Чем подтвердить ремонт основного средства

2169
 Бахтина Т.Ю.
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития
Восстановление объекта основных средств может осуществляться посредством модернизации и реконструкции, которые предполагают изменение его технических характеристик и, соответственно, увеличение первоначальной стоимости. Также имущество восстанавливают посредством ремонта. В отличие от модернизации и реконструкции основной целью ремонтных работ является устранение неисправностей, при наличии которых невозможно эксплуатировать основное средство. Поэтому чаще учреждения ремонтируют основные средства, нежели реконструируют их. В рамках данной статьи рассмотрим, какие документы должны быть представлены в бухгалтерию учреждения для подтверждения факта ремонта.

Думайте сами, решайте сами…

В зависимости от периодичности и сложности ремонт бывает текущим и капитальным. Под текущим ремонтом понимается техническое обслуживание объектов для поддержания их в рабочем состоянии. Капитальный ремонт предполагает замену основных элементов, деталей и конструкций.

Нормативного документа, регламентирующего виды ремонта, нет, поэтому учреждение самостоятельно определяет, какие ремонтные работы относятся к текущим, а какие – к капитальным (письмо Минфина России от 14.01.2004 № 16-00-14/10).

Подтверждение необходимости ремонта

Необходимость проведения ремонтных работ нужно подтвердить документально (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), п. 7 Инструкции № 157н). Таким документом может быть акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства (дефектная ведомость).

Для ряда отраслей предусмотрены унифицированные формы документов (например, в нефтеперерабатывающей отрасли, в морском транспорте и т. д.). Для имущества казенных учреждений унифицированных форм не установлено, поэтому бланк документа, подтверждающего необходимость ремонта можно разработать самостоятельно (см. акт о выявленных дефектах основного средства в Приложении № 1 к статье). В нем перечисляются неисправности основного средства и предлагаются варианты их устранения.

Главное

Документальное оформление ремонта проходит в несколько этапов:

1 оформление документа, фиксирующего необходимость ремонта объекта;

2 оформление распорядительного документа руководителя либо иного уполномоченного лица, в котором фиксируется решение о ремонте. Помимо ремонта может быть принято иное решение, например о ликвидации основного средства ввиду экономической нецелесообразности его восстановления. В этом же документе может быть указан и способ проведения ремонта (собственными силами либо с привлечением сторонней организации);

3 оформление документов, связанных непосредственно с затратами на ремонт, например, актов произведенных работ, заказов-нарядов, актов замены запчастей и т. п. В случае передачи объекта для ремонта сторонней организации этот факт обязательно нужно подтвердить соответствующим документом.

Самостоятельно разработанную форму документа, а также перечень лиц, имеющих право ее составлять и подписывать, нужно утвердить учетной политикой учреждения (п. 6 Инструкции № 157н).

На основании указанного акта руководитель учреждения принимает решение о необходимости ремонта основного средства. Однако полномочия в этом вопросе могут выполнять, например, и заместитель руководителя по административно-хозяйственной части (АХЧ), и комиссия учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых активов.

Как отмечалось выше, в решении учреждения должен быть указан способ проведения ремонта – собственными силами либо с привлечением сторонней организации. Если работы будет выполнять сторонний подрядчик, то ему необходимо передать один экземпляр акта о выявленных неисправностях (дефектной ведомости) или изготовить его копию.

Если ремонтируется новое оборудование, неисправность которого была выявлена при монтаже (т. е. до принятия на учет основного средства), используется акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16).

Передача основного средства в ремонт

При передаче основного средства в ремонт в специальное подразделение учреждения (например, ремонтную службу) следует составить накладную на внутреннее перемещение по ф. № ОС-2. Если при ремонте местонахождение основного средства не меняется, накладную составлять не нужно.

Такой вывод следует из постановления Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».

Если ремонтные работы проводит сторонняя организация, то с исполнителями должен быть заключен договор подряда (ст. 702 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ)).

При передаче основного средства подрядчику рекомендуется составить документ, подтверждающий прием-передачу объекта в ремонт. Его можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы в документе были указаны характеристики объекта, перечень неисправностей и подписи как передающей, так и принимающей стороны. Как правило, ремонтные мастерские имеют свои формы таких документов (см. квитанцию о приеме в ремонт телефона в Приложении № 2 к данной статье). В случае утраты или порчи имущества этот документ позволит учреждению потребовать у подрядчика возмещения причиненных убытков (ст. 15, 714 ГК РФ).

Окончание ремонтных работ

По окончании ремонтных работ составляется акт о приеме-сдаче отремонтированных основных средств по ф. № ОС-3. Акт нужно заполнить независимо от того, хозяйственным или подрядным способом был выполнен ремонт. При хозяйственном способе учреждение оформляет бланк в одном экземпляре, а при подрядном – в двух, один из которых передается подрядчику. Акт подписывается:

  • комиссией учреждения, например комиссией по поступлению и выбытию нефинансовых активов;
  • лицом, сдавшим объект (представитель подрядчика либо сотрудник учреждения, ответственный за ремонт);
  • лицом, принявшим объект, например, сотрудником, ответственным за его сохранность после ремонта;
  • главным бухгалтером учреждения.

Кроме того, акт должен быть утвержден руководителем учреждения. При получении акта бухгалтерия отражает сведения о проведенном ремонте в Инвентарной карточке учета основного средства (ф. 0504031 (0504032)).

Замену запчастей и деталей при ремонте тоже нужно подтвердить документально (ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции № 157н). Для этого следует составить акт о замене запчастей в основном средстве. Типового бланка такого документа не предусмотрено, поэтому его можно составить в произвольной форме.

При осуществлении ремонта подрядчиком, стоимость запчастей указывается в отдельном отчете об израсходованных материалах (ст. 713 ГК РФ).

Если подрядным способом были проведены строительно-монтажные работы по ремонту здания, сооружения или помещения, то дополнительно к акту по ф. № ОС-3 должны быть подписаны акт приемки по ф. № КС-2 и справка о стоимости выполненных работ и затрат по ф. № КС-3, утв. постановлением Госкомстата России от 01.11.1999 № 100.

Отраслевые особенности оформления документов

На практике имеются различия в оформлении подтверждающих документов от ремонтных организаций в зависимости от вида ремонтируемого объекта (мебель, автомобиль, телефон, оргтехника и т. д.). Как правило, такие организации разрабатывают их самостоятельно, взяв за основу унифицированные бланки заказов-нарядов на те или иные услуги (работы), оказываемые населению. Рассмотрим особенности этих документов.

Различные станции техобслуживания автомобилей прописывают правила составления документов, подтверждающих ремонт, в своих локальных актах. Например, в заказе-наряде на ремонт автомобиля могут быть предусмотрены следующие обязательные реквизиты:

  • номер и дата заказа-наряда;
  • юридический адрес и реквизиты СТО;
  • даты начала и окончания работ;
  • марка, модель, номер автомобиля и наименование его собственника;
  • пробег автомобиля до и после ремонта;
  • описание дефектов до и после ремонта;
  • поставщик (владелец) запчастей, масел, тосола и документы на них;
  • результаты контроля до и после ремонта;
  • замечания к качеству ремонта и деталям;
  • подпись заказчика в графе «проверено в моем присутствии»;
  • заполнение строк и граф в гарантийном талоне;
  • подпись приемщика в графе «стоимость услуги»;
  • подпись заказчика в графе «обязуюсь оплатить»;
  • подпись механика.

Аналогичные реквизиты могут содержать заказы-наряды, квитанции, акты выполненных работ ремонтных мастерских в других сферах.

Гарантийный талон может являться частью заказа-наряда, а может быть выписан как отдельный документ, который в полной мере подтверждает факт проведения ремонтных работ (см. Гарантийный талон на ремонт телефона в Приложении № 3).

В заключение напомним, что законодательством не во всех случаях определен перечень документов, подтверждающих те или иные ремонтные работы. Поэтому достаточно часто специализированные организации выдают заказы-наряды и иные документы, которые одновременно являются актом приемки-передачи выполненных работ. Такие варианты вполне допустимы, что подтверждается и арбитражной практикой (см., например, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 08.02.2011 № А69-564/2010).



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль