Что нужно знать при расчетах наличными

1388
 Горшкова Л.Л.
Руководитель Центра методологии бухгалтер- ского учета и налогообложения
В процессе своей деятельности (например, при осуществлении платных государственных (муниципальных) услуг (функций)) казенные учреждения могут использовать как безналичный, так и наличный расчеты с юридическими и физическими лицами. Как правильно оформить прием и выдачу наличных денежных средств и обязательно ли учреждению применять контрольно-кассовую технику, рассмотрим далее.

Применение ККТ при расчетах с населением

Пункт 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» (далее – Закон о применении ККТ) предписывает всем организациям при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг в обязательном порядке применять контрольно-кассовую технику (далее – ККТ), включенную в Государственный реестр.

При этом в определенных ситуациях допускается осуществление наличных денежных расчетов без применения контрольно-кассовой техники.

В частности, такое возможно:

1) в случае оказания услуг населению при условии выдачи учреждениями соответствующих бланков строгой отчетности (далее – БСО). Данная норма регламентируется п. 2 ст. 2 Закона о применении ККТ, а также постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» (далее – Постановление № 359);

2) если учреждения в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут производить наличные денежные расчеты без применения ККТ при осуществлении отдельных (установленных законом) видов деятельности. Данную возможность (как и список видов деятельности) устанавливает п. 3 Закона о применении ККТ.

Не следует путать понятия «касса» и «контрольно-кассовая техника». Так, в соответствии с п. 1.2 Положения № 373-П1 касса – это место для проведения кассовых операций, определенное руководителем юридического лица, в то время как ККТ – это контрольно-кассовые машины, оснащенные фискальной памятью, электронно-вычислительные машины, в т. ч. персональные, программно-технические комплексы. Таким образом, независимо от того, использует организация при осуществлении наличных денежных расчетов ККТ или нет, соблюдение Положения № 373-П обязательно.

Исходя из п. 1 ст. 2 Закона о применении ККТ, расчеты наличными средствами, не связанные с продажей товаров, выполнением работ и предоставлением услуг организацией не нуждаются в применении ККТ. Например, при исполнении или принятии долгового обязательства (выдача или прием наличных соответственно) организацией не требуется применение ККТ. Это подтверждает письмо Минфина России от 28.05.2012 № 03-01-15/4-104, в соответствии с которым при осуществлении деятельности по предоставлению и получению займов от физических и юридических лиц, а также при уплате процентов за пользование денежными средствами по договорам займа применение ККТ не требуется.

Исключений для казенных учреждений Закон о применении ККТ не содержит, а это значит, что при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг использование ККТ также необходимо.

Использование бланков строгой отчетности

Как говорилось выше, осуществление организациями наличных денежных расчетов без использования ККТ при оказании услуг населению возможно при условии выдачи ими соответствующих БСО. Данные операции регулируются Постановлением № 359, которое приравнивает бланки строгой отчетности к кассовым чекам (что, соответственно, дает возможность их использования взамен ККТ).

Нет общей установленной формы БСО, также как и нет установленных форм БСО для различных видов деятельности, однако, существуют определенные стандарты, которым бланки должны соответствовать.

По общему правилу (в соответствии с п. 3 Постановления № 359) БСО должен содержать следующую информацию:

  • наименование документа, шестизначный номер и серию;
  • наименование и организационно-правовую форму;
  • место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае его отсутствия – иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
  • идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации, выдавшей документ;
  • вид услуги;
  • стоимость услуги в денежном выражении;
  • размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
  • дату осуществления расчета и составления документа;
  • должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личную подпись, печать организации;
  • иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация.

Из данного правила есть исключения:

1) в соответствии с п. 5.1 Постановления № 359 БСО, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать реквизиты, установленные Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом1;

2) в соответствии с п. 6 Постановления № 359 БСО, применяемые при оказании услуг учреждениями культуры (учреждения кино и кинопроката, театрально-зрелищные предприятия, концертные организации, коллективы филармоний, цирковые предприятия и зоопарки, музеи, парки (сады) культуры и отдыха), включая услуги выставочного характера и художественного оформления, и услуг физической культуры и спорта (проведение спортивно-зрелищных мероприятий) утверждаются соответствующими федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности.

Во всех остальных случаях БСО должны соответствовать требованиям, указанным в п. 6 Постановления № 359.

Постановление № 359 допускает изготовление бланка документа типографским способом или посредством формирования с использованием автоматизированных систем. Изготовленный типографским способом бланк документа должен содержать сведения об его изготовителе (сокращенное наименование, идентификационный номер налогоплательщика, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж), если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами об утверждении форм бланков таких документов (пп. 5.1 и 6 Постановления № 359). На бланке, выполненном типографским способом, изготовителем должны быть проставлены оригинальные серия и номер.

Кроме того, Постановление № 359 устанавливает требования к хранению БСО, порядок приема, передачи и инвентаризации бланков и их учет. Например, в соответствии с письмом Минфина России от 07.11.2008 № 03-01-15/11-353 для формирования БСО не может быть использован простой персональный компьютер, т. к. п. 12 Постановления № 359 обязывает организации по требованию налоговых органов представлять информацию из автоматизированных систем о выпущенных документах (БСО), а в соответствии с п. 11 Постановления № 359 автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать/фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее 5 лет и при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка (чего нельзя добиться, используя обычный персональный компьютер).

Согласно письмам Минфина России от 08.10.2012 № 03-01-15/8-213 и ФНС России от 24.10.2012 № АС-4-2/18034 использование организациями бланков строгой отчетности при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случае оказания населению услуг, не поименованных в ОКУН1, не противоречит законодательству РФ, в случае если эти услуги могут быть классифицированы в соответствии с ОКУН в качестве услуг населению. Данный вывод сделан Минфином России на основании того, что перечень услуг, содержащийся в ОКУН, не является исчерпывающим.

Порядок ведения кассовых операций

Особенности казенных учреждений. Положением № 373-П регулируются прием (глава 3) и выдача наличных денежных средств (глава 4), а также определение лимита остатка наличных денег в кассе.

Деньги, используемые для наличных расчетов организацией, должны храниться в кассе, но их сумма не может превышать лимит остатка наличных денежных средств (пп. 1.3 и 1.4 Положения № 373-П). Данный лимит рассчитывается в соответствии с приложением к Положению № 373-П.

В рамках Положения № 373-П при наличных расчетах используются кассовые ордера и другие документы, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.

Положение № 373-П содержит оговорку, касающуюся казенных учреждений. При ведении кассовых операций получатели бюджетных средств руководствуются данным положением, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств.

В то же время ни Положение № 373-П, ни приказ Минфина России от 28.12.2010 № 191н «Об утверждении Инструкции о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации» не содержат особенностей порядка ведения кассовых операций казенными учреждениями, а также особых форм документов (в т. ч. расходных и приходных кассовых ордеров).

Внесение исправлений в кассовые документы не допускается.

Все операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств кассиром, должны отражаться в Кассовой книге (ф. 0310004) на основании соответствующих кассовых документов и в соответствии с главой 5 Положения № 373-П.

Прием наличных денежных средств. Приходный кассовый ордер (ф. 0310001) подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем или кассиром (п. 2.2 Положения № 373-П).

В соответствии с данным документом производится прием денег в кассу. Глава 3 Положения № 373-П, регулирующая порядок приема наличных денежных средств, обязывает кассира при получении приходного кассового ордера проверять:

  • наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии – руководителя, и ее соответствие имеющемуся образцу;
  • соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью;
  • наличие подтверждающих документов, перечисленных в ордере.

Прием остатка наличных денег, полученных под отчет, а также прием юридическим лицом сдаваемых наличных денег от уполномоченного представителя обособленного подразделения (производится в порядке, определенном юридическим лицом) также осуществляется по Приходному кассовому ордеру (ф. 0310001)).

Выдача наличных денежных средств. Данная кассовая операция регулируется главой 4 Положения № 373-П. Выдача денежных средств из кассы под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, производится по Расходному кассовому ордеру (ф. 0310002).

При выдаче из кассы наличных денежных средств в целях произведения выплаты заработной платы, стипендий и других выплат необходимо помимо Расходного кассового ордера (ф. 0310002) использовать Расчетно-платежную ведомость (ф. 0301009) и Платежную ведомость (ф. 0301011). Осуществлять данные операции уполномочен кассир (лицо, выполняющее его функции).

Кассир обязан удостовериться в том, что выдача наличных денежных средств производится непосредственно получателю, указанному в документах, сопровождающих данную операцию, потребовать предъявления документа, удостоверяющего личность, а также (при необходимости) доверенности. Кассовый документ (документы) должен содержать подпись руководителя и главного бухгалтера или бухгалтера.

Выдача денежных средств на расходы, связанные с деятельностью организации, подотчетному лицу производится на основании письменного заявления, составленного в произвольной форме, но обязательно содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, (разрешительную) подпись руководителя и дату. Только с заявлением возможно оформление Расходного кассового ордера (ф. 0310002) для выдачи наличных денег подотчетному лицу.

Интересная ситуация возникает, когда руководитель, являясь также работником учреждения (а, следовательно, и подотчетным лицом), получает в кассе указанные денежные средства. Никаких отличий порядка выдачи наличных денег из кассы в данном случае быть не должно. Заявление о выдаче денежных средств должно быть оформлено в соответствии с обозначенными выше требованиями, включая разрешительную подпись руководителя. Положение № 373-П не содержит никаких оговорок для данной ситуации, следовательно, порядок выдачи денежных средств должен быть надлежащим и неотличимым от принятых норм.

Со дня выхода на работу или в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выдана денежная сумма, подотчетное лицо обязано предоставить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Бухгалтер проверяет отчет, руководитель его утверждает, после чего производится окончательный расчет. До завершения указанных процедур подотчетное лицо не вправе получить другую подотчетную сумму.

Также представляет интерес процедура выдачи наличных денежных средств для выплаты заработной платы, стипендий и т. п. В соответствии с Положением № 373-П данная процедура не может превышать пяти рабочих дней, и в течение указанного периода времени размер денежных средств в кассе может превышать установленный лимит.

Таким образом, даже если в кассу учреждения не поступают денежные средства (в этом случае лимит будет нулевым), выплата заработной платы наличными денежными средствами возможна.

Данные выплаты осуществляются главным кассиром согласно Расчетноплатежной ведомости (ф. 0301009) либо Платежной ведомости (ф. 0301011).

Кассир проводит выдачу наличных денег под роспись в Книге учета принятых и выданных денежных средств (ф. 0310005) или по Расходным кассовым ордерам (ф. 0310002) на срок, установленный в Расчетно-платежной ведомости (ф. 0301009) либо Платежной ведомости (ф. 0301011). При пересчете кассиром наличных денег (обязательно при условии видимости этой операции работником) и их последующей передаче работнику последний должен расписаться в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). В случае невыдачи в установленный срок работнику (работникам) зарплаты наличными деньгами, организация должна в соответствии с Положением № 373-П задепонировать денежную сумму и передать ее в обслуживающий банк.

Предельный размер расчетов наличными деньгами

При осуществлении своей деятельности учреждения должны руководствоваться Указанием Банка России от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (далее – Указание № 1843-У). В соответствии с Указанием № 1843-У расчеты наличными деньгами на территории Российской Федерации между юридическими лицами, а также между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем могут производиться в размере, не превышающем 100 тыс. руб.

В соответствии с письмом Банка России от 04.12.2007 № 190-Т «О разъяснениях по вопросам применения Указания Банка России от 20 июня 2007 года № 1843-У» данное указание не содержит каких-либо ограничений для деятельности казенных учреждений. Это разъяснение вполне оправдывает себя, ведь при расчетах казенного учреждения с иной организацией вторая организация практически наверняка будет субъектом предпринимательской деятельности.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 25%
  • Над составлением бюджетной сметы 9.09%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 68.18%
  • Над налоговой отчетностью 22.73%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль