К месту отдыха за государственный счет

960
 Бахтина Т.Ю.
Эксперт Международного центра финансово-экономического развития
С наступлением лета – поры отпусков – сотрудники учреждений активно планируют поездки к месту отдыха. Многим из них государством предоставлено право компенсации стоимости проезда. Как ее правильно рассчитать, отразить в бухгалтерском и налоговом учете, читайте далее.

Гарантия государства

Основную массу тех, кому компенсация проезда к месту проведения отпуска и обратно гарантируется государством, составляют сотрудники учреждений, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. Соответствующие нормы содержаться:
1) в ст. 325 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ);
2) Законе РФ от 19.02.1993 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях» (далее – Закон № 4520-1);
3) постановлении Правительства РФ от 12.06.2008 № 455 «О порядке компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в федеральных органах государственной власти (государственных органах) и федеральных государственных учреждениях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей» (далее – Постановление № 455). Этот документ применяется в отношении сотрудников федеральных учреждений.

В отношении сотрудников учреждений субъектов РФ и муниципалитетов порядок компенсации устанавливают региональные (местные) органы госвласти (ч. 8 ст. 325 ТК РФ, ч. 7 ст. 33 Закона № 4520-1).

Компенсация на федеральном уровне

Федеральные учреждения, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (далее – районы Севера), должны компенсировать своим сотрудникам и членам их семей расходы на проезд к месту использования отпуска и обратно не чаще одного раза в два года. Оплате подлежит лишь стоимость проезда в пределах территории России.

Компенсация стоимости проезда не предоставляется лицам, работающим по совместительству (ст. 287 ТК РФ).

Для справки

К членам семьи сотрудника, имеющим право на компенсацию проезда, относятся проживающие с ним неработающие муж (жена) и несовершеннолетние дети (в т. ч. усыновленные). Дополнительно к расходам на проезд компенсируется и стоимость провоза багажа весом не более 30 кг на сотрудника и 30 кг на каждого члена семьи (независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза). Стоимость проезда членов семьи оплачивается при условии, что они выезжают к месту использования отпуска сотрудника, т. е. в тот же населенный пункт.

Право на компенсацию стоимости проезда возникает у сотрудника одновременно с его правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска в следующем порядке:

  • первый раз – одновременно с правом на ежегодный отпуск за первый год работы;
  • в дальнейшем – за третий и четвертый годы непрерывной работы в одном учреждении, начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы, начиная с пятого года работы и т. д.

Право на компенсацию стоимости проезда за текущий год сотрудник может использовать только до конца календарного года в соответствии с утвержденным графиком отпусков (письмо Казначейства России от 18.08.2010 № 42-7.4-05/8.2-525). Выплата признается целевой и не суммируется в случае, когда сотрудник своевременно не воспользовался своим правом на нее.

Пример 1

После ежегодного отпуска сотрудница учреждения уходит в отпуск по беременности и родам и уезжает в другой город. Возвращается она после окончания отпуска по беременности и родам. У нее обоснованно возникает право на компенсацию расходов на проезд к месту проведения ежегодного отпуска (письма Минздравсоцразвития России от 15.02.2010 № 217-13, Казначейства России от 10.11.2009 № 42-8.2-07/62-1965).

Однако в данном случае следует учитывать, не приходится ли окончание отпуска по беременности и родам на следующий календарный год. Поскольку воспользоваться правом на компенсацию сотрудница может лишь до окончания соответствующего календарного года. То есть проезд к месту проведения отпуска оплачивается на общих основаниях. Но проезд в обратную сторону, по мнению автора статьи, оплачивать нельзя. Дело в том, что право на ежегодный отпуск сотрудница уже использовала, а календарный год закончен. Данный вывод тем более справедлив в случае, когда к месту проживания сотрудница возвращается после окончания отпуска по уходу за ребенком.

Сколько платить

Размер компенсации зависит от вида транспорта. При наличии подтверждающих документов можно возместить фактические расходы на проезд, но не выше стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;
  • водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;
  • воздушным транспортом – в салоне экономического класса;
  • автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси). При его отсутствии – в автобусах с мягкими откидными сидениями.

Если сотрудник путешествует в более комфортных и дорогих условиях, величина компенсации ограничена названными пределами. Для возмещения части расходов необходимо представить в бухгалтерию справку транспортной организации о стоимости проезда на дату приобретения билета. Стоимость самой справки возмещению не подлежит.

Пример 2

Начальник отдела Иванов ездил в отпуск первым классом в самолете. Для получения частичной компенсации своих расходов на проезд он представил в бухгалтерию справку о стоимости билета в салоне экономкласса.

Главный бухгалтер Сидорова ездила в отпуск железнодорожным транспортом в вагоне СВ. Для получения частичной компенсации своих расходов на проезд ей представлена справка о стоимости проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда.

Если по какой-либо причине сотрудник не представил проездные документы, то для получения компенсации он должен документально подтвердить свое пребывание в месте отдыха (справка о регистрации по месту пребывания, чеки, счет, квитанции из гостиницы, пансионата, санатория и т. п.) В этом случае возмещается лишь минимальная стоимость проезда по кратчайшему пути следования на основании справки транспортной организации:

  • при наличии железнодорожного транспорта – по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;
  • при наличии только воздушного сообщения – по тарифу на перевозку в салоне экономкласса;
  • при наличии только морского (речного) сообщения – по тарифу в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • при наличии только автомобильного сообщения – по тарифу в автобусе общего типа.

Пример 3

Начальник отдела Иванов ездил в отпуск из Магадана в Краснодар. По этому маршруту есть только воздушное сообщение. По пути к основному месту отдыха Иванов остановился на несколько дней в Москве. Из Краснодара в Магадан он летел прямым рейсом.

Однако все билеты и посадочные талоны были им утеряны. Для получения компенсации своих расходов на проезд Иванов представил в бухгалтерию счет из пансионата, расположенного в Краснодаре (с указанием фамилии и времени проживания), а также справку о стоимости перелета прямым рейсом в Краснодар и обратно (в салоне экономкласса).

Главный бухгалтер Сидорова живет и работает в Ноябрьске. Отпуск она провела в Кургане. Из Ноябрьска в Курган и обратно ее довезли на автомобиле знакомые. Для получения компенсации своих расходов на проезд она представила справку о регистрации по местопребыванию в Кургане, а также справку о стоимости проезда в плацкартном вагоне пассажирского поезда.

В дополнение к указанным расходам сотруднику можно оплатить проезд к железнодорожной станции, пристани, аэропорту, автовокзалу. При этом требуются подтверждающие документы стоимости проезда автотранспортом общего пользования (кроме такси).

Проезд личным транспортом

При проезде сотрудника к месту отпуска и обратно личным транспортом ему нужно возместить стоимость израсходованного топлива. Для этого потребуются:
  • документы, подтверждающие его пребывание в месте отпуска;
  • чеки автозаправочных станций.

Размер компенсации имеет ограничение – стоимость проезда, рассчитанная исходя из норм расхода топлива для автомобиля по кратчайшему маршруту следования. Соответствующие нормы установлены распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие Методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

Отпуск в нескольких местах

Если сотрудник проводит отпуск в нескольких местах, то возместить ему стоимость проезда можно только к одному из них и обратно (по выбору сотрудника). В этом случае фактические расходы компенсируются при условии проезда по кратчайшему маршруту. Если же по факту проезд был осуществлен не кратчайшим путем, то для компенсации потребуется справка транспортной организации о стоимости проезда.

По пути к месту отдыха и обратно сотрудник может останавливаться в другом городе по объективным причинам, например из-за задержки транспорта или особенностей маршрута. В этом случае нужно компенсировать все расходы на проезд, включая следование по транзитным населенным пунктам.

За пределами России

Если сотрудник проводит отпуск за пределами России, в т. ч. по туристической путевке, расходы на проезд можно возместить только до ближайшей к месту пересечения границы России железнодорожной станции (аэропорта, морского (речного) порта, автостанции). Для этого потребуются:

  • проездные билеты;
  • копия загранпаспорта (при предъявлении оригинала) с отметкой о месте пересечения государственной границы РФ.

В случае перелета за пределы страны без посадки в ближайшем к месту пересечения границы аэропорту следует представить справку транспортной организации о стоимости перевозки по территории России, включенной в стоимость билета.

Подтверждать стоимость перевозки по территории России справкой, выданной туристическим агентством, нельзя (письмо Казначейства России от 18.08.2010 № 42-7.4-05/8.2-525).

Выплата компенсации

Денежные средства на оплату проезда сотруднику нужно выплатить не позднее чем за три рабочих дня до его отъезда в отпуск исходя из примерной стоимости проезда. Примерная стоимость проезда рассчитывается сотрудником и указывается им в соответствующем заявлении, которое он должен подать не позднее чем за две недели до начала отпуска, указав в нем:

  • Ф.И.О. членов семьи, имеющих право на компенсацию расходов;
  • даты рождения несовершеннолетних детей;
  • место использования отпуска;
  • вид транспорта, которым предполагается воспользоваться;
  • маршрут следования;
  • примерную стоимость проезда.

К заявлению следует приложить:

  • копии документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении и т. п.);
  • справку о совместном проживании;
  • копию трудовой книжки неработающего члена семьи.

По возвращении из отпуска в течение трех дней после выхода на работу сотрудник отчитывается о расходах. После представления авансового отчета осуществляется окончательный расчет с ним – доплата или возврат денежных средств. К отчету прикладываются подлинники проездных и перевозочных документов (билеты, багажные квитанции, справки о стоимости проезда).

Пример 4

Если сотрудник не отчитался в установленный срок, учреждение вправе удержать из его зарплаты аванс, выданный на оплату проезда в отпуск. Однако эта процедура должна проходить в строгом соответствии со ст. 137 ТК РФ. Не позднее месяца после истечения срока для отчета сотрудника должен быть издан приказ об удержании. А также нужно получить расписку о том, что этот приказ он не оспаривает.

С 1 января 2013 г. отменено обязательное страхование пассажиров (за счет пассажиров) на всех видах транспорта (Указ Президента РФ от 19.01.2013 № 36, Федеральный закон от 14.06.2012 № 67-ФЗ). Поэтому если в стоимость билета будет включен добровольный страховой взнос пассажира, то возмещать его учреждение не имеет права.

Электронный билет

При покупке электронного билета в качестве подтверждения расходов сотрудник должен представить:
  • маршрут/квитанцию электронного билета (электронный купон);
  • посадочный талон, подтверждающий произведенный сотрудником перелет, если он добирался до места отпуска самолетом;
  • документ, подтверждающий произведенный платеж, например выписку из электронной системы платежа, если билет оплачен с помощью банковской карты.

Об этом говорится в письмах Минфина России от 14.12.2011 № 02-06-10/5584, от 05.06.2009 № 02-06-10/2282.

Встречаются ситуации, когда оплата билета производится не самим сотрудником, а иным лицом. Например, такое возможно, если работник банковской карты не имеет, но ему удобно приобрести электронный билет через сеть Интернет, а не в кассе. Обычно на помощь приходят родственники или друзья – держатели банковских карт.

В этом случае для признания в расходах стоимости билетов учреждению следует запросить от сотрудника подтверждение тому, что оплата была произведена по его поручению и впоследствии возмещена «плательщику» (письма Минфина России от 11.10.2012 № 03-03-07/46, от 01.12.2011 № 03-03-07/58).

Но если билет был приобретен через банковскую карту супруга (супруги) сотрудника, то каких-либо дополнительных подтверждений о возмещении расходов представлять не нужно. В соответствии с положениями Семейного и Гражданского кодексов РФ имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью. Такие разъяснения приводит Минфин России в письме от 13.12.2011 № 03-03-07/60.

Вместе с тем выписки из электронных авиа-, железнодорожных билетов признаются бланками строгой отчетности и применяются для расчетов без использования контрольно-кассовой техники. Поэтому, на взгляд автора статьи, принять такие бланки к учету можно без каких-либо иных выписок, в т. ч. и банковских. Подтверждение этому – приказы Минтранса России:

  • от 08.11.2006 № 134 – устанавливает форму электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации. Бланком строгой отчетности, подтверждающим расчет, является маршрут/квитанция электронного билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок);
  • от 21.08.2012 № 322 – устанавливает форму электронных проездных документов (билетов) на железнодорожном транспорте. Бланком строгой отчетности является контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте).

Эти бланки автоматизированно и в обязательном порядке направляются пассажиру в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети. Распечатанные на бумаге, они подтверждают факт оплаты пассажиром поездки.

В любом случае сотруднику целесообразно дополнительно представить личное заявление, в котором он уведомляет учреждение о том, что электронный билет был приобретен им лично (например: «Прошу компенсировать расходы, произведенные мною в размере 5000 руб. Иванов П.А., 05.10.2011»). Вместо заявления сотрудник может сделать аналогичную заявительную надпись на каком-либо из представленных документов. Такие разъяснения приводит Минфин России в письме от 14.12.2011 № 02-06-10/5584.

Бухгалтерский учет

Согласно Указаниям № 171н компенсацию расходов на проезд следует отражать по статье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ. При этом в соответствии с Инструкцией № 162н производятся следующие бухгалтерские записи:
Дебет счет КРБ 1 208 12 560 – Кредит счета КИФ 1 201 34 610 – выдан аванс сотруднику на оплату проезда (возмещен перерасход по авансовому отчету);
Дебет счета КРБ 1 401 20 212 (КРБ 1 109 00 212) – Кредит счета КИФ 1 208 12 660 – выдан аванс на оплату проезда.

Налоги

Компенсация расходов на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно сотрудникам организаций, расположенных в районах Севера не облагается:

  • взносами на обязательное страхование (п. 7 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ);
  • взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (подп. 8 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

В остальных случаях оплата проезда облагается страховыми взносами на общих основаниях.

Компенсация стоимости проезда в общем случае подлежит обложению НДФЛ (подп. 6 п. 1 ст. 208, ст. 209, п. 1 ст. 210, ст. 211 Налогового кодекса РФ).

Этим налогом облагаются компенсации на оплату проезда к месту лечения и (или) отдыха и обратно гражданским и муниципальным служащим (письма Минфина России от 18.02.2013 № 03-04-06/4261, от 18.02.2013 № 03-04-06/4226, от 01.11.2012 № 03-04-09/9-110).

Однако в отношении сотрудников, работающих в районах Севера, Минфин России поясняет, что НДФЛ с них удерживать не нужно (письма от 13.08.2012 № 03-04-06/1-239, от 21.10.2011 № 03-04-06/6-281, от 05.04.2011 № 03-04-05/6-224).



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...

Видеообзор изменений 2017 года




Опрос

Над чем в данный момент Вы работаете?

  • Над формированием плана ФХД 22.92%
  • Над составлением бюджетной сметы 8.33%
  • Над бухгалтерской (бюджетной) отчетностью 68.75%
  • Над налоговой отчетностью 22.92%
результаты

Рассылка

© 2011–2016 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль