выдача ткани и швейной фурнитуры для изготовления силами учреждения предметов одежды может оформляться Ведомостью (ф. 0504210), а списание – Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230). При этом Акт (ф. 0504230) составляется только после возврата на склад остатков ткани и швейной фурнитуры, а также после постановки на учет изготовленных предметов одежды.

В некоторых случаях их выдача ответственным лицам по нормам расхода на основании Требованийнакладных (ф. 0315006), Ведомостей (ф. 0504210) и иных аналогичных документов отражается в учете только в качестве внутреннего перемещения между соответствующими аналитическими счетами счета 105 00 “Материальные запасы”. Списание же с балансового учета осуществляется только после документального подтверждения достижения целей, ради которых выдавались материалы, и возврата их остатков на склад.

Аналогичным образом (в два этапа), но с применением иных форм первичных документов, оформляется выдача и списание отдельных групп материальных запасов, в частности, продуктов питания и горюче-смазочных материалов.

Списание непотребляемых материалов

Документальное оформление использования непотребляемых материальных запасов должно быть нацелено на решение двух задач:
1) обеспечение сохранности;
2) недопущение необоснованного списания материалов, находящихся в эксплуатации, и приобретение новых аналогичных материалов.

Первая задача решается путем учета материалов в разрезе ответственных лиц на протяжении всего времени их использования в учреждении. Например, форменная, специальная одежда может выдаваться сотрудникам по Ведомостям (ф. 0504210) без списания с балансового учета. В то же время выдача компьютерных принадлежностей (клавиатур, манипуляторов типа “мышь”) также может оформляться Ведомостью (ф. 0504210), но уже со списанием с баланса и отражением на специальном забалансовом счете в порядке, предусмотренном учетной политикой (в разрезе пользователей).

Вторая задача решается путем нормирования. Например, во многих ведомствах разрабатываются нормы обеспечения форменной, специальной одеждой, а также утверждаются сроки ее носки. При переходе одежды в собственность физических лиц по истечении сроков носки (по иным основаниям) ее стоимость списывается с балансового учета на основании Акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143).

Списание компьютерных принадлежностей, учтенных за балансом, по истечении планового срока использования и (или) подтверждения невозможности их дальнейшей эксплуатации может осуществляться на основании Актов (ф. 0504230).

По итогам списания непотребляемых запасов к учету могут приниматься различные материалы, подлежащие дальнейшему использованию (ветошь, мелкие компьютерные запчасти и т. п.). Соответствующие отметки делаются в Актах на списание материальных запасов, а передача принимаемых к учету ценностей в места хранения может оформляться Требованиями-накладными (ф. 0315006).

Образец заполнения Акта (ф. 0504230) приведен в конце статьи.

Факты отклонений от установленных норм расхода материальных запасов (как в большую, так и в меньшую сторону), а также использования ресурсов в соответствии с нормами, но без достижения заданного результата сами по себе не могут рассматриваться в качестве нарушений законодательства. Соответствующие управленческие решения должностные лица учреждения могут принимать только после анализа всех обстоятельств, обусловивших возникновение отклонений.

Резюме

Нормативные акты не устанавливают четких границ между:

  • потребляемыми и непотребляемыми материальными запасами;
  • ценностями, подлежащими списанию сразу при выдаче из мест хранения, и имуществом, которое может списываться с баланса только после оформления дополнительных документов.

Определяя в учетной политике порядок списания различных материальных запасов, учреждение должно исходить из того, насколько важно обеспечить контроль за сохранностью конкретной группы (вида) материалов, насколько они значимы.

С одной стороны, учет материалов на балансе в течение всего времени эксплуатации позволит учреждению избежать претензий со стороны контролирующих органов. С другой стороны, польза, извлекаемая из формируемой в бухгалтерском учете информации, должна быть сопоставима с затратами на ее подготовку.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 29.73%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.11%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 64.86%
  • Над налоговой отчетностью 24.32%
результаты

Рассылка

Вас заинтересует

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль