Электронные письма: удобство или риск

1229
 Юрьева Ю.В.
эксперт Международного центра финансово-экономического развития
Невозможно представить современный рабочий кабинет без компьютера. С помощью офисных программ создаются документы, ведется бухгалтерский и налоговый учет. Прогресс шагнул и дальше – посредством электронной переписки даже заключаются договоры. У осторожного специалиста возникнет вопрос: “Имеют ли такие сообщения юридическую силу?”. Проанализируем возможные риски.

Судебная система России довольно консервативна и новые веяния в деловом обороте воспринимает не сразу. Прошло некоторое время, прежде чем суды стали принимать электронные сообщения наряду с письменными доказательствами, хотя перечень доказательств всегда являлся открытым (ч. 2 ст. 64 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ, далее – АПК РФ).

Более того, в ГК РФ прямо предусмотрена возможность заключить договор посредством электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от контрагента (п. 2 ст. 434 ГК РФ).

Однако это вовсе не означает, что любая электронная переписка будет служить аргументом в суде. Существуют определенные требования, выработанные сложившейся практикой и вытекающие из законодательства, которые при этом должны соблюдаться.

Электронный адрес

Чтобы зарегистрировать электронный ящик в Интернете, обычно требуется не более 10 минут. Достаточно зайти на любой специализированный сайт (например, www.mail.ru, www.yandex.ru), выбрать название ящика и указать данные о себе, которые запросит программа. Причем проверять их достоверность никто не станет. Очевидно, что можно назваться кем угодно. Само наличие подобной возможности заставляет суды настороженно относиться к письмам, отправляемым через общедоступные почтовые серверы.

Чтобы избежать проблем, связанных с установлением принадлежности электронного адреса, целесообразно указать его в заключаемом договоре. Обычно это делается в последнем разделе, где, как правило, содержатся адреса, телефоны и банковские реквизиты сторон. Если же в процессе переписки будут использоваться другие ящики, вполне вероятно, что у сторон при исполнении договора возникнут проблемы.

Пример 1

В заключенном договоре поставки в качестве реквизитов сторон среди прочих были указаны адреса электронной почты, однако фактически переписка велась совершенно с других адресов. Суд указал, что, доверившись полученным электронным сообщениям, организация действовала исключительно на свой риск, а ее контрагент не может быть признан каким-либо образом связанным сообщениями, полученными с неизвестного электронного адреса (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 19.12.2011 по делу № А32-17545/2011).

В другом деле организация не могла доказать факт представления документов в налоговую инспекцию. Письма были отправлены по адресу nedoimka3827@yandex.ru, который налоговому органу не принадлежал (постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 17.02.2010 по делу № А19-16330/2007).

Однако иногда запутанная ситуация с электронными адресами может сыграть на руку организации.

Пример 2

Управление Финансово-бюджетного надзора отправило на электронный почтовый ящик организации извещение о времени и месте рассмотрения дела об административном правонарушении. Когда дело дошло до суда, представители организации заявили, что никакого извещения не получали. В ходе разбирательства Управление не смогло доказать, что электронный адрес, на который было направлено извещение, является тем адресом, который организация указывала в реквизитах своих документов. Более того, ящик, на который было отправлено извещение, не указан в учредительных документах и Управлению не сообщался. Соответственно, Управлению не удалось доказать получение организацией извещения о времени и месте рассмотрения дела об административном правонарушении (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 22.09.2009 по делу № А74-2590/2009).

Встречаются случаи, когда стороны в договоре не указывают адреса своих электронных почтовых ящиков, но переписку через них все равно ведут. Это довольно рискованно, контрагент может в любой момент заявить, что он – это не он, и отказаться от договора, не заплатив деньги за переданный ему товар (выполненную работу, оказанную услугу). Разумеется, подобное поведение можно будет оспорить в суде, но далеко не факт, что эта затея увенчается успехом.

Проблем можно избежать, если отправлять сообщения не на сомнительные ящики, а использовать адреса, указанные на сайтах контрагентов или органов государственной власти, с которыми ведется переписка.

Полномочия отправителя

Еще один подводный камень электронной переписки – невозможность достоверно установить лицо, которое отправило письмо.

А это крайне важно, ведь заключать договоры от имени организации может либо ее руководитель, либо лицо, которому выдана соответствующая доверенность. Между тем доступ к одному и тому же электронному адресу могут иметь несколько лиц организации, да и исключать вероятность, что письмо отправлено не тем человеком, который указан в подписи, тоже нельзя, ведь за его компьютер в принципе может сесть кто угодно.

Возникает логичный вопрос: как установить, что письмо отправило уполномоченное лицо? По большому счету сделать это со стопроцентной достоверностью можно только в одном случае – если присутствует электронная подпись, которая является аналогом собственноручной. Только обмен такими сообщениями приравнивается к обмену документами (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”, далее – Закон № 149-ФЗ).

Следует учесть!

Даже обмен простыми электронными письмами с лицом, которое не является руководителем, может быть вполне легитимным. Например, ФАС Восточно-Сибирского округа пришел к выводу, что согласовывать по электронке условия оказания услуг может даже обычный менеджер, если в соответствии с абз. 2 п. 1 ст. 182 ГК РФ его полномочия явствуют из обстановки, в которой он действует (постановление от 18.02.2011 по делу № А33-3344/2010).

Суды в целом согласны с таким подходом. Так, ФАС Дальневосточного округа в постановлении от 05.05.2011 № Ф03-1589/2011 по делу № А59-3639/2010 указал, что электронный документ обладает признаками документа, подписанного собственноручной подписью, если содержит электронную цифровую подпись или иной аналог собственноручной подписи. Аналогичная точка зрения высказана и в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 18.12.2008 по делу № А56-11695/2008.

Таким образом, при отсутствии электронной подписи многое будет зависеть от деталей.

Электронная подпись

Многие судьи считают, что отсутствие электронной подписи означает, что электронная переписка недостоверна. Например, Семнадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 26.11.2010 № 17АП-11456/2010-ГК пришел к выводу, что электронные письма, не заверенные цифровой подписью, не могут являться достоверными доказательствами. В подтверждение арбитры привели уже упомянутую ч. 4 ст. 11 Закона № 149-ФЗ.

При этом судей не смущает ни существование открытого перечня доказательств, которые могут быть представлены в дело (ч. 2 ст. 64 АПК РФ), ни возможность заключить договор посредством электронной почты, прямо предусмотренная п. 2 ст. 434 ГК РФ.

Поэтому при отсутствии электронной подписи все важные документы (договор, приложения к нему, акты выполненных работ и т. д.) необходимо дублировать обычной почтой, предварительно подписав и заверив печатью. Тем более что они наверняка понадобятся при проверках контролирующих органов.

Помощь нотариуса

Наиболее юридически подкованные организации представляют в суд в качестве доказательства не простую распечатку письма из почтового ящика, а протокол осмотра, заверенный нотариусом.

Такая возможность следует из ст. 102 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. Верховным Советом РФ 11.02.1993 № 4462-1). Вот только нотариусы еще более консервативны, чем судьи, и осматривать почтовый ящик согласится далеко не каждый. Да и стоить такая услуга будет недешево. Цены варьируются в пределах 10–20 тыс. руб.

Тем не менее такое доказательство будет наиболее эффективным.

Так, ФАС Северо-Кавказского округа рассматривал дело, в котором одна из сторон просила признать договор незаключенным. Другая сторона в подтверждение довода о заключенности сделки представила составленный нотариусом протокол осмотра доказательств, из которого следовало, что в переписке, сохраненной в электронном виде в почтовом ящике, содержатся в текстовом виде договор, дополнительные соглашения и приложения к нему, счета и письма.

В итоге суд признал договор заключенным (постановление от 12.04.2011 по делу № А63-4698/2010).

При необходимости нотариус может установить время получения сообщения по электронной почте (постановление ФАС Московского округа от 06.07.2012 по делу № А40-88382/10-59-788).

Если возможности или желания обращаться к нотариусу нет, можно составить акт осмотра с привлечением двух свидетелей. Он будет являться доказательством наличия в электронном ящике писем, содержащих ту или иную информацию. К акту желательно приложить распечатку, также заверенную подписями свидетелей. Однако очевидно, что убедительность таких доказательств будет сильно уступать нотариально заверенному протоколу осмотра.

Нечитаемые файлы

Еще одна опасность, которая подстерегает организацию при ведении деловой переписки по электронной почте, – невозможность прочитать присланный файл. Причем в такую ситуацию можно попасть на ровном месте, например, из-за того, что для прочтения одного и того же файла используются разные программы. В результате вероятна ситуация, когда у организации по причине нечитаемости будут фактически отсутствовать необходимые ей документы (например, акты выполненных работ по договору).

Если же организация намеренно присылает нечитаемые файлы, то доказательством по делу они, конечно же, не станут (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.03.2011 по делу № А75-6285/2010).

Подделки

Наконец, электронное сообщение можно подделать. Причем установить фальсификацию без специальных знаний, которыми ни суд, ни нотариус, как правило, не обладают, невозможно. Более того, в большинстве случаев переписка представляется в суд в виде обычный распечатки. Внести в нее изменения не представляет никакого труда. Это еще одна причина, по которой суды настороженно относятся к электронной переписке.

Чтобы исключить возможные сомнения, придется заказывать экспертизу. А для ее проведения нужны и деньги, и время. Но если признаков фальсификации электронных писем эксперт не обнаружит, вполне возможно, что они станут решающим доказательством (постановления ФАС Северо-Западного округа от 05.02.2009 по делу № А56-743/2008, Десятого арбитражного апелляционного суда от 10.03.2010 по делу № А41-17774/09). Для проверки заявления о фальсификации доказательства суд может назначить экспертизу по собственной инициативе (ч. 1 ст. 82 АПК РФ).

Резюме

Арбитражный суд г. Москвы, утверждая, что электронная почта является современным, удобным, надежным, широко распространенным способом передачи информации (решение от 27.01.2006, 26.01.2006 по делу № А40-20963/05-77-181), безусловно, прав. Вот только на практике воспользоваться таким удобством и не нажить проблем получается далеко не всегда.

Хорошо, если организация использует в электронной переписке цифровую подпись. Но когда такой возможности нет, приходится выбирать одно из двух: либо отказываться от удобства в пользу надежности и использовать для передачи информации заказные письма, либо идти в ногу со временем, понимая, что защититься от претензий недобросовестного контрагента можно далеко не всегда.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Часто ли к Вам приходит учредитель с проверкой и находит ошибки в учете ОС?

  • Приходит редко и не находит ошибок 100%
  • Приходит часто и находит ошибки от 1 до 5 0%
  • Приходит часто и находит ошибки свыше 5 0%
результаты

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль