Как организовать мероприятие на открытом воздухе

1532
В последние годы все более активно государственные (муниципальные) учреждения культуры осваивают деятельность по организации досуга, в т. ч. проведение массовых мероприятий на открытом воздухе. Это разнообразные фестивали, праздники, театрализованные шоу, корпоративные мероприятия, посвященные встрече и проводам Масленицы, Дню защитника отечества, Международному женскому дню. Как организовать мероприятие на открытом воздухе и рассчитать его стоимость, рассмотрим на примере действующего учреждения.

Порядок действий

Рассмотрим практику организации мероприятия на открытом воздухе («Ночь в Дивногорье») на примере музея-заповедника «Дивногорье».

1 Продумывается формат и тематика мероприятия. Проводятся переговоры с потенциальными партнерами, проговариваются основные позиции мероприятия, сферы ответственности сторон, составляется предварительная смета затрат.

Партнерами проекта могут стать театральные и концертные учреждения, самодеятельные музыкальные коллективы, районный отдел культуры, организации, которые предоставляют светозвуковое оборудование, автотранспортые компании, отдельные радиостанции, СМИ, которые обеспечивают информационную поддержку мероприятия, представители частного бизнеса (организации, производящие питьевую воду, учреждения питания – кафе), коммунальные службы, силовые структуры системы МВД, обеспечивающие правопорядок, административные органы власти и т. п.

2 Формат мероприятия согласуется с учредителем, определяются источники его финансирования. Поскольку в последние годы бюджетное финансирование музеев достаточно скромное, важно получить финансовую поддержку из целевых средств социально-творческого заказа. Для этого необходимо подать заявку во время формирования учредителем плана мероприятий социально-творческого заказа на будущий год – если заявка будет включена в план, то эти средства станут весомой финансовой составляющей бюджета данного события. Если мероприятие не попадает в план, то основным источником его финансирования становятся средства учреждения, полученные от своей основной уставной деятельности, и в меньшем объеме – средства партнеров и спонсоров.

3 Событие вносится в годовой план работы учреждения с указанием сроков его проведения.

4 Разрабатывается подробный сценарный план мероприятия, определяется конкретное место проведения (от этого будет зависеть перечень необходимого оборудования, человеческих ресурсов и пр.). В дальнейшем отношения с партнерами выстраиваются на основании договоров о проведении совместного мероприятия, где оговариваются обязанности сторон, в т. ч. и финансовые.

Пример

Музей-заповедник и театр проводят совместное мероприятие – театральную постановку на территории музея. Мероприятие платное, продажу билетов на него осуществляет музей-заповедник. Музею-заповеднику и театру необходимо заключить договор. В предмете договора следует указать следующее: «Исполнитель (театр) обязуется осуществить показ спектакля (название спектакля) на территории музея-заповедника в рамках мероприятия (название мероприятия, в данном случае – «Ночь в Дивногорье»)». В разделе «Обязательства» музея-заповедника предусматривается (помимо предоставления и подготовки сценической площадки, обеспечения светозвукового оборудования и т. п.) пункт «музей-заповедник обязуется оплатить исполнение спектакля». Сумма оговаривается с руководством театра на стадии подготовки мероприятия. Также устанавливается, что музей-заповедник выплачивает гонорар артистам из дохода, полученного от проданных билетов.

Аренда светозвукового оборудования и автотранспорта, необходимого для доставки оборудования и участников мероприятия, происходит также на основании договорных отношений с организациями, предоставляющими эти услуги.

5 Обеспечиваются безопасность и комфорт посетителей. Мероприятие «Ночь в Дивногорье» проводится поздно вечером и частично захватывает ночь, местом действия становятся последовательно несколько открытых площадок территории музея-заповедника. Количество посетителей может колебаться от 1,5 до 3 тыс. человек. Соответственно, одной из главных задач организатора мероприятия является обеспечение безопасности людей. Также необходимо создать условия для их комфортного пребывания в музее-заповеднике: организовать дополнительные точки питания, санитарные объекты, парковочные места. Решить эти задачи за счет собственных ресурсов музею не под силу.

Значит, их нужно делегировать партнерским организациям.

У администрации «Дивногорья» сложились многолетние конструктивные отношения с руководством Лискинского муниципального района Воронежской области, где территориально расположен музей-заповедник, а также отделом МВД России по Лискинскому району, службами МЧС, техническими и иными службами. Перед проведением каждого мероприятия в музее-заповеднике проходят совещания, где с руководством вышеупомянутых служб подробно определяются все детали в зоне их ответственности.

В рекреационной зоне территории музея-заповедника работает стационарное летнее кафе. Для удобства обслуживания зрителей и гостей мероприятия музей-заповедник по согласованию с районной администрацией приглашает комбинат общественного питания города и частных предпринимателей обеспечить работу дополнительных точек питания.

Запомнить

Если заявка на мероприятие не попадает в соответствующий план учредителя, то основным источником его финансирования становятся средства учреждения, а также деньги партнеров и спонсоров.

Бюджет мероприятия

Окончательный бюджет мероприятия определяется после утверждения сценария и согласования всех позиций с участниками мероприятия. Сумма затрат может составить от 400–600 тыс. руб. и более.

Приведем пример статей расходов сметы мероприятия:

1 типографские расходы (билеты, пригласительные, афиши);

2 расклейка афиш;

3 услуга по рекламе на радио, телевидении и других СМИ (желательно при этом договориться с кем-то о бесплатной рекламе);

4 аренда светозвукового оборудования;

5 аренда сцены, посадочных зрительских мест (при необходимости);

6 транспортные расходы (услуга по найму автобусов для доставки участников на место проведения мероприятия и обратно, грузового автотранспорта и пр.);

7 питание участников мероприятия (актеров, музыкантов и др.) и угощение приглашенных гостей;

8 расходные материалы (свечи, факелы, горючее для них, ограждающие ленты и прочее, вплоть до питьевой бутилированной воды и туалетной бумаги);

9 плата театру за показ спектакля или музыкальному коллективу за исполнение концертной программы;

10 оплата работ и услуг, выполненных (оказанных) по гражданско-правовым договорам (например, плата отдельным актерам или музыкантам, участвующим не в спектакле, а в других разделах программы мероприятия), а также оплата работ, которые в силу их специфики не могут быть выполнены сотрудниками музея-заповедника;

11 выплата авторского вознаграждения за публичное исполнение произведений. Необходимо заранее заключить с организациями договоры, в которых должны быть рассчитаны проценты авторских отчислений. Сумма отчислений станет известной после сдачи кассовых отчетов о количестве проданных билетов на мероприятие. Сроки осуществления авторских отчислений ограничены, и если учреждение допускает просрочку, на эту сумму начисляются пени.

Партнеры могут полностью или частично взять на себя оплату питания участников мероприятия или угощение приглашенных гостей; возможно, они смогут оплатить типографские расходы на пригласительные билеты и т. д.

Запомнить

Если в мероприятии принимают участие отдельные музыканты или актеры, то финансовые отношения с ними выстраиваются на основании гражданско-правовых договоров.

Кадровый ресурс

На первоначальном этапе подготовки мероприятия задействовано 2–3 сотрудника учреждения. Однако накануне и в момент проведения мероприятия работать приходится буквально всем сотрудникам музея-заповедника (25 штатных единиц).

Перед каждым сотрудником ставится конкретная задача, за выполнение которой он несет ответственность: проведение рекламной кампании в СМИ и сети Интернет, подготовка сценических площадок, зрительских мест, обеспечение факельного освещения подъема к храму, регулирование движения потока людей во время подъема по лестнице и в храме и т. п.

Например, если вы организуете мероприятие на 1,5 тыс. человек на открытом воздухе, для комфортной работы потребуется задействовать следующие кадровые ресурсы (с указанием их функций):

  • директор – возглавляет и координирует работу по организации мероприятия, участвует в каждом из согласовательных совещаний всех уровней, проводит переговоры с партнерами;
  • заместитель директора по административно-хозяйственной деятельности – подготавливает договоры с учреждениями, предоставляющими необходимые услуги и материалы для мероприятия, регистрирует их на сайте; определяет участки работы хозяйственного персонала, координирует работу технических служб; налаживает взаимодействие с силовыми структурами, обеспечивающими общественный порядок и безопасность на мероприятии;
  • бухгалтер – согласует договоры с технической инспекцией, подготавливает и оформляет платежные документы;
  • специалист по кадрам – подготавливает и оформляет гражданско-правовые договоры;
  • главный бухгалтер – обеспечивает своевременную оплату договоров;
  • специалист по информационным технологиям – создает макеты афиш, пригласительных, билетов на мероприятие, осуществляет фотосъемку на самом мероприятии;
  • ведущий специалист экспозиционно-выставочной деятельности – обеспечивает проведение рекламной кампании мероприятия;
  • заместитель директора по научно-музейной деятельности – обеспечивает аккредитацию СМИ и осуществляет распорядительные функции;
  • начальник хозяйственного отдела – возглавляет работу своего отдела (8 человек) по подготовке территории музея-заповедника к мероприятию (сценические площадки, организация мест для зрителей, подготовка дополнительных парковочных мест и др.); отдел помогает осуществлять контроль билетов (2 человека), обеспечивает работу инфраструктурных объектов в ночное время, разрешает хозяйственно-технические вопросы;
  • администратор – бронирует билеты на мероприятие;
  • билетные кассиры – осуществляют продажу билетов; научные сотрудники – в период проведения мероприятия обеспечивают контроль билетов и помогают в рассадке зрителей, затем регулируют поток людей в храме и т. п.;
  • старший научный сотрудник эколого-научно-образовательной деятельности – обеспечивает профессиональную фото- и видеосъемку мероприятия;
  • инженер – обеспечивает работу звукового оборудования в пещерном храме;
  • младший научный сотрудник эколого-научно-образовательной деятельности и специалист историко-культурно-образовательной деятельности – отвечают за организацию факельного освещения лестницы к храму (музею-заповеднику помогают студенты (20 человек), которые участвуют в археологических раскопках на его территории).

Опыт проведения подобных мероприятий показывает, что конечный успех зависит от множества факторов, начиная от погодных условий до успешной кампании в СМИ. Самым важным является слаженность и согласованность действий всех без исключения партнеров, т. к. провал хотя бы одного участка работы может «смазать» впечатление от всего мероприятия.

Опыт, приобретенный музеем-заповедником «Дивногорье» за время организации мероприятия, и формирование надежной команды партнеров при постоянной поддержке департамента культуры и архивного дела Воронежской области позволяют избегать отдельных недочетов первых лет.

Рассчитаем стоимость

Рассмотрим еще один пример оказания услуг по организации и проведению мероприятия на открытом воздухе и приведем расчет его стоимости.

Пример

Учреждение оказывает услуги по организации и проведению корпоративного мероприятия на открытом воздухе (каток на Красной площади). Для этого ему необходимо провести следующие виды работ:

1) разработать и согласовать с заказчиком концепцию организации и проведения праздничного мероприятия. Концепция должна включать в себя:

  • предложения по месту и времени проведения мероприятия;
  • сценарный план мероприятия;
  • предложения по визуальному оформлению мероприятия; по организации служб обеспечения мероприятия;
  • предложения по организации безопасности проведения мероприятия;

2) обеспечить организацию и проведение праздничного мероприятия с участием не менее 3 тыс. человек и продолжительностью не менее 6 ч на катке на Красной площади или аналогичной площадке (обеспечить аренду катка площадью не менее 2,5 тыс. м2 в ЦАО г. Москвы в шаговой доступности от метро) по согласованию с заказчиком;

3) обеспечить аренду, доставку, вывоз, монтаж, демонтаж технических средств во время проведения мероприятия (освещение, звук) для проведения выступлений артистов. График ввоза монтажа и демонтажа в обязательном порядке должен быть согласован со службами, обеспечивающими безопасность при проведении мероприятий;

4) обеспечить декорирование и тематическое оформление сцены и площадки в соответствии с макетом, согласованным с заказчиком (баннер – не менее 2 × 1,5 м, полноцветная печать, винил, 4 шт., баннер – задник для сцены 4 × 5 м, полноцветная печать, винил, 1 шт.);

5) организовать катание на катке с бесплатным прокатом коньков для участников мероприятия (обеспечить аренду 3 тыс. пар коньков);

Запомнить

Накануне мероприятия и в момент его проведения перед каждым сотрудником учреждения должна быть поставлена конкретная задача, за выполнение которой он несет ответственность.

6) обеспечить работу ведущего мероприятия (должен быть узнаваем, иметь опыт ведения программ не менее 3 лет, например, ведущий телеканала или программ радио);

7) обеспечить в соответствии с утвержденным заказчиком сценарием проведение содержательно-культурной программы: рауспрограммы (прибытие – встреча гостей), выступления руководителей и гостей, культурной, конкурсной программы (обеспечить не менее 500 призов участникам), дискотеки, работы передвижной фотостудии);

8) обеспечить включение в состав концертной части выступления профессиональных современных вокальных и танцевальных коллективов (не менее 7 коллективов) по обязательному согласованию с заказчиком;

9) организовать проведение благотворительного хоккейного матча с участием звезд Российского спорта, в т. ч. олимпийских чемпионов и чемпионов мира по согласованию с заказчиком;

10) организовать судейство благотворительного хоккейного матча;

11) обеспечить аренду хоккейного оборудования (20 комплектов хоккейного снаряжения для игроков, 2 комплекта для вратарей и набор шайб);

12) обеспечить разработку дизайна по согласованию с заказчиком и изготовление хоккейных маек (20 маек для игроков и 2 вратарские майки);

13) обеспечить изготовление памятных призов победителям и сувениров участникам благотворительного хоккейного матча по согласованию с заказчиком;

14) разработать дизайн и обеспечить изготовление полиграфической продукции с использованием символики заказчика: пригласительные билеты, формат 95 × 210 мм, плотность 150 гр/м, полноцветные – не менее 3 тыс. шт.);

15) полиграфическая продукция должна быть качественной, полноцветной (4 + 0) и изготовлена за 1 день до даты мероприятия;

16) обеспечить фото- и видеосъемку мероприятия с последующим предоставлением заказчику фотографий и видеофильма (на DVD-диске);

17) организовать общественную безопасность, дежурство медицинских работников при проведении мероприятия по отдельному плану, согласованному с заказчиком.

Расчет стоимости приведен в таблице:

мнение практика

Елена Каравцева,
заместитель директора по экономической деятельности
Государственного музея изобразительных искусств
им. А.С. Пушкина

В Государственном музее изобразительных искусств им. А.С. Пушкина есть услуга по проведению самостоятельно организованных мероприятий: концерты, декабрьские вечера и др. Музей проводит совместные мероприятия с другими организациями. Стоимость мероприятий устанавливается исходя из произведенных затрат (расходные материалы, заработная плата и начисления на нее и др.), с учетом статистических данных об их посещаемости, льготных категорий посетителей и на основании мониторинга стоимости подобных услуг среди других музеев.



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Опрос

Вы внесли изменения в учетную политику на 2017 год?

  • Да 20%
  • Нет 80%
Другие опросы

Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль